Programmer une réunion

Vous ou toute personne que vous avez assignée comme co-host peut démarrer la réunion, inviter des personnes à y prendre part, démarrer des sessionsde formation, enregistrer la réunion et partager l’enregistrement.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions Webex App

Les réunions programmées prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d’informations sur la façon de chiffrer toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex | Configurer le chiffrement de bout en bout pour les réunions.

Avant de commencer

Pour les utilisateurs de FedRAMP, lorsque le calendrier hybride ou O365 n’est pas configuré dans Webex App, les seules réunions qui s’affichent dans le calendrier sont celles qui sont dans les limites du FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Choisissez le programmateur que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions.
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Allez à RéunionsRéunions.

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Cliquez sur Programmer une réunionProgrammer une réunion, puis saisissez vos informations sur la réunion :

Si vous ne voyez pas Programmer une réunion, votre compte n’est pas installé pour organiser des réunions. Vous pouvez plutôt programmer une réunion à partir d’un espace.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Sous Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin.

  • Cochez Récurrence et choisissez la fréquence des réunions.

  • Sélectionnez un lien de réunion, choisissez à partir de :

    • Générer un lien de réunion à usage unique

    • Utiliser le lien de ma salle personnelle

  • Pour créer un espace pour votre réunion, cochez Créer un espace avec tous les invités de la réunion.

  • Saisissez une description à inclure dans le courrier électronique d'invitation si votre administrateur a configuré votre compte avec le service de calendrier hybride Cisco Webex.

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Ajoutez Invités, saisissez un nom ou une adresse électronique.

Lorsque votre compte est configuré avec le calendrier hybride, vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne pour afficher sa disponibilité.

  • Disponible Disponible(s)

  • Indisponible Non disponible

  • Disponibilité inconnue Disponibilité inconnue

Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, survolez son nom, cliquez sur , puis cliquez sur Donner le rôle de coorganisateur. Vous voyez cette option si l'invité a un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

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Sous Salles, saisissez le nom d'une salle de réunion.

Lorsque votre compte est configuré avec le calendrier hybride, vous voyez des icônes à côté du nom de chaque salle pour afficher la disponibilité.

  • Disponible Disponible(s)

  • Indisponible Indisponible

Seules les salles de réunion répertoriées dans le répertoire de votre organisation sont affichées. Passez la souris sur l'icône de la salle pour afficher la carte de contact de la salle.

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Pour un lien de réunion unique, cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles :

  • Type de la réunion
  • Options de sécurité

    Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos de vos participants et au contenu partagé. Sous Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes à l’audio de la réunion. L’administrateur du site peut charger les réunions filigranes sur le Control Hub, qui analyse ensuite l’enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client source ou périphérique a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

  • Connexion audio
  • Options de programmation—Configurez les options de réunion telles que désactiver le Chat et désactiver la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers.
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Cliquez sur Programmer.

La réunion est créée et ajoutée à votre calendrier. Un courrier électronique d'invitation est envoyé à toutes les personnes invitées à la réunion.

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

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Allez à RéunionsRéunions.

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Tapez sur le bouton d’actions générales Bouton d’action globale > Programmer une réunion.

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Saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, tapez sur Plus d’options à côté du nom de la personne et tapez sur Donner le rôle de coorganisateur. Vous voyez cette option si l'invité a un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Récurrence, pour programmer la réunion pour qu’elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Tapez sur Ajouter une salle, recherchez une salle par nom et tapez sur salle pour l'ajouter. Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité de la salle.

    Effleurez et maintenez la salle pour ouvrir la carte de contact de la salle.

  • Tapez sur Lien de la réunion et choisissez Lien de la réunion unique ou Lien de la salle personnelle.

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, tapez sur le mot de passe. Puis, supprimez le mot de passe existant et saisissez un nouveau mot de passe, ou tapez sur Mettre à jour pour générer un nouveau mot de passe.

  • Saisissez une description.

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Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

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Allez à RéunionsRéunions.

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Tapez sur le bouton d’action flottant bouton ajouter une réunion programmée > Programmer une réunion.

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Saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Récurrence pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez parmi les incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Tapez sur Invités et ajoutez des personnes par le nom, l’adresse électronique, ou faites votre choix dans la liste Récent( s).

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

      Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, tapez sur Menu Plus à côté du nom de la personne et tapez sur Donner le rôle de coorganisateur. Pour voir cette option, l'invité doit avoir un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

  • Tapez sur Ajouter une salle, recherchez une salle par nom et tapez sur salle pour l'ajouter. Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir la disponibilité de la salle.

