أفضل الممارسات للاجتماعات الآمنة: المضيفون

ردهة الغرفة الشخصية

يتم تمكين الردهة بشكل افتراضي لجميع اجتماعات الغرفة الشخصية. باستخدام هذا الإعداد الافتراضي، عند بدء اجتماع غرفتك الشخصية، ويتم إلغاء قفل الاجتماع، يتم وضع جميع الضيوف في الردهة، حتى تقوم (المضيف) بدخولهم.

يتم تعريف النزيل على النحو التالي:

• لم يتم تسجيل الدخول (لم تتم مصادقة الهوية)

• تم تسجيل الدخول، غير أنه ينتمي إلى مؤسسة خارجية

باستخدام الإعداد الافتراضي، ينتظرون في الردهة حتى يقبلهم المضيف، يقوم الأشخاص في مؤسستك الذين سجلوا الدخول باستخدام حساب Webex باستخدام ترخيص مضيف أو حضور بتجاوز الردهة والانضمام إلى الاجتماعات غير المؤمّنة مباشرةً.

يستطيع مسؤول موقع Webex تغيير إعداد الردهة لجميع الغرف الشخصية في مؤسستك من ينتظرون في الردهة حتى يقبلهم المضيف إلى أحد الإجراءات التالية:

• يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع—تعطيل الردهة لجميع الغرف الشخصية في مؤسستك، مما يسمح لأي شخص بالانضمام مباشرةً إلى اجتماع غرفتك الشخصية أثناء إلغاء تأمين الاجتماع. نثني بشدة عن تعطيل الردهة، لأن القيام بذلك يجعل اجتماعك عرضة للحضور غير المرغوب فيهم الذين ينضمون إلى اجتماعك والاحتيال على رسوم الاجتماع.

• لا يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع— يجب أن يكون لدى جميع الحضور حساب على موقعك وتسجيل الدخول لحضور الاجتماع. يجعل هذا الإعداد اجتماعات الغرفة الشخصية داخلية فقط، مما يعني أنها متاحة للأشخاص الموجودين في مؤسستك فقط.

عندما يتم وضع الأشخاص في ردهة غرفتك الشخصية، يتم وضعهم في واحدة من ثلاث مجموعات مصنفة لتبسيط خيارات الفحص والقبول في الاجتماع:

• المستخدمون الداخليون (المستخدمون الذين تم المصادقة عليهم في مؤسستك)

• المستخدمون الخارجيون (المستخدمون الذين تم المصادقة عليهم في مؤسسات خارجية)

• المستخدمون الذين لم يتم التحقق منهم (المستخدمون الذين لم يسجلوا الدخول ولم تتم مصادقتهم)

قام المستخدمون الداخليون والخارجيون الذين تمت المصادقة عليهم بتسجيل الدخول والتحقق من هويتهم. لا يمكن افتراض صحة هوية المستخدمين الذين لم يتم التحقق منهم (المستخدمون الذين لم يسجلوا الدخول) لأنهم لم تتم مصادقتهم.

يمكن قبول الأشخاص في الاجتماع، أو إزالتهم من الردهة بشكل فردي أو كمجموعة.

تأمين غرفتك الشخصية تلقائيًا

يؤثر تأمين غرفة غرفتك الشخصية على سلوك دخول الاجتماع للجميع. بشكل افتراضي، عند قفل الاجتماع، يجب على الجميع الانتظار في الردهة حتى يقبلهم المضيف.

قد يتم أيضًا تكوين إعداد أكثر تقييدًا من قِبل مسؤول موقعك لجميع الغرف الشخصية في مؤسستك. باستخدام هذا الإعداد الأكثر تقييدًا، لا يمكن لأي شخص الانضمام إلى الاجتماع عند قفل الاجتماع.

بصفتك مضيف الاجتماع، يمكنك دائمًا تأمين اجتماعك وإلغاء تأمينه أثناء وجوده قيد التقدم، باستخدام عناصر التحكم أثناء عقد الاجتماع.

