Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Innan du börjar hantera användarnas röstbrevlådeinställningar måste du först konfigurera dina organisationsinställningar. Dessa konfigurationer avgör användarnas röstbrevlådeinställningar som du kan ställa in.

  1. Från kundvyn i https://admin.webex.com väljer du Samtal under Tjänster.

  2. Välj Tjänsteinställningar och leta upp röstbrevlådepanelen.

Att konfigurera anknytningen på röstportalen är en förutsättning för att konfigurera röstmeddelanden. Se Konfigurera röstportaler för Webex Calling i Control Hub för mer information.

Du kan konfigurera följande:

Vidarebefordring av röstbrevlåda

När detta är aktiverat tillåter inställningarna användare att vidarebefordra ett röstmeddelande till en annan användares nummer eller anknytning. Om detta är inaktiverat förbjuder det användaren att vidarebefordra röstmeddelanden, använda en extern brevlåda eller skicka en kopia av röstmeddelandemeddelandet till en angiven e-postadress.

  • Klicka på växlingsknappen för att aktivera den här inställningen.

Borttagning av röstbrevlåda

Röstmeddelanden som är över 180 dagar gamla arkiveras automatiskt. Om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden ombeds du att göra en tjänstebegäran med Cisco.

Om du tar bort röstbrevlådan kan du ställa in villkor för utgående meddelanden. När detta är aktiverat kan administratörer ange tidsramen när meddelanden upphör att gälla. Du kan ange dagarna (1–180) i det angivna fältet. Administratörer kan också ställa in villkor för borttagning av meddelanden.

Du kan aktivera följande:

  • Tillåten borttagning – Detta behåller alla olästa röstbrevlådemeddelanden och tar bort de röstbrevlådemeddelanden som har upphört att gälla när en användare öppnar sin brevlåda.

  • Strikt borttagning – Detta tar bort alla lästa och olästa röstmeddelanden baserat på den tidsram som du har ställt in.

  • Om du vill aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer lämplig konfiguration.

Lösenkod för röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan du skapa en tidsram där en person måste ändra sin lösenkod och hur ofta de kan ändra sin lösenkod igen (när den har ändrats):

  • Du kan ange det minsta antalet dagar (1–7) när en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger samma dag.

    Webex Calling hindrar användaren från att ställa in en av de äldre lösenkoderna som gör användarens lösenkod säkrare

  • Du kan ange hur många dagar ett lösenord upphör att gälla (mellan 15 och 180) när det är aktiverat. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.

    Den här funktionen utökar även lösenkodshistoriken 10–24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenkoder och förhindra att användaren återanvänder en av dessa lagrade lösenkoder.

  • För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och ställer in lämpliga konfigurationer.

Aktivera röstmeddelanden för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlådan.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Aktivera röstbrevlådan och välj bland de inställningar som du vill aktivera.

Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av inställda organisationsinställningar.

Vill du se hur det går till? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar inställningar för röstbrevlåda för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlådan

Konfigurera dessa röstbrevlådeinställningar för att dirigera inkommande samtal till användarens röstbrevlåda.
1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlåda för.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Aktivera röstbrevlådan och välj följande alternativ under Skicka samtal till röstbrevlådan:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlådan – Det här alternativet vidarekopplar alla samtal till röstbrevlådan.
  • Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – Det här alternativet vidarekopplar samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och välj för att ställa in antingen standardhälsningsfrasen eller anpassad hälsningsfras.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande ”upptagen”.

    Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – Det här alternativet vidarekopplar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Markera kryssrutan och antalet ringsignaler innan du spelar upp hälsningsfrasen i listrutan. Du kan välja att konfigurera antingen standardhälsningsfras eller anpassad hälsningsfras.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande ”upptagen”.

    Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

När du har laddat upp filen eller spelat in hälsningsfraserna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. När du spelar in ett nytt meddelande eller laddar upp en ny fil åsidosätts de tidigare hälsningsfraserna.

Ljudfilen (WAV) måste vara 8 Khz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat.

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådan kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlådan med både Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar alternativen väljs tillsammans.

4

Klicka på Spara.

Återställ/ställ in en tillfällig användares PIN-kod för röstbrevlåda

Om standard-PIN-koden till röstbrevlåda är aktiverad för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1

Så här återställer du en PIN-kod för röstbrevlåda:

  • Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill återställa PIN-kod till röstbrevlåda för.
  • Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.
  • Aktivera växlingen Röstbrevlåda och gå till PIN-koden för röstbrevlåda.
  • Klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda.

    Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.

