Agendar uma reunião

Se você não tiver um serviço de calendário configurado, ao agendar, modificar ou cancelar uma reunião, o Webex enviará automaticamente a todos um novo e-mail para que eles fiquem atualizados. Quando você modifica ou cancela a reunião, o Webex envia automaticamente a todos um novo e-mail com os detalhes atualizados. Quando chegar a hora, o Webex enviará e-mails de lembrete.

Se você tiver o Serviço de calendário híbrido, ao agendar uma reunião, o Webex não enviará mais e-mails, mas criará um novo evento no calendário. Os convidados recebem um convite. Quando você modifica a reunião, os convidados recebem um convite atualizado. Quando você cancela a reunião, seu calendário a remove. Além disso, anfitriões e convidados recebem uma mensagem pop-up de lembrete antes da reunião.

Agende sua reunião

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Entre no Hub do Usuário, clique na aba Reuniões, depois clique no menu suspenso Agendar e selecione Agendar uma reunião.

  1. Se você tiver algum modelo de reunião salvo , você pode selecionar um no menu suspenso Modelos de reunião.

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Adicione as informações padrão da reunião:

  • Tópico—Escolha um tópico que as pessoas possam reconhecer e se interessar.
  • No nível de classificação de reuniões, selecione o menu suspenso para visualizar os rótulos de classificação disponíveis. Esses rótulos ajudam a garantir que as informações sejam compartilhadas adequadamente e estejam alinhadas aos padrões de segurança da sua organização.

    Quando você ativa as classificações, o sistema cria automaticamente uma classificação pública e a define como padrão. Você pode renomear a classificação pública, mas não pode excluí-la.

    Como anfitrião da reunião, você pode alterar a classificação a qualquer momento antes do início da reunião. A classificação não pode ser alterada depois que a reunião começar e nem quando ela terminar.

  • Data e hora—Indique quando a reunião ocorrerá. Se você estiver convidando pessoas de diferentes fusos horários, clique em Planejador para encontrar um horário que funcione melhor para todos.

    Você também pode definir a reunião para repetir diariamente, semanalmente ou mensalmente, marcando Recorrência.

  • Descrição—Adicione qualquer contexto ou detalhes que você deseja que seus participantes tenham sobre a próxima reunião.
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Em Convidados, insira os endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar para sua reunião.

Se o convidado tiver o Serviço de Calendário Híbrido, um ícone aparecerá ao lado do nome dele, mostrando se ele estará disponível para o horário da reunião escolhido. Se eles tiverem uma conta neste site, você pode selecionar o ícone para torná-los coanfitriões.

  1. Se você tiver o Serviço de Calendário Híbrido, o horário da sua reunião aparecerá no calendário na página de agendamento. Arraste sua reunião para outro horário ou passe o mouse sobre a borda da reunião e arraste-a para cima ou para baixo para ajustar a duração da reunião.

    O calendário só mostra a disponibilidade para participantes que têm o Serviço de Calendário Híbrido.
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Escolha entre as opções avançadas disponíveis:

  • Tipo de reunião— Os tipos de reunião são conjuntos padrão ou personalizados de recursos de reunião disponíveis para seu site. Sua conta pode ter um ou mais tipos de reuniões associados a ela.
  • Opções de segurança—Escolha como proteger sua reunião. Defina uma senha para a reunião e escolha opções para Excluir senha do convite por e-mail, Regras de participação, Bloqueio automático, Marca d'água de áudioe Marcas d'água visuais.
  • Opções de áudio— Selecione como se conectar ao áudio da reunião, escolha o que as pessoas na reunião ouvem quando alguém entra ou sai e escolha as opções de silenciar e ativar o som.
  • Opções de agendamento—Escolha opções de agendamento mais avançadas, como escolher coanfitriões, sistemas de vídeo, gravação automática, adicionar sessões de grupo, registro, interpretação, linguagem de sinais, opções de reunião e privilégios dos participantes.
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Clique em Voltare selecione Agendar.

Editar uma reunião agendada

Depois de agendar sua reunião, você pode voltar e editar os detalhes caso tenha esquecido de incluir algo ou queira alterar configurações específicas. Você não pode editar uma reunião depois de iniciá-la.

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Entre no Hub do Usuário.

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Clique na aba Reuniões e selecione a reunião que deseja editar na lista Próximas.

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Clique em Editar Botão Editare atualize os detalhes da reunião.

Você só pode editar reuniões agendadas do Microsoft Outlook, Webex App da respectiva plataforma. O ícone de edição não aparece para essas reuniões.

Se você adicionar participantes à reunião, não remova os participantes originais da lista, pois eles poderão receber e-mails de cancelamento.

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Clique em Salvare escolha para quem você deseja enviar as informações atualizadas da reunião.

Cancelar uma reunião agendada

Após agendar uma reunião, você pode cancelá-la a qualquer momento antes do início da reunião.

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Entre no Hub do Usuário.

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Clique na aba Reuniões e selecione a reunião que deseja cancelar na lista Próximas.

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Clique em Cancelar reunião Botão Excluir representado por um ícone de lixeirae, quando solicitado, clique em Sim.

Isso cancela a reunião, notifica todos os participantes e não pode ser desfeito.