Lobby till personligt mötesrum

Lobbyn är aktiverad som standard för alla Webex-möten. Med den här standardinställning placeras alla gäster i lobbyn när du startar mötet i det personliga rummet och mötet är upplåst tills du (värden) släpper in dem.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Ej inloggad (identiteten är inte autentiserad)

• Inloggad, men tillhör en extern organisation

Med standardinställningen ”Gäster väntar i lobbyn tills värden släpper in dem” kringgår användare i organisationen som loggat in med ett Webex-konto och en värd- eller deltagarlicens lobbyn och deltar i ett upplåst möte direkt.

Webex-plats kan ändra lobbyinställningarna för alla personliga rum i din organisation från De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem till något av följande:

• De kan delta i mötet – Inaktiverar lobbyn för alla personliga rum i din organisation så att alla kan delta direkt i mötet i ditt personliga rum medan det är upplåst. Webex avråder starkt från att inaktivera lobbyn, eftersom det gör ditt möte sårbart för oönskade deltagare som deltar i ditt möte och mötesbedrägerier.

• De kan inte delta i mötet – endast deltagare som har ett användarkonto på din webbplats och har loggat in kan delta i mötet. Den här inställningen gör dina möten till ”endast interna”, vilket innebär att de endast är tillgängliga för användare i din organisation.

När personer placeras i lobbyn i ditt personliga rum placeras de i en av tre kategoriserade grupper för att förenkla dina val av visning och mötestillträde:

• Interna användare (autentiserade användare i din organisation)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och som inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för overifierade användare (användare som inte har loggat in) kan inte antas vara sann eftersom de inte har autentiserats.

Användare kan få tillträde till mötet eller tas bort från lobbyn enskilt eller som en grupp.

Låsa ditt personliga rum:

Låsning av ditt personliga rum påverkar beteendet vid mötet för alla. Som standard måste alla vänta i lobbyn när mötet är låst tills värden släpper in dem.

En mer restriktiv inställning kan även ha konfigurerats av webbbplatsadministratör för alla personliga rum i organisationen. Med den här mer restriktiva inställningen kan ingen delta i mötet när mötet är låst.

Som mötesvärd kan du alltid låsa och låsa upp mötet medan det pågår med hjälp av kontrollerna under mötet.

Du kan ställa in att ditt personliga rum ska låsas automatiskt genom att välja Inställningar > Mitt personliga rum på din Webex-plats.

Den här inställningen låser ditt rum och förhindrar deltagare från att delta i mötet automatiskt. Med den här inställningen får du aviseringar när deltagare väntar i lobbyn. På så sätt kan du granska och endast låta auktoriserade deltagare ansluta till mötet.

Din webbbplatsadministratör kan låsa inställningen för autolåsning och ställa in autolåsningstiden för ditt personliga rum så att du inte kan ändra den. Den här administrationsfunktionen anger standardvärdet för autolås för ditt personliga rum, men du har alltid möjlighet att låsa upp och låsa om mötet medan det pågår.

Se URL:en till ditt personliga rum som en offentlig URL. Alla som känner till den kan vänta på dig i lobbyn. Kontrollera alltid deltagarnas namn innan du låter dem ansluta till ditt rum.

Aviseringar i personliga rum innan ett möte

När användare träder in i lobbyn till ditt personliga rum kan de skicka en e-postavisering till dig och på så sätt informera dig om att de väntar på att mötet ska börja. Även obehöriga användare kan få tillgång till lobbyn till ditt personliga rum samt skicka aviseringar.

Vi rekommenderar att du granskar dina e-postaviseringar innan du startar ett möte i syfte att undvika att obehöriga deltagare deltar.

Om du får för många e-postaviseringar från obehöriga deltagare kan du överväga att stänga av dessa aviseringar. Gå till Mitt WebexInställningarMitt personliga rum och avmarkera Meddela mig via e-post när någon träder in i lobbyn till mitt personliga rum när jag är borta.

Aviseringar i personliga rum under ett möte

Om du låser ditt personliga rum kan du kontrollera alla som väntar i din lobby. Under ett låst möte får du aviseringar när någon ny kommer in i lobbyn. kan du välja om du vill tillåta dem . När flera deltagare väntar i lobbyn i ditt personliga rum kan du välja att släppa in utvalda personer eller släppa in alla väntande deltagare i mötet.

Schemalagda möten

Schemalagda Webex-möten är vår rekommenderade mötestyp när säkerhet är viktigt för dig eller din organisation. Schemalagda möten är lösenordsskyddade engångsmöten och har ett brett utbud av säkerhetsfunktioner i mötesfunktionskontroller och deltagarkontroller. Se följande steg om hur du säkrar dina schemalagda möten.

Välj mötesämnet noggrant

Ett listat möte eller en vidarebefordrad e-postinbjudan kan, som minst, avslöja mötets rubrik för oavsedda personer. Mötestitlar kan avslöja privat information oavsiktligt. För att minimera exponeringen av känslig information, t.ex. företagsnamn eller händelser, bör du noggrant ordna mötestitlar.

