Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Configureer uw organisatie-instellingen voordat u de voicemailinstellingen van de gebruikers beheert. Deze configuraties bepalen de voicemailinstellingen van gebruikers die u kunt instellen.

Voordat u begint

Om de voicemailfunctie te laten werken, moet u het toestel van de spraakportal voor de locatie instellen. Zie Spraakportals configureren voor Webex Calling voor meer informatie.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Service-instellingen.

3

Ga naar het gedeelte Voicemail en configureer de volgende instellingen:

  • Voicemails doorschakelen

  • Verwijdering van voicemails

  • Toegangscode voor voicemail

Voicemails doorsturen

Na inschakelen kunnen gebruikers met de instellingen een voicemailbericht doorsturen naar het nummer of toestel van een andere gebruiker. Indien dit is uitgeschakeld, kan de gebruiker geen voicemailberichten doorsturen, een extern postvak gebruiken of een kopie van de voicemail naar een opgegeven e-mailadres verzenden.

  • Klik op de schakelaar om deze instelling in te schakelen.

Voicemail verwijderen

Voicemails ouder dan 180 dagen worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemails, wordt u gevraagd een serviceaanvraag in te dienen bij Cisco.

Bij het verwijderen van voicemails kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Indien ingeschakeld, kunnen beheerders een tijdsbestek opgeven waarin berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) in het daarvoor bestemde veld invoeren. Beheerders kunnen ook voorwaarden instellen voor het verwijderen van berichten.

Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u een van de volgende opties:

  • Verwijdering met toestemming: hiermee blijven alle ongelezen voicemailberichten bewaard en worden de voicemailberichten verwijderd die zijn verlopen wanneer een gebruiker zijn of haar postvak opent.

  • Strikte verwijdering: hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemailberichten verwijderd op basis van het ingestelde tijdsbestek.

Toegangscode voicemail

Met de instellingen kunt u met de instellingen een tijdsframe maken waarin iemand zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij/zij de toegangscode opnieuw kan wijzigen (zodra deze is gewijzigd):

  • U kunt het minimumaantal dagen (1-7) instellen waarop een toegangscode indien ingeschakeld door de gebruiker kan worden gewijzigd. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren wijzigen op dezelfde dag.

    Webex Calling voorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes ininstelling, waardoor de toegangscode van de gebruiker beter wordt beveiligd.

  • U kunt het aantal dagen instellen dat een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) indien ingeschakeld. Als de schakelaar uit staat, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie wordt ook de geschiedenis van de toegangscode met 10-24 verlengd. Dat wil zeggen dat deze de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kan opslaan en kan voorkomen dat de gebruiker een van deze opgeslagen toegangscodes opnieuw gebruikt.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en stelt u de juiste configuraties in.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail in en kies een van de instellingen die u wilt inschakelen.

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar omdat de organisatie-instellingen zijn ingesteld.

Wilt u zien hoe het wordt gedaan? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker doorsturen naar voicemail

Configureer deze voicemailinstellingen om inkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.
1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Gesprekken naar voicemail doorsturen en kies uit een van de volgende opties:

  • Alle gesprekken naar de voicemail doorsturen: met deze optie worden alle gesprekken naar de voicemail doorgeschakeld.
  • Gesprekken naar voicemail doorsturen tijdens een bezette lijn: deze optie stuurt gesprekken door naar voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Schakel het selectievakje in en kies of u de standaardbegroeting of de aangepaste begroeting wilt instellen.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail doorsturen bij geen antwoord: deze optie stuurt binnenkomende gesprekken door naar voicemail na een opgegeven aantal keer overgaan. Schakel het selectievakje in en het aantal keren overgaan voordat de begroetingen in de vervolgkeuzelijst worden afgespeeld. U kunt kiezen tussen een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Zodra u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8 Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn.

Als u Alle gesprekken naar voicemail doorsturen selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om door te sturen naar voicemail met zowel Gesprekken naar voicemail doorsturen tijdens een bezette lijn als Gesprekken naar voicemail doorsturen wanneer er niet-beantwoorde opties zijn geselecteerd.

7

Klik op Opslaan.

De voicemailpincode van een tijdelijke gebruiker opnieuw instellen/instellen

Als de standaard voicemailpincode is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u de voicemailpincode van een gebruiker herstellen. Voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie, zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Een voicemailpincode voor een gebruiker herstellen:

  1. Ga naar Beheer > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en klik op Voicemailpincode herstellen.

    De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.

