Посилання на особисту кімнату

Функцію холу ввімкнено за замовчуванням для всіх нарад Webex. За допомогою цього налаштування за замовчуванням, коли ви починаєте зустріч в Особистій кімнаті, і зустріч розблоковано, всі гості розміщуються в фойє, поки ви (господар) не визнаєте їх.

До користувачів у режимі гостя належать:

• користувачі, які не ввійшли (посвідчення не автентифіковано);

• користувачі, які ввійшли, але належать до зовнішньої організації.

Завдяки налаштуванню за замовчуванням «Гості можуть очікувати в холі, поки їх допустить організатор» користувачі у вашій організації, що увійшли за допомогою облікового запису Webex, використовуючи ліцензію організатора або відвідувача, можуть безпосередньо приєднатися до наради, яку розблоковано, в обхід холу.

Адміністратор сайту Webex може змінити налаштування лобі для всіх Особистих кімнат у вашій організації з Вони чекають у лобі, поки хост не прийме їх до одного з наступних:

• Вони можуть приєднатися до зустрічі- відключає вестибюль для всіх особистих кімнат у вашій організації, дозволяючи будь-кому безпосередньо приєднатися до вашої особистої зустрічі кімнати, поки вона розблокована. Наполегливо не рекомендовано відключати хол у Webex, оскільки це створює ризик приєднання до нарад небажаних відвідувачів і шахрайства з платними послугами.

• Вони не можуть приєднуватися до наради. Брати участь у нарадах можуть лише відвідувачі, які мають обліковий запис користувача на вашому вебсайті й виконали вхід. Завдяки цьому налаштуванню наради стають виключно внутрішніми, тобто доступними лише користувачам у вашій організації.

Коли люди потрапляють у фойє вашої особистої кімнати, вони потрапляють в одну з трьох категоризованих груп, щоб спростити ваш вибір скринінгу та зустрічі:

• внутрішні користувачі (автентифіковані користувачі у вашій організації);

• зовнішні користувачі (автентифіковані користувачі в зовнішніх організаціях);

• неперевірені користувачі (користувачі, які не ввійшли до системи й не пройшли автентифікацію).

Внутрішні й зовнішні автентифіковані користувачі ввійшли й підтвердили свою особу. Посвідчення неперевірених користувачів (користувачів, які не ввійшли до системи) не можуть вважатися дійсними, оскільки такі користувачі не пройшли автентифікацію.

Користувачів можна допускати на нараду або видаляти з холу окремо або в складі групи.

Автоматичне блокування особистої кімнати

Замикання вашої особистої кімнати впливає на поведінку входу на зустріч для всіх. За замовчуванням, коли зустріч заблокована, всі повинні чекати в вестибюлі, поки господар не визнає їх.

Більш обмежувальні налаштування також можуть бути налаштовані адміністратором вашого сайту для всіх Особистих кімнат у вашій організації. З цим більш обмежувальним налаштуванням ніхто не може приєднатися до зустрічі, коли зустріч заблокована.

Як організатор зустрічі, ви завжди можете заблокувати та розблокувати свою зустріч під час її проведення, використовуючи елементи керування під час зустрічі.

Можна налаштувати автоматичне блокування особистої кімнати, вибравши Бажані параметри > Моя особиста кімната.

Це налаштування блокує вашу кімнату і не дозволяє учасникам автоматично приєднатися до зустрічі. За допомогою цього параметра ви бачите сповіщення, коли учасники очікують у вестибюлі. Можна перевірити, хто очікує, і допустити на нараду лише авторизованих відвідувачів.

Адміністратор сайту може заблокувати налаштування автоматичного блокування та встановити період часу автоматичного блокування для вашої Особистої кімнати, щоб ви не могли його змінити. Ця адміністративна можливість встановлює значення автоматичного блокування за замовчуванням для вашої Особистої кімнати, але у вас завжди є можливість розблокувати та повторно заблокувати вашу зустріч, поки вона триває.

Розгляньте свою URL-адресу особистої кімнати як загальнодоступну URL-адресу, кожен, хто знає цю URL-адресу, може чекати вас у вашому лобі. Завжди перевіряйте імена, перш ніж пустити відвідувачів у кімнату.

Сповіщення особистої кімнати перед нарадою

Коли користувачі входять у хол особистої кімнати, вони можуть надіслати вам сповіщення електронною поштою, щоб повідомити вам, що вони очікують початку наради. Ці сповіщення можуть надсилати навіть неавторизовані користувачі, які отримують доступ до холу вашої особистої кімнати.