2

Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för användaren:

  • Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Förvaltning > Användare.
  • Välj användaren och navigera till Samtal och välj sedan PIN-kod till röstbrevlådan.
  • Ange en tillfällig lösenkod för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa ny tillfällig lösenkod.
    • Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror.
    • Får inte innehålla 5 eller fler upprepade siffror.
    • Det går inte att upprepa mönster.
    • Får inte innehålla 4 siffror i rad i följd.
    • Kan inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning.
  • Bekräfta lösenkoden i `Bekräfta ny tillfällig lösenkod.
  • Klicka på Spara.
3

Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för virtuella linjer:

  • Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster → Samtal och välj Virtuella linjer.
  • Välj användaren och välj fliken Samtal.
  • Ange en tillfällig lösenkod för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa ny tillfällig lösenkod.
    • Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror.
    • Får inte innehålla 5 eller fler upprepade siffror.
    • Det går inte att upprepa mönster.
    • Får inte innehålla 4 siffror i rad i följd.
    • Kan inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning.
  • Bekräfta lösenkoden i `Bekräfta ny tillfällig lösenkod.
  • Klicka på Spara

    Användare kan även återställa sin PIN-kod till röstbrevlåda i https://settings.webex.com enligt de angivna kriterier som anges på organisationsnivå. Dessa instruktioner finns i Ställa in PIN-kod till röstbrevlåda (Webex Calling).

Aktivera röstmeddelanden för en användare

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlådeaviseringar för.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Aktivera Ta emot meddelanden om röstbrevlåda och välj något av följande:

  • Via e-post – Välj det här alternativet och ange e-postadressen för att skicka meddelandet.

  • Via text – Välj det här alternativet, ange telefonnumret för att skicka meddelandet och välj sedan nätverksleverantören i rullgardinsmenyn.

4

Klicka på Spara.

Hantera en användares lagringsutrymme för röstmeddelanden

Du kan ange var användare kan få åtkomst till röstbrevlådan på sin telefon – i användarportalen för Webex-inställningar eller till en angiven e-postadress som en .tiff.

Om platsen som tilldelats användaren har en röstbrevlådetranskription som är aktiverad och du vill att användaren ska ta emot röstbrevlådetranskriptioner skickar du en kopia av meddelandet och väljer alternativet Använd den interna brevlådan. Mer information om hur du aktiverar röstbrevlådeavskriften för din plats finns i Aktivera eller inaktivera röstbrevlådeavskrivning för en plats.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill konfigurera lagring av röstmeddelanden för.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Gå till Meddelandelagring och välj något av följande alternativ:

  • Använd intern postlåda – Användare får åtkomst till sina meddelanden från sin telefon eller från samtalsanvändarportalen. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn.

    Om platsen som tilldelats användaren har avskrivning av röstbrevlådan måste intern brevlåda väljas för att användaren ska kunna ta emot avskrivning av röstbrevlådan som är aktiverad.

    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern brevlåda – Användare har alla sina röstmeddelanden som skickas till ett angivet e-postmeddelande. Detta inaktiverar åtkomst till röstmeddelanden från användarens telefon, skrivbordsapp eller användarportalen för Webex-inställningar. Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstmeddelanden.

Det här alternativet kan vara otillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat.

4

Klicka på Spara.

Konfigurera ytterligare röstbrevlådeinställningar för en användare

De här ytterligare inställningarna kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.
1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera ytterligare röstbrevlådeinställningar för.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Aktivera röstbrevlådan.

4

Gå till Ytterligare inställningar och välj en eller båda av följande:

  • Markera kryssrutan Överför till ”0” till ett annat telefonnummer och ange det telefonnummer som uppringare ska överföras till.

    Om du väljer det här alternativet ska du se till att din röstbrevlådehälsning informerar uppringare om att de som trycker på ”0” kommer att överföra dem.

  • Välj kryssrutan Skicka en kopia av röstmeddelandemeddelandet och ange e-postadressen som inspelningen av alla röstmeddelanden kommer att skickas till.

Det här alternativet kan vara otillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat.

Om platsen som tilldelats användaren har avskrivning av röstbrevlådan aktiverat väljer du E-post en kopia av meddelandealternativet som användaren kan ta emot avskrivning av röstbrevlådan.

5

Klicka på Spara.

Konfigurera inställningar för faxmeddelanden för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Överväga dessa pekare innan du konfigurerar den här funktionen:

  • Faxer samlas in av Webex Calling-plattformen och lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstmeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1000 sidor faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet och måste tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera klokt.

  • Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill aktivera faxmeddelanden för.

2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från Röstbrevlåda, fax och annonsspråk.

3

Aktivera Faxmeddelanden för att aktivera funktionen.

4

Välj det telefonnummer som tilldelats för faxmeddelanden i den nedrullningsbara menyn.

5

Ange en anknytning, vid behov.

6

Klicka på Spara.

Aktivera avskrivning av röstbrevlåda för en användare

Med röstbrevlådeavskrivning får användaren ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i texten i e-postfilen och .WAV-filen som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska ha röstbrevlådeavskrift gäller följande villkor:

  • Aktivera avskrivning av röstbrevlådan för användarens plats. Mer information finns i Röstbrevlådeavskrivning för Webex Calling.

  • Välj E-post en kopia av meddelandet och Använd intern brevlåda i användarens röstbrevlådeinställningar i samtalsprofilen.

En användare kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar på egen hand i användarportalen för Webex-inställningar. För mer information, se: Konfigurera inställningarna för röstbrevlåda. Alla ändringar som användaren gör i dessa inställningar kommer att återspeglas i både användarportalen för Webex-inställningar och i Control Hub.