Area di ingresso della sala riunioni personale

L'area di ingresso virtuale è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni Webex. Con questa impostazione predefinita, quando si avvia la riunione nella sala riunioni personale e la riunione viene sbloccata, tutti gli ospiti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale, fino a quando l'organizzatore non li ammette.

Per utente ospite si intende:

• Non eseguito l'accesso (identità non autenticata)

• Ha eseguito l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Con l'impostazione predefinita "Gli ospiti possono attendere nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li ammette", quando la riunione viene sbloccata, gli utenti della tua organizzazione che hanno eseguito l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza organizzatore o partecipante partecipano direttamente alla riunione, senza il passaggio nell'area di ingresso virtuale.

L'amministratore del sito Webex può modificare l'impostazione dell'area di ingresso virtuale per tutte le sale riunioni personali dell'organizzazione da Attendono nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li ammette a una delle seguenti opzioni:

• Possono partecipare alla riunione —Disabilita l'area di ingresso virtuale per tutte le sale riunioni personali dell'organizzazione, consentendo a chiunque di accedere direttamente alla riunione nella sala riunioni personale mentre è sbloccata. Webex sconsiglia vivamente di disabilitare l'area di ingresso virtuale, poiché ciò rende la riunione vulnerabile ai partecipanti indesiderati che prendono parte alla riunione, facendone un uso fraudolento.

• Non possono partecipare alla riunione: solo i partecipanti che dispongono di un account utente sul tuo sito e hanno eseguito l'accesso possono partecipare alla riunione. Questa impostazione rende le riunioni "solo interne", il che significa che sono disponibili solo per gli utenti della tua organizzazione.

Quando le persone vengono inserite nell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, vengono inserite in uno dei tre gruppi classificati per semplificare le scelte di screening e di ammissione alle riunioni:

• Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non sono autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. Poiché gli utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso) non hanno eseguito l'autenticazione, non è possibile presupporre che la loro identità sia vera.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Per bloccare la sala riunioni personale:

Il blocco della sala riunioni personale influisce sul funzionamento dell'accesso alla riunione per tutti. Per impostazione predefinita, quando la riunione è bloccata, tutti devono attendere nell'area di ingresso virtuale finché non sono ammessi dall'organizzatore.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del amministratore del sito per tutte le sale riunioni personali dell'organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può partecipare alla riunione quando la riunione è bloccata.

In qualità di organizzatore della organizzatore riunione, è possibile sempre bloccare e sbloccare la riunione mentre è In corso, utilizzando i controlli all'interno della riunione.

È possibile impostare la sala riunioni personale in modo che si blocchi automaticamente selezionando Preferenze > Sala riunioni personale sul sito Webex.

Questa impostazione blocca la sala e impedisce ai partecipanti di accedere automaticamente alla riunione. Con questa impostazione, vengono visualizzate notifiche quando i partecipanti aspettano nell'area di ingresso virtuale. Sarà quindi possibile selezionare i partecipanti e consentire l'accesso alla riunione ai soli partecipanti autorizzati.

L' amministratore del sito può bloccare l'impostazione di blocco automatico e impostare il periodo di tempo del blocco automatico per la sala riunioni personale in modo che tu non possa modificarla. Questa funzionalità di amministrazione imposta il valore di blocco automatico predefinito per la sala riunioni personale, ma è sempre possibile sbloccare e ribloccare la riunione mentre è In corso.

Considera l' URL della sala riunioni personale come un URL pubblico , chiunque conosca questo URL può attenderti nell'area di ingresso virtuale. Controllare sempre i nomi dei partecipanti prima di consentire loro l'accesso alla sala riunioni.

Notifiche della sala riunioni personale prima di una riunione

Quando gli utenti accedono all'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, possono inviare una notifica e-mail all'organizzatore per indicare che sono in attesa dell'inizio della riunione. Anche gli utenti non autorizzati che ottengono l'accesso all'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale possono inviare tali notifiche.

Si consiglia di esaminare le notifiche e-mail prima di avviare una riunione per individuare i partecipanti non autorizzati.

