Най-добри практики за сигурни срещи: организатори

Общ преглед на защитата на Webex

Пакетът Webex Meetings помага на глобалните служители и виртуалните екипи да се срещат и да си сътрудничат в реално време, все едно работят в една и съща стая. Фирмите, институциите и държавните агенции по целия свят разчитат на Webex. Webex помага за опростяване на бизнес процесите и подобряване на резултатите за екипите за продажби, маркетинг, обучение, управление на проекти и поддръжка.

За всички организации и техните потребители защитата е основна грижа. Онлайн сътрудничеството трябва да осигурява множество нива на защита – от планирането на срещи до удостоверяването на участниците и споделянето на съдържание.

Webex осигурява защитена среда, която можете да конфигурирате като отворено място за сътрудничество. Разбирането на функциите за защита като администратори на сайта и крайни потребители може да ви позволи да персонализирате своя сайт на Webex според бизнес нуждите си.

За допълнителна информация вижте Технически документ за защитата на Webex.

Най-добри практики за домакини

Като домакин вие сте крайният производител на решения относно настройките за сигурност на вашите срещи, събития, уебинарии тренировъчни сесии. Контролирате почти всеки аспект от срещата, събитието, webinarили обучителната сесия, включително когато започне и приключи.

Пазете вашите срещи и информация защитени. Познавайте и следвайте политиките за сигурност за вашата организация. Следвайте най-добрите практики за сигурност, когато планирате среща, по време на среща и след среща.

Използвайте контролите за лоби за срещи и автоматично заключване, когато са налични.

Не публикувайте пароли на публично достъпни интернет сайтове.

Не споделяйте своя ПИН код за аудио с никого.

Предоставяйте пароли за срещите само на потребители, които се нуждаят от тях.

Никога не споделяйте чувствителна информация на срещата си, докато не сте сигурни кой присъства.

Осигурете личната си стая

Личните стаи в Webex Meetings са форма на среща в Webex, която е постоянно достъпна за организатора на срещата. домакин на среща активира своята лична стая, когато се присъединят, и деактивира стая за срещи, когато напуснат. Личните стаи осигуряват бърз и удобен начин за среща на доверени участници и следователно имат ограничен набор от конфигурируеми функции за сигурност. Ако защитата на срещите е основната ви грижа, препоръчваме да използвате планирани срещи на Webex, които имат изчерпателен набор от функции за защита, които могат да се конфигурират.

Лично лоби на стаята

Лобито е активирано по подразбиране за всички срещи в личната стая. С тази настройка по подразбиране, когато започнете срещата си в личната стая и срещата е отключена, всички гости се настаняват във фоайето, докато вие (домакинът) ги допуснете.

Гостът се определя, както следва:

Не сте влезли (идентификацията не е удостоверена)
Влязъл, но принадлежи към външна организация

С настройка по подразбиране, Чакат във фоайето, докато домакинът ги допусне , хората във вашата организация, които са влезли с акаунт в Webex , използвайки лиценз за хост или присъстващ, заобикалят лобито и се присъединяват директно към отключени срещи.

Администраторът на сайт на Webex може да промени настройката на лобито за всички лични стаи във вашата организация от Чакат във фоайето, докато домакинът ги допусне на едно от следните:

Те могат да се присъединят към срещата — Деактивира лобито за всички лични стаи във вашата организация, позволявайки на всеки да се присъедини директно към срещата ви в личната стая, докато тя е отключена. Силно не препоръчваме да деактивирате лобито, тъй като това прави срещата ви уязвима за нежелани посетители, които се присъединяват към срещата ви и измама с таксите за събиране.
Те не могат да се присъединят към срещата —Всички присъстващи трябва да имат акаунт на вашия сайт и да са влезли, за да присъстват на срещата. Тази настройка прави срещите в личната стая само вътрешни, което означава, че са достъпни само за хора във вашата организация.

Когато хората бъдат настанени във фоайето на вашата лична стая, те се поставят в една от трите категоризирани групи, за да опростят избора ви за скрининг и прием на среща:

Вътрешни потребители (удостоверени потребители във вашата организация)
Външни потребители (удостоверени потребители във външни организации)
Непроверени потребители (потребители, които не са влезли и не са удостоверени)

Вътрешните и външните удостоверени потребители са влезли и са потвърдили своята самоличност. Идентичността на непроверените потребители (потребители, които не са влизам) не може да се приеме за вярна, тъй като те не са удостоверени.

