Organisationseinstellungen für Voicemail konfigurieren

Konfigurieren Sie Ihre Organisationseinstellungen, bevor Sie die Voicemail-Einstellungen der Benutzer verwalten. Diese Konfigurationen bestimmen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer, die Sie festlegen können.

Vorbereitungen

Damit die Voicemail-Funktion funktioniert, müssen Sie die Sprachportaldurchwahl für den Standort einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Sprachportalen für Webex Calling.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Diensteinstellungen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

  • Voicemail-Weiterleitung

  • Voicemail-Löschung

  • Voicemail-Passcode

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer mit den Einstellungen eine Voicemail an die Nummer oder den Anschluss eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann der Benutzer die Voicemail nicht weiterleiten, ein externes Postfach verwenden oder eine Kopie der Voicemail an eine angegebene E-Mail-Adresse senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Voicemail-Löschung

Voicemails, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch archiviert. Wenn Sie Zugriff auf archivierte Voicemails benötigen, werden Sie aufgefordert, eine Serviceanfrage bei Cisco zu stellen.

Mit dem Löschen von Voicemail können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Administratoren den Zeitraum für das Ablaufen von Nachrichten angeben. Sie können die Tage (1 bis 180) in das angegebene Feld eingeben. Die Administratoren können auch Bedingungen für das Löschen von Nachrichten festlegen.

Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Erlaubte Löschung: Damit werden alle ungelesenen Voicemails beibehalten und die Voicemails gelöscht, die abgelaufen sind, wenn ein Benutzer auf seine Mailbox zugreift.

  • Strenge Löschung: Hiermit werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemails basierend auf dem von Ihnen festgelegten Zeitrahmen gelöscht.

Voicemail-Passcode

So richten Sie den Standard-Passcode für Ihre Organisation ein:

  1. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail-Passcode .
  2. Geben Sie den Passcode unter Standard-Passcode erstellen ein.
  3. Bestätigen Sie den Passcode im Feld Standard-Passcode bestätigen.

Sie können auch einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (sobald er geändert wurde):

  • Sie können die Mindestanzahl an Tagen (1 bis 7) festlegen, an denen ein Passcode bei Aktivierung vom Benutzer geändert werden kann. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode mehrmals am selben Tag ändern.

    Webex Calling verhindert, dass der Benutzer einen der älteren Passcodes festlegen kann, um den Passcode des Benutzers sicherer zu machen.

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, an denen ein Passcode bei Aktivierung abläuft (zwischen 15 und 180). Wenn der Umschalter deaktiviert ist, läuft der Passcode nie ab.

    Diese Funktion erweitert auch den Passcode-Verlauf um 10 bis 24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes jedes Benutzers speichern und verhindern, dass der Benutzer einen dieser gespeicherten Passcodes wiederverwendet.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn die Anrufweiterleitung aktiviert ist, setzen diese Einstellungen die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen außer Kraft.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail und aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen.

Einige Voicemail-Funktionen sind aufgrund der festgelegten Organisationseinstellungen möglicherweise nicht verfügbar.

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer in Control Hub verwalten.

Anrufe eines Benutzers an Voicemail senden

Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiterzuleiten.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Anrufe an Voicemail senden , und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an Voicemail senden – Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.
  • Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail senden – Diese Option leitet Anrufe an die Voicemail weiter, wenn der Benutzer bereits telefoniert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und legen Sie fest, ob die Standardbegrüßung oder die benutzerdefinierte Begrüßung eingerichtet werden soll.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardmäßige „Besetzt“-Nachricht aus.

    Um Ihre eigenen personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an die Voicemail senden, wenn der Anruf nicht angenommen wird – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weitergeleitet. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und die Anzahl der Klingelzeichen, bevor Sie die Begrüßungen in der Dropdown-Liste wiedergeben. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardmäßige „Besetzt“-Nachricht aus.

    Um Ihre eigenen personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßungen aufgezeichnet haben, können Sie sie aktualisieren, indem Sie Datei ersetzen auswählen oder eine andere Nachricht aufzeichnen. Wenn Sie eine neue Nachricht aufzeichnen oder eine neue Datei hochladen, werden die vorherigen Begrüßungen überschrieben.

Die Audiodatei (WAV) muss das Dateiformat 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und .wav haben.

Wenn Sie Alle Anrufe an Voicemail senden auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können die Optionen Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail senden und Anrufe an die Voicemail senden, wenn nicht angenommen gemeinsam auswählen, um die Voicemail weiterzuleiten.

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Klicken Sie auf Speichern.

Zurücksetzen/Festlegen einer temporären Voicemail-PIN für einen Benutzer

Wenn Sie die standardmäßige Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert haben, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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So setzen Sie eine Voicemail-PIN für einen Benutzer zurück:

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie die Option Voicemail .

