Avant de commencer


 

Pour les utilisateurs de FedRAMP, lorsque le calendrier hybride n’est pas configuré et qu’O365 n’est également pas configuré dans l’application Webex, les seules réunions qui apparaitraient dans le calendrier sont celles qui se trouveront dans le bord fedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Choisissez le scheduler que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions.
1.

Allez à Réunions, Meetings.

2

Cliquez sur Programmer une réunion, puis saisissez vos informations sur la réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Cliquez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Sélectionnez un lien de réunion, choisissez à partir de :

    • Lien de la réunion à usage unique

    • Lien de la salle personnelle


 

Cliquez sur Paramètres avancés pour des options de programmation plus avancées.

3

Cliquez sur Programmer.

La réunion est ajoutée à votre calendrier. Un courrier électronique d’invitation est envoyé à toutes les personnes qui sont invitées à la réunion.

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.


 
Si vous ne voyez pas Programmer une réunion, votre compte n’est pas installé pour organiser des réunions. Vous pouvez plutôt programmer une réunion à partir d’un espace.
1.

Allez à Réunions, Meetings.

2

Tapez sur Programmer , puis saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Tapez sur Vérifier la disponibilité pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Tapez sur le lien de la réunion et choisissez le lien de la réunion une seule fois ou le lien de la salle personnelle.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1.

Allez à Réunions, Meetings.

2

Tapez sur Programmer , puis saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Tapez sur le lien de la réunion et choisissez le lien de la réunion une seule fois ou le lien de la salle personnelle.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Lorsque vous programmez votre réunion, les personnes que vous avez invitées reçoit un courrier électronique qui leur est envoyé automatiquement pour les en faire savoir. Si vous modifiez l’invitation ou l’annulez, un nouveau courrier électronique est envoyé à toutes les personnes invitées afin qu’elles restent à jour.

1.

Connectez-vous à Webex, cliquez sur Réunions > Programmer.


 

Si vous avez déjà enregistré des modèles de réunions auparavant, vous pouvez en sélectionner un à partir de la page Modèles de Liste déroulante.

2

Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.

3

Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion, ajoutez ou changez le mot de passe, si nécessaire, et sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

4

Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence . Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

5

Dans la section Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez invitées auparavant, les comptes existants de votre organisation Cisco Webex et les contacts de votre carnet d'adresses. Si la personne a un compte compte d'organisateur votre organisation, vous pouvez lui donner le rôle d’organisateur suppléant en cliquant sur à côté de son nom.

6

Pour d’autres options, sélectionnez Afficher les options avancées.

Les options Cisco Webex peuvent être définies pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio :

    • Type de connexion audio—Choisissez l’une des

      • Audio Webex—Inclut les options audio d’appel, de retour et d’ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

      • Utiliser VoIP l’audio uniquement—Limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

      • Autre service de téléconférence—Vous permet de saisir des informations sur une téléconférence tierce.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser le service de téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions Avec Webex et les réunions avec périphérique vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée dans ou liée à Webex Control Hub.

      • Aucun

    • Tonalité d’entrée et de sortie—Sélectionnez une tonalité à entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne disposent pas de l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

    • Désactiver le son des invités —Coupez automatiquement le son des invités dès leur entrée dans la réunion et permettez-leur de couper leur propre son.

  • Dans Ordre du jour, saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez avoir sur la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation, vous pouvez :

    • Co-hait—Les co-hosts peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez affecter un co-président avant la réunion, sélectionnez l’une des options dans la section.

    • Systèmes vidéo—Les systèmes vidéo authentifiés dans ces organisations peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans invite.

    • Enregistrement automatique—Lancer l’enregistrement automatiquement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le mot de passe—Exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour plus de sécurité.

    • Rejoindre avant l’organisateur—Cochez la case pour autoriser les invités à rejoindre la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Sessions scindes—Les sessions scindes sont des groupes plus petits qui sont séparés de la réunion Webex principale. Ils permettent à un sous-ensemble de participants à la réunion de collaborer et de partager des idées par audio et vidéo.

    • Invité uniquement : limiter la réunion aux personnes invitées uniquement.

    • Réunions déverrouillées—Décidez ce qui se passe pour les invités lorsqu’ils rejoignent une réunion.

    • Verrouillage automatique—Décider combien de temps après le démarrage de la réunion verrouiller la réunion automatiquement.

    • Inscription—Sélectionnez Demander l’inscription de l'invité les invités de s’inscrire et d’obtenir l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit devra fournir ces informations.

    • Rappel électronique—Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options de réunion—Sélectionnez Modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants auront au début de la réunion.

    • Privilèges des invitésSélectionnez Modifier les privilèges de l'invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités ont au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur Enregistrer comme modèle. Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous y retrouvez ultérieurement.

Pour programmer des réunions, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de l’onglet Réunions et en cliquant sur Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.