Operazioni preliminari

Per gli utenti FedRAMP, quando il calendario ibrido o O365 non è configurato nell'app Webex, le uniche riunioni che vengono visualizzate nel calendario sono quelle che rientrano nel confine FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Scegliere lo strumento di pianificazione che si desidera utilizzare per pianificare le riunioni.
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Vai a RiunioniRiunioni.

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Fare clic su Pianifica unaPianifica una riunioneriunione, quindi inserire le informazioni della riunione:

Se non viene visualizzata l'opzione Pianifica una riunione, l'account non è impostato per ospitare riunioni. È possibile pianificare una riunione da uno spazio.

  • Modificare l'argomento della riunione.

  • In Data e ora, scegliere una data e ora di inizio e fine.

  • Selezionare Ricorrenza e scegliere la frequenza della riunione.

  • Selezionare un collegamento alla riunione, scegliere tra:

    • Genera un collegamento riunione monouso

    • Usa il collegamento alla mia Sala riunioni personale

  • Per creare uno spazio per la riunione, selezionare Crea uno spazio con tutti gli invitati alla riunione.

  • Inserire una descrizione da includere nell'invito e-mail se l'amministratore ha impostato l'account con il servizio di calendario ibrido Cisco Webex.

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Aggiungere Invitati, inserire un nome o un indirizzo e-mail.

Se l'account è impostato con il calendario ibrido, vengono visualizzate le icone accanto al nome di ciascuna persona per visualizzarne la disponibilità.

  • Disponibile Disponibile

  • Non disponibile Non disponibile

  • Disponibilità sconosciuta Disponibilità sconosciuta

Per impostare un invitato come coorganizzatore, passa il mouse sul suo nome, fai clic su , quindi fai clic su Imposta come coorganizzatore. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato dispone di un account organizzatore sullo stesso sito Webex.

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In Sale, inserire il nome di una sala riunioni.

Se l'account è impostato con il calendario ibrido, vengono visualizzate le icone accanto a ciascun nome di sala per mostrare la disponibilità.

  • Disponibile Disponibile

  • Non disponibile Non disponibile

Vengono visualizzate solo le sale riunioni elencate nella rubrica delle organizzazioni. Passare il mouse sull'icona della sala per visualizzare la scheda del contatto della sala.

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Per un collegamento riunione monouso, fare clic su Impostazioni avanzate e scegliere tra le opzioni disponibili:

  • Tipo di riunione
  • Opzioni di sicurezza

    Puoi aggiungere livelli raggiungibili audio ai video dei partecipanti e al contenuto condiviso. In Livelli raggiungibili audio, seleziona Aggiungi livelli raggiungibili ad audio riunione. L'amministratore del sito può caricare riunioni con livelli raggiungibili in Control Hub, che quindi analizza la registrazione e cerca gli identificativi univoci. Possono esaminare i risultati per vedere quale client o dispositivo di origine ha registrato la riunione.

    Puoi aggiungere livelli raggiungibili visivi ai video dei partecipanti e al contenuto condiviso.

  • Connessione audio
  • Opzioni di pianificazione

    Abilita sessioni interattive

    Avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione

    Impostare le opzioni della riunione come la disattivazione della chat e la possibilità di aggiungere o scaricare file.

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Fare clic su Pianifica.

La riunione viene creata e aggiunta al calendario. Un invito e-mail viene inviato a tutti gli invitati alla riunione.

Se occorre apportare modifiche, è possibile aggiornare i dettagli della riunione o annullare la riunione.

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Vai a RiunioniRiunioni.

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Tocca il pulsante di azione globale Pulsante azione globale > Pianifica una riunione.

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Inserisci informazioni riunione:

  • Modificare l'argomento della riunione.

  • Toccare Invitati e aggiungere le persone per nome, e-mail o scegliere dall'elenco Recenti.

    Per impostare un invitato come coorganizzatore, toccare Altre opzioni accanto al nome della persona e toccare Imposta come coorganizzatore. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato dispone di un account organizzatore sullo stesso sito Webex.

