Cele mai bune practici pentru întâlniri securizate: gazde

Prezentare generală a securității Webex

Suita Webex Meetings le permite angajaților din întreaga lume și echipelor virtuale să se întâlnească și să colaboreze în timp real, așa cum ar lucra în aceeași sală. Companiile, instituțiile și agențiile guvernamentale din întreaga lume se bazează pe Webex. Webex ajută la simplificarea proceselor de afaceri și la îmbunătățirea rezultatelor pentru vânzări, marketing, instruire, management de proiect și echipe de asistență.

Pentru toate organizațiile și utilizatorii lor, securitatea este o problemă fundamentală. Colaborarea online trebuie să asigure multiple niveluri de securitate; de la programarea întâlnirilor și autentificarea participanților, până la partajarea de conținut.

Webex oferă un mediu securizat, însă poate fi configurat și ca un spațiu colaborativ deschis. Înțelegerea funcțiilor de securitate în calitate de administratori de site și de utilizatori finali vă poate permite să vă adaptați site-ul Webex la necesitățile afacerii dvs.

Pentru informații suplimentare, consultați Documentul tehnic privind securitatea Webex.

Cele mai bune practici pentru gazde

În calitate de gazdă, sunteți factorul de decizie final cu privire la setările de securitate ale întâlnirilor, evenimentelor, webinariilor și sesiunilorde instruire. Controlați aproape fiecare aspect al întâlnirii, evenimentului, webinaruluisau sesiunii de instruire, inclusiv atunci când începe și se termină.

Păstrați-vă întâlnirile și informațiile în siguranță. Cunoașteți și urmați politicile de securitate pentru organizația dvs. Urmați cele mai bune practici de securitate atunci când programați o întâlnire, în timpul unei întâlniri și după o întâlnire.

Folosiți comenzile Meeting Lobby și Auto Lock atunci când sunt disponibile.

Nu publicați parole pe site-uri web accesibile public.

Nu împărtășiți nimănui codul PIN audio.

Furnizați parole de întâlnire numai utilizatorilor care au nevoie de acestea.

Nu publicați niciodată informații sensibile, în cadrul întâlnirii, decât dacă cunoașteți toate persoanele prezente.

Securizați-vă Sala personală

Sălile personale Webex Meetings sunt o formă de întâlnire Webex care sunt disponibile permanent pentru gazda întâlnirii. Gazda întâlnirii își activează Sala personală atunci când intră și dezactivează sala de întâlnire atunci când pleacă. Camerele personale oferă o modalitate rapidă și convenabilă pentru participanții de încredere de a se întâlni și, prin urmare, au un set limitat de caracteristici de securitate configurabile. Dacă securitatea întâlnirilor este preocuparea dvs. principală, vă recomandăm să utilizați întâlniri Webex programate, care au un set cuprinzător de funcții de securitate configurabile.

hol Sală personală

Lobby-ul este activat în mod implicit pentru toate întâlnirile din Sala personală. Cu această setare implicită, atunci când începeți întâlnirea din Sala personală, iar întâlnirea este deblocată, toți oaspeții sunt plasați în sala de așteptare, până când dvs. (gazda) îi recunoașteți.

Un oaspete este definit după cum urmează:

Nu s-a conectat (identitatea nu este autentificată)
Conectat, dar aparține unei organizații externe

Cu setarea implicită, aceștia așteaptă în sala de așteptare până când gazda le permite accesul, persoanele din organizația dvs. care s-au conectat cu un cont Webex utilizând o licență de gazdă sau participant ocolesc sala de așteptare și intră direct în întâlnirile deblocate.

Administratorul site-ului Webex poate modifica setarea de lobby pentru toate sălile personale din organizația dvs. de la Ei așteaptă în sala de așteptare până când gazda le permite să intre în una dintre următoarele:

Aceștia pot intra în întâlnire—Dezactivează sala de așteptare pentru toate sălile personale din organizația dvs., permițând oricui să intre direct în întâlnirea din Sala dvs. personală în timp ce este deblocată. Încurajăm puternic dezactivarea lobby-ului, deoarece acest lucru face ca întâlnirea dvs. să fie vulnerabilă la participanții nedoriți care intră în întâlnirea dvs. și la frauda cu taxă în cadrul întâlnirii.
Nu pot intra în întâlnire—Toți participanții trebuie să aibă un cont pe site-ul dvs. și să fie conectați pentru a participa la întâlnire. Această setare face ca întâlnirile din Sala personală să fie interne, ceea ce înseamnă că sunt disponibile numai persoanelor din organizația dvs.

