Планиране на среща

Вие или всеки, който зададете като съдомакин , можете да започнете срещата, да поканите хората на нея, да започнете сесииза пробив, да запишете събранието и да споделитезаписа.

Шифроване от край до край за срещи в приложението Webex

Планираните срещи поддържат криптиране от край до край. За повече информация как да криптирате всичките си срещи по подразбиране, вижте Приложение Webex | Задаване на цялостно криптиране за срещи.

Преди да започнете

За потребителите на FedRAMP, когато хибридният календар или O365 не е конфигуриран в Webex App, единствените срещи, които се показват в календара, са тези, които са в рамките на FedRAMP границата (FedRAMP - FedRAMP).

Изберете планировчика, който искате да използвате за планиране на срещи.
1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Щракнете върху График на събраниеПланиране на срещаи след това въведете информацията за събранието си:

Ако не виждате График на събрание, профилът ви не е настроен да хоства срещи. Вместо това можете да насрочите среща от пространство .

  • Въведете име за срещата в Тема на срещата.

  • От Ниво на класификация на срещитеизберете падащото меню, за да видите наличните етикети за класификация. Тези етикети помагат да се гарантира, че информацията се споделя по подходящ начин и е в съответствие със стандартите за сигурност на вашата организация.

    Когато включите класификациите, системата автоматично създава публична класификация и я задава като такава по подразбиране. Можете да преименувате публичната класификация, но не можете да я изтриете.

    Като домакин на срещата, можете да промените класификацията по всяко време преди началото на срещата. Класификацията не може да бъде променена след началото на срещата и след нейното приключване.

  • Под Дата и часизберете начална и крайна дата и час.

  • Отбележете Повторяемост и изберете честотата на срещите.

  • Изберете връзказа събрание, изберете от:

    • Генериране на връзка за еднократна среща

    • Използвайте връзката към „Моята персонална стая“

  • За да създадете пространство за срещата си, отметнете Създаване на пространство с всички поканени на срещата.

  • Въведете описание, което да се включи в имейл поканата, ако вашият администратор е настроил вашия акаунт с услугата Cisco Webex Hybrid Calendar.

3

Добавете поканени, въведете име или имейл адрес.

Когато профилът ви е настроен с хибриден календар, виждате икони до името на всеки човек, които показват неговата наличност.

  • Наличен Наличен

  • Недостъпен/на Не е налично

  • Неизвестна наличност Неизвестна наличност

За да направите поканен съдомакин, задръжте курсора на мишката върху името му, щракнете върху и след това щракнете върху Направи съдомакин. Виждате тази опция, ако поканеният има акаунт на хост на същия сайт на Webex като вас.

4

Под Стаивъведете името на заседателната зала.

Когато профилът ви е настроен с хибриден календар, виждате икони до името на всяка стая, които показват наличността.

  • Наличен Наличен

  • Недостъпен/на Недостъпен/на

Показват се само заседателните зали, изброени в директорията на вашата организация. Задръжте курсора на мишката върху иконата на стаята, за да видите картата за контакт в стаята.

5

За еднократна връзка за среща, щракнете върху Разширени настройки и изберете от наличните опции:

  • Тип среща
  • Опции за защита

    Можете да добавяте аудио водни знаци към видеоклиповете на участниците и споделеното съдържание. Под Водни знаци на звука, отметнете Добавяне на водни знаци към аудио от среща. Администраторът на сайта може да качи срещи с воден знак в Control Hub, който след това анализира записа и търси уникалните идентификатори. Те могат да разгледат резултатите, за да видят кой клиент или устройство източник е записал срещата.

    Можете да добавяте визуални водни знаци към видеоклипове на участници и споделено съдържание.

  • Аудио връзка
  • Опции за планиране

    Активиране на сесии с разделяне на групи

    Автоматично стартиране на запис при започване на срещата

    Задайте опции за среща, като например изключване на чата и изключване на възможността за добавяне или изтегляне на файлове.

6

Щракнете върху График.

Срещата е създадена и добавена към вашия календар. Изпраща се имейл покана до всички поканени на срещата.

Ако трябва да направите промени, можете да актуализирате подробностите за срещата или да анулирате срещата.

1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Докоснете бутона за глобално действие Бутон за глобално действие > Насрочване на среща.

3

Предоставете подробности за срещата си:

  • Въведете име за срещата в Тема на срещата.

  • От Ниво на класификация на срещитеизберете падащото меню, за да видите наличните етикети за класификация. Тези етикети помагат да се гарантира, че информацията се споделя по подходящ начин и е в съответствие със стандартите за сигурност на вашата организация.

    Когато включите класификациите, системата автоматично създава публична класификация и я задава като такава по подразбиране. Можете да преименувате публичната класификация, но не можете да я изтриете.

    Като домакин на срещата, можете да промените класификацията по всяко време преди началото на срещата. Класификацията не може да бъде променена след началото на срещата и след нейното приключване.