Se vengono visualizzate troppe notifiche e-mail da partecipanti non autorizzati, disattivare queste notifiche. Andare a Webex personalePreferenzeSala riunioni personale e deselezionare Notifica per e-mail quando qualcuno accede all'area di ingresso virtuale della mia sala riunioni personale quando sono assente.

Notifiche della sala riunioni personale durante una riunione

Se si blocca la sala riunioni personale, è possibile sottoporre a screening chiunque sia in attesa nell'area di ingresso virtuale. Durante una riunione bloccata, le notifiche consentono di sapere quando un nuovo utente entra nell'area di ingresso virtuale; è possibile scegliere di ammetterli . Quando più partecipanti aspettano nell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, è possibile scegliere di ammettere singole persone o di ammettere alla riunione tutti i partecipanti in attesa.

Riunioni pianificate

Le riunioni Webex pianificate sono il tipo di riunione consigliato quando la sicurezza è importante per l'utente o la propria organizzazione. Le riunioni pianificate sono riunioni occasionali protette da password e dispongono di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza, nei controlli delle funzioni per le riunioni e nei controlli dei partecipanti. Vedere la procedura seguente su come proteggere le riunioni pianificate.

Scegliere con attenzione l'argomento della riunione

Una riunione in elenco o un invito e-mail inoltrato può, come minimo, rivelare il titolo della riunione a persone non desiderate. I titoli delle riunioni possono rivelare inavvertitamente informazioni private. Per ridurre al minimo l'esposizione di dati riservati, come nomi o eventi di società, pronunciare attentamente i titoli delle riunioni.

Escludere la password della riunione dagli inviti

Per riunioni, webinars, eventi o sessioni di formazione altamente riservati, escludere la password dall'invito e-mail. Ciò impedisce l'accesso non autorizzato ai dettagli della riunione qualora il messaggio e-mail di invito venga inoltrato a un destinatario non desiderato.

Se si seleziona Escludere la password dall'invito e-mail quando si pianifica una riunione, un webinar, un evento o sessione di formazione, la password non viene visualizzata nell'invito. Fornire la password ai partecipanti con un altro mezzo, ad esempio per telefono.

Webex Webinars non supporta questa funzione.

Ingresso sala riunioni pianificato

Per Webex versione 43.3 e successive, l'area di ingresso virtuale è abilitato per impostazione predefinita per tutte le riunioni pianificate Webex . Nessuna modifica viene apportata ai siti esistenti con l'area di ingresso virtuale abilitato per impostazione predefinita.

Con questa impostazione predefinita, quando la riunione inizia e viene sbloccata, tutti gli utenti ospiti verranno inseriti nell'area di ingresso virtuale, fino a quando l'organizzatore non li ammette. Le persone che hanno ricevuto un invito a una riunione e che hanno eseguito l'accesso con un account Webex ignorano l'area di ingresso virtuale e accedono direttamente alle riunioni sbloccate.

Per utente ospite si intende:

• Non eseguito l'accesso (identità non autenticata)

• Ha eseguito l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Quando si pianifica una riunione sul sito Webex, è possibile modificare l'impostazione dell'area di ingresso virtuale predefinita da Attendono nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li lascia entrare a Possono partecipare alla riunione o Non possono accedere alla riunione , a seconda impostazioni sicurezza di amministrazione del sito.

Se il tuo sito Webex utilizzava le precedenti impostazioni per Riunioni sbloccate, l'impostazione equivalente per Ammissione automatica viene applica automaticamente. Ad esempio, Gli ospiti possono partecipare alla riunione diventa Possono partecipare alla riunione . Gli ospiti aspettano nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li ammette diventa Attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Quando le persone vengono inserite nell'area di ingresso virtuale della riunione, vengono suddivise in tre gruppi di categorie per semplificare le scelte di screening e di ammissione alle riunioni:

• Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non sono autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. Non si può presumere che l'identità degli utenti non verificati sia true perché non sono autenticati.