    Toccare Seleziona calendario per visualizzare l'ora libera di tutti i partecipanti e trascinare la riunione su tale intervallo di tempo. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Toccare Ricorrenza per pianificare la riunione da ripetere regolarmente, scegliere tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Tocca Aggiungi una sala, cerca una sala per nome e tocca la sala da aggiungere. Toccare Verifica calendario per visualizzare la disponibilità della sala.

    Toccare e tenere premuta la sala per aprire la scheda di contatto della sala.

  • Tocca Collegamento riunione e scegli Collegamento riunione monouso o Collegamento sala riunioni personale.

  • Per creare una password per la riunione personalizzata o generare una nuova password, toccare la password. Quindi, eliminare la password esistente e immettere una nuova password oppure toccare Icona di aggiornamento che indica che è disponibile un aggiornamento. per generare una nuova password.

  • Inserire una descrizione.

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Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

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Vai a RiunioniRiunioni.

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Tocca il pulsante di azione mobile pulsante aggiungi riunione pianificata > Pianifica una riunione.

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Inserisci informazioni riunione:

  • Modificare l'argomento della riunione.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Toccare Ricorrenza per pianificare la riunione da ripetere regolarmente, scegliere tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Toccare Invitati e aggiungere le persone per nome, e-mail o scegliere dall'elenco Recenti.

    Toccare Seleziona calendario per visualizzare l'ora libera di tutti i partecipanti e trascinare la riunione su tale intervallo di tempo. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

      Per impostare un invitato come coorganizzatore, toccare Menu Altro accanto al nome della persona e toccare Imposta come coorganizzatore. Per visualizzare questa opzione, l'invitato deve disporre di un account organizzatore sullo stesso sito Webex dell'utente.

  • Tocca Aggiungi una sala, cerca una sala per nome e tocca la sala da aggiungere. Toccare Verifica calendario per visualizzare la disponibilità della sala.

    Toccare e tenere premuta la sala per aprire la scheda di contatto della sala.

  • Tocca Collegamento riunione e scegli Collegamento riunione monouso o Collegamento sala riunioni personale.

  • Per creare una password per la riunione personalizzata o generare una nuova password, toccare la password. Quindi, eliminare la password esistente e immettere una nuova password oppure toccare Icona di aggiornamento che indica che è disponibile un aggiornamento. per generare una nuova password e fare clic su Salva.

  • Inserire una descrizione.

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Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

Una volta pianificata la riunione, le persone invitate ottengono automaticamente un messaggio e-mail di notifica. Se si modifica l'invito o lo si annulla, un nuovo messaggio e-mail viene inviato a tutti gli invitati in modo che rimangano aggiornati.

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Accedere a Webex, fare clic su Riunioni > pianifica.

Se i modelli di riunione sono stati salvati in precedenza, è possibile selezionarne uno dall'elenco di modelli elenco a discesa .

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Selezionare un tipo di riunione dalla elenco a discesa, se sono stati associati più account. I tipi di riunione sono le serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per la propria organizzazione.

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Inserire un nome per la riunione nell'argomento Riunione, aggiungere o modificare la password, se necessario, e selezionare la Data e l'ora della riunione.

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È possibile impostare la riunione in modo che si ripeta selezionando la casella di controllo Ricorrenza. È possibile pianificare la riunione in modo che sia giornaliera, due volte a settimana, mensilmente e altro.

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Nella sezione Invitati, immettere il nome o l'indirizzo e-mail della persona da invitare. Il campo Partecipanti suggerisce le persone invitate in precedenza, gli account esistenti nella propria Cisco Webex di gruppo e i contatti nell'rubrica. Se la persona dispone di un account organizzatore nella tua organizzazione, puoi impostarla come organizzatore alternativo facendo clic su Assegna coorganizzatore pulsante assegna coorganizzatore accanto al suo nome.

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Per altre opzioni, selezionare Impostazioni avanzate.