Uteslut möteslösenordet från inbjudningarna

För mycket känsliga möten, webbseminarier, händelser eller utbildningsmöten ska du utesluta lösenordet i e-postinbjudan. Detta förhindrar obehörig åtkomst till mötets uppgifter i händelse av att e-postinbjudan vidarebefordras till oavsedda mottagare.

Om du kontrollerar Uteslut lösenord från e-postinbjudan när du schemalägger ett möte, ett webbseminarium, en händelse eller ett utbildningsmöte visas inte lösenordet i inbjudan. Ge deltagarna lösenordet på annat sätt, till exempel via telefon.

Webex-webbseminarier har inte stöd för den här funktionen.

Schemalagd mötesrumslobby

För Webex version 43.3 och senare är lobbyn aktiverad som standard för alla schemalagda möten från Webex. Inga ändringar görs på befintliga webbplatser som inte har lobbyn aktiverad som standard.

Med den här standardinställningen placeras alla gästanvändare i lobbyn när ett upplåst möte startar tills värden släpper in dem. Personer som tagit emot en mötesinbjudan och som loggat in med ett Webex-konto kringgår lobbyn och deltar direkt i olåsta möten.

En gästanvändare definieras enligt följande:

• Ej inloggad (identiteten är inte autentiserad)

• Inloggad, men tillhör en extern organisation

När du schemalägger ett möte på din Webex-plats kan du ändra standardinställningen för lobbyn från De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem till De kan delta i mötet eller De kan inte delta i mötet , beroende på administratörssäkerhetsinställningarna för säkerhetsinställningar webbplats.

Om din Webex-plats använde de tidigare inställningarna för olåsta möten tillämpas motsvarande inställning för automatiskt tillträde automatiskt. Till exempel Gäster kan delta i mötet blir De kan delta i mötet . Gäster väntar i lobbyn tills värden släpper in dem blir De väntar i lobbyn tills värden släpper in dem.

När personer placeras i lobbyn på ditt möte delas de in i tre kategoriserade grupper för att förenkla din granskning och val av tillträde:

• Interna användare (autentiserade användare i din organisation)

• Externa användare (autentiserade användare i externa organisationer)

• Overifierade användare (användare som inte har loggat in och som inte är autentiserade)

Interna och externa autentiserade användare har loggat in och verifierat sin identitet. Identiteten för overifierade användare kan inte antas vara sann eftersom de inte är autentiserade.

Du kan tillåta eller ta bort personer från lobbyn enskilt eller som en grupp.

Automatiskt lås för schemalagda möten

När ett Webex-möte är låst påverkar det mötets inträdesbeteende för alla användare. Som standard låses alla möten efter 5 minuter och alla måste vänta i lobbyn tills värden släpper in dem.

En mer restriktiv inställning kan även ha konfigurerats av webbbplatsadministratör för alla schemalagda möten som hålls av användare i din organisation. Med den här mer restriktiva inställningen kan ingen delta i mötet när mötet är låst.

Som mötesvärd kan du alltid låsa och låsa upp mötet medan det pågår med hjälp av möteskontrollerna.

När du schemalägger ett möte kan du ställa in att mötet ska låsas automatiskt via kontrollerna i Säkerhet på din Webex-plats.

Med den här inställningen visas ett meddelande när deltagare väntar i lobbyn. Du kan granska användare i lobbyn och tillåta endast behöriga deltagare till ditt möte.

Din webbbplatsadministratör kan låsa inställningen för automatisk låsning och ställa in tidsperioden för automatisk låsning av dina schemalagda möten så att du inte kan ändra dem. Den här administrationsfunktionen anger standardvärdet för automatisk låsning för ditt schemalagda möte, men du kan alltid låsa upp och låsa om mötet medan det pågår.

Kräv att de inbjudna registrerar sig för ditt möte, din händelse eller ditt utbildningsmöte

Du kan kräva att de inbjudna registrerar sig för ditt möte, ditt webbseminarium, din händelse eller ditt utbildningsmöte innan de deltar. Detta gör att du kan säkra mötesinformation och spåra och samla in information om inbjudna deltagare som planerar att delta i ditt möte, din händelse eller ditt utbildningsmöte.

Den här funktionen är aktiverad vid schemaläggning. För att aktivera den här inställningen i Webex Meetings och Webex-webbseminarier går du till Avancerade alternativ , och under Registrering välj Kräv deltagarregistrering.

Använd funktionen Inträdes- eller utgångsljudton eller tillkännage namn

Genom att använda den här funktionen förhindrar du att någon deltar i ljuddelen av ditt möte utan din kännedom. Den här funktionen är aktiverad som standard för Webex Meetings och Webex Training. Du kan gå till Inställningar > Ljud och video och i In- och utpasseringston väljer du ett tonalternativ i listruta.

När du schemalägger ditt möte, webbseminarium, händelse eller utbildningsmöte går du till Alternativ för ljudanslutning och i In- och utpasseringston väljer du ett tonalternativ i listruta.