Хората могат да бъдат допуснати до събранието или отстранени от фоайето индивидуално или като група .

Автоматично заключване на вашата лична стая

Заключването на вашата лична стая влияе върху поведението при влизане в срещата за всички. По подразбиране, когато срещата е заключена, всички трябва да изчакат във фоайето, докато домакинът ги приеме.

По-рестриктивна настройка може също да бъде конфигурирана от вашия администратор на сайта за всички лични стаи във вашата организация. С тази по-рестриктивна настройка никой не може да се присъедини към срещата, когато срещата е заключена.

Като домакин на среща винаги можете да заключвате и отключвате срещата си, докато тя е в ход, като използвате контроли в срещата.

Можете да настроите вашата лична стая да се заключва автоматично, като изберете Предпочитания > Моята лична стая на вашия сайт на Webex.

Тази настройка заключва вашата стая и не позволява на присъстващите да се присъединят към срещата автоматично. С тази настройка виждате известия, когато посетителите чакат във фоайето. Можете да проверявате хората във фоайето и да допускате само упълномощени участници във вашата среща.

администратор на сайта може да заключи настройката за автоматично заключване и да зададе времеви период за автоматично заключване за вашата лична стая, така че да не можете да я промените. Тази административна способност задава стойността за автоматично заключване по подразбиране за вашата лична стая, но винаги имате възможността да отключвате и заключвате отново срещата си, докато е в ход.

Считайте URL адреса на вашата лична стая за публичен URL адрес, всеки, който знае този URL адрес, може да ви чака във фоайето ви. Винаги проверявайте потребителските имена, преди да ги допуснете като посетител в стаята си.

Известия в личната стая преди среща

Когато хората влязат в лобито на вашата лична стая, те могат да ви изпратят известие по имейл, с което да ви уведомят, че чакат срещата да започне. Дори неупълномощени хора, които получават достъп до лобито на вашата лична стая, могат да изпращат известия.

Препоръчваме ви да прегледате имейл известията си, преди да започнете среща, за да проверите неоторизираните присъстващи.

Ако виждате твърде много известия по имейл от неупълномощени присъстващи, помислете дали да изключите тези известия. От вашия сайт на Webex отидете на Предпочитания > Моята лична стая , и премахнете отметката Уведомете ме по имейл, когато някой влезе във фоайето на моята лична стая, докато ме няма .

Известия в личната стая по време на среща

Ако заключите личната си стая, можете да проверявате всеки, който чака в лобито ви. По време на заключена среща, известията ви уведомяват, когато някой нов влезе във фоайето; можете да изберете дали да ги приемете . Когато няколко присъстващи чакат във фоайето на личната ви стая, можете да изберете да допуснете избрани лица или да допуснете всички чакащи присъстващи до срещата.

Сигурни насрочени срещи

Планирани срещи

Планираните срещи Webex са препоръчителният ни тип среща, когато сигурността е важна за вас или вашата организация. Насрочените срещи са защитени с парола еднократни срещи и имат широк набор от функции за сигурност, в контролите на функциите за срещи и контролите за присъстващите. Вижте следните стъпки за това как да защитите насрочените си срещи.

Изберете внимателно темата на срещата

Посочена среща или препратен имейл с покана може като минимум да разкрие заглавията на срещата на нежелана публика. Заглавията на срещите могат неволно да разкрият лична информация. За да сведете до минимум излагането на чувствителни данни, като имена на компании или събития, внимателно изписвайте заглавията на срещите.

Изключете паролата за срещата от поканите

За силно чувствителни срещи, уебинари, събития или сесии за обучение изключете паролата от имейла с поканата. Тази мярка предотвратява неоторизиран достъп до подробности за срещата, ако имейл съобщение с покана бъде препратено до неволен получател.

Ако поставите отметка на Изключване на паролата от имейл поканата, когато планирате среща, уебинар, събитие или сесия за обучение, паролата не се показва в поканата. Предоставете паролата на присъстващите по друг начин, като например по телефона.

Webex Webinars не поддържа тази функция.

Лоби за стая за срещи по график

За Webex версия 43.3 и по-нова, лобито е активирано по подразбиране за всички насрочени срещи на Webex . Не се правят промени в съществуващи сайтове, които нямат активирано по подразбиране.

С тази настройка по подразбиране, когато насрочената среща започне и срещата е отключена, всички гости се настаняват във фоайето, докато вие (домакинът) ги приемете. Хората, които са получили покана за среща и са влезли с акаунт в Webex , заобикалят лобито и се присъединяват директно към отключени срещи.

