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Vous pouvez pré-affectation des personnes aux sessions de formation soit en utilisant votre liste d’invités soit en important un fichier CSV :

  • Si vous utilisez la liste des invités, vous pouvez attribuer les invités manuellement ou automatiquement.

    Tous les co-hosts de votre liste ne seront pas automatiquement affectés aux sessions de formation.

  • Si vous importez un fichier CSV, vous pouvez télécharger un modèle et saisir les noms des sessions de formation et les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez pré-attribuer. Ces personnes seront invitées à la réunion.

Vous pouvez toujours affecter , déplacer ou supprimer des participants pendant la réunion, si vous devez effectuer des réglages après le début de la réunion.

1

Suivez les étapes pour programmer une réunion. Assurez-vous d’avoir déjà ajouté les invités.

Champ Invités

Lorsque vous arrivez à la section Afficher les options avancées du scheduler de réunion, procédez à l’étape 2.

2

Sur la page Programmer une réunion, cliquez sur Afficher les options avancées > Options de programmation , cochez la case Activer les sessions de formation, puis cliquez sur Pré-affectation des sessions deformation.

Case à cocher Activer les sessions de formation
3

Sélectionnez le nombre de sessions de formation que vous souhaitez créer et comment vous souhaitez affecter vos participants :

  • Automatiquement: Divisez vos participants de manière even lors de chacune des sessions scindes.
  • Manuellement: Vous affectez des participants à chaque session scindée.
Pré-affectations aux sessions de boite de dialogue
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Cliquez sur Créer.

Les sessions de formation sont créées. Par défaut, ils sont nommés Sessions de formation 1, Sessions de formation 2, etc. Pour renommer un session scindée, passez votre souris sur le nom, cliquez > renommer Plus, puissaisissez un nouveau nom.

Renommer

Si vous choisissez Automatiquement à l’étape 3, les participants sont affectés.

Sessions de formation créées

Si vous choisissez Manuellement à l’étape 3, sélectionnez les participants à attribuer sous Non attribué(s), cliquezsur Attribuer à , puis sélectionnez le session scindée ou créez un Nouveau session scindée . Répétez cette étape jusqu’à ce que tous les participants soient affectés.

Déplacer vers la session
Le nombre d’invités que vous avez attribués à chaque session scindée est entre parenthèses à côté du nom de l session scindée.
Nombre d’invités par session
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Si vous souhaitez ajuster les sessions de formation, vous pouvez déplacer, échanger, ou supprimer des participants, ou ajouter des sessions.

Déplacer les participants
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Lorsque vous avez terminé la pré-affectation des participants, cliquez sur Créer, puis terminez la programmation de la réunion.

Pour modifier les préattributions avant le démarrage de la réunion, allez à Réunions , sélectionnez le nom de la réunion dans la liste des réunions et cliquez sur Pré-affectation des sessions de formation.

Pré-affecter les sessions scindées

Que faire ensuite

Après le début de la réunion :

  1. Changer session scindée del’équipe. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres après le début des sessions.

  2. Lorsque vous êtes prêt à démarrer toutes les sessions de formation, cliquez sur Commencer les sessions deformation.

    Démarrer les sessions scindées

1

Suivez les étapes pour programmer une réunion. Vous n’avez pas besoin de remplir le champ Invités dans le programmeur. Toutes les personnes que vous incluez dans le fichier CSV seront invitées à la réunion.

Lorsque vous arrivez à la section Afficher les options avancées du scheduler de réunion, procédez à l’étape 2.

2

Sur la page Programmer une réunion, cliquez sur Afficher les options avancées > Options de programmation , cochez la case Activer les sessions de formation, puis cliquez sur Pré-affectation des sessions deformation.

Case à cocher Activer les sessions de formation
3

Dans la boite de dialogue sessions de formation, cliquez sur Créer.

Il est acceptable d’accepter les valeurs par défaut pour le moment. Ces informations seront écrasées lorsque vous importez votre fichier CSV.

Bouton Créer
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Cliquez sur Importer à partir du fichier CSV puis téléchargez le modèle de format CSV.

Impporter à partir de CSV
5

Remplissez le fichier template.csv en utilisant le format spécifié dans le modèle et chargez votre fichier CSV.

Modèle CSV
Les sessions de formation sont créées et les personnes sont pré-inscrites.
Les sessions de formation sont pré-signées
6

Si vous voulez régler les sessions de formation, vous pouvez déplacer, échanger, supprimer des personnes, ou ajouter des sessions.

Déplacer, échanger, supprimer
7

Lorsque vous avez terminé la pré-affectation des personnes, cliquez sur Créer , puis terminez la programmation de la réunion.

Pour modifier les préattributions avant le démarrage de la réunion, allez à Réunions , sélectionnez le nom de la réunion dans la liste des réunions et cliquez sur Pré-affectation des sessions de formation.

Pré-affecter les sessions scindées

Que faire ensuite

Après le début de la réunion :

  1. Changer session scindée del’équipe. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres après le début des sessions.

  2. Lorsque vous êtes prêt à démarrer toutes les sessions de formation, cliquez sur Commencer les sessions deformation.

    Démarrer les sessions scindées