Când persoanele sunt plasate în sala de așteptare a Sălii dvs. personale, acestea sunt plasate într-unul din cele trei grupuri clasificate pentru a simplifica opțiunile dvs. de selecție și admitere la întâlnire:

Utilizatori interni (utilizatori autentificați din organizația dvs.)
Utilizatori externi (utilizatori autentificați în organizații externe)
Utilizatori neverificați (utilizatori care nu s-au conectat și nu sunt autentificați)

Utilizatorii autentificați interni și externi care s-au conectat și și-au verificat identitatea. Identitatea utilizatorilor neverificați (utilizatorii care nu s-au conectat) nu se poate presupune că este adevărată deoarece nu sunt autentificați.

Persoanele pot fi admise la întâlnire sau scoase din sala de așteptare individual sau ca grup.

Blocați-vă automat Sala personală

Blocarea sălii dvs. personale afectează comportamentul de intrare al întâlnirii pentru toată lumea. În mod implicit, când întâlnirea este blocată, toată lumea trebuie să aștepte în hol până când gazda îi admite.

O setare mai restrictivă poate fi, de asemenea, configurată de administratorul site-ului pentru toate Camerele personale din organizația dvs. Cu această setare mai restrictivă, nimeni nu se poate alătura întâlnirii atunci când întâlnirea este blocată.

În calitate de gazdă a întâlnirii, puteți oricând să vă blocați și să deblocați întâlnirea în timp ce aceasta este în desfășurare, folosind comenzile din cadrul întâlnirii.

Puteți să vă setați Sala personală pentru a bloca automat selectând Preferințe > Sala mea personală pe site-ul dvs. Webex.

Această setare îți blochează camera și împiedică participanții să se alăture automat la întâlnire. Cu această setare, veți vedea notificări atunci când participanții așteaptă în sala de așteptare. Puteți selecta persoane din sala de așteptare și puteți permite numai participanților autorizați să intre în întâlnirea dvs.

Administratorul site-ului dvs. poate bloca setarea autolock și poate seta perioada de timp autolock pentru Sala dvs. personală, astfel încât să nu o puteți modifica. Această capacitate administrativă setează valoarea implicită de autolock pentru Sala dvs. personală, dar aveți întotdeauna capacitatea de a debloca și rebloca întâlnirea în timp ce aceasta este în curs.

Considerați adresa URL a camerei dvs. personale ca pe o adresă URL publică, oricine cunoaște această adresă URL vă poate aștepta în hol. Verificați întotdeauna numele de utilizator înainte de a le accepta ca participant în sala dvs.

Notificări din Camera personală înainte de o întâlnire

Când persoanele intră în sala de așteptare a Sălii dvs. personale, acestea vă pot trimite o notificare prin e-mail, anunțându-vă că așteaptă să înceapă o întâlnire. Chiar și persoanele neautorizate care accesează sala de așteptare a Sălii dvs. personale pot trimite notificări.

Vă recomandăm să examinați notificările prin e-mail înainte de a începe o întâlnire pentru a verifica participanții neautorizați.

Dacă vedeți prea multe notificări prin e-mail de la participanți neautorizați, luați în considerare dezactivarea acestor notificări. De pe site-ul dvs. Webex, accesați Preferințe > Sala mea personală, și debifați Notificați-mă prin e-mail atunci când cineva intră în sala mea personală în timp ce sunt plecat.

Notificări din Camera personală în timpul unei întâlniri

Dacă vă blocați Camera personală, puteți monitoriza pe oricine așteaptă în hol. În timpul unei întâlniri blocate, notificările vă informează când o persoană nouă intră în sala de așteptare; puteți alege dacă să o admiteți. Când mai mulți participanți așteaptă în holul Camerei personale, puteți alege să admiteți anumite persoane sau să admiteți toți participanții în așteptare la întâlnire.