  • Докоснете покани и добавете хора по име, имейл или изберете от списъка Recents .

    За да направите поканен съдомакин, докоснете Още опции до името на човека и докоснете Направи съдомакин. Виждате тази опция, ако поканеният има акаунт на хост на същия сайт на Webex като вас.

    Докоснете календара за проверка, за да видите колко време всеки е свободен и плъзнете събранието си към този времеви слот. Можете също да:

    • Вижте списък на това кой е на разположение в избраното време.

    • Докоснете и задръжте събранието, за да я плъзнете и пуснете в различен времеви слот.

    • Докоснете и плъзнете разделите за събрание, за да промените продължителността на събранието. Всички промени са отразени в началните и крайните времена на графика.

  • Изберете начална и крайна дата и час.

  • Докоснете Повторение, за да планирате срещата да се повтаря редовно, като изберете между дневни, седмични или месечни интервали.

  • Докоснете Добавяне на стая, потърсете стая по име и докоснете стая, за да я добавите. Докоснете „Проверка на календара“, за да видите наличността на стаите.

    Докоснете и задръжте стаята, за да отворите картата за контакт в стаята.

  • Докоснете Връзка към среща и изберете Връзка за еднократна среща или Връзка към лична стая.

  • За да създадете персонализирана парола за среща или да генерирате нова парола, докоснете паролата. След това изтрийте съществуващата парола и въведете нова парола или докоснете Икона за обновяване, показваща, че е налична актуализация., за да генерирате нова парола.

  • Въведете описание.

4

Докоснете графика, за да планирате срещата си.

1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Докоснете плаващия бутон за действие бутон за добавяне на насрочена среща > Насрочване на среща.

3

Предоставете подробности за срещата си:

  • Въведете име за срещата в Тема на срещата.

  • От Ниво на класификация на срещитеизберете падащото меню, за да видите наличните етикети за класификация. Тези етикети помагат да се гарантира, че информацията се споделя по подходящ начин и е в съответствие със стандартите за сигурност на вашата организация.

    Когато включите класификациите, системата автоматично създава публична класификация и я задава като такава по подразбиране. Можете да преименувате публичната класификация, но не можете да я изтриете.

    Като домакин на срещата, можете да промените класификацията по всяко време преди началото на срещата. Класификацията не може да бъде променена след началото на срещата и след нейното приключване.

  • Изберете начална и крайна дата и час.

  • Докоснете Повторение, за да насрочите срещата да се повтаря редовно, като изберете между дневни, седмични или месечни интервали.

  • Докоснете покани и добавете хора по име, имейл или изберете от списъка Recents .

    Докоснете календара за проверка, за да видите колко време всеки е свободен и плъзнете събранието си към този времеви слот. Можете също да:

    • Вижте списък на това кой е на разположение в избраното време.

    • Докоснете и задръжте събранието, за да я плъзнете и пуснете в различен времеви слот.

    • Докоснете и плъзнете разделите за събрание, за да промените продължителността на събранието. Всички промени са отразени в началните и крайните времена на графика.

      За да направите поканен съдомакин, докоснете Меню \„Още\“ до името на човека и докоснете Направи съдомакин. За да види тази опция, поканеният трябва да има акаунт на хост на същия сайт на Webex като вас.

  • Докоснете Добавяне на стая, потърсете стая по име и докоснете стая, за да я добавите. Докоснете „Проверка на календара“, за да видите наличността на стаите.

    Докоснете и задръжте стаята, за да отворите картата за контакт в стаята.

  • Докоснете Връзка към среща и изберете Връзка за еднократна среща или Връзка към лична стая.

  • За да създадете персонализирана парола за среща или да генерирате нова парола, докоснете паролата. След това изтрийте съществуващата парола и въведете нова парола или докоснете Икона за обновяване, показваща, че е налична актуализация., за да генерирате нова парола, и щракнете върху Запазване.

  • Въведете описание.

4

Докоснете графика, за да планирате срещата си.

След като планирате срещата си, хората, които сте покани, получават имейл, изпратен до тях автоматично, за да ги уведомите. Ако редактирате поканата или я отмените, на всички поканени се изпраща нов имейл, за да останат в крак с времето.

1

Влезте в Webex, щракнете върху Срещи > График.

Ако сте запазили шаблони за срещи преди, можете да изберете един от падащия списък с шаблони за събрание.

2

Изберете тип събрание от падащия списък, ако профилът ви има повече от един, свързан с него. Типовете срещи са по подразбиране или персонализирани набори от функции за срещи, достъпни за вашата организация.

3

Въведете име за срещата в Тема на срещата.

4

От Ниво на класификация на срещитеизберете падащото меню, за да видите наличните етикети за класификация. Тези етикети помагат да се гарантира, че информацията се споделя по подходящ начин и е в съответствие със стандартите за сигурност на вашата организация.

Когато включите класификациите, системата автоматично създава публична класификация и я задава като такава по подразбиране. Можете да преименувате публичната класификация, но не можете да я изтриете.