Рекомендовано переглядати сповіщення в електронній пошті перед початком наради, щоб перевірити, чи нема там неавторизованих відвідувачів.

Якщо вам надходить електронною поштою забагато сповіщень від неавторизованих відвідувачів, можна вимкнути ці сповіщення. Перейдіть до розділу Бажані параметри > Моя особиста кімната й зніміть прапорець у полі Сповіщати мене електронною поштою, коли хтось входить у хол моєї особистої кімнати, поки я відсутній.

Сповіщення особистої кімнати під час наради

Якщо ви заблокуєте особисту кімнату, можна перевірити всіх, хто очікує у вашому холі. Під час наради сповіщення повідомляють вам, коли новий відвідувач входить у хол. Після цього можна вибрати, чи потрібно його допустити. Якщо в холі вашої особистої кімнати очікують кілька відвідувачів, можна допустити вибраних осіб або всіх учасників, які очікують на нараду, одразу.

Заплановані наради

Заплановані зустрічі Webex - це наш рекомендований тип зустрічей, коли безпека важлива для вас або вашої організації. Заплановані зустрічі - це одноразові зустрічі, захищені паролем, і мають широкий спектр функцій безпеки, елементи керування функціями зустрічей та елементи керування учасниками. Перегляньте наведені нижче кроки щодо забезпечення безпеки запланованих зустрічей.

Обачливий вибір теми наради

Неприхована нарада або переслане електронне запрошення може щонайменше розкрити заголовки нарад небажаним аудиторіям. Заголовки нарад можуть ненавмисно розкривати конфіденційну інформацію. Щоб звести до мінімуму можливість розголошення конфіденційних даних, як-от назви компаній або корпоративні події, обачливо підбирайте заголовки нарад.

Виключення пароля наради із запрошень

Для суворо конфіденційних нарад, вебінарів, подій або навчальних сеансів виключіть пароль з електронного запрошення. Цей захід запобігає несанкціонованому доступу до відомостей про нараду, якщо електронне запрошення буде переслано небажаному отримувачу.

Якщо під час планування наради, вебінару, події або навчального сеансу встановити прапорець параметра Виключити пароль з електронного запрошення, пароль не відображатиметься в запрошенні. Надайте пароль відвідувачам іншим способом, наприклад за допомогою телефону.

Webex Webinars не підтримує цю функцію.

Заплановане вестибюль конференц-залу

Для Webex версії 43.3 і пізніших версій лобі ввімкнено за замовчуванням для всіх запланованих зустрічей Webex. Ніяких змін не вноситься до існуючих сайтів, на яких за замовчуванням не ввімкнено лобі.

Завдяки цьому налаштуванню за замовчуванням усі користувачі в режимі гостя, що приєднуються до наради, яка почалася і яку розблоковано, розміщуються в холі, доки організатор їх не допустить. Люди, які отримали запрошення на зустріч і увійшли в обліковий запис Webex, обходять лобі та безпосередньо приєднуються до розблокованих зустрічей.

До користувачів у режимі гостя належать:

• користувачі, які не ввійшли (посвідчення не автентифіковано);

• користувачі, які ввійшли, але належать до зовнішньої організації.

Коли ви плануєте зустріч на своєму сайті Webex, ви можете змінити налаштування лобі за замовчуванням з Вони чекають у лобі, поки господар не дозволить їм приєднатися до зустрічі Вони можуть приєднатися до зустрічі або Вони не можуть приєднатися до зустрічі, залежно від налаштувань безпеки адміністратора для вашого сайту.

Якщо на вашому вебсайті Webex використовувалися попередні налаштування розблокованих нарад, буде автоматично застосовано еквівалентне налаштування для автоматичного допуску. Наприклад, Гості можуть приєднатися до зустрічі стає Вони можуть приєднатися до зустрічі. Параметр «Гості очікуватимуть у холі, доки організатор їх не допустить» змінюється на Вони очікуватимуть у холі, поки їх допустить організатор.

Коли люди потрапляють у фойє вашої зустрічі, вони потрапляють у три категорії груп, щоб спростити ваш скринінг і зустрічі прийому варіантів:

• внутрішні користувачі (автентифіковані користувачі у вашій організації);

• зовнішні користувачі (автентифіковані користувачі в зовнішніх організаціях);

• неперевірені користувачі (користувачі, які не ввійшли до системи й не пройшли автентифікацію).