يمكنك تعيين غرفتك الشخصية ليتم قفل تلقائيًا عن طريق تحديد التفضيلات > غرفتي الشخصية على موقع Webex الخاص بك.

يقوم هذا الإعداد بتأمين غرفتك ومنع الحضور من الانضمام إلى الاجتماع تلقائيًا. باستخدام هذا الإعداد، سترى الإشعارات عندما ينتظر الحضور في الردهة. يمكنك فحص الأشخاص الموجودين في الردهة والسماح للحضور المصرح لهم فقط بالدخول إلى اجتماعك.

يمكن لمسؤول موقعك تأمين إعداد autolock وتعيين الفترة الزمنية autolock لغرفتك الشخصية حتى لا تتمكن من تغييرها. تحدد هذه القدرة الإدارية القيمة المطلقة الافتراضية لغرفتك الشخصية، ولكن لديك دائمًا القدرة على إلغاء قفل اجتماعك وإعادة تأمينه أثناء وجوده.

إشعارات الغرفة الشخصية قبل عقد اجتماع

عندما يدخل الأشخاص إلى ردهة غرفتك الشخصية، يمكنهم إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني إليك يخبرك بأنهم ينتظرون بدء الاجتماع. حتى الأشخاص غير المصرح لهم بالوصول إلى ردهة غرفتك الشخصية يمكنهم إرسال إشعارات.

نوصي بمراجعة إشعارات البريد الإلكتروني قبل بدء الاجتماع لفرز الحضور غير المصرح لهم.

في حال رؤيتك لعدد كبير للغاية من إشعارات البريد الإلكتروني الواردة من الحضور غير المصرح لهم، يمكنك النظر في إيقاف تشغيل هذه الإشعارات. من موقع Webex الخاص بك، انتقل إلى التفضيلات > غرفتي الشخصية، وقم بإلغاء تحديد إخطاري عن طريق البريد الإلكتروني عندما يدخل شخص ما ردهة غرفتي الشخصية أثناء غيابي.

إشعارات الغرفة الشخصية أثناء عقد اجتماع

إذا قمت بتأمين غرفتك الشخصية، يمكنك فحص أي شخص منتظر في الردهة. أثناء عقد اجتماع مؤمن، تخبرك الإشعارات عند دخول شخص جديد إلى الردهة؛ يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد قبوله. عندما ينتظر عدد كبير من الحضور في ردهة الغرفة الشخصية، يمكنك اختيار قبول أفراد محددين، أو قبول جميع الحضور الذين ينتظرون الاجتماع.

تمت جدولة اجتماعات

تعد اجتماعات Webex المجدولة نوع اجتماعاتنا الموصى بها عندما يكون الأمان مهمًا لك أو لمؤسستك. الاجتماعات المجدولة هي اجتماعات تتم لمرة واحدة محمية بكلمة مرور، ولها مجموعة واسعة من ميزات الأمان، في عناصر التحكم في ميزات الاجتماع، وعناصر التحكم في الحضور. راجع الخطوات التالية حول كيفية تأمين اجتماعاتك المجدولة.

اختيار موضوع الاجتماع بعناية

يمكن لدعوة الاجتماع المدرج أو رسالة البريد الإلكتروني المعاد توجيهها، أن تكشف على الأقل عناوين الاجتماعات للجمهور غير المستهدف. يمكن أن تكشف عناوين الاجتماعات عن معلومات خاصة دون قصد. لتقليل احتمالية كشف البيانات الحساسة، مثل أسماء الشركات أو الأحداث، يجب كتابة عناوين الاجتماعات بعناية.

