Рекомендации по обеспечению безопасности совещаний. организаторы

Обзор функций для обеспечения безопасности Webex

С помощью пакета Webex Meetings сотрудники по всему миру и виртуальные команды могут проводить совещания и совместно работать в режиме реального времени так, будто они находятся в одной комнате. Различные организации, предприятия и государственные учреждения по всему миру полагаются на решения Webex. Webex позволяет упростить рабочие процессы, повысить результативность продаж, маркетинговых мероприятий, обучения, управления проектами и поддержки команд.

Для всех организаций и их пользователей безопасность является основной задачей. Сотрудничество в режиме онлайн должно обеспечивать многоуровневую систему безопасности: начиная от планирования совещаний и до аутентификации участников для совместного доступа к контенту.

Webex представляет собой безопасную рабочую среду с возможностями настройки и обеспечения открытого пространства для совместной работы. Понимание принципов работы функций для обеспечения безопасности на уровне администраторов и конечных пользователей позволяет адаптировать веб-сайт Webex к существующим корпоративным требованиям.

Дополнительную информацию см. в технической документации по безопасности Webex.

Лучшие методы для организаторов

Как организатор, вы принимаете окончательное решение относительно настроек безопасности ваших совещаний, событий, вебиналови сеансов обучения. Вы контролируете практически каждый аспект совещания, event-совещания, вебинараили вебинара сеанс обучения, включая время его начала и окончания.

Обеспечение безопасности совещаний и информации. Знать и соблюдать политики безопасности для своей организации. Следуйте лучшим методикам безопасности при плане совещания, во время и после совещания.

Используйте элементы управления холлом совещания и автоматической блокировкой совещания, если они доступны.

Не публикуйте пароли на общедоступных веб-сайтах.

Не сообщайте свой ПИН аудио другим пользователям.

Предоставляйте пароль совещания пользователям исключительно по необходимости.

Ни в коем случае не разглашайте конфиденциальную информацию во время совещания, пока не проверите список присутствующих.

Безопасность персональной комнаты

Персональные комнаты Webex Meetings – это форма совещаний Webex; они всегда доступны для организатора совещаний. Организатор совещания активирует свою персональную комнату при присоединении и деактивирует комнату совещаний при выходе. Персональные комнаты обеспечивают быстрый и удобный способ проведения совещаний доверенным участникам, поэтому имеют ограниченный набор настраиваемых функций безопасности. Если безопасность совещаний имеет для вас первостепенное значение, рекомендуется использовать запланированные совещания Webex, для которых предусмотрен широкий набор настраиваемых функций безопасности.

Холл персональной комнаты

Холл включен по умолчанию для всех совещаний в персональной комнате. С помощью этой настройки по умолчанию, когда вы начинаете совещание в персональной комнате и совещание разблокировано, все гости будут помещены в холл до тех пор, пока вы (организатор) их не допустите.

Гость определяется следующим образом:

Не выполнен вход (идентификатор не аутентифицирован)
выполнил вход в систему, но принадлежит внешней организации.

С настройкой по умолчанию Они будут ожидать в холле, пока их не допустит организатор. Пользователи в вашей организации, которые вошли в систему с помощью учетной записи Webex с помощью лицензии организатора или посетителя, обходят холл и присоединяются непосредственно к разблокированным совещаниям.

Администратор веб-сайта Webex может изменить настройку холла для всех персональных комнат в вашей организации с параметра "Они будут ожидать в холле, пока организатор не допустит их к одному из приведенных ниже параметров.

Они могут присоединяться к совещанию. Отключает холл для всех персональных комнат в вашей организации, позволяя любому пользователю напрямую присоединяться к совещанию в вашей персональной комнате во время его разблокировки. Мы настоятельно рекомендуем отключить холл, поскольку это делает совещание уязвимым для нежелательных посетителей, присоединяющихся к совещанию и мошенничества с оплатой совещаний.
Они не могут присоединиться к совещанию. Для посещения совещания все посетители должны иметь учетную запись на вашем веб-сайте и войти в систему. Эта настройка делает совещания в персональной комнате только внутренними, что означает, что они доступны только пользователям в вашей организации.

Когда пользователи помещаются в холл вашей персональной комнаты, их помещают в одну из трех категорий групп, чтобы упростить ваш выбор при проверке и допуске на совещание.

Внутренние пользователи (аутентифицированные пользователи вашей организации)
Внешние пользователи (аутентифицированные пользователи внешних организаций)
Неподтвержденные пользователи (пользователи, которые не вошли в систему и не аутентифицированы)

Внутренние и внешние аутентифицированные пользователи выполнили вход в систему и подтвердили свою личность. Идентификация неподтвержденных пользователей (пользователей, которые не вошли в систему) не может считаться правдой, поскольку они не аутентифицированы.