Внутрішні й зовнішні автентифіковані користувачі ввійшли й підтвердили свою особу. Ідентифікація неперевірених користувачів не може вважатися правдою, оскільки вони не автентифіковані.

Ви можете приймати або видаляти людей з лобі індивідуально або групою.

Автоматичне блокування запланованих зустрічей

Блокування нарад Webex впливає на процедуру входу до нарад для всіх користувачів. За замовчуванням усі наради блокуються за 5 хвилин, і всі користувачі повинні очікувати в холі, доки організатор їх не допустить.

Більш обмежувальні налаштування також можуть бути налаштовані адміністратором вашого сайту для всіх запланованих зустрічей, організованих користувачами вашої організації. З цим більш обмежувальним налаштуванням ніхто не може приєднатися до зустрічі, коли зустріч заблокована.

Як організатор зустрічі, ви завжди можете заблокувати та розблокувати свою зустріч під час її проведення, використовуючи засоби керування зустріччю.

Коли ви плануєте зустріч, ви можете встановити автоматичне блокування зустрічі з елементів керування в розділі Безпека на вашому сайті Webex.

За допомогою цього параметра ви бачите сповіщення, коли учасники очікують у вестибюлі. Ви можете переглядати користувачів у вестибюлі та дозволяти лише авторизованих учасників на вашу зустріч.

Адміністратор сайту може заблокувати налаштування автоматичного блокування та встановити період часу автоматичного блокування для запланованих зустрічей, щоб ви не могли їх змінити. Ця адміністративна можливість встановлює значення автоматичного блокування за замовчуванням для запланованої зустрічі, але ви завжди можете розблокувати та повторно заблокувати зустріч, поки вона триває.

Обов’язкова реєстрація запрошених гостей на нараду, подію або навчальний сеанс

Можна вимагати реєстрацію запрошених гостей на вашу нараду, вебінар, подію або навчальний сеанс перед приєднанням. Це дає змогу захистити інформацію про нараду й відстежувати та збирати інформацію про запрошених гостей, які планують відвідати вашу нараду, подію або навчальний сеанс.

Цю функцію можна ввімкнути під час планування. Щоб увімкнути цей параметр у Webex Meetings та Webex Webinars, перейдіть до Розширених параметрів, а в розділі Реєстрація виберіть Вимагати реєстрації учасників.

Використання звукового сигналу входу й виходу або функції «Повідомити ім’я»

Використання цієї функції запобігає приєднанню до аудіочастини наради без вашого відома. Цю функцію ввімкнено за замовчуванням для Webex Meetings і Webex Training. Можна перейти до розділу Бажані параметри > Аудіо й відео й у розділі Звуковий сигнал входу й виходу виберіть варіант звукового сигналу з розкривного списку.

Під час планування зустрічі, вебінару, події або навчального заняття перейдіть до розділу Параметри аудіоз 'єднання, а в розділі Вхід і вихід з тональності виберіть параметр звуку зі спадного списку.

Якщо вибрано функцію «Повідомити ім’я» в разі використання параметра Аудіо Webex, відвідувачі, які приєднуються за допомогою параметра Використовувати комп’ютер для аудіо, не отримують можливість записувати й оголошувати своє ім’я.

Обмеження доступних функцій

Обмежте доступні функції, як-от чат і аудіо, якщо відвідувачам дозволено приєднуватися до наради, вебінару, події або навчального сеансу раніше за організатора.

Заборона для запрошених гостей на подальше пересилання запрошень

Попросіть запрошених гостей не пересилати запрошення, особливо на конфіденційні наради.

Призначити співорганізатора

Призначте співорганізатора, який зможе почати нараду, вебінар, подію або навчальний сеанс і керувати ними (альтернативний організатор). У такий спосіб можна підвищити безпеку нарад, вебінарів, подій і навчальних сеансів, виключивши можливість призначення ролі організатора неочікуваному або неавторизованому відвідувачу, якщо ваше підключення до наради буде ненавмисно втрачено.

Запрошуючи відвідувачів на заплановану нараду, можна призначити одного або кількох відвідувачів співорганізаторами наради. Співорганізатор може розпочати нараду й виконувати дії, доступні для організатора. Отже, співорганізатор повинен мати обліковий запис користувача на вашому вебсайті Webex Meetings.

