Maintenant que vous avez configuré l’application Webex, comment pouvez-vous l’utiliser pour contrôler votre propre travail et éviter la surcharge d’informations ?

Etre ajouté aux équipes et aux espaces

Dans Webex App, votre travail se déroule dans des espaces, mais vous devez d’abord y être ajouté. Votre entreprise peut vous ajouter automatiquement à certains, où vous pouvez commencer immédiatement.

Ensuite, votre responsable et vos chefs de projet peuvent vous ajouter à d’autres projets stratégiques. Mais n'hésitez pas à demander s'il manque d'autres espaces. Envoyez des messages ou parlez à d’autres personnes de votre service et de vos projets pour voir dans quels espaces ils se trouvent. Il peut y avoir un espace pour une version critique du produit ou pour une sortie de team building.

Rejoindre un espace d’équipe

Si vous avez été ajouté à une équipe, vous avez accès à tous les espaces qui la composent. Vous n’avez pas besoin d’attendre que quelqu’un d’autre vous ajoute. Rejoindre un espace d’équipe et parcourez la liste des espaces pour voir ce qui se passe avec votre équipe.

Quittez les équipes et les espaces dont vous n’avez plus besoin

Ne vous sentez pas obligé de rester dans des équipes et des espaces dont vous n’avez plus besoin. Vous pouvez rester dans un espace uniquement pour obtenir des informations, mais vous pouvez laisser un espace pour réduire la liste des espaces dans lesquels vous vous trouvez. Si vous avez déménagé dans une nouvelle équipe et que vous n'avez plus besoin de faire partie de votre ancienne équipe, vous pouvez simplement quitter l'équipe .

Renommer les équipes et les espaces

Quand équipes et espaces sont créés, les gens utilisent des noms pour savoir ce qui se passe dans ces équipes et ces espaces. Mais, si le contexte est passé de la planification au développement, mettre à jour le nom de l'espace pour montrer rapidement aux personnes cette mise à jour. Une fois que vous avez modifié le nom, une petite note est ajoutée dans l’espace pour que tout le monde le sache. Assurez-vous simplement de ne pas modifier le nom de votre espace trop souvent, sinon les gens ne pourront pas le trouver.

Vous pouvez ajouter des émoticônes aux noms de votre espace ou de votre équipe.

Si vous êtes le modérateur d'une équipe, vous pouvez mettre à jour le nom de l'équipe pour montrer aux gens que l’objectif de l’équipe a changé. Si vous n'êtes pas sûr d'être un modérateur, consultez la rôles dans les équipes et les espaces .

Organiser les messages et les espaces

Il peut parfois être difficile de rattraper le retard sur vos espaces chaque jour. Cependant, il existe d’excellentes façons d’organiser vos messages et vos espaces, afin que vous puissiez commencer votre journée en toute simplicité.

Pendant que vous lisez vos messages, vous pouvez trouver ceux que vous souhaitez consulter à nouveau plus tard, ou que vous devez rechercher avant de répondre, les signaler pour référence future. Lorsque vous trouvez que vous recherchez le même espace pour vérifier chaque jour, vous pouvez ajouter l'espace à votre liste de favoris et puis filtrer vos espaces pour lire vos espaces favoris en premier.

Nous savons tous à quel point il est facile pour nos espaces non lus de devenir incontrôlables. Certaines fonctionnalités intéressantes peuvent nous aider à cet égard.

Regard dans un espace est un moyen que vous pouvez « jeter un œil » dans un espace sans le marquer comme lu ou envoyer une confirmation de lecture. Il est disponible dans le menu contextuel de n’importe quel espace de votre liste d’espaces. Cela vous permet de voir les messages dans un espace sans vous faire connaître, vous pouvez donc vérifier si les messages sont urgents sans avoir à y répondre immédiatement.

Masquer les espaces moins importants est une fonctionnalité disponible avec le menu contextuel sur vos espaces dans la liste des espaces. Le fait de masquer un espace le déplace dans un filtre Espaces « Masqués », en dehors de votre liste principale d’espaces. C’est quelque chose que vous pouvez faire pour les grands espaces ou les espaces occupés où vous n’êtes pas activement engagé, ou que vous devez savoir. Ces espaces sont accessibles à tout moment en allant dans les filtres de la liste des espaces et en sélectionnant « Masqué ». Si vous souhaitez ramener un espace à votre liste principale d'espaces, il suffit d'un clic droit rapide pour le récupérer.

Gérer les notifications

Lorsque vous avez été ajouté à de nombreux espaces, il peut être facile de manquer ce message important de votre équipe. Vous pouvez définir des notifications pour les messages lorsque vous êtes mentionné dans des espaces spécifiques, ou émettre un son pour les nouveaux messages.

Rechercher des messages, des personnes ou des espaces

Si vous recherchez une expression particulière, ou si vous savez que quelqu'un a publié un fichier important, vous pouvez rechercher dans les espaces vous avez rejoint.

Informez les personnes que vous êtes occupé

Lorsque vous devez vous concentrer sur quelque chose, une réunion à venir ou répondre aux messages de votre équipe, vous pouvez définir votre statut sur informer les gens que vous êtes occupé . Vous ne recevrez aucune notification pour les nouveaux messages.