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Configurer et gérer les services de directeur et d’assistant de direction
En tant que cadre de direction, vous pouvez ajouter des assistants à votre groupe de cadres pour gérer les appels vous, en tant qu'assistant de direction, pouvez passer, répondre, intercepter et router des appels de manière appropriée au nom de votre directeur.
Configurer votre service exécutif
En tant que cadre de direction, vous pouvez définir quand et quels types d'appels un assistant peut traiter. Les assistants peuvent choisir d’y participer lorsque cela est nécessaire ou de refuser lorsqu’ils ne le sont pas.
Avant de commencer
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Votre administrateur doit avoir activé les services de directeur et d’assistant de direction pour que vous puissiez y accéder et les configurer. Si vous ne voyez pas ce paramètre, renseignez-vous auprès de votre administrateur.
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Le cadre de direction doit vous affecter à son groupe d'assistants.
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Vous pouvez configurer tous les paramètres d’appel à partir du User Hub en allant dans
.L’option Calling est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant de la licence Webex Calling. Si vous ne voyez pas l’option Calling , cela signifie que vous ne disposez pas de la licence Webex Calling.
Si vous souhaitez savoir avec quel service d’appel vous êtes configuré, vous pouvez vérifier à partir de l’application Webex. Pour plus de détails, voir Découvrir le service d’appel dont vous disposez.
Configurer les options de sonnerie, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant
Avec la fonctionnalité d’alerte, vous pouvez configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant.
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Connectez-vous à User Hub. |
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Allez dans . |
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Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres. |
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Choisissez l’un des Mode d’alerte suivants :
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5 |
Choisissez la façon dont les appels sont traités si personne ne répond :
Vous pouvez spécifier la durée (en secondes) après laquelle les appels sans réponse doivent être transférés. |
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Choisissez le nom et le numéro d’ID appelant à afficher sur le téléphone de l’assistant pour les appels entrants à partir de votre ligne. |
7 |
Cliquez sur Enregistrer. |
Que faire ensuite ?
Activer les notifications d’appel dans d’autres emplacements
Vous pouvez choisir d’alerter d’autres sites par le service de direction. Vous pouvez également choisir d’ajouter une sonnerie à ces alertes.
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Connectez-vous à User Hub. |
2 |
Allez dans . |
3 |
Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres. |
4 |
Activez le bouton Emplacement à appeler . |
5 |
Choisissez le Type d’alerte dans la liste déroulante :
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6 |
Choisissez les emplacements que vous souhaitez alerter :
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7 |
Cliquez sur Enregistrer. |
Filtrer les appels envoyés à votre assistant
Avec l’option de filtrage des appels, vous pouvez décider quels appels doivent passer à votre assistant.
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Connectez-vous à User Hub. |
2 |
Allez dans . |
3 |
Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres. |
4 |
Activez le bouton à bascule Filtrage des appels . |
5 |
Choisissez l’une des options suivantes :
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6 |
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez activer ou désactiver l’option de filtrage d’appel en utilisant téléphone de bureau. Utilisez les codes d’accès aux fonctionnalités (CAF) suivants, qui peuvent être saisis via le clavier du téléphone pour contrôler certaines fonctionnalités—pour activer ou désactiver les options de filtrage des appels que vous avez configurées dans le User Hub.
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Affecter des assistants à votre pool d’assistants
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Connectez-vous à User Hub. |
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Allez dans . |
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Allez à la section Exécutif . |
4 |
Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre pool d’assistants. |
5 |
Cliquez sur Enregistrer. |
Gérer votre service d’assistant de direction
Si votre administrateur vous a demandé de vous configurer en tant qu’assistant avec la fonction d’assistant de direction (également connue sous le nom de Boss-Admin), vous pouvez appeler votre supérieur et y répondre. Si vous avez plusieurs supérieurs, vous pouvez sélectionner la ligne appropriée lorsque vous passez un appel. Lorsque vous répondez, vous serez toujours prévenu de l’identité du destinataire de cet appel.
Accepter ou refuser le service d’assistant de direction
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Connectez-vous à User Hub. |
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Allez dans . |
3 |
Allez à la section Assistant de direction . La liste des cadres auxquels vous êtes affecté en tant qu'assistant s'affiche avec l'option de participation.
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4 |
Pour accepter un service d'assistant de direction, sélectionnez l'option Accepter du cadre concerné. Si vous souhaitez vous déconnecter du service d’assistant de direction, décochez Accepter. |
5 |
Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez choisir d’accéder ou de ne pas être présent à l’assistant de direction en entrant les codes d’accès aux fonctionnalités (FAC) respectifs avec le clavier téléphonique.
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Transférer vos appels d’assistant de direction
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Connectez-vous à User Hub. |
2 |
Allez dans . |
3 |
Allez à la section Assistant de direction . |
4 |
Saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appels à transférer dans le champ Configurer le numéro de téléphone et sélectionnez Transférer les appels filtrés. |
5 |
Cliquez sur Enregistrer. |