Пользователи могут быть допущены на совещание или удалены из холла по отдельности или группой.

Автоматическая блокировка персональной комнаты

Блокировка комнаты персональной комнаты влияет на поведение при входе на совещание для всех. По умолчанию, если совещание заблокировано, все должны ждать в холле, пока их не допустит организатор.

Администратор веб-сайта может также настроить более строгий параметр для всех персональных комнат в вашей организации. С помощью этого более запретильного параметра никто не сможет присоединиться к совещанию, если совещание заблокировано.

Будучи организатором совещания, вы всегда можете заблокировать и разблокировать совещание во время его проведения с помощью элементов управления совещанием.

Можно настроить автоматическую блокировку персональной комнаты, выбрав Предпочтительные параметры > Моя персональная комната на веб-сайте Webex.

Эта настройка блокирует вашу комнату и предотвращает присоединение посетителей к совещанию автоматически. С помощью этой настройки отображаются уведомления, когда посетители ожидают в холле. Можно просматривать пользователей в холле и допускать на совещание только авторизованных посетителей.

Администратор веб-сайта может заблокировать настройку автозагрузки и задать период времени автозагрузки для вашей персональной комнаты, чтобы вы не могли его изменить. Эта возможность администрирования устанавливает значение автоподка по умолчанию для вашей персональной комнаты, однако вы всегда можете разблокировать и повторно заблокировать совещание во время его выполнения.

Усмотрите URL персональной комнаты как общедоступный URL. Все, кто знает этот URL, могут ждать вас в холле. Всегда проверяйте имена пользователей, прежде чем допустить их в качестве посетителей в свою комнату.

Уведомления в персональной комнате до начала совещания

Когда пользователи входят в холл вашей персональной комнаты, они могут отправить вам уведомление по электронной почте о том, что они ожидают начала совещания. Даже неавторизованные пользователи, которые получают доступ к холлу вашей персональной комнаты, могут отправлять уведомления.

Рекомендуется просматривать электронные уведомления до начала совещания, чтобы проверить список неавторизованных пользователей.

Если вы видите слишком много электронных уведомлений от неавторизованных посетителей, рассмотрите возможность выключения этих уведомлений. На веб-сайте Webex перейдите в раздел Предпочтительные параметры > Моя персональная комната и снимите флажок Уведомлять меня по электронной почте, если кто-то входит в холл моей персональной комнаты, когда я отсутствую.

Уведомления в персональной комнате во время совещания

Если персональная комната заблокирована, вы можете отсвеять всех ожидающих в холле. Во время заблокированного совещания уведомления позволяют узнать, когда кто-либо из новых пользователей входит в холл. Можно выбрать, следует ли их допустить. При ожидании нескольких посетителей в холле вашей персональной комнаты можно допустить отдельных пользователей или допустить всех ожидающих на совещание посетителей.

Безопасность запланированных совещаний

Запланированные совещания

Запланированные совещания Webex – это рекомендуемые тип совещания, когда безопасность важна для вас или вашей организации. Запланированные совещания защищены паролем одноразовые совещания и имеют широкий спектр функций безопасности, в элементах управления функциями совещания и элементах управления посетителями. См. приведенные ниже действия по обеспечению безопасности запланированных совещаний.

Внимательно выберите тему совещания

Отображение совещания в списке или пересылка сообщения электронной почты с приглашением может как минимум привести к разглашению названия совещания ненадлежащим пользователям. Названия совещаний могут непреднамеренно раскрыть личные сведения. Чтобы свести к минимуму вероятность контакта с конфиденциальной данными, например названиями компаний или событиями, внимательно прогоним совещания.

Исключить пароль совещания из приглашений

Для высокочувствительных совещаний, вебиналов, событий или сеансов обучения не отпишите пароль из электронного приглашения. Эта мера предотвращает несанкционированный доступ к сведениям о совещании, если сообщение электронной почты с приглашением пересылается незапланированному получателю.

Если припланировать совещание, вебинар, event-совещание или совещание сеанс обучения, в электронном приглашении пароль не будет отображаться. Предоставлять пароль посетителям другим способом, например по телефону.

Webex Webinars не поддерживает эту функцию.

Холл запланированной комнаты совещаний

Для Webex версии 43.3 и последующих версий холл по умолчанию включен для всех запланированных совещаний Webex. Для существующих веб-сайтов, на которых холл не включен по умолчанию, изменения не будут внесены.