3

Een tijdelijke toegangscode voor een gebruiker instellen:

  1. Ga naar Beheer > Gebruikers.

  2. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in bij Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.

    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers lang zijn.

    • De toegangscode mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.

    • Mag geen herhaalde patronen bevatten.

    • De toegangscode mag niet opeenvolgende 4 cijfers bevatten.

    • Mag geen deel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.

  6. Bevestig de toegangscode in Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen.

  7. Klik op Opslaan.

4

Een tijdelijke toegangscode voor virtuele lijnen instellen:

  1. Ga naar Services → Bellen > Virtuele lijnen.

  2. Selecteer een virtuele lijn en klik op Bellen.

  3. Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

  4. Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

  5. Ga naar het gedeelte Voicemailpincode en voer een tijdelijke toegangscode voor voicemailtoegang in bij Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.

    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers lang zijn.

    • De toegangscode mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.

    • Mag geen herhaalde patronen bevatten.

    • De toegangscode mag niet opeenvolgende 4 cijfers bevatten.

    • Mag geen deel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.

  6. Bevestig de toegangscode in Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen.

  7. Klik op Opslaan.

Gebruikers kunnen ook hun voicemailpincode herstellen in User Hub aan de hand van de opgegeven criteria die zijn ingesteld op organisatieniveau. Zie Uw voicemailpincode instellen of opnieuw instellen voor meer informatie.

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Meldingen en schakel Voicemailmeldingen ontvangen in.

7

Kies een van de volgende opties:

  • Via e-mail: selecteer deze optie en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden.

  • Via tekst: selecteer deze optie, voer het telefoonnummer in om de melding te verzenden en selecteer vervolgens de netwerkprovider in het vervolgkeuzemenu.

8

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers toegang hebben tot hun voicemail: op hun telefoon, in de gebruikershub of via een opgegeven e-mailadres als een .tiff -bestand.

Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, e-mailt u een kopie van het bericht en selecteert u de optie Het interne postvak gebruiken . Zie Voicemailtranscriptie in- of uitschakelen voor een locatie voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Berichtenopslag en kies een van de volgende opties:

  • Intern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, kunnen gebruikers hun spraakberichten openen via de telefoon, de Webex-app en User Hub. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.

    Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft, moet u Intern postvak gebruiken selecteren zodat deze gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen die zijn ingeschakeld.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, worden alle spraakberichten naar een opgegeven e-mailadres verzonden. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten vanaf hun telefoon, Webex-app of User Hub. Voicemails worden ook niet getranscribeerd.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

7

Klik op Opslaan.

Aanvullende voicemailinstellingen configureren voor een gebruiker

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in Control Hub.
1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Aanvullende instellingen en kies een of beide van de volgende opties:

  • Selecteer '0' doorverbinden met een andere lijn en voer het telefoonnummer in waarnaar de bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, zorgt u ervoor dat uw voicemail begroeting oproepers informeert die op '0' drukken.

  • Selecteer Een kopie van het voicemailbericht e-mailen en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemails wordt verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscripties heeft ingeschakeld, selecteert u de optie Een kopie van het bericht e-mailen zodat de gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen.

7

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met deze aanwijzers voordat u deze functie configureert:

  • Faxs worden verzameld door het Webex Calling en opgeslagen in een gedeeld opslagruimte naast voicemailberichten. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze ruimte moeten toewijzen aan nieuwe faxberichten en voldoende ruimte moeten archiveren.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.

4

Ga naar het gedeelte Voicemail, fax en aankondiging taal en klik op Voicemail.

5

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

6

Ga naar het gedeelte Faxberichten en schakel de schakelaar Faxberichten ontvangen in.

7

Voer het telefoonnummer in dat is toegewezen voor het versturen van faxberichten.

8

Voer indien nodig een toestel in.

9

Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Bij voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de tekst van de e-mail en . WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor gebruikers die voicemailtranscripties gebruiken, gelden de volgende voorwaarden:

  • Voicemailtranscriptie inschakelen voor de locatie van de gebruiker. Zie Voicemailtranscriptie voor Webex Calling voor meer informatie.

  • Selecteer Een kopie van voicemailbericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het voicemailinstellingengebied van de gebruiker van het Calling -profiel.

Een gebruiker kan ook alle voicemailinstellingen zelf configureren in de User Hub. Zie Uw voicemailinstellingen configureren voor meer informatie. Alle wijzigingen die de gebruiker aanbrengt in deze instellingen, worden weergegeven in zowel de User Hub als Control Hub.