Bästa praxis för säkra möten: värdar

Översikt över Webex-säkerhet

Webex Meetings Suite ger globala medarbetare och virtuella team möjlighet att träffas och samarbeta i realtid, som om de befann sig i samma rum. Företag, institutioner och myndigheter över hela världen förlitar sig på Webex. Webex bidrar till att förenkla affärsprocesser och förbättra resultaten för försäljning, marknadsföring, utbildning, projektledning och supportteam.

Säkerhet är en grundläggande fråga för alla dessa organisationer och dess användare. Onlinesamarbete måste omgärdas av flera nivåer av säkerhet, vid allt från att schemalägga möten till att autentisera användare och dela innehåll.

Webex bistår med en säker miljö som samtidigt kan konfigureras som ett öppet samarbetsutrymme. Genom att förstå säkerhetsfunktionerna kan du som webbplatsadministratör eller slutanvändare skräddarsy din Webex-plats efter dina verksamhetsbehov.

Mer information finns i Tekniskt datablad om Webex-säkerhet.

Bästa praxis för värdar

Som värd är det du som tar det slutliga beslutet angående säkerhetsinställningarna för dina möten, händelser, webbsingareroch utbildningsmöten. Du styr i stort sätt alla aspekter av mötet, händelsen, webbsinareller utbildningsmöte, inklusive när det börjar och slutar.

Håll dina möten och din information säker. Känna till och följ säkerhetspolicyerna för din organisation. Följ bästa säkerhetspraxis när du schemalägger ett möte, under ett möte och efter ett möte.

Använd möteslobbyn och autolåsningskontrollerna när de är tillgängliga.

Publicera inte lösenord på allmänt tillgängliga webbplatser.

Dela inte din ljud-PIN med någon.

Dela endast ut möteslösenord till användare som behöver dem.

Dela aldrig känslig information i ditt möte förrän du är säker på vem som deltar.

Säkra ditt personliga rum

Personliga rum i Webex Meetings är en form av Webex-möte som är kontinuerligt tillgängligt för mötesvärden. Mötesvärden aktiverar sitt personliga rum när de deltar och inaktiverar mötesrummet när de lämnar. Personliga rum är ett snabbt och bekvämt sätt för betrodda mötesdeltagare att träffas och har därför en begränsad uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner. Om mötessäkerhet är din främsta prioritet rekommenderar vi att du använder schemalagda Webex-möten som har en omfattande uppsättning konfigurerbara säkerhetsfunktioner.

Lobby till personligt mötesrum

Lobbyn är aktiverad som standard för alla möten i personliga rum. Med den här standardinställningen placeras alla gäster i lobbyn när du startar mötet i ditt personliga rum och mötet är olåst tills du (värden) släpper in dem.

En gäst definieras enligt följande:

Inte inloggad (identiteten är inte autentiserad)
Inloggad, men tillhör en extern organisation

Med standardinställningen väntar de i lobbyn tills värden släpper in dem, personer i din organisation som har loggat in med ett Webex-konto med hjälp av en värd- eller deltagarlicens kringgår lobbyn och deltar direkt i olåsta möten.

Webex-webbplatsadministratören kan ändra lobbyinställningen för alla personliga rum i din organisation från De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem till något av följande:

De kan delta i mötet – inaktiverar lobbyn för alla personliga rum i din organisation, så att alla kan delta direkt i mötet i ditt personliga rum när det är olåst. Vi avråder starkt från att inaktivera lobbyn, eftersom det gör mötet sårbart för oönskade deltagare som deltar i ditt möte och avgiftsbedrägerier för möten.
De kan inte delta i mötet– Alla deltagare måste ha ett konto på din webbplats och vara inloggade för att delta i mötet. Den här inställningen gör möten i personliga rum endast interna, vilket innebär att de endast är tillgängliga för personer i din organisation.

När personer placeras i lobbyn till ditt personliga rum placeras de i en av tre kategoriserade grupper för att förenkla dina val för screening och mötestillträde:

Interna användare (autentiserade användare i din organisation)
Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)
Overifierade användare (användare som inte har loggat in och inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten på overifierade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte är autentiserade.

Personer kan tas in i mötet eller tas bort från lobbyn individuellt eller som grupp.

Lås ditt personliga rum automatiskt

Att låsa ditt personliga rum påverkar beteendet för mötesinträde för alla. När mötet är låst måste alla som standard vänta i lobbyn tills värden släpper in dem.