È possibile ammettere o rimuovere persone dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Blocco automatico per le riunioni pianificate

Il blocco delle riunioni in Webex Meetings influisce sul comportamento di accesso alla riunione per tutti gli utenti. Per impostazione predefinita, tutte le riunioni vengono bloccate dopo 5 minuti e tutti attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del amministratore del sito per tutte le riunioni pianificate organizzate da utenti della propria organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può partecipare alla riunione quando la riunione è bloccata.

In qualità di organizzatore della organizzatore riunione, è possibile sempre bloccare e sbloccare la riunione mentre è In corso, utilizzando i controlli in riunione.

Quando si pianifica una riunione, è possibile impostare la riunione in modo che si blocchi automaticamente dai controlli nel file Sicurezza sezione del sito Webex.

Con questa impostazione, viene visualizzata una notifica quando i partecipanti aspettano nell'area di ingresso virtuale. È possibile sottoporre a screening gli utenti nell'area di ingresso virtuale e consentire solo ai partecipanti autorizzati di accedere alla riunione.

L' amministratore del sito può bloccare l'impostazione di blocco automatico e impostare il periodo di tempo di blocco automatico per le riunioni pianificate in modo che l'utente non possa modificarle. Questa funzionalità di amministrazione imposta il valore di blocco automatico predefinito per la riunione pianificata, ma è sempre possibile sbloccare e bloccare nuovamente la riunione mentre è In corso.

Richiedi agli invitati di registrarsi per la riunione, l'evento o la sessione di formazione

È possibile richiedere agli invitati di registrarsi per la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione prima che accedano. Consente di proteggere le informazioni della riunione e tenere traccia e raccogliere informazioni sugli invitati che intendono partecipare alla riunione, all'evento o alla sessione di formazione.

Questa funzione viene abilitata durante la pianificazione. Per abilitare questa impostazione in Webex Meetings e Webex Webinars, andare a Opzioni avanzate , e sotto Registrazione selezionare Richiedi registrazione partecipante.

Utilizzare il segnale acustico di entrata o uscita o la funzione di annuncio del nome

L'uso di questa funzione impedisce a una persona di partecipare alla parte audio della riunione senza che l'organizzatore ne sia a conoscenza. Questa funzione è abilitato per impostazione predefinita per Webex Meetings e Webex Training. È possibile andare a Preferenze > Audio e video , e nel Tono di entrata e di uscita sezione, selezionare un'opzione di tono dall'elenco a elenco a discesa.

Durante la pianificazione di riunioni, webinar, eventi o sessione di formazione, andare a Opzioni di connessione audio , e nel Tono di entrata e di uscita sezione, selezionare un'opzione di tono dall'elenco a elenco a discesa.

Quando si utilizza il Audio Webex , se si seleziona la funzione annuncia nome, i partecipanti che partecipano utilizzando il Utilizzare il computer per l'audio opzione non ottengono l'opzione per registrare e annunciare il proprio nome.

Limitare le funzioni disponibili

Limitare le funzioni disponibili, come chat e audio, se si consente ai partecipanti di accedere alla riunione, al webinar, all'evento o alla sessione di formazione prima dell'organizzatore.

Richiesta con invitati non inoltra inviti

Richiedere che gli invitati non inoltrino l'invito, specialmente nel caso di riunioni confidenziali.

Assegna coorganizzatore

Assegna un coorganizzatore che avvii e controlli la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione (coorganizzatore). Questa pratica mantiene riunioni, webinar, eventi e sessioni di formazione più sicuri eliminando la possibilità che il ruolo di organizzatore venga assegnato a un partecipante imprevisto o non autorizzato in caso di perdita della connessione alla riunione.

Quando si invitano i partecipanti a una riunione pianificata, è possibile designare uno o più partecipanti come coorganizzatori della riunione. Un coorganizzatore può avviare la riunione e agire in qualità di organizzatore. Un organizzatore alternativo deve disporre di un account utente sul sito di WebEx dell'organizzatore originale.

