Ajouter la réunion Webex

Si vous avez un compte Microsoft 365 et que votre administrateur n’a pas installé le module complémentaire Programmateur Webex, vous pouvez installer l’application vous-même.

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Allez à Microsoft AppSource.

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Recherchez le Webex Scheduler module complémentaire.

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Sélectionnez Obtenir maintenant et suivez les instructions à l’écran.

Après avoir ajouté l’application, suivez les instructions contenues dans Configurer votre site Webex dans Outlook.

Avant de pouvoir programmer une réunion à l’aide du programmateur Webex, vous devez spécifier le site Webex à utiliser avec votre compte.

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Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex sur le ruban, sélectionnez Ajouter une réunion Webex.

Ajouter la réunion Webex

Si vous utilisez Outlook sur le web, sélectionnez Nouvel événement > Programmateur Cisco Webex Programmateur Webex > Ajouter une réunion Webex.


 

Pour voir cette option, vous ou votre administrateur devez avoir ajouté le module complémentaire Programmateur Webex et votre administrateur de site Webex doit avoir configuré le programmateur Webex pour Microsoft 365.

L’écran Bienvenue s’affiche.

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Sélectionnez Commencer.

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Sélectionnez ou saisissez l’URL du site Webex que vous souhaitez utiliser, au format company, puis sélectionnez Suivant.

Si vous voyez un message indiquant que les Préférences Webex souhaitent s’afficher dans une nouvelle fenêtre, sélectionnez Autoriser.

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L’écran Se connecter s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Saisissez votre adresse électronique Microsoft 365, puis sélectionnez Suivant.

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Saisissez votre mot de passe Microsoft 365, puis sélectionnez Se connecter.

Si un message Rester connecté ? s’affiche, sélectionnez Oui pour réduire le nombre de connexions.

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez ajouter une réunion Webex à tout rendez-vous que vous créez dans Outlook.

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Créez un rendez-vous dans Outlook.

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Saisissez le nom du rendez-vous, le lieu et les heures de début et de fin.

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Si vous souhaitez que le rendez-vous se répète, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans l'application de bureau, sélectionnez Récurrence dans le ruban, puis sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que ce rendez-vous se répète et quand vous souhaitez qu’il se termine.
  • Dans l'application Web, cliquez sur la liste déroulante dans le Répéter et sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la réunion se répète et quand vous souhaitez qu’elle se termine.
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Pour inviter d’autres personnes, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Dans l'application de bureau, sélectionnez Inviter des participants puis saisissez une ou plusieurs adresses électroniques dans le champ Obligatoire boîte.
  • Dans l'application Web, saisissez une ou plusieurs adresses électroniques dans le champ Inviter des participants champ.
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Si vous utilisez Outlook pour le bureau, dans le Cisco Webex groupe sur le ruban dans Outlook, sélectionnez Ajouter une réunion Webex .

Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez le programmateur Cisco Webex et dans la liste déroulante, sélectionnez Ajouter une réunion Webex .

Après quelques instants, un lien vers la réunion est ajouté au champ d'emplacement et les détails de la réunion sont ajoutés au corps du rendez-vous.


 

Si vous rencontrez une erreur après avoir essayé d'ajouter une réunion à Webex Meetings, vous pouvez voir les détails de l'erreur au-dessus du corps du rendez-vous.

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(Facultatif) Modifiez les options de la réunion, comme ajouter un organisateur suppléant ou un coorganisateur. Vous pouvez également définir la tonalité d'entrée et de sortie, modifier le mot de passe de la réunion ou ajouter un code de suivi.

  • Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex du ruban Outlook, sélectionnez Préférences Webex.
  • Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez programmateur Cisco Webex > Préférences Webex .

Sélectionnez Mettre la réunion à jour lorsque vous avez fini de modifier les options de la réunion.

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Sélectionnez Envoyer.

Le rendez-vous affiche les détails de la réunion, y compris un lien pour rejoindre la réunion. Vous pouvez copier le lien et le partager avec d’autres personnes.

Que faire ensuite

Selon les paramètres de votre site, vous pouvez intégrer votre calendrier Microsoft 365 à votre site Webex . Vous pourrez accéder aux réunions Webex qui ont été programmées dans Microsoft 365 à partir de Réunions .

Il est pratique de démarrer ou de rejoindre une réunion qui a été programmée à l'aide du programmateur Webex dans Microsoft Outlook.