استبعاد كلمة مرور الاجتماع من الدعوات

بالنسبة للاجتماعات أو ندوات الويب أو الأحداث أو جلسات التدريب شديدة الحساسية، يجب عدم تضمين كلمة المرور في البريد الإلكتروني للدعوة. يمنع هذا الإجراء الوصول غير المصرح به إلى تفاصيل الاجتماع إذا تم إعادة توجيه رسالة البريد الإلكتروني للدعوة إلى مستلم غير مقصود.

إذا حددت استبعاد كلمة المرور من دعوة البريد الإلكتروني أثناء جدولة اجتماع أو ندوة ويب أو حدث أو جلسة تدريبية، فلن تظهر كلمة المرور في الدعوة. يمكنك توفير كلمة المرور للحضور بوسائل أخرى، مثل الهاتف.

ردهة غرفة الاجتماعات المجدولة

بالنسبة لإصدار Webex 43.3 والإصدارات الأحدث، يتم تمكين الردهة بشكل افتراضي لجميع اجتماعات Webex المجدولة. لا يتم إجراء أي تغييرات على المواقع الحالية التي لا يتم تمكين الردهة بشكل افتراضي.

باستخدام هذا الإعداد الافتراضي، عندما يبدأ الاجتماع المجدول، ويتم إلغاء قفل الاجتماع، يتم وضع جميع الضيوف في الردهة، حتى تسمح لهم (المضيف) بالدخول إليها. يتخطى الأشخاص الذين تلقوا دعوة للاجتماع والذين سجلوا الدخول باستخدام حساب Webex الردهة وينضمون إلى الاجتماعات غير المؤمّنة مباشرةً.

يتم تعريف النزيل على النحو التالي:

• لم يتم تسجيل الدخول (لم تتم مصادقة الهوية)

• تم تسجيل الدخول، غير أنه ينتمي إلى مؤسسة خارجية

عند جدولة اجتماع على موقع Webex الخاص بك، يمكنك تغيير إعداد الردهة الافتراضي من ينتظرون في الردهة حتى يسمح لهم المضيف بالدخولبالانضمام إلى الاجتماع أو لا يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع، بناءً على إعدادات أمان المسؤول لموقعك.

عندما يتم وضع الأشخاص في ردهة اجتماعك، يتم وضعهم في ثلاث مجموعات مصنفة لتبسيط خيارات الفحص والقبول في الاجتماع:

• المستخدمون الداخليون (المستخدمون الذين تم المصادقة عليهم في مؤسستك)

• المستخدمون الخارجيون (المستخدمون الذين تم المصادقة عليهم في مؤسسات خارجية)

• المستخدمون الذين لم يتم التحقق منهم (المستخدمون الذين لم يسجلوا الدخول ولم تتم مصادقتهم)

قام المستخدمون الداخليون والخارجيون الذين تمت المصادقة عليهم بتسجيل الدخول والتحقق من هويتهم. لا يمكن افتراض أن هوية المستخدمين الذين لم يتم التحقق منهم صحيحة لأنهم لم تتم مصادقتهم.

يمكنك قبول الأشخاص أو إزالتهم من الردهة بشكل فردي أو كمجموعة.

القفل التلقائي للاجتماعات المجدولة

يؤثر تأمين اجتماعك على سلوك إدخال الاجتماع لجميع المستخدمين. بشكل افتراضي، عند تأمين اجتماعك، يجب على الجميع الانتظار في الردهة حتى يقبلهم المضيف.

قد يتم أيضًا تكوين إعداد أكثر تقييدًا من قِبل مسؤول موقعك لجميع الاجتماعات المجدولة التي يستضيفها المستخدمون في مؤسستك. باستخدام هذا الإعداد الأكثر تقييدًا، لا يمكن لأي شخص الانضمام إلى الاجتماع عند قفل الاجتماع.

بصفتك مضيف الاجتماع، يمكنك دائمًا تأمين اجتماعك وإلغاء تأمينه أثناء وجوده، وذلك باستخدام عناصر التحكم في الاجتماع.

