Henkilökohtaisen huoneen aula

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Personal Room -kokouksissa. Tällä oletusasetuksella, kun aloitat henkilökohtaisen huoneen kokouksen ja kokouksen lukitus avataan, kaikki vieraat sijoitetaan aulaan, kunnes sinä (isäntä) hyväksyt heidät.

Vieras määritellään seuraavasti:

• Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkopuoliseen organisaatioon

Oletusasetuksilla He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät, organisaatiosi ihmiset, jotka kirjautuivat sisään Webex-tilillä isäntä- tai osallistujalisenssillä, ohittavat aulan ja liittyvät suoraan lukitsemattomiin kokouksiin.

Webex-sivuston ylläpitäjä voi muuttaa kaikkien organisaatiosi henkilökohtaisten huoneiden aula-asetuksia alkaen He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät johonkin seuraavista:

• He voivat liittyä kokoukseen— Poistaa aulan käytöstä kaikista organisaatiosi henkilökohtaisista huoneista, jolloin kuka tahansa voi liittyä suoraan henkilökohtaisen huoneen kokoukseen sen ollessa lukitsematon. Emme suosittele aulan poistamista käytöstä, sillä se tekee kokouksestasi alttiin ei-toivottujen osallistujien liittymiselle kokoukseesi ja kokousmaksupetoksille.

• He eivät voi liittyä kokoukseen— Kaikilla osallistujilla on oltava tili sivustollasi ja heidän on oltava kirjautuneita kokoukseen osallistumista varten. Tämä asetus tekee Personal Room -kokouksista vain sisäiset, mikä tarkoittaa, että ne ovat vain organisaatiosi ihmisten käytettävissä.

Kun ihmiset sijoitetaan henkilökohtaisen huoneesi aulaan, he sijoitetaan johonkin kolmesta luokitelluista ryhmistä yksinkertaistamaan seulonta- ja kokouksiin pääsyvaihtoehtojasi:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennettuja käyttäjiä)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjien, jotka eivät kirjautuneet sisään) henkilöllisyyden ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Ihmiset voivat olla otetaan kokoukseen tai poistetaan aulasta yksin tai ryhmänä.

Lukitse henkilökohtainen huone automaattisesti

Oman huoneen lukitseminen vaikuttaa kokoukseen pääsyyn kaikille. Oletusarvoisesti, kun kokous on lukittu, kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi myös määrittää rajoittavamman asetuksen kaikille organisaatiosi henkilökohtaisille huoneille. Tämän rajoittavamman asetuksen avulla kukaan ei voi liittyä kokoukseen, kun kokous on lukittu.

Kokouksen isäntänä voit aina lukita ja avata kokouksen sen ollessa käynnissä käyttämällä kokouksen sisäisiä ohjaimia.

Voit asettaa henkilökohtaisen huoneesi lukittumaan automaattisesti valitsemalla Asetukset > Oma henkilökohtainen huone Webex-sivustollasi.

Tämä asetus lukitsee huoneesi ja estää osallistujia liittymästä kokoukseen automaattisesti. Tällä asetuksella näet ilmoitukset, kun osallistujat odottavat aulassa. Voit seuloa ihmisiä aulassa ja päästää vain valtuutetut osallistujat kokoukseen.

Sivuston ylläpitäjä voi lukita automaattisen lukituksen asetuksen ja asettaa automaattisen lukituksen ajanjakson henkilökohtaiselle huoneelle, jotta et voi muuttaa sitä. Tämä hallintaominaisuus määrittää henkilökohtaisen huoneen automaattisen lukituksen oletusarvon, mutta voit aina avata ja lukita kokouksen uudelleen sen ollessa käynnissä.

Harkitse henkilökohtaisen huoneesi URL-osoitetta julkisena URL-osoitteena. Jokainen tämän URL-osoitteen tietävä voi odottaa sinua aulassasi. Tarkista aina käyttäjätunnukset ennen kuin päästät heidät osallistujaksi huoneeseesi.

Henkilökohtaiset huoneilmoitukset ennen kokousta

Kun ihmiset tulevat henkilökohtaisen huoneesi aulaan, he voivat lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksen odottavansa kokouksen alkamista. Jopa luvattomat henkilöt, jotka pääsevät henkilökohtaisen huoneesi aulaan, voivat lähettää ilmoituksia.

Suosittelemme, että tarkistat sähköposti-ilmoituksesi ennen kokouksen aloittamista, jotta voit suojata luvattomat osallistujat.