Limitare l'accesso alla riunione

Bloccare la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione dopo che tutti i partecipanti si sono uniti. Ciò impedisce ad altri partecipanti di partecipare. Gli organizzatori possono bloccare o sbloccare la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di sessione di formazione mentre la sessione è In corso. Per bloccare una riunione attualmente organizzata, fare clic su , quindi fare clic sul dispositivo di scorrimento accanto a Blocca riunione .

Questa opzione impedisce ad altre persone di accedere automaticamente alla riunione, al webinar, all'evento o alla sessione di formazione. Per sbloccare una riunione attualmente organizzata, fare clic su , quindi fare clic sul dispositivo di scorrimento accanto a Blocca riunione .

Convalida dell'identità di tutti gli utenti in una chiamata

Verificare la presenza di ogni partecipante mediante un appello è una pratica sicura. Chiedere agli utenti di attivare il video o dichiarare il proprio nome per verificarne l'identità.

Per partecipare a una riunione utilizzando un telefono, il chiamante deve disporre di un numero di accesso Webex valido e di un ID riunione di formato da nove a undici cifre . Se consentito sul sito, i partecipanti che accedono per telefono senza password possono partecipare alla parte della conferenza audio della riunione. Se consentito sul sito, i partecipanti senza account possono partecipare alla riunione. Gli utenti non autorizzati possono identificarsi con qualsiasi nome nella riunione.

Rimuovere un partecipante dalla riunione o dal webinar

È possibile espellere i partecipanti in qualsiasi momento durante una riunione. Organizzatori, coorganizzatori e coordinatori, possono espellere i partecipanti dai webinars, inclusi i webinars nella vista webcast. Selezionare il nome del partecipante che si desidera rimuovere, quindi fare clic su Partecipante > Espelli .

Condividere un'applicazione, non lo schermo

Quando si seleziona Condividi , è possibile scegliere di fare in modo che i webinars nella vista webcast condividano un'applicazione anziché lo schermo. La condivisione di un'applicazione anziché lo schermo consente di evitare l'esposizione accidentale di informazioni riservate.

Controlla chi può condividere

Se consentito a livello di sito, gli organizzatori possono scegliere se consentire a tutti i partecipanti di condividere. Se non si abilita l'opzione, è possibile assegnare il ruolo di relatore per selezionare partecipanti o partecipanti.

Terminare la riunione

Al termine della riunione, dell'evento o della sessione di formazione , assicurarsi di terminarla per tutti i partecipanti. È possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo che consente di scegliere di lasciare in esecuzione la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione senza terminarla. Se è necessario partire in anticipo, nominare un altro organizzatore in modo che possa essere responsabile della fine della riunione, dell'evento o della sessione di formazione.

Assegnare password alle registrazioni

È consigliabile non creare registrazioni contenenti informazioni riservate.

Se si creano registrazioni, è possibile modificarle e aggiungere password prima di condividerle per mantenere sicure le informazioni. Le registrazioni protette da password richiedono ai destinatari di specificare una password per visualizzarle.

1. Per assegnare password alle registrazioni, andare alla pagina Web personale dell'utente Webex su Registrazioni e fare clic per aprire il Finestra Condividi registrazione .

2. Il Finestra Condividi registrazione , selezionare la casella di selezione accanto a Collegamento pubblico .

3. Selezionare la casella di selezione accanto a Protezione con password , quindi digitare la password nel campo di testo.

4. Fai clic su Salva.

Elimina registrazioni

Eliminare le registrazioni non più necessarie.

1. Vai a Registrazioni , quindi selezionare sulla registrazione.

2. Fare clic su Elimina , quindi fare clic su Elimina di nuovo.

Creare un PIN audio complesso e proteggerlo. Accedere alla pagina Web dell'utente del sito Webex personale e andare a Preferenze > Audio e video per creare il PIN audio .

Il PIN è l'ultimo livello di protezione che consente di impedire l'accesso non autorizzato alla conferenza personale (riunione PCN). Anche se una persona non autorizzata ha ottenuto il codice di accesso organizzatore , la conferenza non può iniziare senza il PIN audio . Proteggi il tuo PIN audio e non condividerlo.