عند جدولة اجتماع، يمكنك تعيين الاجتماع ليتم تأمينه تلقائيًا من عناصر التحكم الموجودة في قسم الأمان على موقع Webex الخاص بك.

باستخدام هذا الإعداد، سترى إشعارًا عندما ينتظر الحضور في الردهة. يمكنك فحص المستخدمين في الردهة والسماح للحضور المصرح لهم فقط بالدخول إلى اجتماعك.

يمكن لمسؤول موقعك تأمين إعداد القفل التلقائي وتعيين فترة القفل التلقائي لاجتماعاتك المجدولة بحيث لا يمكنك تغييرها. تحدد هذه القدرة الإدارية قيمة القفل التلقائي الافتراضية لاجتماعك المجدول، ولكن يمكنك دائمًا إلغاء قفل اجتماعك وإعادة تأمينه أثناء وجوده قيد التقدم.

مطالبة المدعوين بالتسجيل في اجتماعك أو في حدث أو جلسة تدريبية

يمكنك مطالبة المدعوين بالتسجيل في الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو الجلسة التدريبية قبل انضمامهم. يتيح لك هذا الأمر تأمين معلومات الاجتماع وتتبع وجمع معلومات عن المدعوين الذين يخططون لحضور الاجتماع أو الحدث أو الجلسة التدريبية.

يتم تمكين هذه الميزة أثناء عملية الجدولة. لتمكين هذا الإعداد في Webex Meetings وWebex Webinars، انتقل إلى الخيارات المتقدمة، وتحت التسجيل حدد طلب تسجيل الحضور.

استخدام نغمة الدخول أو الخروج أو ميزة الإعلان عن الاسم

يمنع استخدام هذه الميزة شخصًا معينًا من الانضمام إلى الجزء الصوتي من اجتماعك دون علمك. يتم تمكين هذه الميزة بشكل افتراضي من أجل Webex Meetings وWebex Training. يمكنك الانتقال إلى تفضيلات > الصوت والفيديو، وفي قسم نغمة الدخول والخروج، حدد خيار النغمة من القائمة المنسدلة.

أثناء جدولة اجتماعك أو ندوة الويب أو الحدث أو جلسة التدريب، انتقل إلى خيارات الاتصال الصوتي، وفي قسم نغمة الدخول والخروج ، حدد خيارًا للنغمة من القائمة المنسدلة.

تقييد الميزات المتاحة

يمكنك تقييد الميزات المتاحة، مثل الدردشة والصوت، إذا سمحت للحضور بالانضمام إلى الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو الجلسة التدريبية قبل المضيف.

مطالبة المدعوين بعدم إعادة توجيه الدعوات

اطلب من المدعوين عدم إعادة توجيه الدعوة مرة أخرى، وخاصة للاجتماعات السرية.

تعيين مضيف مشارك

قم بتعيين مضيف مساعد لبدء الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو جلسة التدريب والتحكم فيها (المضيف المساعد). تحافظ هذه الممارسة على أمان الاجتماعات وندوات الإنترنت والأحداث وجلسات التدريب من خلال القضاء على إمكانية تعيين دور المضيف لحضور غير متوقع أو غير مصرح به، في حال فقدت اتصالك بالاجتماع.

تقييد الوصول إلى الاجتماع

قم بتأمين الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو الجلسة التدريبية بعد انضمام جميع الحضور. يمنع هذا الأمر انضمام المزيد من الحضور. يستطيع المضيفون تأمين أو إلغاء تأمين الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو الجلسة التدريبية أثناء انعقاد الجلسة. لتأمين اجتماع تستضيفه حاليًا، انقر على ، ثم انقر على شريط التمرير الموجود بجوار تأمين الاجتماع.

التحقق من هوية جميع المستخدمين المشاركين في مكالمة

يعد التأكد من كل شخص من الحضور عن طريق الاتصال به وضمه للاجتماع من الممارسات الآمنة. اطلب من المستخدمين بتشغيل الفيديو الخاص بهم أو تحديد أسمائهم لتأكيد هويتهم.