Securizarea întâlnirilor programate

Întâlniri programate

Întâlnirile Webex programate sunt tipul nostru de întâlnire recomandat atunci când securitatea este importantă pentru dvs. sau pentru organizația dvs. Întâlnirile programate sunt întâlniri cu o singură dată protejate prin parolă și au o gamă largă de caracteristici de securitate, în comenzile caracteristicii întâlnirii și în comenzile participanților. Consultați următorii pași cu privire la modul de securizare a întâlnirilor programate.

Alegeți cu atenție subiectul întâlnirii

O întâlnire listată sau un e-mail de invitație redirecționat ar putea, cel puțin, să dezvăluie titlurile întâlnirii unui public neintenționat. Titlurile întâlnirilor pot dezvălui în mod neintenționat informații private. Pentru a minimiza expunerea datelor sensibile, cum ar fi numele companiilor sau evenimentele, rostiți cu atenție titlurile întâlnirilor.

Excludeți parola întâlnirii din invitații

Pentru întâlniri extrem de sensibile, seminarii web, evenimente sau sesiuni de formare, excludeți parola din e-mailul de invitație. Această măsură împiedică accesul neautorizat la detaliile întâlnirii dacă mesajul e-mail de invitație este redirecționat către un destinatar neintenționat.

Dacă bifați Excludeți parola din invitația prin e-mail când programați o întâlnire, un webinar, un eveniment sau o sesiune de instruire, parola nu apare în invitație. Furnizați parola participanților prin alte mijloace, cum ar fi prin telefon.

Webinariile Webex nu acceptă această caracteristică.

Lobby sală de întâlnire programată

Pentru versiunea Webex 43.3 și versiuni ulterioare, sala de așteptare este activată în mod implicit pentru toate întâlnirile programate Webex. Nu se efectuează modificări la site-urile existente care nu au sala de așteptare activată implicit.

Cu această setare implicită, când începe întâlnirea programată și întâlnirea este deblocată, toți oaspeții sunt plasați în sala de așteptare, până când dvs. (gazda) le permiteți accesul. Persoanele care au primit o invitație la întâlnire și care s-au conectat cu un cont Webex ocolesc sala de așteptare și intră direct în întâlnirile deblocate.

Un oaspete este definit după cum urmează:

Nu s-a conectat (identitatea nu este autentificată)
Conectat, dar aparține unei organizații externe

Când programați o întâlnire pe site-ul dvs. Webex, puteți modifica setarea implicită a lobby-ului de la Ei așteaptă în sala de așteptare până când gazda le permite să intre în întâlnire sau Ei nu pot intra în întâlnire, în funcție de setările de securitate ale administratorului pentru site-ul dvs.

Dacă site-ul dvs. Webex a utilizat setările anterioare ale întâlnirilor deblocate, se aplică automat setarea echivalentă pentru Auto admite . De exemplu, Oaspeții pot intra în întâlnire și pot intra în întâlnire. Oaspeții așteaptă în sala de așteptare până când gazda le permite să devină Ei așteaptă în sala de așteptare până când gazda le permite să intre.

Când persoanele sunt plasate în sala de așteptare a întâlnirii dvs., acestea sunt plasate în trei grupuri clasificate pentru a simplifica opțiunile dvs. de selecție și admitere la întâlnire:

Utilizatori interni (utilizatori autentificați din organizația dvs.)
Utilizatori externi (utilizatori autentificați în organizații externe)
Utilizatori neverificați (utilizatori care nu s-au conectat și nu sunt autentificați)

Utilizatorii autentificați interni și externi care s-au conectat și și-au verificat identitatea. Identitatea utilizatorilor neverificați nu poate fi presupusă a fi adevărată deoarece nu sunt autentificați.

Puteți accepta sau elimina persoane din sala de așteptare individual sau ca grup.

Blocare automată pentru întâlnirile programate

Blocarea întâlnirii dvs. afectează comportamentul de intrare al întâlnirii pentru toți utilizatorii. În mod implicit, atunci când blocați întâlnirea, toată lumea trebuie să aștepte în sala de așteptare până când gazda le permite accesul.

O setare mai restrictivă poate fi, de asemenea, configurată de administratorul site-ului dvs. pentru toate întâlnirile programate găzduite de utilizatorii din organizația dvs. Cu această setare mai restrictivă, nimeni nu se poate alătura întâlnirii atunci când întâlnirea este blocată.

