pianificazione di una riunione

Se non hai configurato un servizio di calendario, quando pianifichi, modifichi o annulli una riunione, Webex invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail in modo che rimangano aggiornati. Quando modifichi o annulli la riunione, Webex invia automaticamente a tutti una nuova e-mail con i dettagli aggiornati. Quando arriva il momento, Webex invia e-mail di promemoria.

Se si dispone di Hybrid Calendar Service, quando si pianifica una riunione, Webex non invia più e-mail, ma crea un nuovo evento nel calendario. Gli invitati ricevono un invito. Quando modifichi la riunione, gli invitati ricevono un invito aggiornato. Quando annulli la riunione, il tuo calendario la rimuove. Inoltre, gli host e gli invitati ricevono un messaggio popup di promemoria prima della riunione.

Pianifica la tua riunione

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Accedi a User Hub, fai clic sulla scheda Riunioni, quindi fai clic sul menu a discesa [ Pianifica e seleziona Pianifica una riunione.

  1. Se hai salvato dei modelli di riunione, puoi selezionarne uno dal menu a discesa Modelli di riunione.

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Aggiungere le informazioni standard sulla riunione:

  • Argomento—Scegli un argomento che le persone possano riconoscere e che possa entusiasmare.
  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e una volta terminata.

  • Data e ora—Indicare quando si terrà la riunione. Se stai invitando persone provenienti da fusi orari diversi, fai clic su Planner per trovare un orario che vada bene a tutti.

    È anche possibile impostare la ripetizione della riunione quotidianamente, settimanalmente o mensilmente selezionando Ricorrenza.

  • Descrizione—Aggiungi qualsiasi contesto o dettaglio che desideri che i partecipanti abbiano a disposizione sulla riunione imminente.
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In Invitati, inserisci gli indirizzi email delle persone che vuoi invitare alla riunione.

Se l'invitato dispone del servizio di calendario ibrido, accanto al suo nome verrà visualizzata un'icona che indica se è disponibile per l'orario della riunione scelto. Se hanno un account su questo sito, puoi selezionare l'icona per renderli co-host.

  1. Se disponi del servizio di calendario ibrido, l'orario della riunione verrà visualizzato nel calendario nella pagina di pianificazione. Trascina la riunione in un altro momento oppure passa il mouse sul bordo della riunione e trascinalo verso l'alto o verso il basso per regolarne la durata.

    Il calendario mostra la disponibilità solo per i partecipanti che dispongono del servizio di calendario ibrido.
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Scegli tra le opzioni avanzate disponibili:

  • Tipo di riunione— I tipi di riunione sono set predefiniti o personalizzati di funzionalità di riunione disponibili per il tuo sito. L'account può avere uno o più tipi di riunione associati.
  • Opzioni di sicurezza—Scegli come proteggere la tua riunione. Imposta una password per la riunione e scegli le opzioni per Escludi password dall'invito via e-mail, Regole di partecipazione, Blocco automatico, Filigrana audio, e Filigrane visive.
  • Opzioni audio—Seleziona come connetterti all'audio della riunione, scegli cosa sentono i partecipanti alla riunione quando qualcuno si unisce o esce e scegli le opzioni di disattivazione e attivazione dell'audio.
  • Opzioni di pianificazione—Scegli opzioni di pianificazione più avanzate, come la scelta di co-conduttori, sistemi video, registrazione automatica, aggiunta di sessioni di gruppo, registrazione, interpretazione, linguaggio dei segni, opzioni di riunione e privilegi per i partecipanti.
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Fare clic su Indietro, quindi selezionare Pianifica.

Modifica di una riunione pianificata

Dopo aver pianificato la riunione, puoi tornare indietro e modificare i dettagli se hai dimenticato di includere qualcosa o se desideri cambiare impostazioni specifiche. Non è possibile modificare una riunione dopo averla avviata.

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Accedi a Hub utente.

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Fare clic sulla scheda Riunioni e selezionare la riunione che si desidera modificare dall'elenco Prossime.

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Fare clic su Modifica Pulsante Modifica, quindi aggiornare i dettagli della riunione.

È possibile modificare le riunioni pianificate solo da Microsoft Outlook, Webex App dalla rispettiva piattaforma. L'icona di modifica non viene visualizzata per queste riunioni.

Se aggiungi partecipanti alla riunione, non rimuovere i partecipanti originali dall'elenco, poiché potrebbero ricevere e-mail di annullamento.

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Fare clic su Salva, quindi scegliere a chi si desidera inviare le informazioni aggiornate sulla riunione.

Annullare una riunione programmata

Dopo aver pianificato una riunione, puoi annullarla in qualsiasi momento prima dell'inizio previsto.

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Accedi a Hub utente.

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Fare clic sulla scheda Riunioni e selezionare la riunione che si desidera annullare dall'elenco Prossime.

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Fare clic su Annulla riunione Pulsante Elimina rappresentato dall'icona di un cestinoe, quando richiesto, fare clic su Sì.

Questa operazione annulla la riunione e avvisa tutti i partecipanti; l'operazione non può essere annullata.