Гостът се определя, както следва:

Не сте влезли (идентификацията не е удостоверена)
Влязъл, но принадлежи към външна организация

Когато планирам среща на вашия сайт на Webex, можете да промените настройката на лобито по подразбиране от Те чакат във фоайето, докато домакинът ги пусне до Те могат да се присъединят към срещата или Те не могат да се присъединят към срещата , в зависимост от настройки за защита на администратора за вашия сайт.

Ако вашият сайт на Webex е използвал предишния Отключени срещи настройки, еквивалентната настройка за Автоматично признаване автоматично се прилага. например Гостите могат да се присъединят към срещата става Те могат да се присъединят към срещата . Гостите чакат във фоайето, докато домакинът ги приеме става Те чакат във фоайето, докато домакинът ги пусне .

Когато хората бъдат настанени във фоайето на вашата среща, те биват разделени на три категоризирани групи, за да опростят избора ви за скрининг и прием на среща:

Вътрешни потребители (удостоверени потребители във вашата организация)
Външни потребители (удостоверени потребители във външни организации)
Непроверени потребители (потребители, които не са влезли и не са удостоверени)

Вътрешните и външните удостоверени потребители са влезли и са потвърдили своята самоличност. Не може да се приеме, че самоличността на непроверените потребители е вярна, тъй като те не са удостоверени.

Можете да допускате или премахвате хора от лобито поотделно или като група.

Автоматично заключване за планирани срещи

Заключването на вашата среща засяга поведението при влизане в срещата за всички потребители. По подразбиране, когато заключите срещата си, всички трябва да чакат във фоайето, докато домакинът ги приеме.

По-рестриктивна настройка може също да бъде конфигурирана от вашия администратор на сайта за всички планирани срещи, хоствани от потребители във вашата организация. С тази по-рестриктивна настройка никой не може да се присъедини към срещата, когато срещата е заключена.

Като домакин на среща винаги можете да заключвате и отключвате срещата си, докато е в ход, като използвате контролите за срещата.

Когато планирам среща, можете да настроите срещата да се заключва автоматично от контролите в Сигурност раздел на вашия сайт на Webex.

С тази настройка виждате известие, когато посетителите чакат във фоайето. Можете да проверявате потребителите във фоайето и да допускате само оторизирани присъстващи във вашата среща.

администратор на сайта може да заключи настройката за автоматично заключване и да зададе времеви период за автоматично заключване за планираните ви срещи, така че да не можете да ги променяте. Тази административна способност задава стойността по подразбиране за автоматично заключване за планираната ви среща, но винаги можете да отключите и заключите отново срещата си, докато е в ход.

Изисквайте от поканените да се регистрират за вашата среща, събитие или обучение

Можете да изискате от вашите поканени да се регистрират за вашата среща, уеб семинар, събитие или обучение, преди да се присъединят. Това ви позволява да защитите информацията за срещата и да проследявате и събирате информация за поканените, които планират да присъстват на вашата среща, събитие или обучение.

Тази функция е активирана по време на планиране. За да активирате тази настройка в Webex Meetings и Webex Webinars, отидете на Разширени опции , и под Регистрация изберете Изисквайте регистриране на присъстващ.

Използвайте тон за влизане или излизане или функция за съобщаване на име

Използването на тази функция не позволява на някого да се присъедини към аудио частта на вашата среща без ваше знание. Тази функция е активирана по подразбиране за Webex срещи и Webex обучение. Можете да отидете на Предпочитания > Аудио и видео и в секцията Звук за влизане и излизане изберете опция за тон от падащото меню - списък надолу.

Докато планирате вашата среща, уеб семинар, събитие или сесия за обучение, отидете на Опции за аудио връзка и в секцията Тон за влизане и излизане изберете опция за тон от падащия списък .

Когато използвате опцията Webex audio, ако изберете функцията за обявяване на име, присъстващите, присъединяващи се с помощта на опцията Използване на компютър за аудио, не получават опцията да записват и обявяват името си.

Ограничете наличните функции

Ограничете наличните функции, като чат и аудио, ако позволите на участниците да се присъединят към срещата, уебинара, събитието или обучителната сесия преди домакина.

Поискайте поканените да не препращат покани

Изискайте поканените ви да не препращат повече поканата, особено за поверителни срещи.

Задайте кохост

Задайте съхост, който да стартира и контролира срещата, уебинара, събитието или сесия за обучение (кохост). Тази практика поддържа срещи, уебинари, събития и обучителни сесии по-сигурни, като елиминира възможността ролята на домакин да бъде възложена на неочакван или неоторизиран посетител, в случай че загубите връзката си със срещата.