În calitate de gazdă a întâlnirii, puteți oricând să vă blocați și să deblocați întâlnirea în timp ce aceasta este în desfășurare, folosind comenzile întâlnirii.

Când programați o întâlnire, puteți seta întâlnirea pentru a bloca automat comenzile din secțiunea Securitate de pe site-ul dvs. Webex.

Cu această setare, veți vedea o notificare atunci când participanții așteaptă în sala de așteptare. Puteți monitoriza utilizatorii în hol și permiteți doar participanților autorizați să intre la întâlnire.

Administratorul site-ului dvs. poate bloca setarea de blocare automată și poate seta perioada de timp de blocare automată pentru întâlnirile programate, astfel încât să nu le puteți schimba. Această capacitate administrativă stabilește valoarea implicită de blocare automată pentru întâlnirea dvs. programată, dar puteți debloca și rebloca întotdeauna întâlnirea în timp ce aceasta este în curs de desfășurare.

Solicitați invitaților să se înregistreze pentru întâlnirea, evenimentul sau sesiunea de formare

Puteți solicita invitaților să se înregistreze pentru întâlnirea, seminariul web, evenimentul sau sesiunea de formare înainte de a se alătura. Acest lucru vă permite să vă asigurați informațiile despre întâlnire și să urmăriți și să adunați informații despre invitații care intenționează să participe la întâlnirea, evenimentul sau sesiunea de formare.

Această caracteristică este activată în timpul programării. Pentru a activa această setare în Webex Meetings și Webex Webinars, accesați Opțiuni avansate, iar sub Înregistrare selectați Solicitare înscriere participant.

Utilizați tonul de intrare sau de ieșire sau anunțați funcția de nume

Utilizarea acestei funcții împiedică pe cineva să se alăture părții audio a întâlnirii fără știrea dvs. Această caracteristică este activată în mod implicit pentru Webex Meetings și Webex Training. Puteți accesa Preferințe > Audio și Video, iar în secțiunea Ton de intrare și de ieșire, selectați o opțiune de ton din meniul drop-down -lista jos.

În timp ce vă programați întâlnirea, seminariul web, evenimentul sau sesiunea de formare, accesați Opțiuni de conexiune audio și, în secțiunea Ton de intrare și de ieșire, selectați o opțiune de ton din lista derulantă .

Când utilizați opțiunea Webex audio, dacă selectați funcția de anunțare a numelui, participanții care se alătură utilizând opțiunea Utilizați computerul pentru sunet nu au opțiunea de a înregistra și a-și anunța numele.

Restricționați funcțiile disponibile

Limitați funcțiile disponibile, cum ar fi chatul și audio, dacă permiteți participanților să se alăture la întâlnire, webinar, eveniment sau sesiune de formare înaintea gazdei.

Solicitați ca invitații să nu trimită invitații

Solicitați invitaților dvs. să nu redirecționeze invitația mai departe, în special pentru întâlniri confidențiale.

Alocați o co-gazdă

Alocați o co-gazdă pentru a iniția și controla întâlnirea, seminarul web, evenimentul sau sesiunea de instruire (co-gazdă). Această practică păstrează întâlnirile, seminarele web, evenimentele și sesiunile de instruire mai sigure, eliminând posibilitatea ca rolul de gazdă să fie atribuit unui participant neașteptat sau neautorizat, în cazul în care vă pierdeți conexiunea la întâlnire.

Când invitați participanți la o întâlnire programată, puteți desemna unul sau mai mulți participanți ca co-gazdă pentru întâlnire. Un co-gazdă poate începe întâlnirea și poate acționa ca gazdă. Astfel, o co-gazdă trebuie să aibă un cont de utilizator pe site-ul dvs. Webex.

Securitate în timpul întâlnirii

Restricționați accesul la întâlnire

Blocați întâlnirea, seminariul web, evenimentul sau sesiunea de formare după ce toți participanții s-au alăturat. Acest lucru împiedică mai mulți participanți să se alăture. Gazdele pot bloca sau debloca întâlnirea, seminariul web, evenimentul sau sesiunea de antrenament în timp ce sesiunea este în desfășurare. Pentru a bloca o întâlnire pe care o găzduiți în prezent, faceți clic pe , apoi faceți clic pe glisorul de lângă Blocați întâlnirea.

