Operazioni preliminari

Per gli utenti FedRAMP, quando il calendario ibrido o O365 non è configurato nell'app Webex, le uniche riunioni visualizzate nel calendario sono quelle che rientrano nei limiti di FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Scegli lo scheduler che vuoi utilizzare per pianificare le riunioni.
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Vai a RiunioniRiunioni.

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Fare clic su Pianifica unaPianifica una riunioneriunione, quindi inserire le informazioni della riunione:

Se non viene visualizzata l'opzione Pianifica una riunione, l'account non è impostato per ospitare riunioni. È possibile pianificare una riunione da uno spazio.

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata.

  • In Data e ora, seleziona una data e un'ora di inizio e di fine.

  • Seleziona Ricorrenza e scegli la frequenza della riunione.

  • Selezionare un collegamento alla riunione, scegliere tra:

    • Genera un collegamento riunione monouso

    • Usa il collegamento alla mia Sala riunioni personale

  • Per creare uno spazio per la riunione, seleziona Crea uno spazio con tutti gli invitati alla riunione.

  • Immettere una descrizione da includere nell'invito e-mail se l'amministratore ha configurato l'account con Cisco Webex Hybrid Calendar Service.

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Aggiungi Invitati, inserisci un nome o un indirizzo email.

Quando il tuo account è configurato con il Calendario ibrido, accanto al nome di ogni persona vedrai delle icone che ne indicano la disponibilità.

  • Disponibile Disponibile

  • Non disponibile Non disponibile

  • Disponibilità sconosciuta Disponibilità sconosciuta

Per rendere un invitato un co-host, passa il mouse sul suo nome, fai clic su , quindi fai clic su Rendi co-host. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato ha un account organizzatore sullo stesso sito Webex del tuo.

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In Stanze, immettere il nome di una sala riunioni.

Quando il tuo account è configurato con il Calendario ibrido, accanto al nome di ogni stanza vedrai delle icone che ne indicano la disponibilità.

  • Disponibile Disponibile

  • Non disponibile Non disponibile

Vengono visualizzate solo le sale riunioni elencate nella directory della tua organizzazione. Passa il mouse sull'icona della stanza per visualizzare la scheda del contatto della stanza.

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Per un collegamento a una riunione una tantum, fare clic su Impostazioni avanzate e scegliere tra le opzioni disponibili:

  • Tipo di riunione
  • Opzioni di sicurezza

    Puoi aggiungere filigrane audio ai video dei partecipanti e ai contenuti condivisi. In Filigrane audio, seleziona Aggiungi filigrane all'audio della riunione. L'amministratore del sito può caricare le riunioni con filigrana su Control Hub, che analizza la registrazione e cerca gli identificatori univoci. Possono esaminare i risultati per vedere quale client o dispositivo sorgente ha registrato la riunione.

    Puoi aggiungere filigrane visive ai video dei partecipanti e ai contenuti condivisi.

  • Connessione audio
  • Opzioni di pianificazione

    Abilita sessioni di breakout

    Avvia automaticamente la registrazione quando inizia la riunione

    Imposta opzioni per la riunione, ad esempio disattiva la chat e disattiva la possibilità di aggiungere o scaricare file.

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Fare clic su Pianifica.

La riunione viene creata e aggiunta al tuo calendario. Un invito via e-mail viene inviato a tutti gli invitati alla riunione.

Se occorre apportare modifiche, è possibile aggiornare i dettagli della riunione o annullare la riunione.

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Vai a RiunioniRiunioni.

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Tocca il pulsante di azione globale Pulsante di azione globale > Pianifica una riunione.

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Fornisci i dettagli della riunione:

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata.

  • Toccare Invitati e aggiungere le persone per nome, e-mail o scegliere dall'elenco Recenti.

    Per rendere un invitato un co-host, tocca Altre opzioni accanto al nome della persona e tocca Rendi co-host. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato ha un account organizzatore sullo stesso sito Webex del tuo.

