Voordat u begint

Voor FedRAMP-gebruikers geldt dat wanneer Hybride Agenda of O365 niet is geconfigureerd in de Webex-app, alleen vergaderingen in de agenda worden weergegeven die binnen de FedRAMP-grens vallen (FedRAMP - FedRAMP).

Kies de planner die u wilt gebruiken om vergaderingen te plannen.
1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Klik op Een vergadering plannenEen vergadering plannenen voer vervolgens uw vergaderingsinformatie in:

Als u Een vergadering plannen niet ziet, is uw account niet ingesteld om vergaderingen te hosten. U kunt in plaats daarvan een vergadering plannen vanuit een ruimte.

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Selecteer in Vergaderingen classificatieniveauhet vervolgkeuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Met deze labels kunt u ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en voldoet aan de beveiligingsnormen van uw organisatie.

    Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie aan en stelt deze in als standaard. U kunt de openbare classificatie een andere naam geven, maar u kunt deze niet verwijderen.

    Als gastheer/vrouw van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint. De classificatie kan niet meer worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen of beëindigd.

  • Kies onder Datum en tijdeen begin- en einddatum en -tijd.

  • Vink Herhaling aan en kies de vergaderfrequentie.

  • Selecteer een vergaderingskoppeling , kies uit:

    • Een eenmalige koppeling voor een vergadering genereren

    • De koppeling van mijn persoonlijke ruimte gebruiken

  • Om een ruimte voor uw vergadering te creëren, vinkt u Ruimte maken met alle genodigden voor de vergadering aan.

  • Voer een beschrijving in die u in de e-mailuitnodiging wilt opnemen als uw beheerder uw account heeft ingesteld met Cisco Webex Hybrid Calendar Service.

3

Voeg Genodigdentoe, voer een naam of e-mailadres in.

Wanneer uw account is ingesteld met Hybride Agenda, ziet u pictogrammen naast de naam van elke persoon om zijn of haar beschikbaarheid aan te geven.

  • Beschikbaar Beschikbaar

  • Niet beschikbaar Niet beschikbaar

  • Beschikbaarheid onbekend Beschikbaarheid onbekend

Om van een genodigde een cohostte maken, beweegt u de muis over zijn of haar naam, klikt u op en vervolgens op Cohost maken. U ziet deze optie als de uitgenodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

4

Voer onder Kamersde naam van een vergaderruimte in.

Wanneer uw account is ingesteld met Hybrid Calendar, ziet u pictogrammen naast elke kamernaam om de beschikbaarheid aan te geven.

  • Beschikbaar Beschikbaar

  • Niet beschikbaar Niet beschikbaar

Er worden alleen vergaderruimten weergegeven die in de directory van uw organisatie staan. Beweeg de muis over het kamericoontje om het contactoverzicht van de kamer te zien.

5

Voor een eenmalige vergaderlink klikt u op Geavanceerde instellingen en kiest u uit de beschikbare opties:

  • Vergaderingstype
  • Beveiligingsopties

    U kunt audiowatermerken toevoegen aan uw deelnemersvideo's en gedeelde content. Onder Audiowatermerken, vink Watermerken toevoegen aan vergaderaudioaan. De sitebeheerder kan vergaderingen met watermerk uploaden naar Control Hub. Vervolgens analyseert Control Hub de opname en zoekt de unieke identificatiegegevens op. Ze kunnen de resultaten bekijken om te zien welke bronclient of welk apparaat de vergadering heeft opgenomen.

    U kunt visuele watermerken toevoegen aan deelnemersvideo's en gedeelde inhoud.

  • Audioverbinding
  • Planningsopties

    breakout-sessies inschakelen

    Automatisch opname starten wanneer de vergadering begint

    Stel vergaderopties in, zoals het uitschakelen van de chatfunctie en het uitschakelen van de mogelijkheid om bestanden toe te voegen of te downloaden.

6

Klik op Plannen.

De vergadering wordt aangemaakt en aan uw agenda toegevoegd. Er wordt een e-mailuitnodiging verzonden naar iedereen die voor de vergadering is uitgenodigd.

Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de vergaderingsgegevens bijwerken of de vergadering annuleren.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Tik op de globale actieknop Globale actieknop > Plan een vergadering.