Jos näet liian monta sähköposti-ilmoitusta luvattomilta osallistujilta, harkitse näiden ilmoitusten poistamista käytöstä. Siirry Webex-sivustoltasi osoitteeseen Asetukset > Oma henkilökohtainen huone, ja poista valinta Ilmoita minulle sähköpostitse, kun joku tulee henkilökohtaisen huoneeni aulaan, kun olen poissa.

Henkilökohtaiset huoneilmoitukset kokouksen aikana

Jos lukitset henkilökohtaisen huoneesi, voit seuloa kaikki aulassasi odottavat. Lukitun kokouksen aikana ilmoitukset kertovat sinulle, kun joku uusi tulee aulaan; voit valita hyväksytkö ne. Kun useita osallistujia odottaa henkilökohtaisen huoneen aulassa, voit valita, haluatko päästää valitut henkilöt tai kaikki odottavat osallistujat kokoukseen.

Suunnitellut kokoukset

Ajoitetut Webex-kokoukset ovat suosittelemamme kokoustyyppiä, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Ajoitetut kokoukset ovat salasanalla suojattuja kertaluonteisia kokouksia, ja niissä on laaja valikoima tietoturvaominaisuuksia, kokoustoimintojen ja osallistujien ohjaimia. Katso seuraavat vaiheet, kuinka voit suojata ajoitetut kokoukset.

Valitse kokouksen aihe huolellisesti

Listattu kokous tai edelleen lähetetty kutsusähköposti voi paljastaa vähintään kokouksen otsikot tahattomalle yleisölle. Kokouksen otsikot voivat vahingossa paljastaa henkilökohtaisia tietoja. Minimoi arkaluontoisten tietojen, kuten yritysten nimien tai tapahtumien, altistuminen kirjoittamalla kokousten otsikot huolellisesti.

Jätä kokouksen salasana pois kutsuista

Jätä salasana sähköpostikutsusta pois erittäin arkaluontoisissa kokouksissa, webinaareissa, tapahtumissa tai koulutustilaisuuksissa. Tämä toimenpide estää luvattoman pääsyn kokouksen tietoihin, jos kutsusähköpostiviesti välitetään tahattomalle vastaanottajalle.

Jos tarkistat Jätä salasana pois sähköpostikutsusta Kun varaat kokouksen, webinaarin, tapahtuman tai harjoittelun, salasana ei näy kutsussa. Anna salasana osallistujille muulla tavoin, kuten puhelimitse.

Webex Webinars ei tue tätä ominaisuutta.

Aikataulun mukainen kokoushuoneen aula

Webex-versiossa 43.3 ja uudemmissa aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Webexin ajoitetuissa kokouksissa. Olemassa oleviin sivustoihin, joissa aula ei ole oletusarvoisesti käytössä, ei tehdä muutoksia.

Tällä oletusasetuksella, kun ajoitettu kokous alkaa ja kokouksen lukitus avataan, kaikki vieraat sijoitetaan aulaan, kunnes sinä (isäntä) hyväksyt heidät. Kokouskutsun saaneet ja Webex-tilillä kirjautuneet ihmiset ohittavat aulan ja liittyvät suoraan lukitsemattomiin kokouksiin.

Vieras määritellään seuraavasti:

• Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkopuoliseen organisaatioon

Kun ajoitat kokouksen Webex-sivustollasi, voit muuttaa aulan oletusasetusta He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään to He voivat liittyä kokoukseen tai He eivät voi liittyä kokoukseen, riippuen sivustosi järjestelmänvalvojan suojausasetuksista.

Jos Webex-sivustosi käytti edellistä Avatut kokoukset asetukset, vastaava asetus Automaattinen tunnustaminen sovelletaan automaattisesti. Esimerkiksi, Vieraat voivat liittyä kokoukseen tulee He voivat liittyä kokoukseen. Vieraat odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät tulee He odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Kun ihmiset sijoitetaan kokouksesi aulaan, heidät jaetaan kolmeen luokiteltuun ryhmään yksinkertaistaaksesi seulontaasi ja kokouksiin pääsyvaihtoehtoja:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennettuja käyttäjiä)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien henkilöllisyyttä ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Voit ottaa sisään tai poistaa ihmisiä aulasta yksittäin tai ryhmänä.

Automaattinen lukitus ajoitettuja kokouksia varten

Kokouksen lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokoukseen pääsyyn. Oletusarvoisesti, kun kokouksesi lukitaan, kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Sivuston järjestelmänvalvoja voi myös määrittää rajoittavamman asetuksen kaikille organisaatiosi käyttäjien isännöimille ajoitetuille kokouksille. Tämän rajoittavamman asetuksen avulla kukaan ei voi liittyä kokoukseen, kun kokous on lukittu.