En mer restriktiv inställning kan även konfigureras av din webbplatsadministratör för alla personliga rum i din organisation. Med denna mer begränsade inställning kan ingen delta i mötet när mötet är låst.

Som mötesvärd kan du alltid låsa och låsa upp ditt möte under tiden det pågår med hjälp av möteskontroller.

Du kan ställa in ditt personliga rum att låsa automatiskt genom att välja Inställningar > Mitt personliga rum på din Webex-webbplats.

Denna inställning låser ditt rum och hindrar deltagare från att delta i mötet automatiskt. Med den här inställningen ser du aviseringar när deltagare väntar i lobbyn. Du kan visa personer i lobbyn och endast tillåta auktoriserade deltagare i mötet.

Din webbplatsadministratör kan låsa autolocksinställningen och ange autolockstiden för ditt personliga rum så att du inte kan ändra den. Den här administrativa funktionen ställer in standardvärdet för autolock för ditt personliga rum, men du har alltid möjlighet att låsa upp och låsa om mötet medan det pågår.

Betrakta URL:en till ditt personliga rum som en offentlig URL. Alla som känner till denna URL kan vänta på dig i lobbyn. Kontrollera alltid användarnamn innan du släpper in dem som deltagare i ditt rum.

Aviseringar om personliga rum före ett möte

När personer går in i lobbyn till ditt personliga rum kan de skicka ett e-postmeddelande till dig som meddelar att de väntar på att ett möte ska börja. Även obehöriga personer som får åtkomst till lobbyn till ditt personliga rum kan skicka aviseringar.

Vi rekommenderar att du granskar dina e-postaviseringar innan du startar ett möte i syfte att undvika att obehöriga deltagare deltar.

Om du får för många e-postaviseringar från obehöriga deltagare bör du överväga att stänga av aviseringarna. Från din Webex-webbplats går du till Inställningar > Mitt personliga rum och avmarkerar Meddela mig via e-post när någon kommer in i lobbyn till mitt personliga rum när jag är borta.

Aviseringar om personliga rum under ett möte

Om du låser ditt personliga rum kan du se vem som väntar i lobbyn. Under ett låst möte meddelar aviseringar dig när någon ny kommer in i lobbyn. Du kan välja om du vill släppa in dem. När flera deltagare väntar i lobbyn till ditt personliga rum kan du välja att släppa in utvalda individer eller släppa in alla väntande deltagare till mötet.

Säkra schemalagda möten

Schemalagda möten

Schemalagda Webex-möten är mötestyp vi rekommenderar när det är viktigt med säkerhet för dig eller din organisation. Schemalagda möten är lösenordsskyddade engangsmöten och har ett brett utbud av säkerhetsfunktioner i mötes funktionskontroller och deltagarkontroller. Se följande steg om hur du säkrar dina schemalagda möten.

Välj ett mötesämne med omsorg

Ett listat möte eller en vidarebefordrad e-postinbjudan kan, som minst, avslöja mötets rubrik för oavsedda personer. Mötets titlar kan oavsiktligt avslöja privat information. För att minimera risken för exponering av känsliga uppgifter, t.ex. företagsnamn eller händelser, ska du noggrant ord på mötets titel.

Exkludera möteslösenordet från inbjudningarna

För mycket känsliga möten, webbsingarer, händelser eller utbildningsmöten ska du exkludera lösenordet från e-postinbjudan. Den här åtgärden förhindrar obehörig åtkomst till mötesinformationen om e-postinbjudan vidarebefordras till en oavsiktlig mottagare.

Om du markerar Exkludera lösenord från e-postinbjudan när du schemalägger ett möte, webbsingar, händelse eller utbildningsmöte så visas inte lösenordet i inbjudan. Ge lösenordet till deltagare på ett annat sätt, till exempel via telefon.

Webex Webinars har inte stöd för den här funktionen.

Schemalagt mötesrum lobby

För Webex version 43.3 och senare är lobbyn aktiverad som standard för alla schemalagda Webex-möten. Inga ändringar görs på befintliga webbplatser som inte har lobbyn aktiverad som standard.

Med den här standardinställningen placeras alla gäster i lobbyn när det schemalagda mötet startar och mötet är olåst tills du (värden) släpper in dem. Personer som har fått en mötesinbjudan och som har loggat in med ett Webex-konto kringgår lobbyn och deltar direkt i olåsta möten.