3

Geef uw vergadergegevens op:

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Selecteer in Vergaderingen classificatieniveauhet vervolgkeuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Met deze labels kunt u ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en voldoet aan de beveiligingsnormen van uw organisatie.

    Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie aan en stelt deze in als standaard. U kunt de openbare classificatie een andere naam geven, maar u kunt deze niet verwijderen.

    Als gastheer/vrouw van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint. De classificatie kan niet meer worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen of beëindigd.

  • Tik op Genodigden en voeg personen toe op naam, e-mail of kies uit de lijst Recent .

    Om van een genodigde een cohostte maken, tikt u op Meer opties naast de naam van de persoon en tikt u op Cohost maken. U ziet deze optie als de uitgenodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe lang iedereen vrij is en sleep uw vergadering naar die tijdvak. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhalingom de vergadering zo in te stellen dat deze regelmatig wordt herhaald. U kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Tik op Kamer toevoegen, zoek een kamer op naam en tik op kamer om deze toe te voegen. Tik op Kalender controleren om de beschikbaarheid van de kamer te bekijken.

    Tik op de kamer en houd deze vast om het contactkaartje van de kamer te openen.

  • Tik op Vergaderingslink en kies Eenmalige vergaderlink of Persoonlijke kamerlink.

  • Om een aangepast wachtwoord voor een vergadering te maken of een nieuw wachtwoord te genereren, tikt u op het wachtwoord. Verwijder vervolgens het bestaande wachtwoord en voer een nieuw wachtwoord in, of tik op Vernieuwingspictogram dat aangeeft dat er een update beschikbaar is. om een nieuw wachtwoord te genereren.

  • Voer een beschrijving in.

4

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Tik op de zwevende actieknop knop voor geplande vergadering toevoegen > Plan een vergadering.

3

Geef uw vergadergegevens op:

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Selecteer in Vergaderingen classificatieniveauhet vervolgkeuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Met deze labels kunt u ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en voldoet aan de beveiligingsnormen van uw organisatie.

    Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie aan en stelt deze in als standaard. U kunt de openbare classificatie een andere naam geven, maar u kunt deze niet verwijderen.

    Als gastheer/vrouw van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint. De classificatie kan niet meer worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen of beëindigd.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhaling om de vergadering zo in te stellen dat deze regelmatig wordt herhaald. U kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Tik op Genodigden en voeg personen toe op naam, e-mail of kies uit de lijst Recent .

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe lang iedereen vrij is en sleep uw vergadering naar die tijdvak. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

      Om van een genodigde een cohostte maken, tikt u op Menu Meer naast de naam van de persoon en tikt u op Cohost maken. Om deze optie te zien, moet de uitgenodigde een hostaccount hebben op dezelfde Webex-site als u.

  • Tik op Kamer toevoegen, zoek een kamer op naam en tik op kamer om deze toe te voegen. Tik op Kalender controleren om de beschikbaarheid van de kamer te bekijken.

    Tik op de kamer en houd deze vast om het contactkaartje van de kamer te openen.

  • Tik op Vergaderingslink en kies Eenmalige vergaderlink of Persoonlijke kamerlink.

  • Om een aangepast wachtwoord voor een vergadering te maken of een nieuw wachtwoord te genereren, tikt u op het wachtwoord. Verwijder vervolgens het bestaande wachtwoord en voer een nieuw wachtwoord in, of tik op Vernieuwingspictogram dat aangeeft dat er een update beschikbaar is. om een nieuw wachtwoord te genereren en klik op Opslaan.

  • Voer een beschrijving in.

4

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

Zodra u uw vergadering hebt gepland, ontvangen de personen die u hebt uitgenodigd automatisch een e-mail om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging bewerkt of annuleert, wordt er een nieuwe e-mail naar alle uitgenodigde personen verzonden zodat ze up-to-date blijven.

1

Meld u aan bij Webexen klik op > plannen.

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de vergaderingssjablonen vervolgkeuzelijst .

2

Selecteer een Vergaderingstype in vervolgkeuzelijst account als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw organisatie.

3

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

4

Selecteer in Vergaderingen classificatieniveauhet vervolgkeuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Met deze labels kunt u ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en voldoet aan de beveiligingsnormen van uw organisatie.

Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie aan en stelt deze in als standaard. U kunt de openbare classificatie een andere naam geven, maar u kunt deze niet verwijderen.

Als gastheer/vrouw van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint. De classificatie kan niet meer worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen of beëindigd.

5

Voeg indien nodig het wachtwoordtoe of wijzig het en selecteer de datum en tijd voor uw vergadering.

6

U kunt instellen dat de vergadering wordt herhaald door het selectievakje Reccurence in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

7

Voer in het gedeelte Genodigden de naam of het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u hebt uitgenodigd, bestaande accounts in uw Cisco Webex-organisatie en contactpersonen in uw adresboek. Als de persoon een hostaccount in uw organisatie heeft, kunt u hem of haar een alternatieve host maken door op Cohost toewijzen cohost-knop toewijzen naast zijn of haar naam te klikken.

8

Voor andere opties selecteert u Geavanceerde instellingen.

Uw Cisco Webex opties kunnen worden ingesteld voor:

  • In Opties voor audioverbinding:

    • Audioverbindingstype—Kies een van de volgende

      • Webex Audio—Omvat opties voor inbellen, terugbellen en computeraudio. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in gespreksnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

      • Alleen VoIP gebruiken—Beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

      • Andere teleconferentieservice— Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen waar Webex en videoapparaat zijn ingeschakeld. Als u deze functie voor Webex wilt gebruiken, moet uw organisatie worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Geen

    • Toon bij binnenkomst en vertrek— Selecteer een toon die u wilt horen wanneer een gast de vergadering betreedt of verlaat.

      Als de optie Webex-audio naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

    • Deelnemers dempen— Hiermee worden deelnemers automatisch gedempt bij binnenkomst in de vergadering en kunnen deelnemers zichzelf dempen.

  • Voer in Agendade context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moeten hebben.

  • In Planningsoptieskunt u het volgende doen:

    • Mede-organisator— Mede-organisatoren kunnen namens u vergaderingen starten. Als u een cohost wilt toewijzen vóór de vergadering, selecteert u een van de opties in het gedeelte.

    • Videosystemen—Geverifieerde videosystemen in deze organisaties kunnen deze vergadering zonder prompt starten en eraan deelnemen.

    • Automatische opname— Start automatisch met opnemen wanneer de vergadering begint.

    • Wachtwoord uitsluiten—Sluit het wachtwoord uit van de e-mailuitnodiging voor extra beveiliging.

    • Deelnemen vóór host— Vink het vakje aan om deelnemers toe te staan deel te nemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Breakoutsessies— Breakoutsessies zijn kleinere groepen die worden afgesplitst van de hoofdvergadering van Webex. Ze bieden een subset van deelnemers aan een vergadering de mogelijkheid om samen te werken en ideeën te delen via audio en video.

    • Alleen op uitnodiging—Beperk de vergadering tot alleen genodigden.

    • Ontgrendelde vergaderingen— Bepaal wat er gebeurt met gasten wanneer ze deelnemen aan een vergadering.

    • Automatisch vergrendelen— Bepaal hoe lang na het begin van de vergadering de vergadering automatisch moet worden vergrendeld.

    • Registratie— Selecteer Registratie van deelnemers vereisen om te vereisen dat deelnemers zich registreren en goedkeuring van de gastheer ontvangen voordat ze de vergadering kunnen bijwonen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

    • E-mailherinnering—Kies ervoor om 10 tot 50 minuten voor aanvang van de vergadering een e-mailherinnering te verzenden.

    • Vergaderopties—Selecteer Vergaderopties bewerken en selecteer de opties die u wilt dat deelnemers hebben wanneer de vergadering begint.

    • Rechten van deelnemers— Selecteer Rechten van deelnemers bewerken en selecteer de rechten die u wilt dat deelnemers hebben wanneer de vergadering begint.

9

Als u deze instellingen in de toekomst als sjabloon wilt gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon. Of klik op Starten om direct met de vergadering te beginnen of klik op Plannen als u later vergadert.

Plan een vergadering pagina

Voor het plannen van vergaderingen kunt Toevoegen aan mijn agenda u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanaf het tabblad Vergaderingen en te klikken op Toevoegen aan mijn agenda naast de naam van de vergadering.

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.