planlegge et møte

Hvis du ikke har konfigurert en kalendertjeneste, sender Webex automatisk alle en ny e-post når du planlegger, endrer eller avlyser et møte, slik at de holder seg oppdatert. Når du endrer eller avlyser møtet, sender Webex automatisk alle en ny e-post med de oppdaterte detaljene. Når tiden er inne, sender Webex påminnelses-e-poster.

Hvis du har Hybrid Kalendertjeneste, sender ikke Webex lenger e-poster når du planlegger et møte, men oppretter en ny hendelse i kalenderen. Inviterte mottar en invitasjon. Når du endrer møtet, mottar de inviterte en oppdatert invitasjon. Når du avlyser møtet, fjerner kalenderen din møtet. I tillegg mottar verter og inviterte en popup-påminnelse før møtet.

Planlegg møtet ditt

1

Logg på Brukerhub, klikk på fanen Møter, klikk deretter på rullegardinmenyen [ Planlegg og velg Planlegg et møte.

  1. Hvis du har lagrede møtemaler, kan du velge en fra rullegardinmenyen [ Møtemaler.

2

Legg til standard møteinformasjon:

  • Emne– Velg et emne som folk kan kjenne seg igjen i og bli begeistret for.
  • Fra Klassifiseringsnivå for møtervelger du rullegardinmenyen for å se tilgjengelige klassifiseringsetiketter. Disse etikettene bidrar til å sikre at informasjon deles på riktig måte og er i samsvar med organisasjonens sikkerhetsstandarder.

    Når du slår på klassifiseringer, oppretter systemet automatisk en offentlig klassifisering og angir denne som standard. Du kan gi den offentlige klassifiseringen nytt navn, men du kan ikke slette den.

    Som møtevert kan du endre klassifiseringen når som helst før møtet starter. Klassifiseringen kan ikke endres når møtet har startet eller er avsluttet.

  • Dato og klokkeslett– Angi når møtet finner sted. Hvis du inviterer folk fra forskjellige tidssoner, klikker du på Planlegger for å finne et tidspunkt som passer best for alle.

    Du kan også angi at møtet skal gjentas daglig, ukentlig eller månedlig ved å merke av for Gjentakelse.

  • Beskrivelse– Legg til kontekst eller detaljer du ønsker at deltakerne skal ha om det kommende møtet.
3

Under Inviterteskriver du inn e-postadressene til personene du vil invitere til møtet.

Hvis den inviterte har Hybrid Kalender-tjenesten, vises et ikon ved siden av navnet deres som viser om de er tilgjengelige for møtetidspunktet du valgte. Hvis de har en konto på dette nettstedet, kan du velge ikonet for å gjøre dem til medvert.

  1. Hvis du har Hybrid Kalender-tjenesten, vises møtetidspunktet ditt i kalenderen på planleggingssiden. Dra møtet til et annet tidspunkt, eller hold musepekeren over kanten av møtet og dra det opp eller ned for å justere møtevarigheten.

    Kalenderen viser bare tilgjengelighet for deltakere som har Hybrid Kalender-tjenesten.
4

Velg mellom de tilgjengelige avanserte alternativene:

  • Møtetype– Møtetyper er standard eller tilpassede sett med møtefunksjoner som er tilgjengelige for nettstedet ditt. Kontoen din kan ha én eller flere møtetyper tilknyttet.
  • Sikkerhetsalternativer– Velg hvordan du vil sikre møtet ditt. Angi et møtepassord og velg alternativer for Ekskluder passord fra e-postinvitasjon, Regler for deltakelse, Automatisk låsing, Lydvannmerkingog Visuelle vannmerker.
  • Lydalternativer– Velg hvordan du vil koble til møtelyden, velg hva deltakerne i møtet hører når noen blir med i eller forlater møtet, og velg alternativer for å dempe og slå på lyden.
  • Planleggingsalternativer– Velg mer avanserte planleggingsalternativer, som å velge medverter, videosystemer, automatisk opptak, legge til gruppemøter, registrering, tolking, tegnspråk, møtealternativer og deltakerrettigheter.
5

Klikk på Tilbake, og velg deretter Planlegg.

Rediger et planlagt møte

Etter at du har planlagt møtet, kan du gå tilbake og redigere detaljene hvis du har glemt å inkludere noe eller vil endre bestemte innstillinger. Du kan ikke redigere et møte etter at du har startet det.

1

Logg inn på Brukerhub.

2

Klikk på fanen Møter og velg møtet du vil redigere fra listen Kommende.

3

Klikk på Rediger Rediger-knapp, og oppdater deretter møtedetaljene.

Du kan bare redigere møter som er planlagt fra Microsoft Outlook, Webex-appen fra den respektive plattformen. Redigeringsikonet vises ikke for disse møtene.

Hvis du legger til deltakere i møtet, må du ikke fjerne de opprinnelige deltakerne fra listen, da de kan motta e-poster om avlysning.

4

Klikk på Lagre, og velg deretter hvem du vil sende den oppdaterte møteinformasjonen til.

Avbryt et planlagt møte

Etter at du har planlagt et møte, kan du avbestille når som helst før møtet skal starte.

1

Logg inn på Brukerhub.

2

Klikk på fanen Møter og velg møtet du vil avlyse fra listen Kommende.

3

Klikk på Avbryt møte Slett-knapp representert av et søppelbøtteikon, og klikk på Janår du blir bedt om det.

Dette avbryter møtet, varsler alle deltakere og kan ikke angres.