    Toccare Seleziona calendario per visualizzare l'ora libera di tutti i partecipanti e trascinare la riunione su tale intervallo di tempo. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Tocca Ricorrenzaper programmare la ripetizione regolare della riunione, scegliendo tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Tocca Aggiungi una stanza, cerca una stanza per nome e tocca la stanza da aggiungere. Tocca Controlla calendario per vedere la disponibilità delle camere.

    Tocca e tieni premuta la stanza per aprire la scheda contatto della stanza.

  • Tocca Collegamento alla riunione e scegli Collegamento alla riunione una tantum o Collegamento alla sala personale.

  • Per creare una password personalizzata per la riunione o generarne una nuova, tocca la password. Quindi, elimina la password esistente e inseriscine una nuova oppure tocca Icona di aggiornamento che indica che è disponibile un aggiornamento. per generarne una nuova.

  • Inserire una descrizione.

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Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

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Vai a RiunioniRiunioni.

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Tocca il pulsante di azione mobile pulsante aggiungi riunione pianificata > Pianifica una riunione.

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Fornisci i dettagli della riunione:

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Tocca Ricorrenza per programmare la ripetizione regolare della riunione, scegliendo tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Toccare Invitati e aggiungere le persone per nome, e-mail o scegliere dall'elenco Recenti.

    Toccare Seleziona calendario per visualizzare l'ora libera di tutti i partecipanti e trascinare la riunione su tale intervallo di tempo. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

      Per rendere un invitato un co-host, tocca Menu Altro accanto al nome della persona e tocca Rendi co-host. Per visualizzare questa opzione, l'invitato deve disporre di un account organizzatore sullo stesso sito Webex del quale disponi.

  • Tocca Aggiungi una stanza, cerca una stanza per nome e tocca la stanza da aggiungere. Tocca Controlla calendario per vedere la disponibilità delle camere.

    Tocca e tieni premuta la stanza per aprire la scheda contatto della stanza.

  • Tocca Collegamento alla riunione e scegli Collegamento alla riunione una tantum o Collegamento alla sala personale.

  • Per creare una password personalizzata per la riunione o generarne una nuova, tocca la password. Quindi, elimina la password esistente e inseriscine una nuova, oppure tocca Icona di aggiornamento che indica che è disponibile un aggiornamento. per generare una nuova password e fai clic su Salva.

  • Inserire una descrizione.

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Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

Una volta pianificata la riunione, le persone invitate ottengono automaticamente un messaggio e-mail di notifica. Se si modifica l'invito o lo si annulla, un nuovo messaggio e-mail viene inviato a tutti gli invitati in modo che rimangano aggiornati.

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Accedere a Webex, fare clic su Riunioni > pianifica.

Se i modelli di riunione sono stati salvati in precedenza, è possibile selezionarne uno dall'elenco di modelli elenco a discesa .

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Selezionare un tipo di riunione dalla elenco a discesa, se sono stati associati più account. I tipi di riunione sono le serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per la propria organizzazione.

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Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

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Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata.

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Se necessario, aggiungi o modifica la password e seleziona la data e l'ora per la riunione.

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È possibile impostare la riunione in modo che si ripeta selezionando la casella di controllo Ricorrenza. È possibile pianificare la riunione in modo che sia giornaliera, due volte a settimana, mensilmente e altro.

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Nella sezione Invitati, inserisci il nome o l'indirizzo email della persona che stai invitando. Il campo Partecipanti suggerisce le persone invitate in precedenza, gli account esistenti nella propria Cisco Webex di gruppo e i contatti nell'rubrica. Se la persona ha un account host nella tua organizzazione, puoi impostarla come host alternativo facendo clic su Assegna cohost pulsante assegna co-host accanto al suo nome.

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Per altre opzioni, selezionare Impostazioni avanzate.

È Cisco Webex è possibile impostare le seguenti opzioni:

  • In Opzioni di connessione audio:

    • Tipo di connessione audio—Scegli una delle seguenti opzioni

      • Webex Audio—Include opzioni di chiamata in ingresso, richiamata e audio del computer. Le opzioni telefoniche possono includere numeri di chiamata in ingresso gratuiti e globali nonché la possibilità di impostare i toni di entrata e uscita.