Pour démarrer ou rejoindre une réunion, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sélectionnez le lien dans l'invitation du calendrier dans Outlook.
  • Rejoindre la réunion à partir d’un système ou d'une application vidéo en composant l’adresse vidéo contenue dans l’invitation du calendrier.
  • Rejoindre par téléphone en composant le numéro contenu dans l’invitation du calendrier.
  • Sélectionner Rejoindre sur votre périphérique vidéo enregistré dans le cloud. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.

Après avoir programmé une réunion, utilisez Outlook pour la modifier à tout moment. Modifiez les participants et les informations de la réunion, telles que la date et heure, ou modifiez les options de la réunion, telles que le type de réunion ou le modèle de réunion.

Lorsque vous modifiez une réunion programmée, un courrier électronique d'invitation mis à jour est envoyé aux invités et les informations de la réunion sur votre site Webex sont mises à jour.

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Dans votre calendrier Outlook, modifiez la réunion programmée.

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Modifiez l'un des éléments suivants :

  • Pour ajouter des invités, sélectionnez Obligatoire.

  • Modifiez l’objet, le lieu, la date, l’heure ou la récurrence.

Les détails de la réunion Webex ressemblent à ce qui suit :

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Modifier les options de réunion Webex .

  • Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex du ruban Outlook, sélectionnez Préférences Webex.
    Préférences
  • Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez programmateur Cisco WebexProgrammateur Cisco Webex > Préférences Webex .
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Sélectionner Mettre à jour lorsque vous avez terminé de modifier les options de la réunion, puis sélectionnez Envoyer la mise à jour .


 
Si vous utilisez Outlook pour Microsoft Exchange, vous n'avez pas besoin de sélectionner Mettre à jour . Vos réunions sont mises à jour automatiquement lorsque vous modifiez les détails de la réunion.

Supprimez les réunions Webex des rendez-vous Outlook qui n’en ont plus besoin, ou si vous souhaitez modifier le type de réunion Webex .

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Dans votre calendrier Outlook, ouvrez un rendez-vous qui contient une réunion Webex.

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Ouvrir les Préférences Webex :

  • Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex du ruban Outlook, sélectionnez Préférences Webex.
  • Si vous utilisez Outlook pour le Web, sélectionnez programmateur Cisco Webex > Préférences Webex .
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Sélectionner Supprimer ou Supprimer la réunion .

Vous pouvez modifier le type de réunion Webex par défaut à utiliser lorsque vous ajoutez une réunion à un rendez-vous dans Outlook :
  • Générer un lien de réunion unique : chaque réunion a un lien de réunion et une adresse vidéo uniques.

  • Utiliser le lien de ma salle personnelle : toutes les réunions utilisent le lien de votre salle personnelle comme lien de réunion et l'adresse vidéo de votre salle personnelle comme adresse vidéo.

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Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex du ruban Outlook, sélectionnez Préférences Webex.

Préférences

Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Nouvel événement > programmateur Cisco Webex > Préférences Webex .

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Sélectionnez le type de réunion par défaut sous Lien de réunion Webex et sélectionnez Enregistrer .

La modification s'applique à toutes les futures réunions Webex que vous ajoutez aux rendez-vous.

Si vous utilisez site Webex pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous ajoutez une réunion Webex à un rendez-vous dans Outlook.

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Si vous utilisez Outlook pour ordinateur de bureau, dans le groupe Cisco Webex du ruban Outlook, sélectionnez Préférences Webex.

Préférences Webex

Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Nouvel événement > programmateur Cisco WebexProgrammateur Cisco Webex > Préférences Webex .

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Sélectionner Changer de site Webex .

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Sélectionnez ou saisissez l’ URL du site Webex que vous souhaitez utiliser et sélectionnez Suivant .

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Sélectionnez le type de réunion par défaut et sélectionnez Enregistrer .

Si vous avez installé l'application vous-même et que vous ne souhaitez plus programmer de réunions à l'aide du programmateur Webex, vous pouvez supprimer l'application. Si votre administrateur a installé l'application, contactez votre administrateur pour la supprimer.

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Si vous utilisez Outlook pour le bureau, sélectionnez Obtenir des compléments dans le Compléments dans le ruban Outlook.

Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Plus d'options > Obtenir des compléments .

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Sélectionner Mes compléments dans le Compléments Microsoft 365 fenêtre.

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Localisez le programmateur Cisco Webex et sélectionnezPlus > Supprimer .

Complément Programmateur Webex