С помощью этой настройки по умолчанию, когда начнется запланированное совещание и совещание разблокировано, все гости будут помещены в холл до тех пор, пока вы (организатор) их не допустите. Пользователи, получившие приглашение на совещание и выполнившие вход с помощью учетной записи Webex, обходят холл и присоединяются к разблокированным совещаниям напрямую.

Гость определяется следующим образом:

Не выполнен вход (идентификатор не аутентифицирован)
выполнил вход в систему, но принадлежит внешней организации.

При планировании совещания на веб-сайте Webex можно изменить настройку холла по умолчанию: Они будут ожидать в холле, пока организатор не разрешит им войти на страницу Они могут присоединиться к совещанию или они не смогут присоединиться к совещанию, в зависимости от настроек безопасности администратора на вашем веб-сайте.

Если на вашем веб-сайте Webex использовались предыдущие настройки разблокированных совещаний , автоматически применяется эквивалентная настройка автоматического допуска . Например, Гости могут присоединиться к совещанию становится Они могут присоединиться к совещанию. Гости будут ожидать в холле, пока организатор не допустит их станет Они будут ожидать в холле, пока их не допустит организатор.

Когда пользователи помещаются в холл вашего совещания, их разделяют на три группы с разбивкой по категориям, чтобы упростить ваш выбор при проверке и допуске на совещание.

Внутренние пользователи (аутентифицированные пользователи вашей организации)
Внешние пользователи (аутентифицированные пользователи внешних организаций)
Неподтвержденные пользователи (пользователи, которые не вошли в систему и не аутентифицированы)

Внутренние и внешние аутентифицированные пользователи выполнили вход в систему и подтвердили свою личность. Идентификация неподтвержденных пользователей не может считаться правдой, поскольку они не аутентифицированы.

Допускать или удалять пользователей из холла можно по отдельности или группой.

Автоматическая блокировка запланированных совещаний

Блокировка совещания влияет на поведение входа на совещание для всех пользователей. По умолчанию при блокировке совещания все пользователи должны ожидать в холле, пока их не допустит организатор.

Администратор веб-сайта может настроить более строгий параметр для всех запланированных совещаний, которые организованы пользователями в вашей организации. С помощью этого более запретильного параметра никто не сможет присоединиться к совещанию, если совещание заблокировано.

При планировании совещания можно настроить автоматическую блокировку совещания с помощью элементов управления в разделе Безопасность на веб-сайте Webex.

С помощью этой настройки отображается уведомление о том, что посетители ожидают в холле. Вы можете отобрать пользователей в холле и разрешить в совещание только авторизованные посетители.

Администратор веб-сайта может заблокировать настройку автоматической блокировки и задать период времени автоматической блокировки для запланированных совещаний, чтобы вы не могли их изменить. Эта возможность администрирования устанавливает значение автоматической блокировки по умолчанию для запланированного совещания, однако вы всегда можете разблокировать и повторно заблокировать совещание во время его проведения.

Требовать регистрации приглашенных на совещание, event-совещание или совещание сеанс обучения

Можно обязать приглашенных зарегистрироваться на совещание, вебинар, event-совещание или совещание перед сеанс обучения присоединиться. Это позволяет защитить информацию о совещании, отслеживать и собирать информацию о приглашенных, которые планируют посетить ваше совещание, event-совещание или совещание сеанс обучения.

Эта функция включена при планировании. Чтобы включить эту настройку в Webex Meetings и Webex Webinars, перейдите в раздел Дополнительные параметры и в разделе Регистрация выберите Требовать регистрацию посетителей.

Использование звукового сигнала входа и выхода или функции "Сообщить имя"

Использование этой функции предотвращает присоединение пользователей к аудиосоставляющей совещания без вашего ведома. Эта функция включена по умолчанию для Webex Meetings и Webex Training. Перейдите к разделу > аудио и видео и в разделе Сигнал входа и выхода выберите вариант звукового сигнала в раскрывающийся список.

При планировании совещания, вебинара, event-совещания или сеанс обучения перейдите к разделу Параметры аудиосвязи и в разделе Сигнал входа и выхода выберите параметр звукового сигнала в раскрывающийся список.

При использовании параметра аудио Webex при выборе функции объявлять имя посетители, присоединяясь с помощью параметра Использовать компьютер для аудио, не получают возможность записывать и объявлять свое имя.

Ограничение доступных функций

Ограничйте доступ к функциям, таким как чат и аудио, если вы разрешаете посетителям присоединяться к совещанию, вебинару, event сеанс обучения организатору.

Просьба о том, чтобы приглашенные не перенаслали приглашения.

Попросите приглашенных больше не пересылать приглашение, особенно для конфиденциальных совещаний.

