Webex アプリを設定したら、それを使って自分の仕事をコントロールし、情報過多を避けるにはどうすればいいですか？

チームやスペースに追加してください

Webex Appでは、作業はスペースで行われますが、まずスペースに追加する必要があります。 あなたの会社では自動的にあなたをいくつか追加してくれるので、すぐに始められます。

次に、あなたのマネージャーとプロジェクトリーダーは、あなたを他のビジネスクリティカルなプロジェクトに参加させることができます。 しかし、足りないスペースが他にあるかどうかを恐れずに尋ねてください。 メッセージを送信したり、あなたの部署やプロジェクトの他の人と話して、彼らがどのスペースにいるかを確認したりしてください。 重要な製品リリースやチームビルディングのためのスペースがあるかもしれません。

チームスペースに参加してください

チームに追加されたら、そのチームに含まれるすべてのスペースにアクセスできます。 他の誰かがあなたを追加するのを待つ必要はありません。チームスペースに参加して、スペースのリストを見て、自分のチームで何が起こっているか見てみましょう。

もう必要のないチームやスペースはそのままにしておいてください

もう必要のないチームやスペースに留まる義務を感じないでください。 情報を得るためだけにスペースを残すこともできますが、スペースを残して自分がいるスペースのリストを減らすこともできます。 新しいチームに移り、もう古いチームにいる必要がない場合は、チームを去るだけでいいのです。

チームとスペースの名前を変更

チームやスペースが作られるとき、人々は名前を使ってそのチームとスペースで何が起こっているのかを知ります。 しかし、コンテキストが計画段階から開発段階に変わった場合は、スペース名を更新して、更新内容がすぐに人々に伝わるようにします。 名前を変更すると、全員に知らせるためにスペースにちょっとしたメモが追加されます。 スペースの名前をあまり頻繁に変更しないように注意してください。そうしないと、他の人に見つけられなくなります。

あなたがチームのモデレーターなら、チーム名を更新して、チームの焦点が変わったことを他の人に知らせることができます。 自分がモデレーターかどうかわからない場合は、チームとスペースでの役割を調べてください。

メッセージとスペースを整理する

毎日自分のスペースに追いつくのに圧倒されることがあります。 しかし、メッセージやスペースを整理して、一日を楽に過ごせるようにする素晴らしい方法がいくつかあります。

メッセージを読んでいるときに、後でもう一度参照したいメッセージや、返信する前に調査する必要があるメッセージを見つけたら、後で参照できるようにフラグを付けてください。 毎日チェックしたい同じスペースを探していることがわかったら、そのスペースをお気に入りリストに追加し、スペースをフィルタリングして、お気に入りのスペースを最初に読み込んでください。

未読スペースが制御不能になりやすいのは誰もが知っています。 これを手伝ってくれる素晴らしい機能がいくつかあります。

スペースをのぞき見するというのは、既読としてマークしたり、開封確認を送ったりせずに、そのスペースを「のぞき見る」方法です。 スペースリスト内の任意のスペースの右クリックメニューにあります。 これにより、自分を知らせなくてもスペース内のメッセージを見ることができるので、すぐに返信しなくてもメッセージが緊急かどうかを確認できます。

重要度の低いスペースを非表示にすることは、スペースリスト内のスペースの右クリックメニューで利用できる機能です。 スペースを非表示にすると、そのスペースは「非表示」スペースフィルターに移動し、メインのスペースリストから離れます。 これは、積極的に取り組んでいない、または知っておく必要のある、広くて混雑したスペースで行う可能性があることです。 これらのスペースには、スペースリストのフィルターに行き、「非表示」を選択すればいつでもアクセスできます。 スペースをメインスペースのリストに戻したい場合は、右クリックするだけで元に戻すことができます。

通知を管理する

たくさんのスペースに追加されると、チームからの重要なメッセージを見逃しがちです。 特定のスペースでメンションされたときのメッセージの通知を設定したり、新着メッセージの音を鳴らしたりできます。

メッセージ、人、またはスペースを検索する

特定のフレーズを探している場合、または誰かが重要なファイルを投稿したことを知っている場合は、参加したスペースを検索できます。

あなたが忙しいことを人々に知らせてください

予定されている会議やチームからのメッセージへの返信など、何かに集中する必要があるときは、ステータスを設定して、忙しいことを他の人に知らせることができます。 新着メッセージの通知は届きません。