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Configurazione e gestione delle impostazioni della casella vocale per un utente Webex Calling
In questo articolo
Feedback?Abilitare le impostazioni della casella vocale e della casella vocale di un utente in Control Hub offrendo loro la possibilità di inviare chiamate alla casella vocale quando sono occupati o non possono ottenere al telefono, di abilitare le notifiche della casella vocale tramite e-mail o di testo oppure memorizzare i messaggi vocali in una posizione preferita.
Configurare le impostazioni organizzative per la segreteria telefonica
Configura le impostazioni della tua organizzazione prima di gestire le impostazioni della segreteria telefonica degli utenti. Queste configurazioni determinano le impostazioni della segreteria telefonica degli utenti che è possibile impostare.
Operazioni preliminari
Per far funzionare la segreteria telefonica, è necessario configurare l'estensione del portale vocale per la sede. Per i dettagli, vedere Configurare i portali vocali per Webex Calling.
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Vai alla sezione Segreteria telefonica e configura le seguenti impostazioni:
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Inoltro casella vocale
Se abilitate, le impostazioni consentono agli utenti di inoltrare un messaggio vocale al numero o all'interno di un altro utente. Se disabilitata, questa opzione impedisce all'utente di inoltrare la posta vocale, di utilizzare una casella di posta esterna o di inviare una copia della posta vocale a un indirizzo e-mail specificato.
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Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore.
Eliminazione casella vocale
I messaggi vocali risalenti a più di 180 giorni prima vengono archiviati automaticamente. Se hai bisogno di accedere ai messaggi vocali archiviati, ti preghiamo di inviare una richiesta di assistenza a Cisco.
L'eliminazione della posta vocale consente di impostare delle condizioni per i messaggi scaduti. Se abilitata, gli amministratori possono specificare l'intervallo di tempo entro il quale i messaggi scadono. È possibile immettere i giorni (1-180) nel campo fornito. Gli amministratori possono anche impostare le condizioni per l'eliminazione dei messaggi.
Per abilitare questa impostazione, fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione e scegli una delle seguenti opzioni:
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Eliminazione permissiva—Conserva tutti i messaggi vocali non letti ed elimina quelli scaduti quando un utente accede alla propria casella di posta.
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Eliminazione rigorosa— Elimina tutti i messaggi vocali letti e non letti in base all'intervallo di tempo impostato.
Passcode segreteria telefonica
Prima di impostare il codice di accesso predefinito per l'organizzazione per accedere alla segreteria telefonica, tenere presente le seguenti misure di sicurezza risks/concerns per gli utenti finali:
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L'impostazione di un codice di accesso predefinito per l'organizzazione consente l'accesso alla casella di posta e ai servizi di qualsiasi utente.
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Il codice di accesso predefinito consente l'accesso ai servizi di altri utenti, quali:
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Segreteria telefonica, inclusa la riproduzione dei messaggi, la personalizzazione dei nomi e dei saluti
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Portale di accesso al numero unico
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Modalità hotel
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Il codice di accesso predefinito disabilita l'accesso alla postazione di lavoro condivisa tramite l'opzione del portale vocale.
È importante che gli utenti aggiornino il proprio codice di accesso per garantire la sicurezza. Gli utenti possono impostare il proprio PIN personale per la segreteria telefonica tramite User Hub oppure è possibile assegnare un codice di accesso temporaneo. Vedi la sezione Reset/Set un PIN temporaneo della segreteria telefonica dell'utente in questo articolo per impostare il codice di accesso temporaneo per gli utenti. Gli utenti possono fare riferimento a Imposta o reimposta il PIN della segreteria telefonica per impostare il proprio codice di accesso.
Per impostare il codice di accesso predefinito per la tua organizzazione:
- Abilita l'interruttore Codice di accesso alla segreteria telefonica.
- Inserisci il codice di accesso in Crea codice di accesso predefinito.
- Confermare il codice di accesso in Conferma codice di accesso predefinito.
Puoi anche creare un intervallo di tempo entro il quale una persona deve cambiare il proprio codice di accesso e specificare la frequenza con cui può cambiarlo nuovamente (una volta modificato):
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È possibile impostare il numero minimo di giorni (1–7) durante i quali un codice di accesso può essere modificato dall'utente quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, possono modificare il passcode più volte nello stesso giorno.
Webex Calling impedisce all'utente di impostare uno dei vecchi codici di accesso, rendendo il codice di accesso dell'utente più sicuro.
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È possibile impostare il numero di giorni di scadenza di un passcode (tra 15 e 180) quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, il passcode non scade mai.
Questa funzione estende anche la cronologia dei codici di accesso da 10 a 24. Ciò consente di memorizzare gli ultimi 24 passcode di ciascun utente e impedire all'utente di riutilizzare uno di tali passcode memorizzati.
Abilita segreteria telefonica per un utente
Se è abilitata la funzione di inoltro chiamata, le impostazioni di inoltro chiamata sostituiscono le impostazioni della casella vocale configurate.
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attiva l'interruttore Segreteria telefonica e abilita le impostazioni desiderate. Alcune funzioni di casella vocale potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni organizzative impostate. |
Invio delle chiamate di un utente alla casella vocale
Configurare queste impostazioni della casella vocale per indirizzare le chiamate in arrivo alla casella vocale degli utenti.