En gäst definieras enligt följande:

Inte inloggad (identiteten är inte autentiserad)
Inloggad, men tillhör en extern organisation

När du schemalägger ett möte på din Webex-webbplats kan du ändra standardlobbyn från De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem till De kan delta i mötet eller De kan inte delta i mötet, beroende på administratörs säkerhetsinställningar för din webbplats.

Om din Webex-webbplats använde de tidigare olåsta mötesinställningarna tillämpas motsvarande inställning för automatisk tillträde automatiskt. Till exempel Gäster kan delta i mötet blir De kan delta i mötet. Gäster väntar i lobbyn tills värden släpper in dem blir De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem.

När personer placeras i lobbyn för ditt möte placeras de i tre kategoriserade grupper för att förenkla dina val för screening och mötestillträde:

Interna användare (autentiserade användare i din organisation)
Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)
Overifierade användare (användare som inte har loggat in och inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten på overifierade användare kan inte antas vara sann eftersom de inte är autentiserade.

Du kan släppa in eller ta bort personer från lobbyn individuellt eller som grupp.

Autolås för schemalagda möten

Låsning av mötet påverkar beteendet för mötesinträde för alla användare. Som standard måste alla vänta i lobbyn tills värden släpper in mötet när du låser mötet.

En mer restriktiv inställning kan även konfigureras av din webbplatsadministratör för alla schemalagda möten som hålls av användare i din organisation. Med denna mer begränsade inställning kan ingen delta i mötet när mötet är låst.

Som mötesvärd kan du alltid låsa och låsa upp ditt möte under tiden det pågår med hjälp av möteskontroller.

När du schemalägger ett möte kan du ställa in mötet så att det automatiskt låses från kontrollerna i avsnittet Säkerhet på din Webex-webbplats.

Med den här inställningen ser du ett meddelande när deltagare väntar i lobbyn. Du kan skärma användare i lobbyn och endast tillåta auktoriserade deltagare till ditt möte.

Din webbplatsadministratör kan låsa inställningen för automatisk låsning och ställa in tiden för automatisk låsning för dina schemalagda möten så att du inte kan ändra dem. Den här administrativa funktionen ställer in standardvärdet för automatisk låsning för ditt schemalagda möte, men du kan alltid låsa upp och låsa upp mötet igen medan det pågår.

Kräv att inbjudna registrerar sig för ditt möte, din händelse eller utbildningsmöte

Du kan kräva att inbjudna måste registrera sig för mötet, webbsinar, händelsen eller utbildningsmöte innan de deltar. Detta gör det möjligt att skydda mötesinformation samt spåra och samla in information om de inbjudna som planerar att delta i ditt möte, din händelse eller utbildningsmöte.

Den här funktionen aktiveras vid schemaläggningen. Om du vill aktivera den här inställningen i Webex Meetings och Webex Webinars går du till Avancerade alternativ, och under Registrering välj Kräv deltagarregistrering.

Använd funktionen Inträdes- eller utgångsljudton eller tillkännage namn

Genom att använda den här funktionen förhindrar du att någon deltar i ljuddelen av ditt möte utan din kännedom. Den här funktionen är aktive rad som standard för Webex Meetings och Webex Training. Du kan gå till Inställningar > ljud och video och under avsnittet Inträdes- och utträdesljudton väljer du ett ljudalternativ listruta.

När du schemalägger ditt möte, webbsingar, händelse eller utbildningsmöte går du till Alternativ för ljudanslutning och väljer ett tonalternativ i avsnittet Inträdes- och utträdesljudton i listruta.

Om du väljer funktionen för meddela namn när du använder ljudalternativet För Webex får deltagare som deltar via alternativet Använd dator för ljud inte alternativet att spela in och meddela sitt namn.

Begränsa tillgängliga funktioner

Begränsa vilka funktioner som ska vara tillgängliga, t.ex. chatt och ljud, om du låter deltagare delta i mötet, webbsinar, händelse eller utbildningsmöte före värden.

Begär att inbjudna inte ska vidarebefordra inbjudningar

Be dina inbjudna att inte vidarebefordra inbjudan ytterligare, särskilt för konfidentiella möten.

Tilldela en medvärd

Tilldela en medvärd att starta och styra mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmötet (medvärd). Den här övningen håller möten, webbseminarier, händelser och utbildningsmöten säkrare genom att eliminera möjligheten att värdrollen tilldelas en oväntad eller oauktoriserad deltagare om du förlorar anslutningen till mötet.