Когато каните участници на планирана среща, можете да посочите един или повече присъстващи като съдомакини за срещата. Съдомакин може да започне срещата и да действа като домакин. По този начин кохост трябва да има потребителски акаунт на вашия сайт на Webex.

Сигурност по време на срещата

Ограничете достъпа до срещата

Заключете срещата, уебинара, събитието или сесията за обучение, след като всички участници са се присъединили. Това не позволява на повече присъстващи да се присъединят. Домакините могат да заключват или отключват срещата, уебинара, събитието или сесията за обучение, докато сесията е в ход. За да заключите среща, която в момента сте домакин, щракнете върху , след което щракнете върху плъзгача до Заключване на срещата.

Тази опция не позволява на никого да се присъедини автоматично към срещата, уеб семинара, събитието или сесията за обучение. За да отключите среща, която в момента сте домакин, щракнете върху , след което щракнете върху плъзгача до Заключване на срещата.

Потвърдете самоличността на всички потребители в разговор

Отчитането на всеки участник чрез поименно повикване е сигурна практика. Помолете потребителите да включат видеото си или да посочат името си, за да потвърдят самоличността си.

За да присъства на среща с помощта на телефон, обаждащият се изисква валиден номер за набиране в Webex и ИД на среща от девет до единадесет цифри. Ако това е разрешено на вашия сайт, участниците, които се присъединяват по телефона без парола, могат да се присъединят към аудиоконферентната част на срещата.

Ако е разрешено на вашия сайт, присъстващите без акаунти могат да се присъединят към срещата. Неупълномощените потребители могат да се идентифицират с всяко име във вашата среща.

Премахнете участник от срещата или уебинара

Можете да изключите участници по всяко време на срещата. Домакините, съорганизаторите и участниците в панела могат да изключат участниците от уебинари, включително уебинари в изглед на уебкаст. Изберете името на участника, когото искате да премахнете, и след това щракнете върху Участник > Изключване.

Споделете приложение, а не вашия екран

Когато изберете Споделете , можете да изберете уебинари в изглед на уебкаст да споделяте приложение вместо вашия екран. Споделянето на приложение, а не на вашия екран, помага за предотвратяване на случайно разкриване на чувствителна информация.

Контролирайте кой може да споделя

Ако е разрешено на ниво сайт, домакините могат да изберат дали да разрешат на всички участници да споделят. Ако не активирате опцията, можете да присвоите ролята на презентатор, за да изберете участници или присъстващи.

Прекратете срещата

Когато срещата, събитието или обучението приключи, не забравяйте да го прекратите за всички участници. Може да се отвори диалогов прозорец, за да ви предостави опцията да напуснете срещата, уебинара, събитието или сесията за обучение, без да ги прекратявате. Ако трябва да си тръгнете по-рано, направете някой друг домакин, за да може той да отговаря за приключването на срещата, събитието или обучението.

Охрана след срещата

Задайте пароли на записите

Препоръчваме ви да не създавате записи, които съдържат поверителна информация.

Ако създавате записи, можете да редактирате записите и да добавяте пароли, преди да ги споделите, за да запазите информацията защитена. Защитените с парола записи изискват получателите да имат паролата, за да ги видят.

За да присвоите пароли на записи, отидете на вашата лична потребителска уеб страница на Webex на Записи и щракнете върху , за да отворите прозореца за споделяне на запис.
В прозореца за споделяне на запис поставете отметка в квадратчето до Публична връзка.
Поставете отметка в квадратчето до Защита с парола и след това въведете паролата в текстовото поле.
Кликнете върху Запазване.

Изтриване на записи

Изтрийте записите, след като вече не са подходящи.

Отидете на Записи, след което изберете в записа.
Щракнете върху Изтриване, след което щракнете отново върху Изтриване.

Персонална конференция за домакините

Създайте силен аудио PIN и го защитете. Влезте в потребителската уеб страница на вашия личен сайт на Webex и отидете на Предпочитания > Аудио и Видео за да създадете своя аудио PIN.

Вашият ПИН е последното ниво на защита за предотвратяване на неупълномощен достъп до вашата лична конферентна среща (PCN среща). Дори ако неупълномощено лице е получило вашия код за достъп до хоста, конференцията не може да започне без аудио PIN. Защитете своя PIN код за аудио и не го споделяйте.