Zakazivanje sastanka

Ako nemate postavljenu uslugu kalendara, kada zakažete, izmenite ili otkažete sastanak, Vebek automatski šalje svima novu e-poštu kako bi ostali u toku. Kada izmenite ili otkažete sastanak, Vebek automatski šalje svima novu e-poštu sa ažuriranim detaljima. Kada dođe vreme, Vebek šalje e-poštu sa podsetnicima.

Ako imate uslugu hibridnog kalendara, kada zakažete sastanak, Vebek više ne šalje e-poštu, već kreira novi događaj u kalendaru. Pozvani dobijaju pozivnicu. Kada izmenite sastanak, pozvani dobijaju ažuriranu pozivnicu. Kada otkažete sastanak, vaš kalendar uklanja sastanak. Pored toga, domaćini i pozvani dobijaju pop-up podsetnik pre sastanka.

Zakažite sastanak

1

Prijavite se na User Hub, kliknite na karticu Sastanci , a zatim kliknite na padajući meni Raspored i izaberite Zakaži sastanak.

  1. Ako imate sačuvane šablone sastanaka, možete da izaberete jedan iz padajućeg menija Šabloni sastanaka.

2

Dodajte standardne informacije o sastanku:

  • Tema – Izaberite temu koju ljudi mogu prepoznati i uzbuditi se.
  • Od nivoa klasifikacije sastanaka, izaberite padajući meni da biste videli dostupne oznake klasifikacije. Ove oznake pomažu da se informacije dele na odgovarajući način i da se usklađuju sa bezbednosnim standardima vaše organizacije.

    Kada uključite klasifikacije, sistem automatski kreira javnu klasifikaciju i podesite je kao podrazumevanu. Možete preimenovati javnu klasifikaciju, ali ne možete je izbrisati.

    Kao domaćin sastanka, možete promeniti klasifikaciju u bilo kom trenutku pre početka sastanka, klasifikacija se ne može promeniti kada sastanak započne i kada se sastanak završi.

  • Datum i vreme – navedite kada se sastanak održava. Ako pozivate ljude iz različitih vremenskih zona, kliknite na dugme Planer da biste pronašli vreme koje najbolje odgovara svima.

    Takođe možete podesiti sastanak da se ponavlja dnevno, nedeljno ili mesečno, tako što ćete proveriti ponavljanje.

  • Opis – dodajte kontekst ili detalje koje želite da vaši učesnici imaju o predstojećem sastanku.
3

U odjeljku Pozvani unesite adrese e-pošte ljudi koje želite pozvati na sastanak.

Ako pozvani ima hibridnu uslugu kalendara, pored njegovog imena pojavljuje se ikona koja pokazuje da li su dostupni za vreme sastanka koje ste odabrali. Ako imaju nalog na ovoj veb lokaciji, možete odabrati ikonu da biste ih učinili kohostom.

  1. Ako imate uslugu hibridnog kalendara, vreme sastanka se pojavljuje u kalendaru na stranici za zakazivanje. Prevucite sastanak u neko drugo vreme ili pređite preko ivice sastanka i povucite ga gore ili dole da biste prilagodili trajanje sastanka.

    Kalendar prikazuje dostupnost samo za učesnike koji imaju uslugu hibridnog kalendara.
4

Izaberite neku od dostupnih naprednih opcija:

  • Tip sastanka – tipovi sastanaka su podrazumevani ili prilagođeni skupovi funkcija sastanka dostupnih za vaš sajt. Vaš nalog može da ima neke tipove sastanaka povezane sa njim.
  • Bezbednosne opcije – Izaberite kako da obezbedite sastanak. Podesite lozinku za sastanak i izaberite opcije za Isključite lozinku iz pozivnice za e-poštu, Pravila za pridruživanje, Automatsko zaključavanje, Audio vodeni žig i Vizuelni vodeni žigovi.
  • Opcije zvuka – izaberite način povezivanja sa zvukom sastanka, izaberite šta ljudi na sastanku čuju kada se neko pridruži ili ode, i izaberite opcije isključivanja i uključivanja zvuka.
  • Opcije rasporeda – Izaberite naprednije opcije zakazivanja kao što su odabir kodomaćina, video sistema, automatskog snimanja, dodavanja sesija, registracije, prevođenja, znakovnog jezika, opcija sastanka i privilegija učesnika.
5

Kliknite na dugme Nazad, a zatim izaberite Raspored.

Uređivanje zakazanog sastanka

Nakon što zakažete sastanak, možete se vratiti i urediti detalje ako ste zaboravili da uključite nešto ili želite da promenite određena podešavanja. Ne možete da uređujete sastanak nakon što ga započnete.

1

Prijavite se na User Hub.

2

Kliknite na Sastanci karticu, i izaberite sastanak koji želite da uredite sa Predstojeće liste.

3

Kliknite na dugme Uredi Dugme „Uredi“, a zatim ažurirajte detalje sastanka.

Možete samo uređivati sastanke zakazane iz Microsoft Outlook-a, Vebek aplikacije sa odgovarajuće platforme. Ikona za uređivanje se ne pojavljuje za ove sastanke.

Ako dodate učesnike na sastanak, nemojte uklanjati originalne učesnike sa liste jer mogu primati e-poštu o otkazivanju.

4

Kliknite Sačuvaj, a zatim izaberite kome želite da pošaljete ažurirane informacije o sastanku.

Otkažite zakazani sastanak

Nakon zakazivanja sastanka, možete otkazati u bilo kom trenutku pre nego što sastanak treba da počne.

1

Prijavite se na User Hub.

2

Kliknite na Sastanci karticu, i izaberite sastanak koji želite da otkažete iz Predstojeće liste.

3

Kliknite Otkaži sastanak Dugme Delete predstavljeno ikonom kante za smeće, a kada se to od vas zatraži, kliknite na dugme Da.

Ovo otkazuje sastanak i obaveštava sve prisutne i ne može se poništiti.