שיטות מומלצות לפגישות מאובטחות: מארחים

לובי של חדר אישי

הלובי מופעל כברירת מחדל עבור כל הפגישות בחדר האישי. עם הגדרת ברירת המחדל הזו, כאשר תתחיל את הפגישה בחדר האישי שלך, והפגישה לא נעולה, כל האורחים יוכנסו ללובי, עד שתכניס אותם (המארח).

אורח מוגדר כדלקמן:

• לא מחובר (הזהות אינה מאומתת)

• מחובר, אבל שייך לארגון חיצוני

עם הגדרת ברירת המחדל, הם ממתינים בלובי עד שהמארח מכניס אותם, אנשים בארגון שלך שנכנסו עם חשבון Webex באמצעות רישיון מארח או משתתף עוקפים את הלובי ומצטרפים לפגישות לא נעולות ישירות.

מנהל אתר Webex יכול לשנות את הגדרת הלובי עבור כל החדרים האישיים בארגון שלך מ-הם ממתינים בלובי עד שהמארח מכניס אותם לאחת מהאפשרויות הבאות:

• הם יכולים להצטרף לפגישה—משבית את הלובי עבור כל החדרים האישיים בארגון שלך, ומאפשר לכל אחד להצטרף ישירות לפגישה בחדר האישי שלך בזמן שהיא לא נעולה. אנו מרתיעים מאוד את השבתת הלובי, שכן פעולה זו הופכת את הפגישה שלך לפגישה למשתתפים לא רצויים שמצטרפים לפגישה והונאת תשלום לפגישה.

• הם לא יכולים להצטרף לפגישה – לכל המשתתפים חייב להיות חשבון באתר שלך ולהיות מחוברים כדי להשתתף בפגישה. הגדרה זו הופכת פגישות בחדר אישי לפנימיות בלבד, כלומר הן זמינות רק לאנשים בארגון שלך.

כאשר אנשים נכנסים ללובי של החדר האישי שלך, הם נכנסים לאחת משלוש קבוצות מסווגות כדי לפשט את ההקרנה ואת אפשרויות הקבלה לפגישה:

• משתמשים פנימיים (משתמשים מאומתים בארגון שלך)

• משתמשים חיצוניים (משתמשים מאומתים בארגונים חיצוניים)

• משתמשים לא מאומתים (משתמשים שלא התחברו ואינם מאומתים)

משתמשים מאומתים פנימיים וחיצוניים שהתחברו ואימתו את זהותם. לא ניתן להניח שזהותם של משתמשים לא מאומתים (משתמשים שלא נכנסו) נכונה מכיוון שהם לא מאומתים.

ניתן להכניס אנשים לפגישה, או להסיר אותם מהלובי בנפרד או כקבוצה.

נעל באופן אוטומטי את החדר האישי שלך

נעילת החדר האישי שלך משפיעה על התנהגות הכניסה לפגישה עבור כולם. כברירת מחדל, כאשר הפגישה נעולה, כולם חייבים להמתין בלובי עד שהמארח מכניס אותם.

ייתכן שמנהל האתר יקבע הגדרה מגבילה יותר עבור כל החדרים האישיים בארגון שלך. עם הגדרה מגבילה יותר זו, אף אחד לא יכול להצטרף לפגישה כאשר הפגישה נעולה.

כמארח הפגישה, באפשרותך תמיד לנעול ולבטל את הנעילה של הפגישה בזמן שהיא מתבצעת, באמצעות פקדי פגישה.

באפשרותך להגדיר את החדר האישי שלך לנעול באופן אוטומטי על-ידי בחירה באפשרות העדפות > החדר האישי שלי באתר Webex שלך.

ההגדרה הזו נועלת את החדר שלך ומונעת מהמשתתפים להצטרף לפגישה באופן אוטומטי. עם הגדרה זו, תראה התראות כאשר המשתתפים ממתינים בלובי. באפשרותך לסנן אנשים בלובי ולאפשר רק למשתתפים מורשים להיכנס לפגישה שלך.

מנהל האתר יכול לנעול את הגדרת אוטלוק ולהגדיר את פרק הזמן של אוטלוק עבור החדר האישי שלך כך שלא תוכל לשנות אותו. יכולת ניהול זו קובעת את ערך אוטלוק המוגדר כברירת מחדל עבור החדר האישי שלך, אך תמיד יש לך את היכולת לבטל את הנעילה ולנעול מחדש את הפגישה שלך בזמן שהיא מתבצעת.