    Effleurez et maintenez la salle pour ouvrir la carte de contact de la salle.

  • Tapez sur Lien de la réunion et choisissez Lien de la réunion unique ou Lien de la salle personnelle.

  • Pour créer un mot de passe de réunion personnalisé ou générer un nouveau mot de passe, tapez sur le mot de passe. Puis, supprimez le mot de passe existant et saisissez un nouveau mot de passe, ou tapez sur Mettre à jour pour générer un nouveau mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Saisissez une description.

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Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Lorsque vous programmez votre réunion, les personnes que vous avez invitées reçoit un courrier électronique qui leur est envoyé automatiquement pour les en faire savoir. Si vous modifiez l’invitation ou l’annulez, un nouveau courrier électronique est envoyé à toutes les personnes invitées afin qu’elles restent à jour.

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Connectez-vous à Webex, cliquez sur Réunions > Programmer.

Si vous avez déjà enregistré des modèles de réunions auparavant, vous pouvez en sélectionner un à partir de la page Modèles de Liste déroulante.

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Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.

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Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion, ajoutez ou changez le mot de passe, si nécessaire, et sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence . Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

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Dans la section Invités, saisissez le nom ou l'adresse électronique de la personne que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez invitées auparavant, les comptes existants de votre organisation Cisco Webex et les contacts de votre carnet d'adresses. Si la personne a un compte organisateur dans votre organisation, vous pouvez lui donner le rôle d’organisateur suppléant en cliquant sur Attribuer un coorganisateur bouton affecter le coorganisateur à côté de son nom.

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Pour les autres options, sélectionnez Paramètres avancés.

Les options Cisco Webex peuvent être définies pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio:

    • Type de connexion audio—Choisissez l'une des options suivantes

      • Audio Webex—Inclut les options d'appel, de rappel et d'ordinateur audio. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

      • Utiliser la VoIP uniquement–Limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

      • Autre service de téléconférence–Vous permet de saisir des informations de téléconférence tierces.

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser le service de téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions Avec Webex et les réunions avec périphérique vidéo. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex, votre organisation doit être gérée dans ou liée à Webex Control Hub.

      • Aucun

    • Tonalité d'entrée et de sortie—Sélectionnez une tonalité pour entendre lorsqu'un invité rejoint ou quitte la réunion.

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne disposent pas de l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

    • Couper le son des invités—Couper le son des invités automatiquement à l'entrée de la réunion et autoriser les invités à couper le son eux-mêmes.

  • Dans Ordre dujour, saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez avoir sur la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation, vous pouvez :

    • Coorganisateur—Les coorganisateurs peuvent démarrer des réunions en votre nom. Si vous souhaitez affecter un co-président avant la réunion, sélectionnez l’une des options dans la section.

    • Systèmes vidéo—Les systèmes vidéo authentifiés dans cette organisation peuvent démarrer et rejoindre cette réunion sans invite.

    • Enregistrement autmatique—Démarrer automatiquement l'enregistrement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le mot de passe—Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation, pour plus de sécurité.

    • Rejoindre la réunion avant l'organisateur—Cochez la case pour autoriser les invités à rejoindre la réunion avant que vous ne la démarriez. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Sessions scindées–Les sessions scindées sont des groupes plus petits qui sont séparés de la réunion Webex principale. Ils permettent à un sous-ensemble de participants à la réunion de collaborer et de partager des idées par audio et vidéo.

    • Invités uniquement—Limitez la réunion aux participants invités uniquement.

    • Réunions déverrouillées—Décidez ce qui arrive aux invités lorsqu'ils rejoignent une réunion.

    • Verrouillage automatique—Décidez combien de temps après le démarrage de la réunion pour verrouiller automatiquement la réunion.

    • Inscription—Sélectionnez Demander l'inscription des invités pour demander aux invités de s'inscrire et de recevoir l'approbation de l'organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit devra fournir ces informations.

    • Courrier électronique de rappel–Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le démarrage de la réunion.

    • Options de la réunion—Sélectionnez Modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants aient au début de la réunion.

    • Privilèges des invités—Sélectionnez Modifier les privilèges des invités et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités aient au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur Enregistrer comme modèle. Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous y retrouvez ultérieurement.

Page Programmer une réunion

Pour programmer des réunions, Ajouter à mon calendrier vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de l’onglet Réunions et en cliquant sur Ajouter à mon calendrier à côté du nom de la réunion.

Téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.