När du använder Webex-ljud Om du väljer funktionen tillkännage namn kan deltagare som deltar via Använd dator för ljud alternativet får inte alternativet att spela in och meddela sitt namn.

Begränsa tillgängliga funktioner

Begränsa tillgängliga funktioner, till exempel chatt och ljud, om du tillåter att deltagare deltar i mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte inför värden.

Begär att inbjudna inte vidarebefordrar inbjudningar

Begär att dina inbjudna deltagare inte vidarebefordrar inbjudan, särskilt avseende konfidentiella möten.

Utse medvärd

Utse en cohost för att starta och styra mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte (cohost). Denna praxis gör möten, webbseminarier, händelser och utbildningsmöten säkrare genom att eliminera möjligheten att värdrollen tilldelas en oväntad eller obehörig deltagare ifall du förlorar anslutningen till mötet.

När du bjuder in deltagare till ett schemalagt möte kan du utse en eller flera deltagare till medvärdar för mötet. En medvärd kan starta mötet och fungera som värd. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats.

Begränsa åtkomst till mötet

Lås mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte när alla deltagare har deltagit. Detta hindrar fler deltagare från att delta. Värdar kan låsa eller låsa upp mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte medan sessionen pågår. Klicka på för att låsa ett möte som du är värd för och klicka sedan på skjutreglaget bredvid Lås möte .

Det här alternativet hindrar alla från att automatiskt delta i mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte. För att låsa upp ett möte som du är värd för, klicka på och klicka sedan på skjutreglaget bredvid Lås möte .

Validera identiteten för alla användare i ett samtal

Upprop är en säker metod för att redogöra för alla deltagare. Be att användarna slår på sin video och uppger sitt namn för att bekräfta deras identitet.

För att delta i ett möte via en telefon måste en uppringare ha ett giltigt Webex-inringningsnummer och ett nio till elvasiffrigt mötes-ID. Om det är tillåtet på din webbplats kan deltagare som ansluter via telefon utan lösenord delta i ljudkonferens av mötet. Om det är tillåtet på din webbplats kan deltagare utan konto delta i mötet. Obehöriga användare kan identifiera sig med valfritt namn i mötet.

Ta bort en deltagare från mötet eller webbseminariet

Du kan avvisa deltagare när som helst under ett möte. Värdar, medvärdar och paneldeltagare kan avvisa deltagare från webbseminarier, inklusive webbseminarier i webbsändningsvy. Välj namnet på den mötesdeltagare som du vill ta bort och klicka sedan på Deltagare > Utvisa .

Dela ett program, inte din skärm

När du väljer Dela , kan du välja att webbseminarier i webbsändningsvyn ska dela ett program istället för din skärm. Genom att dela ett program i stället för din skärm förhindrar du att känslig information oavsiktligt exponeras.

Kontrollera vilka som kan dela

Om det tillåts på webbplatsnivå kan värdar välja om de ska tillåta alla deltagare att dela. Om du inte aktiverar alternativet kan du tilldela utvalda deltagare eller deltagare presentatörsrollen.

Avsluta mötet

När mötet, händelsen eller utbildningsmöte är över måste du avsluta det för alla deltagare. En dialogruta kan öppnas som ger dig möjlighet att lämna mötet, webbseminariet, händelsen eller utbildningsmöte igång utan att avsluta det. Om du behöver lämna i förtid ska du utse någon annan till värd så att denne kan ansvara för att avsluta mötet, händelsen eller utbildningsmöte.

Tilldela lösenord till inspelningar

Vi rekommenderar att du inte skapar inspelningar som innehåller känslig information.

Om du skapar inspelningar kan du redigera inspelningarna och lägga till lösenord innan du delar dem för att skydda informationen. Lösenordsskyddade inspelningar kräver att mottagare har lösenordet som behövs för att titta på dem.

1. Om du vill tilldela lösenord till inspelningar går du till din personliga Webex-användarwebbsida för att Inspelningar och klicka för att öppna Fönstret Dela inspelning .

2. På Fönstret Dela inspelning markerar du kryssrutan bredvid Allmän länk .

3. Markera kryssrutan bredvid Lösenordsskydd och skriv sedan in lösenordet i textfältet.

4. Klicka på Spara.

Ta bort inspelningar

Ta bort inspelningar när de inte längre är relevanta.

1. Gå till Inspelningar och välj sedan på inspelningen.

2. Klicka på Ta bort och klicka sedan på Ta bort igen.

Skapa en stark PIN-kod för ljud och skydda den. Logga in på din personliga användarwebbsida för Webex-plats och gå till Inställningar > Ljud och video för att skapa din PIN-kod för ljud.

Din PIN-kod är den sista skyddsnivån för att förhindra obehörig åtkomst till ditt personliga konferensmöte (PCN-möte). Även om en obehörig person har hämtat din åtkomstkod kan konferensen inte starta utan PIN-koden för ljud. Skydda din ljud-PIN-kod och dela den inte.