När du bjuder in deltagare till schemalagt möte kan du utse en eller flera deltagare till cohosts för mötet. En cohost kan starta mötet och agera värd. Därför måste en medvärd ha ett användarkonto på din Webex-webbplats.

Säkerhet under mötet

Begränsa åtkomst till mötet

Lås mötet, webbsinar, händelse eller utbildningsmöte efter att alla deltagare har anslutit sig. Detta förhindrar att fler deltagare deltar. Värdar kan låsa eller låsa upp mötet, webbsinar, händelsen utbildningsmöte under tiden som sessionen pågår. Om du vill låsa ett möte som du är värd för klickar du och klickar sedan på skjutreglaget bredvid Lås möte.

Om du väljer det här alternativet kan du förhindra en person från att automatiskt delta i mötet, webbsinar, händelsen eller utbildningsmöte. Om du vill låsa upp ett möte som du för närvarande är värd för klickar du på och klickar sedan på skjutreglaget bredvid Lås möte.

Verifiera identiteten på alla användare i ett samtal

Upprop är en säker metod för att redogöra för alla deltagare. Be att användarna slår på sin video och uppger sitt namn för att bekräfta deras identitet.

För att delta i ett möte med en telefon behöver en uppringare ett giltigt Webex-inringningsnummer och det nio till elva siffriga mötes-ID. Om detta tillåts på din webbplats kan deltagare som ansluter via telefon utan lösenord ljudkonferens delta i mötesdelen.

Om detta tillåts på din webbplats kan deltagare utan konton delta i mötet. Obehöriga användare kan identifiera sig själva med vilket namn som helst i mötet.

Ta bort en mötesdeltagare från mötet eller webbseminariet

Du kan avvisa mötesdeltagare när som helst under ett möte. Värdar, medvärdar och diskussionsdeltagare kan avvisa mötesdeltagare från webbseminarier, inklusive webbseminarier i webbsändningsvyn. Välj namnet på den mötesdeltagare som du vill ta bort och klicka sedan på Mötesdeltagare > avvisa.

Dela ett program, inte din skärm

När du väljer Dela kan du välja webbseminarier i webbsändningsvyn dela ett program istället för skärmen. Om du delar ett program i stället för skärmen kan du förhindra oavsiktlig exponering av känslig information.

Kontrollera vem som kan dela

Om värden tillåts på webbplatsnivå kan han/hon välja om han eller hon ska tillåta att alla mötesdeltagare delar. Om du inte aktiverar alternativet kan du tilldela presentatörsrollen att välja mötesdeltagare eller deltagare.

Avsluta mötet

När mötet, händelsen eller utbildningsmöte är över ska du se till att avsluta det för alla mötesdeltagare. En dialogruta kan vara öppen för att ge dig alternativet att låta mötet, webbsinar, händelsen eller utbildningsmöte utan att avsluta det. Om du måste lämna mötet tidigare kan du göra någon annan till värd så att han eller hon kan hållas ansvarig för att avsluta mötet, händelsen eller utbildningsmöte.

Säkerhet efter mötet

Tilldela lösenord till inspelningar

Vi rekommenderar att du inte skapar inspelningar som innehåller känslig information.

Om du skapar inspelningar kan du redigera inspelningarna och lägga till lösenord innan du delar dem för att skydda informationen. Lösenordsskyddade inspelningar kräver att mottagare har lösenordet som behövs för att titta på dem.

Om du vill tilldela lösenord till inspelningar går du till din personliga Webex-användarwebbplats till Inspelningar och klickar för att öppna fönstret Dela inspelning.
Markera kryssrutan bredvid Offentlig länk i fönstret Dela inspelning.
Markera kryssrutan bredvid Lösenordsskydd och skriv in lösenordet i textfältet.
Klicka på Spara.

Ta bort inspelningar

Ta bort inspelningar när de inte längre är relevanta.

Gå till Inspelningar och välj sedan på inspelningen.
Klicka på Ta bort och klicka sedan på Ta bort igen.

Personliga konferenser för värdar

Skapa en starkt ljud-PIN-kod och skydda den. Logga in på din personliga Webex-webbplats och gå till Inställningar > Ljud och video för att skapa din ljud-PIN-kod.

Din PIN-kod är den sista skyddsnivån för att förhindra obehörig åtkomst till personlig konferens -möte (PCN-möte). Även om en obehörig person fick din värdåtkomstkod kan konferensen inte starta utan ljud-PIN-koden. Skydda din ljud-PIN-kod och dela den inte.