התראות חדר אישי לפני פגישה

כאשר אנשים נכנסים ללובי של החדר האישי שלך, הם יכולים לשלוח לך הודעת דוא"ל שמודיעה לך שהם ממתינים לתחילת הפגישה. אפילו אנשים לא מורשים שמקבלים גישה ללובי של החדר האישי שלך יכולים לשלוח התראות.

אנו ממליצים לבדוק את ההתראות שאתה מקבל בדוא"ל לפני שתתחיל פגישה, כדי לסנן משתתפים לא מורשים.

אם אתה רואה יותר מדי התראות דוא"ל ממשתתפים לא מורשים, שקול להשבית את ההתראות האלה. מאתר Webex שלך, עבור אל 'העדפות' > החדר האישי שלי, ובטל את הסימון הודע לי בדוא"ל כאשר מישהו נכנס ללובי של החדר האישי שלי כשאני לא נמצא.

התראות חדר אישי במהלך פגישה

אם תנעל את החדר האישי שלך, תוכל לסנן את האנשים שממתינים בלובי שלך. במהלך פגישה נעולה, הודעות מיידעים אותך כאשר מישהו חדש נכנס ללובי; תוכל לבחור אם להכניס אותו. כאשר משתתפים מרובים ממתינים בלובי של החדר האישי שלך, באפשרותך לבחור להכניס אנשים נבחרים, או להכניס את כל המשתתפים שממתינים לפגישה.

פגישות מתוזמנות

פגישות Webex מתוזמנות הן סוג הפגישה המומלץ שלנו כאשר האבטחה חשובה לך או לארגון שלך. פגישות מתוזמנות הן פגישות חד-פעמיות מוגנות באמצעות סיסמה, ויש להן מגוון רחב של תכונות אבטחה, בפקדי תכונות פגישה ובקרות משתתפים. ראה את השלבים הבאים לגבי אופן אבטחת הפגישות המתוזמנות שלך.

בחירה קפדנית של נושא הפגישה

פגישה רשומה או הודעת דוא"ל עם הזמנה שהועברה, עלולות, לכל הפחות, לחשוף את כותרות הפגישות לקהלים לא רצויים. כותרות פגישות יכולות לחשוף מידע פרטי שלא במתכוון. כדי למזער את החשיפה של נתונים רגישים, כגון שמות או אירועים של חברות, יש לנסח את כותרות הפגישות בקפידה.

הימנעות מהכללת סיסמת הפגישה בהזמנות

עבור פגישות, וובינרים, אירועים או מפגשי הדרכה בעלי רמת רגישות גבוהה ביותר, אין לכלול את הסיסמה בהודעת הדוא"ל של ההזמנה. אמצעי זה מונע גישה לא מורשית לפרטי הפגישה אם הודעת הדוא"ל של ההזמנה מועברת לנמען לא רצוי.

אם תסמן את האפשרות אל תכלול סיסמה בהזמנה בדוא"ל כאשר תתזמן פגישה, וובינר, אירוע או מפגש הדרכה, הסיסמה לא תופיע בהזמנה. מסור את הסיסמה למשתתפים באמצעים אחרים, למשל, בטלפון.

לובי חדר פגישות מתוזמן

עבור Webex גרסה 43.3 ואילך, הלובי מופעל כברירת מחדל עבור כל הפגישות המתוזמנות של Webex. לא נעשים שינויים באתרים קיימים שהלובי אינו מופעל כברירת מחדל.

עם הגדרת ברירת המחדל הזו, כאשר הפגישה המתוזמנת מתחילה, והפגישה לא נעולה, כל האורחים נכנסים ללובי, עד שתכניס אותם (המארח). אנשים שקיבלו הזמנה לפגישה ונכנסו באמצעות חשבון Webex עוקפים את הלובי ומצטרפים ישירות לפגישות לא נעולות.

אורח מוגדר כדלקמן:

• לא מחובר (הזהות אינה מאומתת)

• מחובר, אבל שייך לארגון חיצוני

כשאתה מתזמן פגישה באתר Webex שלך, באפשרותך לשנות את הגדרת הלובי המוגדרת כברירת מחדל מ-הם ממתינים בלובי עד שהמארח מכניס אותם אליו הם יכולים להצטרף לפגישה או שהם לא יכולים להצטרף לפגישה, בהתאם להגדרות האבטחה של מנהל המערכת עבור האתר שלך.