Назначить соорганизатора

Назначьте соорганизатора для начала совещания, вебинара, event-совещания или сеанса обучения и управления ими (соорганизатор). Эта практика повышает безопасность совещаний, вебинаров, event-совещаний и сеансов обучения, исключая возможность назначения роли организатора непредвиденному или неавторизованному посетителю в случае потери подключения к совещанию.

Приглашая посетителей на запланированное совещание совещание, можно назначить одного или более посетителей в качестве организаторов совещания. Организатор может начать совещание и выступать в качестве организатора. Таким образом, соорганизатор должен иметь учетную запись пользователя на вашем веб-сайте Webex.

Безопасность во время совещания

Ограничение доступа к совещанию

Блокировка совещания, вебинара, event-совещания сеанс обучения после присоединив всех посетителей. Это предотвращает присоединение большего числа посетителей. Организаторы могут заблокировать или разблокировать совещание, вебинар, event сеанс обучения во время сеанса. Чтобы заблокировать совещание, которое вы сейчас проводите, щелкните и щелкните ползунок рядом с кнопкой Заблокировать совещание.

Этот параметр предотвращает автоматическое присоединение к совещанию, вебинару, event-совещанию или сеанс обучения. Чтобы разблокировать совещание, которое вы сейчас проводите, щелкните и щелкните ползунок рядом с кнопкой Заблокировать совещание.

Проверка идентификации всех пользователей во время вызова

Учет всех посетителей посредством переклички – безопасный метод проверки. Попросите пользователей включить их видео или представиться, чтобы подтвердить их личность.

Чтобы посетить совещание с помощью телефона, вызывающему абоненту необходим действительный номер телефона системы Webex и идентификатор совещания из девяти или одиннадцати цифр. Если на вашем веб-сайте разрешено, посетители, которые присоединяются к совещанию по телефону без пароля аудиоконференция присоединиться к этой части совещания.

Если на вашем веб-сайте разрешено, к совещанию могут присоединяться посетители без учетных записей. Неавторизованные пользователи могут идентифицировать себя любым именем на вашем совещании.

Удаление участника из совещания или вебинара

Вы можете выслать участников в любой момент во время совещания. Организаторы, соорганизаторы и члены команды-организатора могут вывести участников из вебинаров, включая вебинары в представлении веб-трансляции. Выберите имя участника, которого необходимо удалить, и нажмите Участник > Вывести.

Вы можете совместно с приложением, а не экраном.

При выборе параметра Совместный доступ можно выбрать параметр предоставления совместного доступа к приложению на вебинарах в представлении веб-трансляции, а не к экрану. Совместный доступ к приложению, а не экрану, помогает избежать случайного контакта с конфиденциальной информацией.

Управление тем, кто может использовать

Если разрешение на уровне веб-сайта разрешено, организаторы могут разрешить всем участникам совместное участие. Если этот параметр не выбран, можно назначить роль организатора выбранным участникам или посетителям.

Завершение совещания

По окончании совещания, event сеанс обучения или event-совещания обязательно завершите его для всех участников. Откроется диалоговое окно с возможностью покинуть совещание, вебинар, event-совещание или сеанс обучения совещание, не завершая его. Если вам необходимо покинуть совещание раньше, наставьте другого человека организатором, чтобы он был ответственным за завершение совещания, event-совещания или сеанс обучения.

Безопасность после совещания

Назначение паролей для записей

Рекомендуется не создавать записи, содержащие конфиденциальную информацию.

При создании записей можно редактировать записи и добавлять пароли перед совместным доступом к ним, чтобы обеспечить безопасность информации. Для просмотра защищенных паролем записей получателям необходимо знать пароль.

Чтобы назначить пароли для записей, перейдите на личную веб-страницу пользователя Webex к разделу Записи и щелкните, чтобы открыть окно "Совместное доступ к записи".
В окне "Совместное доступ к записи" ото всех полей отыйте от темы "Общедоступные ссылки".
Введите пароль в текстовом поле рядом с полем Защита паролем.
Нажмите кнопку Сохранить.

Удалить записи

Удаляйте записи, если они уже неактуальны.

Перейдите в "Записи", затем выберите запись.
Щелкните Удалить, затем щелкните Удалить еще раз.

Персональныеконференцию для организаторов

Создайте мощный ПИН аудио и защитите его. Войдите на персональную веб-страницу пользователя веб-сайта Webex и перейдите к меню Предпочтительные параметры > Аудио и видео , чтобы создать ПИН аудио.

Ваш PIN-код является последним уровнем защиты для предотвращения несанкционированного доступа к персональное совещание совещанию (PCN). Даже если неавторизованный человек получил ваш код доступа организатора, конференция не может начаться без ПИН аудио. Защитите свой ПИН аудио и не сообщайте его.