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attivare l'interruttore della casella vocale. |
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Vai alla sezione Invia chiamate alla segreteria telefonica e scegli una delle seguenti opzioni:
Dopo aver caricato il file o registrato i saluti, puoi aggiornarlo selezionando Sostituisci file o registrando un altro messaggio. La registrazione di un nuovo messaggio o il caricamento di un nuovo file sovrascrivono i saluti precedenti. Il file audio (WAV) deve essere in formato .wav, 8 kHz, 8 bit mono, CCITT µ-law, 2 MB max. Se selezioni Invia tutte le chiamate alla segreteria telefonica, non puoi selezionare le altre due opzioni. È possibile scegliere di indirizzare le chiamate alla segreteria telefonica selezionando contemporaneamente le opzioni Invia chiamate alla segreteria telefonica quando la linea è occupata e Invia chiamate alla segreteria telefonica quando non si risponde. |
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Fai clic su Salva. |
Reset/Set un PIN temporaneo della segreteria telefonica per un utente
Se hai abilitato il PIN predefinito della segreteria telefonica per la tua organizzazione, puoi reimpostare il PIN della segreteria telefonica di un utente. Per ulteriori informazioni su come impostare un PIN della casella vocale predefinito per la tua organizzazione, vedi Configurazione di un PIN della casella vocale predefinito per tutti i nuovi utenti.
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Per reimpostare il PIN della segreteria telefonica di un utente: |
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Per impostare un codice di accesso temporaneo per un utente: |
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Per impostare un codice di accesso temporaneo per le linee virtuali: Gli utenti possono anche reimpostare il PIN della segreteria telefonica in User Hub seguendo i criteri specificati a livello di organizzazione. Per maggiori dettagli, vedere Impostare o reimpostare il PIN della segreteria telefonica. |
Abilita le notifiche della casella vocale per un utente
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attivare l'interruttore della casella vocale. |
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Vai alla sezione Notifiche e attiva l'opzione Ricevi notifiche per tutti i nuovi messaggi vocali. |
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Selezionare una delle seguenti opzioni:
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Fai clic su Salva. |
Gestire lo storage dei messaggi della segreteria telefonica di un utente
È possibile specificare dove gli utenti possono accedere alla propria segreteria telefonica: sul telefono, nell'hub utente o tramite un indirizzo e-mail specificato come file .tiff.
Se la posizione assegnata all'utente ha la trascrizione della posta vocale abilitata e desideri che l'utente riceva le trascrizioni della posta vocale, invia una copia del messaggio via e-mail e seleziona l'opzione Utilizza la casella di posta interna. Per informazioni dettagliate sull'attivazione della trascrizione della segreteria telefonica per la propria posizione, vedere Abilitazione o disabilitazione della trascrizione della segreteria telefonica per una posizione.
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attivare l'interruttore della casella vocale. |
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Vai alla sezione Archiviazione messaggi e scegli una delle seguenti opzioni:
Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato. |
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Fai clic su Salva. |
Configurare impostazioni aggiuntive della casella vocale per un utente
Queste impostazioni aggiuntive possono essere configurate con altre impostazioni della segreteria telefonica per gli utenti nel Control Hub.
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attivare l'interruttore della casella vocale. |
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Vai alla sezione Impostazioni aggiuntive e scegli una o entrambe le seguenti opzioni:
Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato. Se la posizione assegnata all'utente ha abilitata la trascrizione della segreteria telefonica, selezionare l'opzione Invia una copia del messaggio via e-mail affinché l'utente riceva le trascrizioni della segreteria telefonica. |
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Fai clic su Salva. |
Configurare le impostazioni di messaggistica fax per un utente
La messaggistica fax consente all'utente di ricevere direttamente i fax in entrata dal relativo servizio di casella vocale.
Operazioni preliminari
Prima di configurare questa funzionalità, tieni presente i seguenti suggerimenti:
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I fax vengono raccolti dalla piattaforma di Webex Calling e memorizzati in un'area di storage condivisa insieme ai messaggi di casella vocale. La capacità di storage è 100 minuti di casella vocale o 1000 pagine di messaggi fax. Accertarsi che gli utenti siano a conoscenza dello spazio disponibile e devono allocare spazio per i nuovi messaggi fax e archiviare in modo intelligente.
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I messaggi fax vengono memorizzati per un periodo di tempo illimitato.
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Selezionare un utente e fare clic su Chiamata. |
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Vai alla sezione Segreteria telefonica, fax, lingua degli annunci e fuso orario e clicca su Segreteria telefonica. |
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Attivare l'interruttore della casella vocale. |
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Vai alla sezione Messaggistica fax e attiva l'opzione Ricevi messaggi fax. |
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Inserire il numero di telefono assegnato per l'invio di fax. |
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Se necessario, immettere un'estensione.
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Abilita trascrizione della segreteria telefonica per un utente
Con la trascrizione della casella vocale, l'utente riceve un messaggio e-mail con la trascrizione della casella vocale nel corpo del messaggio e -mail. File WAV come allegato della casella vocale.
Per un utente la trascrizione della segreteria telefonica, si applicano le seguenti condizioni:
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Abilita la trascrizione della segreteria telefonica per la posizione dell'utente. Per i dettagli, vedere Trascrizione della segreteria telefonica per Webex Calling.
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Selezionare Invia tramite e-mail una copia del messaggio di posta vocale e Utilizza casella di posta interna nell'area delle impostazioni della posta vocale dell'utente del profilo Chiamata.
Un utente può anche configurare autonomamente tutte le impostazioni della segreteria telefonica nell'Hub utente. Per i dettagli, vedere Configurare le impostazioni della segreteria telefonica. Tutte le modifiche apportate a queste impostazioni dall'utente vengono riflesse sia nell'Hub utente che nell'Hub di controllo.