Kokouksen isännöitsijänä voit aina lukita ja avata kokouksen sen ollessa käynnissä käyttämällä kokouksen ohjaimia.

Kun ajoitat kokouksen, voit asettaa kokouksen lukittumaan automaattisesti ruudun säätimistä Turvallisuus -osio Webex-sivustollasi.

Tällä asetuksella näet ilmoituksen, kun osallistujat odottavat aulassa. Voit seuloa käyttäjiä aulassa ja päästää vain valtuutetut osallistujat kokoukseen.

Sivuston ylläpitäjä voi lukita automaattisen lukituksen asetuksen ja asettaa automaattisen lukituksen ajanjakson ajoitetuille kokouksille, jotta et voi muuttaa niitä. Tämä hallintaominaisuus määrittää oletusarvoisen automaattisen lukituksen arvon ajoitetulle kokoukselle, mutta voit aina avata ja lukita kokouksen uudelleen sen ollessa käynnissä.

Vaadi kutsuttuja rekisteröitymään kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen

Voit vaatia kutsuttujasi rekisteröitymään kokoukseen, webinaariin, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen ennen liittymistä. Tämän avulla voit suojata kokoustiedot sekä seurata ja kerätä tietoja kutsutuista, jotka aikovat osallistua kokoukseesi, tapahtumaasi tai koulutukseesi.

Tämä ominaisuus on käytössä ajoituksen aikana. Ota tämä asetus käyttöön Webex-kokouksissa ja Webex-verkkoseminaareissa osoitteessa Edistyneet asetukset, ja alla Rekisteröinti valitse Edellyttää osallistujien rekisteröintiä.

Käytä tulo- tai poistumisääntä tai ilmoita nimiominaisuutta

Tämän ominaisuuden käyttäminen estää ketään liittymästä kokouksesi ääniosaan tietämättäsi. Tämä ominaisuus on oletuksena käytössä Webex-kokouksissa ja Webex-koulutuksessa. Voit mennä Asetukset > Ääni ja video, ja Sisään- ja poistumisääni -osiossa, valitse äänivaihtoehto avattavasta luettelosta.

Kun suunnittelet kokousta, webinaaria, tapahtumaa tai koulutusta, siirry osoitteeseen Ääniliitäntävaihtoehdot, ja Sisään- ja poistumisääni -osiossa, valitse äänivaihtoehto avattavasta luettelosta.

Kun käytät Webex-ääni Jos valitset Ilmoita nimi -ominaisuuden, osallistujat liittyvät Käytä tietokonetta äänentoistoon vaihtoehto ei saa mahdollisuutta äänittää ja ilmoittaa nimeään.

Rajoita käytettävissä olevia ominaisuuksia

Rajoita käytettävissä olevia ominaisuuksia, kuten chattia ja ääntä, jos sallit osallistujien liittyä kokoukseen, webinaariin, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen ennen isäntänä.

Pyydä, että kutsutut eivät lähetä kutsuja eteenpäin

Pyydä, etteivät kutsujasi välitä kutsua eteenpäin, etenkään luottamuksellisia kokouksia varten.

Määritä cohost

Määritä cohost aloittamaan ja hallitsemaan kokousta, webinaaria, tapahtumaa tai koulutusta (cohost). Tämä käytäntö pitää kokoukset, verkkoseminaarit, tapahtumat ja koulutustilaisuudet turvallisempana, koska se eliminoi mahdollisuuden, että isäntärooli määrätään odottamattomalle tai luvattomalle osallistujalle, jos yhteys kokoukseen katkeaa.

Kun kutsut osallistujia ajoitettuun kokoukseen, voit määrittää yhden tai useamman osallistujan kokouksen isännöitsijöiksi. Kohostaja voi aloittaa kokouksen ja toimia isäntänä. Siten kohostilla on oltava käyttäjätili Webex-sivustollasi.

Rajoita pääsyä kokoukseen

Lukitse kokous, webinaari, tapahtuma tai koulutus, kun kaikki osallistujat ovat liittyneet. Tämä estää useampien osallistujien liittymisen. Isännät voivat lukita tai avata kokouksen, webinaarin, tapahtuman tai harjoittelun istunnon ollessa käynnissä. Lukitse tällä hetkellä isännöimäsi kokous napsauttamalla ja napsauta sitten vieressä olevaa liukusäädintä Lukko-kokous.