Обмеження доступу до наради

Заблокуйте нараду, вебінар, подію або навчальний сеанс після приєднання всіх відвідувачів. Це запобігає приєднанню додаткових відвідувачів. Організатори можуть заблокувати або розблокувати нараду, вебінар, подію або навчальний сеанс під час сеансу. Щоб заблокувати нараду, яку ви наразі проводите, клацніть , а потім натисніть повзунок поруч із параметром Заблокувати нараду.

Цей параметр запобігає автоматичному приєднанню до наради, вебінару, події або навчального сеансу. Щоб розблокувати нараду, яку ви наразі проводите, клацніть , а потім натисніть повзунок поруч із параметром Заблокувати нараду.

Перевірка особи всіх користувачів під час виклику

Облік усіх відвідувачів за допомогою переклички є безпечним методом перевірки. Попросіть користувачів увімкнути своє відео або назватися, щоб підтвердити свою особу.

Щоб відвідати зустріч за допомогою телефону, абоненту потрібен дійсний номер телефону Webex та ідентифікатор зустрічі від дев 'яти до одинадцяти цифр. Якщо це дозволено на вашому вебсайті, відвідувачі, які приєднуються за допомогою телефону без пароля, можуть приєднатися до аудіоконференції в межах наради. Відвідувачі без облікових записів можуть приєднуватися до наради, якщо це дозволено на вашому вебсайті. Неавторизовані користувачі можуть указати будь-яке ім’я для ідентифікації на вашій нараді.

Видалити учасника зі зустрічі або вебінару

Можна вилучити учасників у будь-який момент під час наради. Господарі, співгосподарі та учасники панелі можуть виключити учасників з вебінарів, включаючи вебінари у режимі веб-трансляції. Виберіть ім’я учасника, якого потрібно видалити, а потім клацніть Учасник > Вилучити.

Надання спільного доступу до програми, а не до екрана

Коли ви вибираєте Поділитися, ви можете вибрати вебінари в перегляді веб-трансляції поділитися програмою замість екрана. Надаючи спільний доступ до програми, а не до екрана, ви можете запобігти випадковому розкриттю конфіденційної інформації.

Призначення права надавати спільний доступ

Якщо цю можливість увімкнено на рівні вебсайту, організатори можуть вибрати, чи дозволити всім учасникам надавати спільний доступ. Якщо цей параметр не ввімкнено, можна призначити користувачеві з роллю доповідача право вибору учасників або відвідувачів.

Завершення наради

Коли нарада, подія або навчальний сеанс закінчиться, обов’язково завершіть його для всіх учасників. Можливо, буде відкрито діалогове вікно, у якому можна буде залишити нараду, вебінар, подію або навчальний сеанс, не завершуючи їх. Якщо вам потрібно піти раніше, зробіть іншого учасника організатором, щоб він міг завершити нараду, подію або навчальний сеанс.

Призначення паролів для записів

Рекомендовано не створювати записи, які містять конфіденційну інформацію.

У разі створення записів можна змінювати їх і додавати паролі, перш ніж надавати до них спільний доступ, щоб убезпечити інформацію. Для перегляду записів, захищених паролем, отримувачам необхідний пароль.

1. Щоб призначити паролі до записів, перейдіть на особисту веб-сторінку користувача Webex у розділі Записи та натисніть, щоб відкрити вікно спільного доступу до записів.

2. У вікні «Спільний доступ до запису» встановіть прапорець поруч із параметром Загальнодоступне посилання.

3. Установіть прапорець поруч із параметром Захист паролем і введіть пароль у текстовому полі.

4. Клацніть Зберегти.

Видалення записів

Видаліть записи після того, якщо вони стали неактуальними

1. Перейдіть до розділу Recordings (Записи), а потім виберіть у записі.

2. Клацніть Видалити й потім знову Видалити.

Створіть надійний PIN-код аудіо й захистіть його. Увійдіть на особисту веб-сторінку користувача сайту Webex і перейдіть до налаштувань > Аудіо та відео, щоб створити PIN-КОД для аудіо.

PIN-код є останнім рівнем захисту для запобігання несанкціонованому доступу до наради з особистою конференцією. Навіть якщо неавторизована особа отримала ваш код доступу організатора, конференцію неможливо буде розпочати без PIN-коду аудіо. Захистіть свій PIN-код аудіо й не розголошуйте його.