כאשר אנשים נכנסים ללובי של הפגישה שלך, הם נכנסים לשלוש קבוצות מסווגות כדי לפשט את הסינון ואת אפשרויות הקבלה לפגישה:

• משתמשים פנימיים (משתמשים מאומתים בארגון שלך)

• משתמשים חיצוניים (משתמשים מאומתים בארגונים חיצוניים)

• משתמשים לא מאומתים (משתמשים שלא התחברו ואינם מאומתים)

משתמשים מאומתים פנימיים וחיצוניים שהתחברו ואימתו את זהותם. לא ניתן להניח שהזהות של משתמשים לא מאומתים נכונה מכיוון שהם לא מאומתים.

באפשרותך להכניס או להסיר אנשים מהלובי בנפרד או כקבוצה.

נעילה אוטומטית לפגישות מתוזמנות

נעילת הפגישה משפיעה על התנהגות הכניסה לפגישה עבור כל המשתמשים. כברירת מחדל, כאשר אתה נועל את הפגישה, כולם חייבים להמתין בלובי עד שהמארח מכניס אותם.

ייתכן גם שמנהל האתר יקבע הגדרה מגבילה יותר עבור כל הפגישות המתוזמנות המתארחות בארגון שלך. עם הגדרה מגבילה יותר זו, אף אחד לא יכול להצטרף לפגישה כאשר הפגישה נעולה.

כמארח הפגישה, באפשרותך תמיד לנעול ולבטל את הנעילה של הפגישה בזמן שהיא מתבצעת, באמצעות פקדי הפגישה.

כשאתה מתזמן פגישה, באפשרותך להגדיר את הפגישה לנעילה אוטומטית מהפקדים בקטע האבטחה באתר Webex שלך.

עם הגדרה זו, תראה התראה כאשר המשתתפים ממתינים בלובי. באפשרותך לסנן משתמשים בלובי ולאפשר רק למשתתפים מורשים להיכנס לפגישה שלך.

מנהל האתר יכול לנעול את הגדרת הנעילה האוטומטית ולהגדיר את פרק הזמן של הנעילה האוטומטית עבור הפגישות המתוזמנות שלך כך שלא תוכל לשנות אותן. יכולת ניהול זו מגדירה את ערך הנעילה האוטומטי המוגדר כברירת מחדל עבור הפגישה המתוזמנת שלך, אבל תמיד תוכל לבטל את הנעילה ולנעול מחדש של הפגישה בזמן שהיא מתבצעת.

חיוב המוזמנים להירשם לפגישה, לאירוע או למפגש הדרכה

באפשרותך לחייב את מהמוזמנים להירשם לפגישה, לוובינר, לאירוע או למפגש הדרכה לפני שהם מצטרפים. פעולה זו מאפשרת לך לאבטח את פרטי פגישה וכן לעקוב אחר המוזמנים שמתכננים להשתתף בפגישה, באירוע או במפגש הדרכה ולאסוף עליהם מידע.

תכונה זו מופעלת במהלך התזמון. כדי להפעיל הגדרה זו ב-Webex Meetings וב-Webex Webinars, עבור אל אפשרויות מתקדמות, ותחת רישום בחר דרוש רישום משתתף.

שימוש בצליל כניסה או יציאה או הכרזה על שם תכונה

השימוש בתכונה זו מונע ממישהו להצטרף לחלק השמע של הפגישה שלך ללא ידיעתך. התכונה הזו זמינה כברירת מחדל עבור Webex Meetings ו-Webex Training. באפשרותך לעבור אל העדפות > שמע ווידאו, ובמקטע צליל כניסה ויציאה , בחר אפשרות צליל מהרשימה הנפתחת.

בעת תזמון הפגישה, הוובינר, האירוע או מפגש ההדרכה, עבור אל אפשרויות חיבור שמע, ובמקטע צליל כניסה ויציאה , בחר אפשרות צליל מהרשימה הנפתחת.

הגבלת התכונות הזמינות

הגבל את התכונות הזמינות, כגון צ'אט ושמע, אם תאפשר למשתתפים להצטרף לפגישה, לוובינר, לאירוע או למפגש ההדרכה לפני המארח.

בקשה שהמוזמנים לא יעבירו הזמנות

בקש מהמוזמנים שלך לא להעביר את ההזמנה הלאה, במיוחד לפגישות חסויות.

