Programmer une réunion

Vous ou toute personne que vous avez assignée comme co-host peut démarrer la réunion, inviter des personnes à y prendre part, démarrer des sessionsde formation, enregistrer la réunion et partager l’enregistrement.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions de l'application Webex

Les réunions planifiées prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d'informations sur la façon de crypter toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex | Définir le cryptage de bout en bout pour les réunions.

Avant de commencer

Pour les utilisateurs de FedRAMP, lorsque le calendrier hybride ou O365 n'est pas configuré dans l'application Webex, les seules réunions qui apparaissent dans le calendrier sont celles qui se trouvent dans les limites de FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Choisissez le planificateur que vous souhaitez utiliser pour planifier des réunions.
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Allez à RéunionsRéunions.

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Cliquez sur Programmer une réunionProgrammer une réunion, puis saisissez vos informations sur la réunion :

Si vous ne voyez pas Programmer une réunion, votre compte n’est pas installé pour organiser des réunions. Vous pouvez plutôt programmer une réunion à partir d’un espace.

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier la classification à tout moment avant le début de la réunion. La classification ne peut pas être modifiée une fois la réunion commencée et une fois la réunion terminée.

  • Sous Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin.

  • Cochez Récurrence et choisissez la fréquence de la réunion.

  • Sélectionnez un lien de réunion, choisissez à partir de :

    • Générer un lien de réunion à usage unique

    • Utiliser le lien de ma salle personnelle

  • Pour créer un espace pour votre réunion, cochez Créer un espace avec tous les invités à la réunion.

  • Saisissez une description à inclure dans l'invitation par e-mail si votre administrateur a configuré votre compte avec Cisco Webex Hybrid Calendar Service.

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Ajoutez invités, saisissez un nom ou une adresse e-mail.

Lorsque votre compte est configuré avec le calendrier hybride, vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne pour afficher sa disponibilité.

  • Disponible Disponible

  • Indisponible Non disponible

  • Disponibilité inconnue Disponibilité inconnue

Pour faire d'un invité un co-hôte, passez la souris sur son nom, cliquez sur , puis cliquez sur Faire du co-hôte. Vous voyez cette option si l’invité dispose d’un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

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Sous Salles, saisissez le nom d’une salle de réunion.

Lorsque votre compte est configuré avec Hybrid Calendar, vous voyez des icônes à côté de chaque nom de salle pour afficher la disponibilité.

  • Disponible Disponible

  • Indisponible Indisponible

Seules les salles de réunion répertoriées dans l'annuaire de votre organisation sont affichées. Passez la souris sur l'icône de la salle pour voir la fiche de contact de la salle.

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Pour un lien de réunion ponctuel, cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles :

  • Type de réunion
  • Options de sécurité

    Vous pouvez ajouter des filigranes audio à vos vidéos de participants et à votre contenu partagé. Sous Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes à l'audio de la réunion. L'administrateur du site peut télécharger des réunions filigranées sur Control Hub, qui analyse ensuite l'enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client ou appareil source a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

  • Connexion audio
  • Options de programmation

    Activer les sessions en petits groupes

    Démarrer automatiquement l'enregistrement lorsque la réunion commence

    Définissez des options de réunion telles que la désactivation du chat et la désactivation de la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers.

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Cliquez sur Programmer.

La réunion est créée et ajoutée à votre calendrier. Une invitation par courrier électronique est envoyée à toutes les personnes invitées à la réunion.

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

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Allez à RéunionsRéunions.

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Appuyez sur le bouton d'action globale Bouton d'action global > Planifier une réunion.

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Fournissez les détails de votre réunion :

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier la classification à tout moment avant le début de la réunion. La classification ne peut pas être modifiée une fois la réunion commencée et une fois la réunion terminée.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur Plus d’options à côté du nom de la personne et appuyez sur Faire co-hôte. Vous voyez cette option si l’invité dispose d’un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Appuyez sur Récurrencepour planifier la réunion afin qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Appuyez sur Ajouter une salle, recherchez une salle par nom et appuyez sur la salle pour l'ajouter. Appuyez sur Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité des chambres.

    Appuyez longuement sur la pièce pour ouvrir la fiche de contact de la pièce.

  • Appuyez sur Lien de réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien de salle personnelle.

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, appuyez sur le mot de passe. Ensuite, supprimez le mot de passe existant et entrez un nouveau mot de passe, ou appuyez sur Icône d'actualisation indiquant qu'une mise à jour est disponible. pour générer un nouveau mot de passe.

  • Saisissez une description.

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Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

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Allez à RéunionsRéunions.

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Appuyez sur le bouton d'action flottant bouton ajouter une réunion planifiée > Planifier une réunion.

