planowanie spotkania

Jeśli nie masz skonfigurowanej usługi kalendarza, za każdym razem, gdy planujesz, modyfikujesz lub anulujesz spotkanie, Webex automatycznie wysyła wszystkim nowym e-mailem informację o aktualnych wydarzeniach. Gdy modyfikujesz lub anulujesz spotkanie, Webex automatycznie wysyła wszystkim nowy e-mail z zaktualizowanymi szczegółami. Gdy nadejdzie odpowiedni moment, Webex wyśle przypomnienie w formie wiadomości e-mail.

Jeśli korzystasz z usługi Hybrid Calendar Service, po zaplanowaniu spotkania Webex nie wysyła już wiadomości e-mail, lecz tworzy nowe wydarzenie w kalendarzu. Osoby zaproszone otrzymują zaproszenie. Po zmodyfikowaniu spotkania zaproszeni otrzymają zaktualizowane zaproszenie. Po odwołaniu spotkania zostanie ono usunięte z kalendarza. Ponadto gospodarze i zaproszeni goście otrzymują przed spotkaniem przypomnienie w formie komunikatu w formie okna pop-up.

Zaplanuj spotkanie

1

Zaloguj się do Centrum użytkowników, kliknij kartę Spotkania, a następnie kliknij menu rozwijane Harmonogram i wybierz opcję Zaplanuj spotkanie.

  1. Jeśli masz zapisane szablony spotkań, możesz wybrać jeden z menu rozwijanego Szablony spotkań.

2

Dodaj standardowe informacje o spotkaniu:

  • Temat— Wybierz temat, który ludzie rozpoznają i który ich zainteresuje.
  • Z poziomu klasyfikacji spotkańwybierz menu rozwijane, aby wyświetlić dostępne etykiety klasyfikacji. Etykiety te pomagają zapewnić, że informacje są udostępniane w odpowiedni sposób, zgodnie ze standardami bezpieczeństwa Twojej organizacji.

    Po włączeniu klasyfikacji system automatycznie tworzy klasyfikację publiczną i ustawia ją jako domyślną. Możesz zmienić nazwę klasyfikacji publicznej, ale nie możesz jej usunąć.

    Jako organizator spotkania możesz zmienić klasyfikację w dowolnym momencie przed rozpoczęciem spotkania. Klasyfikacji nie można zmienić po rozpoczęciu spotkania ani po jego zakończeniu.

  • Data i godzina— podaj, kiedy odbędzie się spotkanie. Jeśli zapraszasz osoby z różnych stref czasowych, kliknij Planer, aby znaleźć termin, który najbardziej odpowiada wszystkim.

    Można również ustawić powtarzanie spotkania codziennie, co tydzień lub co miesiąc, zaznaczając opcję Powtarzalność.

  • Opis— Dodaj dowolny kontekst lub szczegóły, które chcesz przekazać uczestnikom na temat nadchodzącego spotkania.
3

W polu Zaproszeniwpisz adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić na spotkanie.

Jeśli zaproszona osoba korzysta z usługi kalendarza hybrydowego, obok jej imienia i nazwiska pojawi się ikona informująca, czy jest ona dostępna w wybranym przez Ciebie terminie spotkania. Jeśli mają konto w tym serwisie, możesz wybrać ikonę, aby uczynić ich współgospodarzami.

  1. Jeśli korzystasz z usługi kalendarza hybrydowego, czas spotkania jest wyświetlany w kalendarzu na stronie planowania. Przeciągnij spotkanie na inny termin lub najedź kursorem na krawędź spotkania i przeciągnij go w górę lub w dół, aby dostosować czas trwania spotkania.

    Kalendarz pokazuje dostępność wyłącznie uczestników korzystających z hybrydowej usługi kalendarza.
4

Wybierz z dostępnych opcji zaawansowanych:

  • Typ spotkania— Typy spotkań to domyślne lub dostosowane zestawy funkcji spotkań dostępnych w Twojej witrynie. Z kontem może być skojarzony co najmniej jeden typ spotkania.
  • Opcje bezpieczeństwa— wybierz sposób zabezpieczenia spotkania. Ustaw hasło do spotkania i wybierz opcje Wyklucz hasło z zaproszeń e-mail, Zasady dołączania, Automatyczna blokada, Znak wodny dźwiękowyi Znaki wodne wizualne.
  • Opcje audio— wybierz sposób łączenia się z dźwiękiem spotkania, wybierz, co uczestnicy spotkania będą słyszeć, gdy ktoś dołączy do spotkania lub je opuści, a także wybierz opcje wyciszania i włączania dźwięku.
  • Opcje planowania— Wybierz bardziej zaawansowane opcje planowania, takie jak wybór współgospodarzy, systemów wideo, automatycznego nagrywania, dodawanie sesji grupowych, rejestracji, tłumaczenia, języka migowego, opcji spotkania i uprawnień uczestników.
5

Kliknij Wstecz, a następnie wybierz Harmonogram.

Edytuj zaplanowane spotkanie

Po zaplanowaniu spotkania możesz wrócić i edytować szczegóły, jeśli o czymś zapomniałeś lub chcesz zmienić jakieś ustawienia. Nie możesz edytować spotkania po jego rozpoczęciu.

1

Zaloguj się do Centrum użytkownika.

2

Kliknij kartę Spotkania i wybierz spotkanie, które chcesz edytować, z listy Nadchodzące.

3

Kliknij Edytuj Przycisk Edytuj, a następnie zaktualizuj szczegóły spotkania.

Możesz edytować tylko spotkania zaplanowane z Microsoft Outlook, Webex App na odpowiedniej platformie. Ikona edycji nie jest wyświetlana w przypadku tych spotkań.

Jeśli dodasz uczestników do spotkania, nie usuwaj pierwotnych uczestników z listy, ponieważ mogą oni otrzymać wiadomości e-mail informujące o anulowaniu.

4

Kliknij Zapisz, a następnie wybierz osobę, do której chcesz wysłać zaktualizowane informacje o spotkaniu.

Anuluj zaplanowane spotkanie

Po zaplanowaniu spotkania możesz je anulować w dowolnym momencie przed jego rozpoczęciem.

1

Zaloguj się do Centrum użytkownika.

2

Kliknij kartę Spotkania i wybierz spotkanie, które chcesz anulować z listy Nadchodzące.

3

Kliknij Anuluj spotkanie Przycisk Usuń reprezentowany przez ikonę kosza na śmiecii po wyświetleniu monitu kliknij Tak.

Spowoduje to anulowanie spotkania i powiadomienie wszystkich uczestników. Tej czynności nie można cofnąć.