Nu när du har installerat Webex-appen, hur kan du använda den för att få kontroll över ditt eget arbete och undvika överbelastning av information?

Lägg till i team och utrymmen

I Webex-appen sker ditt arbete i utrymmen, men först måste du läggas till i dem. Ditt företag kan automatiskt lägga till dig i vissa, där du kan komma igång direkt.

Därefter kan din chef och dina projektledare lägga till dig i andra affärskritiska projekt. Men var inte rädd att fråga om det finns andra utrymmen som du saknar. Skicka meddelanden eller tala med andra på din avdelning och dina projekt för att se vilka utrymmen de finns i. Det kan finnas ett utrymme för en viktig produktversion eller för en teambuildingutflykt.

Delta i ett teamutrymme

Om du har lagts till i ett team har du tillgång till alla utrymmen som ingår i det. Du behöver inte vänta på att någon annan ska lägga till dig i dem. Delta i ett teamutrymme och bläddra igenom listan över utrymmen för att se vad som händer med ditt team.

Lämna team och utrymmen som du inte längre behöver

Känn dig inte skyldig att stanna i team och utrymmen som du inte längre behöver. Du kanske stannar i ett utrymme bara för att få information, men du kan lämna ett utrymme för att minska listan över utrymmen du befinner dig i. Om du har flyttat till ett nytt team och inte längre behöver vara i ditt gamla team kan du helt enkelt lämna teamet .

Byt namn på team och utrymmen

När team och mellanslag skapas använder personer namn för att veta vad som händer i dessa team och utrymmen. Men om sammanhanget har ändrats från att planera till att utveckla, uppdatera utrymmets namn för att snabbt visa uppdateringen. När du har ändrat namnet läggs en liten anteckning till i utrymmet så att alla vet. Se bara till att inte ändra namnet på ditt utrymme för ofta, eftersom andra inte kan hitta det.


 

Du kan lägga till emojis i ditt utrymme eller i teamnamnen.

Om du är moderator i ett team kan du göra det uppdatera teamnamnet för att visa att teamfokus har ändrats. Om du är osäker på om du är moderator kan du kolla in roller i team och utrymmen .

Organisera meddelanden och utrymmen

Att komma ikapp dina utrymmen varje dag kan ibland vara överväldigande. Men det finns några bra sätt att organisera dina meddelanden och utrymmen, så att du kan enkelt ta in din vardag.

När du läser dina meddelanden kan du hitta meddelanden som du vill referera till igen senare eller som du behöver söka efter innan du svarar, flagga dem för framtida referens. När du upptäcker att du söker efter samma utrymme att kontrollera varje dag kan du lägga till utrymmet i din lista över favoriter och sedan filtrera dina utrymmen för att läsa dina favoritutrymmen först.

Vi vet alla hur lätt det är för våra olästa utrymmen att bli utom kontroll. Det finns några fantastiska funktioner som kan hjälpa oss med detta.

Titta in i ett utrymme är ett sätt att ”kika” in i ett utrymme utan att markera det som läst eller skicka ett läskvitto. Den är tillgänglig i högerklicksmenyn på valfritt utrymme i din utrymmeslista. Detta gör att du kan se meddelanden i ett utrymme utan att ge dig till känna, så att du kan kontrollera om meddelandena är brådskande utan att behöva svara på det direkt.

Dölj mindre viktiga utrymmen är en funktion som är tillgänglig med högerklicksmenyn på dina utrymmen i utrymmeslistan. Om du döljer ett utrymme flyttas det till ett ”dolt” utrymmesfilter, bort från din huvudsakliga utrymmeslista. Detta kan du göra för stora eller upptagna utrymmen där du inte är aktivt engagerad eller behöver känna till. Dessa utrymmen kan nås när som helst genom att gå till filtren i listan med utrymmen och välja ”Dolda”. Om du vill återställa ett utrymme till din huvudlista med utrymmen är det bara att högerklicka på det för att återställa det.

Hantera meddelanden

När du har lagts till i många utrymmen kan det vara lätt att missa det viktiga meddelandet från ditt team. Det kan du ställa in aviseringar för meddelanden när du nämns i specifika utrymmen, eller spela upp ett ljud för nya meddelanden.

Hitta meddelanden, personer eller utrymmen

Om du letar efter en viss fras, eller om du kanske vet att någon har lagt upp en viktig fil, kan du söka igenom utrymmena du har gått med.

Låt andra veta att du är upptagen

När du behöver fokusera på något, ett kommande möte eller svara på meddelanden från ditt team kan du ställa in din status på Låt andra veta att du är upptagen . Du kommer inte att få några aviseringar om nya meddelanden.