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Fournissez les détails de votre réunion :

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier la classification à tout moment avant le début de la réunion. La classification ne peut pas être modifiée une fois la réunion commencée et une fois la réunion terminée.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Appuyez sur Récurrence pour planifier la réunion afin qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

      Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur Menu Plus à côté du nom de la personne et appuyez sur Faire co-hôte. Pour voir cette option, l’invité doit avoir un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

  • Appuyez sur Ajouter une pièce, recherchez une pièce par nom et appuyez sur la pièce pour l'ajouter. Appuyez sur Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité des chambres.

    Appuyez longuement sur la pièce pour ouvrir la fiche de contact de la pièce.

  • Appuyez sur Lien de réunion et choisissez Lien de réunion unique ou Lien de salle personnelle.

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, appuyez sur le mot de passe. Ensuite, supprimez le mot de passe existant et entrez un nouveau mot de passe, ou appuyez sur Icône d'actualisation indiquant qu'une mise à jour est disponible. pour générer un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Saisissez une description.

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Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Lorsque vous programmez votre réunion, les personnes que vous avez invitées reçoit un courrier électronique qui leur est envoyé automatiquement pour les en faire savoir. Si vous modifiez l’invitation ou l’annulez, un nouveau courrier électronique est envoyé à toutes les personnes invitées afin qu’elles restent à jour.

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Connectez-vous à Webex, cliquez sur Réunions > Programmer.

Si vous avez déjà enregistré des modèles de réunions auparavant, vous pouvez en sélectionner un à partir de la page Modèles de Liste déroulante.

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Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.

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Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

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À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier la classification à tout moment avant le début de la réunion. La classification ne peut pas être modifiée une fois la réunion commencée et une fois la réunion terminée.

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Ajoutez ou modifiez le mot de passe, si nécessaire, et sélectionnez la Date et l'heure de votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence . Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

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Dans la section Invités, saisissez le nom ou l’adresse e-mail de la personne que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez invitées auparavant, les comptes existants de votre organisation Cisco Webex et les contacts de votre carnet d'adresses. Si la personne possède un compte hôte dans votre organisation, vous pouvez en faire un hôte alternatif en cliquant sur Attribuer un co-hôte bouton d'attribution de co-hôte à côté de son nom.

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Pour d’autres options, sélectionnez Paramètres avancés.

Les options Cisco Webex peuvent être définies pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio:

    • Type de connexion audio— Choisissez l'une des options suivantes

      • Webex Audio— Inclut les options d'appel, de rappel et d'audio de l'ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

      • Utiliser uniquement la VoIP— Limite tous les participants à l'utilisation de l'audio de l'ordinateur.

      • Autre service de téléconférence— Vous permet de saisir des informations de téléconférence tierces.

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser le service de téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions Avec Webex et les réunions avec périphérique vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée dans ou liée à Webex Control Hub.

      • Aucun

    • Tonalité d'entrée et de sortie— Sélectionnez une tonalité à entendre lorsqu'un invité rejoint ou quitte la réunion.

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne disposent pas de l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

    • Couper le son des participants— Couper automatiquement le son des participants dès leur entrée dans la réunion et permettre aux participants de se couper eux-mêmes le son.

  • Dans Ordre dujour, saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez avoir sur la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation, vous pouvez :

    • Co-hôte— Les co-hôtes peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez affecter un co-président avant la réunion, sélectionnez l’une des options dans la section.

    • Systèmes vidéo— Les systèmes vidéo authentifiés de cette organisation peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans invite.

    • Enregistrement automatique— Démarrez automatiquement l'enregistrement lorsque la réunion commence.

    • Exclure le mot de passe— Excluez le mot de passe de l’invitation par e-mail, pour plus de sécurité.

    • Rejoindre avant l'hôte— Cochez la case pour permettre aux participants de rejoindre la réunion avant de la démarrer. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Sessions en petits groupes— Les sessions en petits groupes sont des groupes plus petits qui sont séparés de la réunion Webex principale. Ils permettent à un sous-ensemble de participants à la réunion de collaborer et de partager des idées par audio et vidéo.

    • Invité uniquement— Limiter la réunion aux participants invités uniquement.

    • Réunions déverrouillées— Décidez ce qui arrive aux invités lorsqu'ils rejoignent une réunion.

    • Verrouillage automatique— Décidez combien de temps après le début de la réunion la réunion doit être automatiquement verrouillée.

    • Inscription— Sélectionnez Exiger l'inscription des participants pour obliger les participants à s'inscrire et à recevoir l'approbation de l'hôte avant d'assister à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit devra fournir ces informations.

    • Rappel par e-mail— Choisissez d’envoyer un rappel par e-mail 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options de réunion— Sélectionnez Modifier les options de réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants aient lorsque la réunion commence.

    • Privilèges des participants— Sélectionnez Modifier les privilèges des participants et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez accorder aux participants au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur Enregistrer comme modèle. Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous y retrouvez ultérieurement.

Page de planification d'une réunion

Pour programmer des réunions, Ajouter à mon calendrier vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de l’onglet Réunions et en cliquant sur Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.