Tämä vaihtoehto estää ketään automaattisesti liittymästä kokoukseen, webinaariin, tapahtumaan tai harjoitteluun. Avaa parhaillaan isännöimäsi kokouksen lukitus napsauttamalla ja napsauta sitten vieressä olevaa liukusäädintä Lukko-kokous.

Tarkista kaikkien puhelun käyttäjien henkilöllisyys

Jokaisen osallistujan kirjanpito nimenhuudon avulla on turvallinen käytäntö. Pyydä käyttäjiä laittamaan video päälle tai ilmoittamaan nimensä henkilöllisyytensä vahvistamiseksi.

Osallistuakseen kokoukseen puhelimitse soittaja tarvitsee voimassa olevan Webex-puhelinnumeron ja 9-11 numeron pituisen kokoustunnuksen. Jos se on sallittu sivustollasi, puhelimitse ilman salasanaa liittyneet osallistujat voivat liittyä kokouksen äänikonferenssiosaan. Jos se on sallittu sivustollasi, osallistujat, joilla ei ole tiliä, voivat liittyä kokoukseen. Luvattomat käyttäjät voivat tunnistaa itsensä millä tahansa kokouksessasi olevalla nimellä.

Poista osallistuja kokouksesta tai webinaarista

Voit karkottaa osallistujat milloin tahansa kokouksen aikana. Isännät, kohostit ja panelistit voivat karkottaa osallistujia webinaareista, mukaan lukien webcast-näkymässä olevista webinaareista. Valitse sen osallistujan nimi, jonka haluat poistaa, ja napsauta sitten Osallistuja > Karkottaa.

Jaa sovellus, älä näyttöäsi

Kun valitset Jaa, voit jakaa webinaarit webcast-näkymässä sovelluksen näytön sijaan. Sovelluksen jakaminen näytön sijaan auttaa estämään arkaluonteisten tietojen vahingossa paljastumisen.

Hallitse, kuka voi jakaa

Jos se on sallittu sivustotasolla, isännät voivat valita, sallivatko kaikki osallistujat jakaa. Jos et ota tätä vaihtoehtoa käyttöön, voit määrittää esittäjän roolin valitsemaan osallistujia tai osallistujia.

Lopeta kokous

Kun kokous, tapahtuma tai koulutus on ohi, muista lopettaa se kaikille osallistujille. Valintaikkuna saattaa avautua, jossa voit jättää kokouksen, webinaarin, tapahtuman tai harjoittelun käynnissä lopettamatta sitä. Jos sinun on poistuttava aikaisin, aseta joku muu isännöitsijäksi, jotta hän voi olla vastuussa kokouksen, tapahtuman tai harjoittelun lopettamisesta.

Määritä tallennuksiin salasanat

Suosittelemme, että et luo tallenteita, jotka sisältävät arkaluonteisia tietoja.

Jos luot tallenteita, voit muokata tallenteita ja lisätä salasanoja ennen niiden jakamista tietojen suojaamiseksi. Salasanalla suojatut tallenteet edellyttävät, että vastaanottajilla on salasana, jotta ne voivat katsella niitä.

1. Jos haluat määrittää tallennuksiin salasanat, siirry henkilökohtaiselle Webex-käyttäjäsivullesi osoitteessa Tallenteet ja napsauta avaamaan Jaa tallennusikkuna.

2. Käytössä Jaa tallennusikkuna, valitse vieressä oleva valintaruutu Julkinen linkki.

3. Valitse vieressä oleva valintaruutu Salasanasuojausja kirjoita sitten salasana tekstikenttään.

4. Klikkaus Tallentaa.

Poista tallenteet

Poista tallenteet, kun ne eivät ole enää merkityksellisiä.

1. Mene Tallenteetja valitse sitten tallenteessa.

2. Klikkaus Poistaaja napsauta sitten Poistaa uudelleen.

Luo vahva ääni-PIN ja suojaa se. Kirjaudu sisään henkilökohtaiselle Webex-sivustosi käyttäjän verkkosivulle ja mene osoitteeseen Asetukset > Ääni ja video luodaksesi ääni-PIN-koodin.

PIN-koodisi on viimeinen suojaustaso, joka estää luvattoman pääsyn henkilökohtaiseen konferenssikokoukseen (PCN Meeting). Vaikka luvaton henkilö saisi isännän pääsykoodisi, neuvottelua ei voida aloittaa ilman ääni-PIN-koodia. Suojaa ääni-PIN-koodisi äläkä jaa sitä.