een vergadering plannen

Als u geen agendaservice hebt ingesteld, stuurt Webex automatisch een nieuw e-mailbericht naar iedereen wanneer u een vergadering plant, wijzigt of annuleert, zodat ze op de hoogte blijven. Wanneer u de vergadering wijzigt of annuleert, stuurt Webex automatisch iedereen een nieuw e-mailbericht met de bijgewerkte gegevens. Wanneer het zover is, stuurt Webex herinneringsmails.

Als u Hybride agendaservicehebt, verzendt Webex geen e-mails meer wanneer u een vergadering plant, maar wordt er een nieuwe gebeurtenis in de agenda gemaakt. Genodigden ontvangen een uitnodiging. Wanneer u de vergadering wijzigt, ontvangen de genodigden een bijgewerkte uitnodiging. Wanneer u de vergadering annuleert, wordt de vergadering uit uw agenda verwijderd. Bovendien ontvangen gastheren en genodigden vóór de vergadering een pop-upbericht met een herinnering.

Uw vergadering plannen

1

Meld u aan bij User Hub, klik op het tabblad Vergaderingen, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu [ Schema en selecteer Een vergadering plannen.

  1. Als u opgeslagen vergadersjablonenhebt, kunt u er een selecteren uit het vervolgkeuzemenu Vergadersjablonen.

2

Voeg de standaardvergaderinformatie toe:

  • Onderwerp—Kies een onderwerp dat mensen herkennen en waar ze enthousiast van worden.
  • Selecteer in Vergaderingen classificatieniveauhet vervolgkeuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Met deze labels kunt u ervoor zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en voldoet aan de beveiligingsnormen van uw organisatie.

    Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie aan en stelt deze in als standaard. U kunt de openbare classificatie een andere naam geven, maar u kunt deze niet verwijderen.

    Als gastheer/vrouw van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint. De classificatie kan niet meer worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen of beëindigd.

  • Datum en tijd—Geef aan wanneer de vergadering plaatsvindt. Als u mensen uit verschillende tijdzones uitnodigt, klikt u op Planner om een tijd te vinden die voor iedereen het beste uitkomt.

    U kunt de vergadering ook zo instellen dat deze dagelijks, wekelijks of maandelijks wordt herhaald door Herhalingaan te vinken.

  • Beschrijving—Voeg context of details toe die u wilt dat uw deelnemers hebben over de komende vergadering.
3

Voer onder Genodigdende e-mailadressen in van de mensen die u wilt uitnodigen voor uw vergadering.

Als de genodigde over de Hybrid Calendar Service beschikt, verschijnt er een pictogram naast zijn of haar naam. Dit pictogram geeft aan of hij of zij beschikbaar is voor de door u gekozen vergadertijd. Als ze een account op deze site hebben, kun je het pictogram selecteren om ze cohost te maken.

  1. Als u over de Hybrid Calendar Service beschikt, wordt uw vergadertijd weergegeven in de agenda op de planningspagina. Versleep uw vergadering naar een ander tijdstip of beweeg de muis over de rand van de vergadering en sleep deze omhoog of omlaag om de duur van uw vergadering aan te passen.

    In de agenda wordt alleen de beschikbaarheid weergegeven voor deelnemers die over de Hybrid Calendar Service beschikken.
4

Kies uit de beschikbare geavanceerde opties:

  • Type vergadering—Vergadertypen zijn standaard- of aangepaste sets vergaderfuncties die beschikbaar zijn voor uw site. Er kan een of meer vergaderingstypen aan uw account zijn gekoppeld.
  • Beveiligingsopties—Kies hoe u uw vergadering wilt beveiligen. Stel een wachtwoord voor de vergadering in en kies opties voor Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging, Deelnameregels, Automatisch vergrendelen, Audiowatermerkenen Visuele watermerken.
  • Audio-opties—Selecteer hoe u verbinding wilt maken met de audio van de vergadering, kies wat deelnemers aan de vergadering horen wanneer iemand deelneemt of vertrekt, en kies opties voor dempen en dempen opheffen.
  • Planningopties—Kies geavanceerdere planningopties zoals het kiezen van cohosts, videosystemen, automatische opname, het toevoegen van breakout-sessies, registratie, tolken, gebarentaal, vergaderopties en deelnemersrechten.
5

Klik op Terugen selecteer vervolgens Schema.

Een geplande vergadering bewerken

Nadat u uw vergadering hebt gepland, kunt u de details bewerken als u iets bent vergeten of specifieke instellingen wilt wijzigen. U kunt een vergadering niet meer bewerken nadat u deze bent gestart.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Klik op het tabblad Vergaderingen en selecteer de vergadering die u wilt bewerken in de lijst Aankomende.

3

Klik op Bewerken Knop Bewerkenen werk vervolgens de vergaderdetails bij.

U kunt alleen vergaderingen bewerken die zijn gepland via Microsoft Outlook, Webex-app vanaf het betreffende platform. Het bewerkingsicoon wordt voor deze vergaderingen niet weergegeven.

Als u deelnemers aan de vergadering toevoegt, verwijder dan niet de oorspronkelijke deelnemers uit de lijst. Zij ontvangen mogelijk annuleringsmails.

4

Klik op Opslaanen kies vervolgens naar wie u de bijgewerkte vergaderinformatie wilt sturen.

Een geplande vergadering annuleren

Nadat u een vergadering hebt gepland, kunt u deze op elk gewenst moment annuleren voordat de vergadering begint.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Klik op het tabblad Vergaderingen en selecteer de vergadering die u wilt annuleren in de lijst Aankomende.

3

Klik op Vergadering annuleren Verwijderknop weergegeven door een prullenbakpictogramen klik, wanneer u daarom wordt gevraagd, op Ja.

Hiermee wordt de vergadering geannuleerd en worden alle deelnemers op de hoogte gesteld. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.