Această opțiune împiedică pe oricine să se alăture automat întâlnirii, webinarului, evenimentului sau sesiunii de formare. Pentru a debloca o întâlnire pe care o găzduiți în prezent, faceți clic pe , apoi faceți clic pe glisorul de lângă Blocați întâlnirea.

Validați identitatea tuturor utilizatorilor dintr-un apel

Contabilitatea fiecărui participant prin apelare nominală este o practică sigură. Cereți utilizatorilor să-și activeze videoclipul sau să le spună numele pentru a-și confirma identitatea.

Pentru a participa la o întâlnire utilizând un telefon, un apelant are nevoie de un număr de apelare Webex valid și de ID-ul întâlnirii format din nouă până la unsprezece cifre. Dacă acest lucru este permis pe site-ul dvs., participanții care se alătură prin telefon fără o parolă se pot alătura la porțiunea conferinței audio a întâlnirii.

Dacă este permis pe site-ul dvs., participanții fără conturi se pot alătura întâlnirii. Utilizatorii neautorizați se pot identifica cu orice nume din întâlnirea dvs.

Eliminați un participant din întâlnire sau din seminarul web

Puteți expulza participanții în orice moment în timpul unei întâlniri. Gazdele, co-gazdele și membrii organizatori pot expulza participanții din seminarele web, inclusiv seminarele web din vizualizarea transmisiei web. Selectaţi numele participantului pe care doriţi să-l eliminaţi, apoi faceţi clic pe Participant > Expulzare.

Partajați o aplicație, nu ecranul dvs

Când selectați Partajare, puteți alege să partajați seminarii web în vizualizarea transmisiei web o aplicație în loc de ecranul dvs. Partajarea unei aplicații, mai degrabă decât a ecranului, ajută la prevenirea expunerii accidentale a informațiilor sensibile.

Controlați cine poate partaja

Dacă este permis la nivel de site, gazdele pot alege dacă permit tuturor participanților să partajeze. Dacă nu activați opțiunea, puteți atribui rolul de prezentator pentru a selecta participanții sau participanții.

Încheiați întâlnirea

Când întâlnirea, evenimentul sau sesiunea de formare se încheie, asigurați-vă că o încheiați pentru toți participanții. Se poate deschide o casetă de dialog pentru a vă oferi opțiunea de a părăsi întâlnirea, seminariul web, evenimentul sau sesiunea de antrenament fără a le încheia. Dacă trebuie să plecați mai devreme, faceți pe altcineva gazda, astfel încât acesta să poată fi responsabil pentru încheierea întâlnirii, evenimentului sau sesiunii de formare.

Securitate după întâlnire

Atribuiți parole înregistrărilor

Vă recomandăm să nu creați înregistrări care conțin informații sensibile.

Dacă creați înregistrări, puteți edita înregistrările și adăuga parole înainte de a le partaja pentru a păstra informațiile în siguranță. Înregistrările protejate cu parolă necesită ca destinatarii să aibă parola pentru a le putea vizualiza.

Pentru a atribui parole înregistrărilor, accesați pagina web personală de utilizator Webex la Înregistrări și faceți clic pe pentru a deschide Fereastra de partajare a înregistrării.
În Fereastra de înregistrare în comun, bifaţi caseta de selectare de lângă Legătură publică.
Bifați caseta de selectare de lângă Protecție prin parolă, apoi introduceți parola în câmpul de text.
Faceţi clic pe Salvaţi.

Ștergeți înregistrările

Ștergeți înregistrările după ce acestea nu mai sunt relevante.

Accesați Înregistrări, apoi selectați pe înregistrare.
Faceţi clic pe Delete, apoi pe Delete din nou.

Conferință personală pentru gazde

Creați un PIN audio puternic și protejați-l. Conectați-vă la pagina personală a utilizatorului site-ului Webex și accesați Preferințe > Audio și video pentru a crea codul PIN audio.

PIN-ul dvs. este ultimul nivel de protecție pentru a preveni accesul neautorizat la întâlnirea dvs. personală de conferință (Întâlnirea PCN). Chiar dacă o persoană neautorizată a obținut codul dvs. de acces gazdă, conferința nu poate începe fără PIN-ul audio. Protejați-vă codul PIN audio și nu îl partajați.