הקצה מארח-משנה

הקצה מארח-משנה כדי להתחיל ולשלוט בפגישה, בוובינר, באירוע או במפגש ההדרכה (מארח-משנה). נוהל זה שומר על אבטחת פגישות, וובינרים, אירועים ומפגשי הדרכה בצורה מאובטחת יותר על-ידי ביטול האפשרות להקצות תפקיד המארח למשתתף בלתי צפוי או לא מורשה, במקרה שתאבד את החיבור שלך לפגישה.

הגבלת הגישה לפגישה

נעל את הפגישה, הוובינר, האירוע או מפגש ההדרכה לאחר שכל המשתתפים הצטרפו. פעולה זו מונעת ממשתתפים נוספים להצטרף. המארחים יכולים לנעול או לבטל נעילה של הפגישה, הוובינר, האירוע או מפגש ההדרכה במהלך המפגש. כדי לנעול פגישה שאתה מארח כעת, לחץ על ולאחר מכן לחץ על המחוון לצד נעל פגישה.

אימות הזהות של כל המשתמשים בשיחה

ההתייחסות לכל משתתף באמצעות מסדר שמות היא שיטה מאובטחת. בקש מהמשתמשים להפעיל את הווידאו שלהם או לציין את שמם כדי לאשר את זהותם.

הסר משתתף מהפגישה או מהוובינר

באפשרותך להרחיק משתתפים בכל עת במהלך פגישה. מארחים, מארחי-משנה וחברי פאנל יכולים לגרש משתתפים מוובינרים, כולל וובינרים בתצוגת שידור אינטרנט. בחר את שם המשתתף שברצונך להסיר ולאחר מכן לחץ על משתתף > הרחק.

שיתוף של יישום ולא של המסך

כאשר תבחר באפשרות שתף, תוכל לבחור שוובינרים בתצוגת שידור אינטרנט, שתף יישום במקום המסך שלך. שיתוף יישום במקום המסך מסייע למנוע חשיפה מקרית של מידע רגיש.

קביעה מי יכול לשתף

אם פעולה זו מותרת ברמת האתר, המארחים יכולים לבחור אם לאפשר לכל המשתתפים לשתף. אם לא תפעיל את האפשרות, תוכל להקצות את תפקיד המגיש כדי לבחור משתתפים.

סיום הפגישה

בסיום הפגישה, האירוע או מפגש ההדרכה, הקפד לסיים אותם עבור כל המשתתפים. ייתכן שתיפתח תיבת דו-שיח שתאפשר לך לעזוב את הפגישה, הוובינר, האירוע או מפגש ההדרכה מבלי לסיים אותם. אם עליך לעזוב מוקדם, הפוך מישהו אחר למארח כדי שהוא יהיה האחראי לסיום הפגישה, האירוע או מפגש ההדרכה.

הקצאת סיסמאות להקלטות

מומלץ לא ליצור הקלטות שמכילות מידע רגיש.

אם תיצור הקלטות, תוכל לערוך את ההקלטות ולהוסיף סיסמאות לפני שתשתף אותן, כדי לשמור על המידע מאובטח. הקלטות מוגנות באמצעות סיסמה מחייבות את הנמענים להזין סיסמה כדי להציג אותן.

1. כדי להקצות סיסמאות להקלטות, עבור אל דף האינטרנט האישי של משתמש Webex אל הקלטות ולחץ כדי לפתוח את חלון 'שיתוף הקלטה'.

2. בחלון שיתוף הקלטה, בחר בתיבת הסימון לצד קישור ציבורי.

3. בחר בתיבת הסימון לצד הגנה באמצעות סיסמה ולאחר מכן הקלד את הסיסמה בשדה הטקסט.

4. לחץ על שמור.

מחיקת הקלטות

מחק הקלטות לאחר שהן כבר לא רלוונטיות.

1. עבור אל הקלטות, ולאחר מכן בחר בהקלטה.

2. לחץ על מחק ולאחר מכן לחץ שוב על מחק .

צור PIN שמע חזק והגן עליו. היכנס לדף האינטרנט האישי של המשתמש באתר Webex ועבור אל 'העדפות > שמע ווידאו ' כדי ליצור את ה-PIN של השמע.

ה-PIN הוא רמת ההגנה האחרונה למניעת גישה לא מורשית לפגישת שיחת הוועידה האישית (פגישת PCN). גם אם אדם לא מורשה השיג את קוד הגישה של המארח שלך, לא ניתן להתחיל את הוועידה ללא ה-PIN של השמע. הגן על ה-PIN של השמע ואל תשתף אותו.