È Cisco Webex è possibile impostare le seguenti opzioni:

  • In Opzioni di connessione audio:

    • Tipo di connessione audio: scegliere una delle seguenti opzioni

      • Webex Audio: include le opzioni di chiamata in ingresso, richiamata e audio del computer. Le opzioni telefoniche possono includere numeri di chiamata in ingresso gratuiti e globali nonché la possibilità di impostare i toni di entrata e uscita.

      • Usa solo VoIP: limita tutti i partecipanti all'uso dell'audio del computer.

      • Altro servizio di teleconferenza: consente di inserire informazioni di teleconferenza di terze parti.

        Gli utenti che preferiscono utilizzare la teleconferenza audio non integrata possono farlo per le riunioni Webex e abilitate per dispositivi video. Per utilizzare questa funzione per Webex, l'organizzazione deve essere gestita o collegata a Webex Control Hub.

      • Nessuno

    • Segnale acustico di entrata e uscita: selezionare un segnale da sentire quando un ospite si unisce o abbandona la riunione.

      Quando si utilizza l'opzione audio Webex, se è selezionata la funzione Annuncia nome, coloro che a partecipare utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il relativo nome.

    • Disattiva audio dei partecipanti: disattiva automaticamente l'audio dei partecipanti all'ingresso della riunione e consente ai partecipanti di disattivare il proprio audio.

  • In Agenda, inserire qualsiasi contesto o dettagli che si desidera visualizzare ai partecipanti sulla riunione futura.

  • Nelle opzioni di pianificazione, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

    • Coorganizzatore: i coorganizzatori possono avviare riunioni per tuo conto. Se si desidera assegnare un organizzatore prima della riunione, selezionare una delle opzioni nella sezione.

    • Sistemi video: i sistemi video autenticati in questa organizzazione possono avviare questa riunione e accedervi senza prompt.

    • Registrazione automatica: avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione.

    • Escludi password: escludere la password dall'invito e-mail, per maggiore sicurezza.

    • Partecipa prima dell'organizzatore: selezionare la casella per consentire ai partecipanti di unirsi alla riunione prima di avviare la riunione. Scegliere questa opzione per consentire ai partecipanti di unirsi da 0 a 15 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Sessioni interattive: le sessioni interattive sono gruppi più piccoli separati dalla riunione Webex principale. Consentono a un sottogruppo di partecipanti alla riunione di collaborare e condividere idee in audio e video.

    • Solo invitati: limita la riunione ai soli partecipanti invitati.

    • Riunioni sbloccate: decidi cosa accade agli ospiti quando partecipano a una riunione.

    • Blocco automatico: decidere quanto tempo dopo l'inizio della riunione per bloccare automaticamente la riunione.

    • Iscrizione: selezionare Richiedi iscrizione partecipante per richiedere ai partecipanti di registrarsi e ricevere l'approvazione dell'organizzatore prima di partecipare alla riunione. Selezionare le informazioni dettagliate sull'iscrizione che i partecipanti devono fornire. Ciascun partecipante che si iregistrerà dovrà fornire tale informazione.

    • Promemoria e-mail: scegliere di inviare un promemoria e-mail 10-50 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Opzioni riunione: selezionare Modifica opzioni riunione e selezionare le opzioni che si desidera rendere disponibili ai partecipanti all'inizio della riunione.

    • Privilegi partecipanti: selezionare Modifica privilegi partecipanti e selezionare i privilegi che si desidera rendere disponibili ai partecipanti all'inizio della riunione.

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Se si desidera salvare queste impostazioni per utilizzarle come modello in futuro, fare clic su Salva come modello. Altrimenti, fare clic su Avvia per avviare la riunione immediatamente o fare clic su Pianifica se la riunione è pianificata in un secondo momento.

Pagina Pianifica una riunione

Per pianificare le riunioni, Aggiungi al calendario è possibile aggiungere la riunione al calendario aprendo la riunione dalla scheda Riunioni e facendo clic su Aggiungi al calendario accanto al nome della riunione.

Scarica un file iCalender (.ics). Selezionare il file .ics e accettare la riunione. Per invitare altre persone alla riunione, inviare il file .ics come allegato e-mail.