إزالة مشارك من الاجتماع أو ندوة الويب

يمكنك استبعاد مشاركين في أي وقت أثناء عقد الاجتماع. يستطيع المضيفون والمضيفون المشاركون وأعضاء اللجنة طرد المشاركين من ندوات الإنترنت، بما في ذلك ندوات الإنترنت في عرض نشرات الويب. حدد اسم المشارك الذي تريد إزالته، ثم انقر على المشارك > إبعاد.

مشاركة تطبيق، وليس شاشتك

عند تحديد مشاركة، يمكنك اختيار ندوات الإنترنت في عرض نشرات الويب مشاركة تطبيق بدلاً من شاشتك. تساعد مشاركة تطبيق بدلاً من شاشتك على منع الكشف عن المعلومات الحساسة بطريق الخطأ.

التحكم في الأشخاص المسموح لهم بمشاركة المحتوى

إذا تم السماح لهم بذلك على مستوى الموقع، يمكن للمضيفين اختيار ما إذا كانوا سيسمحون للجميع بمشاركة المحتوى أم لا. إذا لم تقم بتمكين الخيار، يمكنك تعيين دور المُقدم لتحديد المشاركين أو الحضور.

إنهاء الاجتماع

عند انتهاء الاجتماع أو الحدث أو الجلسة التدريبية، يجب التأكد من إنهائها لجميع المشاركين. قد يظهر مربع حوار يمنحك خيار ترك الاجتماع أو ندوة الويب أو الحدث أو الجلسة التدريبية قيد التشغيل دون إنهائهم. إذا كنت بحاجة إلى المغادرة مبكرًا، فاجعل شخصًا آخر هو المضيف حتى يتمكن من تحمل مسؤولية إنهاء الاجتماع أو الحدث أو الجلسة التدريبية.

تعيين كلمات مرور للتسجيلات

نوصي بعدم إنشاء تسجيلات تحتوي على معلومات حساسة.

إذا قمت بإنشاء تسجيلات، يمكنك تحرير التسجيلات وتأمينها بكلمات مرور قبل مشاركتها بغية الحفاظ على أمان المعلومات المتضمنة فيها. تتطلب التسجيلات المحمية بكلمة مرور من المستلمين أن تكون لديهم كلمة المرور ليتمكنوا من تشغيلها.

1. لتعيين كلمات مرور للتسجيلات، انتقل إلى صفحة ويب مستخدم Webex الشخصية الخاصة بك إلى التسجيلات وانقر لفتح نافذة مشاركة التسجيل.

2. في نافذة مشاركة التسجيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجوار الارتباط العام.

3. حدد خانة الاختيار الموجودة بجوار الحماية بكلمة مرور، ثم اكتب كلمة المرور في حقل النص.

4. انقر على حفظ.

حذف التسجيلات

احذف التسجيلات بعد عدم الحاجة إليها.

1. انتقل إلى التسجيلات، ثم حدد في التسجيل.

2. انقر على حذف، ثم انقر على حذف مرة أخرى.

قم بإنشاء رمز PIN صوتي قوي وتأكد من حمايته. سجّل الدخول إلى صفحة ويب مستخدم موقع Webex الشخصية، وانتقل إلى التفضيلات > الصوت والفيديو لإنشاء رقم PIN الصوتي الخاص بك.

رقم PIN الخاص بك هو آخر مستوى من الحماية لمنع الوصول غير المصرح به إلى اجتماع المؤتمر الشخصي (اجتماع PCN). حتى إذا نجح شخص غير مصرح له في معرفة رمز وصول المضيف، فلا يمكن بدء المؤتمر دون رقم PIN الصوتي. يجب عليك حماية رقم PIN الصوتي الخاص بك وعدم مشاركته مع أي شخص.