  5. Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

    Der Benutzer kann sich nun bei seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.

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So legen Sie einen temporären Passcode für einen Benutzer fest:

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie die Option Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie einen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff unter Neuen temporären Passcode erstellen ein.

  6. Bestätigen Sie den Passcode unter Neuen temporären Passcode bestätigen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

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So legen Sie einen temporären Passcode für virtuelle Leitungen fest:

  1. Gehen Sie zu Dienste → Anrufe > Virtuelle Leitungen.

  2. Wählen Sie eine virtuelle Leitung aus und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie die Option Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie einen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff unter Neuen temporären Passcode erstellen ein.

    Der Passcode muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

    • Muss zwischen 6 und 30 Ziffern enthalten.

    • Darf nicht mindestens 5 sich wiederholende Ziffern enthalten.

    • Darf keine wiederholten Muster enthalten.

    • Darf keine 4 aufeinanderfolgende Ziffern enthalten.

    • Sie darf keinen Teil Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl enthalten.

  6. Bestätigen Sie den Passcode unter Neuen temporären Passcode bestätigen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch in User Hub gemäß den auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Voicemail-PIN festlegen oder zurücksetzen.

Aktivieren von Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

3

Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Option Benachrichtigung über neue Sprachnachrichten erhalten .

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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail – Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, um die Benachrichtigung zu senden.

Die Option zum Empfangen von Voicemail-Benachrichtigungen ist mit dem Feld „E-Mail“ aktiviert.

  • Per Text – Wählen Sie diese Option aus, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü den Netzwerkanbieter aus.

    Die Option zum Empfangen von Voicemail-Benachrichtigungen ist mit dem Textfeld aktiviert.

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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers

Sie können angeben, wo Benutzer auf ihre Voicemail zugreifen können – auf ihrem Telefon, in User Hub oder über eine als .tiff Datei angegebene E-Mail-Adresse.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist und Sie möchten, dass der Benutzer die Voicemail-Transkription erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie die Option Interne Mailbox verwenden aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der Voicemail-Transkription für einen Standort.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

3

Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Nachrichtenspeicher und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Interne Mailbox verwenden – Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer über das Telefon, die Webex-App und den User Hub auf ihre Sprachnachrichten zugreifen. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.

    Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort über eine Voicemail-Transkription verfügt, müssen Sie Interne Mailbox verwenden auswählen, damit dieser Benutzer eine aktivierte Voicemail-Transkription erhalten kann.

    Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Internes Postfach verwenden“ auswählen

    Für das interne Postfach gelten die folgenden Speicherbeschränkungen:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externe Mailbox verwenden: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Sprachnachrichten an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Benutzer können nicht auf Sprachnachrichten über ihr Telefon, die Webex-App oder den User Hub zugreifen. Voicemails werden auch nicht transkribiert.

Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Externes Postfach verwenden“ auswählen.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer im Control Hub konfiguriert werden.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Zusätzliche Einstellungen und wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen aus:

  • Wählen Sie Bei „0“ an eine andere Leitung übergeben aus, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Anrufer übergeben werden.

    Wenn Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Begrüßung die Anrufer darüber informiert, dass sie durch Drücken von „0“ weitergeleitet werden.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, wählen Sie die Option Kopie der Nachricht per E-Mail versenden aus, damit der Benutzer die Voicemail-Transkription erhalten kann.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren der Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer

Mit Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst empfangen.

Vorbereitungen

Beachten Sie die folgenden Hinweise, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:

  • Faxe werden von der Webex Calling-Plattform erfasst und zusammen mit Voicemail-Nachrichten in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten für Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Platz kennen und Platz für neue Faxnachrichten zuweisen und sorgfältig archivieren müssen.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt Faxnachrichten und aktivieren Sie die Option Faxnachrichten empfangen .

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Geben Sie die für Faxnachrichten zugewiesene Telefonnummer ein.

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Geben Sie bei Bedarf einen Anschluss ein.

Die Option zum Empfangen von Faxnachrichten ist aktiviert.

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Klicken Sie auf Speichern.

Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Mit der Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und einer .WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Damit ein Benutzer eine Voicemail-Transkription erhält, gelten die folgenden Bedingungen:

  • Aktivieren Sie die Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers. Weitere Informationen finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und Interne Mailbox verwenden im Voicemail-Einstellungsbereich des Benutzers des Calling -Profils aus.

Per E-Mail eine Kopie der ausgewählten Voicemail-Nachrichtenumschaltoption senden Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Internes Postfach verwenden“ auswählen

Ein Benutzer kann auch alle Voicemail-Einstellungen selbst in User Hub konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Voicemail-Einstellungen konfigurieren. Alle vom Benutzer vorgenommenen Änderungen an diesen Einstellungen werden in User Hub und Control Hub angezeigt.