Като домакин на срещата, можете да промените класификацията по всяко време преди началото на срещата. Класификацията не може да бъде променена след началото на срещата и след нейното приключване.

5

Добавете или променете паролата, ако е необходимо, и изберете Дата и час за вашата среща.

6

Можете да зададете събранието да се повтори, като проверите квадратчето за отметка на Reccurence . Можете да планирате срещата си да се провежда ежедневно, двуседмично, месечно и повече.

7

В секцията „Поканени“ въведете името или имейл адреса на човека, когото каните. Полето Участници предлага хора, които сте канили преди, съществуващи акаунти във вашата организация Cisco Webex и контакти във вашата адресна книга. Ако лицето има акаунт за домакин във вашата организация, можете да го направите алтернативен домакин, като щракнете върху Присвояване на съдомакин бутон за присвояване на съорганизатор до името му.

8

За други опции изберете Разширени настройки.

Вашите опции за Cisco Webex могат да бъдат настроени да включват:

  • В опциите зааудио връзка:

    • Тип аудио връзка— Изберете едно от следните

      • Webex Audio— Включва опции за входящо обаждане, обратно обаждане и компютърно аудио. Телефонните опции могат да включват безплатни и глобални номера за повикване, както и възможност за задаване на тонове за влизане и излизане.

      • Използвай само VoIP— Ограничава всички участници до използване на компютърен звук.

      • Друга услуга за телеконферентна връзка— Позволява ви да въведете информация за телеконферентна връзка от трета страна.

        Потребителите, които предпочитат да използват неинтегрирана аудио телеконферентна връзка, могат да направят това за Webex и срещи с видео устройство. За да използвате тази функция за Webex, вашата организация трябва да бъде управлявана или свързана с Webex Control Hub.

      • Няма

    • Тон за влизане и излизане— Изберете тон, който да се чува, когато гост се присъедини към срещата или я напусне.

      Когато използвате опцията Webex Audio, ако е избрана функцията "Име на обява", тези, които се присъединяват с помощта на компютъра Use за аудио опция, не получават опцията да записват и обявяват името си.

    • Заглушаване на участниците— Автоматично заглушаване на участниците при влизане в срещата и позволяване на участниците сами да заглушат звука си.

  • В дневния редвъведете всеки контекст или подробности, които искате вашите присъстващи да имат за предстоящата среща.

  • В опциите запланиране можете да направите следното:

    • Съдомакин— Съдомакините могат да започват срещи от ваше име. Ако искате да зададете съхост преди събранието, изберете една от опциите в секцията.

    • Видео системи— Удостоверените видео системи в тази организация могат да започнат и да се присъединят към тази среща без подкана.

    • Автоматично записване— Автоматично стартиране на записа при започване на срещата.

    • Изключване на парола— Изключване на паролата от имейл поканата за допълнителна сигурност.

    • Присъединяване преди домакин— Поставете отметка в квадратчето, за да позволите на участниците да се присъединят към срещата, преди да започнете срещата. Изберете да позволите на присъстващите да се присъединят 0-15 минути преди началото на срещата.

    • Разделени сесии— Разделените сесии са по-малки групи, които са отделени от основната среща на Webex. Те позволяват на подмножество от участници в събранието да си сътрудничат и да споделят идеи чрез аудио и видео.

    • Само поканени— Ограничаване на срещата само до поканени участници.

    • Отключени срещи— Решете какво се случва с гостите, когато се присъединят към среща.

    • Автоматично заключване— Решете колко време след началото на срещата тя да се заключва автоматично.

    • Регистрация— Изберете Изискване за регистрация на участници, за да се изисква от участниците да се регистрират и да получат одобрение от организатора, преди да присъстват на срещата. Изберете подробната регистрационна информация, която изисквате от присъстващите да предоставят. Всеки участник, който се регистрира, ще трябва да предостави тази информация.

    • Напомняне по имейл— Изберете да изпратите напомняне по имейл 10–50 минути преди началото на срещата.

    • Опции за срещата— Изберете Редактиране на опциите за срещата и изберете опциите, които искате участниците да имат, когато срещата започне.

    • Привилегии на участниците— Изберете Редактиране на привилегиите на участниците и изберете привилегиите, които искате да имат участниците, когато започне срещата.

9

Ако искате да запишете тези настройки, които да използвате като шаблон в бъдеще, щракнете върху Запиши като шаблон. В противен случай щракнете върху Старт , за да започнете срещата си веднага, или щракнете върху График , ако се срещате по-късно.

Страница за планиране на среща

За насрочване на събрания можете да добавите събранието към календара си, като отворите събранието от раздела Събрания и щракнете върху Добавяне към моя календарДобавяне към моя календар до името на събранието.

Изтегляне на файлове iCalender (.ics). Изберете файла .ics и приемете събранието. За да поканите другите на вашата среща, изпратете .ics файла като прикачен файл по имейл.