      • Usa solo VoIP—Limita tutti i partecipanti all'utilizzo dell'audio del computer.

      • Altro servizio di teleconferenza—Consente di immettere informazioni sulla teleconferenza di terze parti.

        Gli utenti che preferiscono utilizzare la teleconferenza audio non integrata possono farlo per le riunioni Webex e abilitate per dispositivi video. Per utilizzare questa funzione per Webex, l'organizzazione deve essere gestita o collegata a Webex Control Hub.

      • Nessuno

    • Tono di ingresso e di uscita—Seleziona un tono da ascoltare quando un ospite si unisce o abbandona la riunione.

      Quando si utilizza l'opzione audio Webex, se è selezionata la funzione Annuncia nome, coloro che a partecipare utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il relativo nome.

    • Disattiva audio partecipanti—Disattiva automaticamente l'audio dei partecipanti all'ingresso della riunione e consenti loro di disattivare l'audio da soli.

  • In Agenda, inserire qualsiasi contesto o dettagli che si desidera visualizzare ai partecipanti sulla riunione futura.

  • Nelle opzioni di pianificazione, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

    • Co-organizzatore—I co-organizzatori possono avviare riunioni per tuo conto. Se si desidera assegnare un organizzatore prima della riunione, selezionare una delle opzioni nella sezione.

    • Sistemi video—I sistemi video autenticati in questa organizzazione possono avviare e partecipare a questa riunione senza richiesta.

    • Registrazione automatica—Avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione.

    • Escludi password—Escludi la password dall'invito via e-mail, per maggiore sicurezza.

    • Partecipa prima dell'host— Seleziona la casella per consentire ai partecipanti di unirsi alla riunione prima di iniziare la riunione. Scegliere questa opzione per consentire ai partecipanti di unirsi da 0 a 15 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Sessioni di breakout— Le sessioni di breakout sono gruppi più piccoli separati dalla riunione Webex principale. Consentono a un sottogruppo di partecipanti alla riunione di collaborare e condividere idee in audio e video.

    • Solo invitati—Limita la riunione solo ai partecipanti invitati.

    • Riunioni sbloccate—Decidi cosa succede agli ospiti quando partecipano a una riunione.

    • Blocco automatico—Decidere dopo quanto tempo dall'inizio della riunione si desidera che la riunione venga bloccata automaticamente.

    • Registrazione—Seleziona Richiedi registrazione partecipanti per richiedere ai partecipanti di registrarsi e ricevere l'approvazione dell'host prima di partecipare alla riunione. Selezionare le informazioni dettagliate sull'iscrizione che i partecipanti devono fornire. Ciascun partecipante che si iregistrerà dovrà fornire tale informazione.

    • Promemoria via e-mail—Scegli di inviare un promemoria via e-mail 10-50 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Opzioni riunione—Seleziona Modifica opzioni riunione e seleziona le opzioni che desideri che i partecipanti abbiano a disposizione all'inizio della riunione.

    • Privilegi dei partecipanti—Seleziona Modifica privilegi dei partecipanti e seleziona i privilegi che desideri che i partecipanti abbiano all'inizio della riunione.

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Se si desidera salvare queste impostazioni per utilizzarle come modello in futuro, fare clic su Salva come modello. Altrimenti, fare clic su Avvia per avviare la riunione immediatamente o fare clic su Pianifica se la riunione è pianificata in un secondo momento.

Pagina Pianifica una riunione

Per pianificare le riunioni, Aggiungi al calendario è possibile aggiungere la riunione al calendario aprendo la riunione dalla scheda Riunioni e facendo clic su Aggiungi al calendario accanto al nome della riunione.

Scarica un file iCalender (.ics). Selezionare il file .ics e accettare la riunione. Per invitare altre persone alla riunione, inviare il file .ics come allegato e-mail.