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Mejores prácticas para reuniones seguras: hosts
En este artículoAprenda cómo mantener sus reuniones, seminarios web, eventos y sesiones de capacitación de Webex seguros para usted y para sus invitados.
Descripción general de la seguridad de Webex
El conjunto de Webex Meetings ayuda a permitir que los equipos virtuales y los empleados alrededor del mundo se reúnan y colaboren en tiempo real como si estuviesen trabajando en la misma sala. Empresas, instituciones y agencias gubernamentales de todo el mundo confían en Webex. Webex ayuda a simplificar los procesos comerciales y mejorar los resultados de los equipos de ventas, marketing, capacitación, gestión de proyectos y soporte.
Para todas las organizaciones y sus usuarios, la seguridad es una preocupación fundamental. La colaboración en línea debe proporcionar varios niveles de seguridad, desde la planificación de las reuniones hasta la autenticación de los participantes y el intercambio de contenido.
Webex proporciona un entorno seguro que puede configurar como un lugar abierto para colaborar. Comprender las funciones de seguridad, ya sea como administrador del sitio o como usuario final, puede permitirle adaptar su sitio Webex a sus necesidades empresariales.
Para obtener información adicional, consulte el Documento técnico de seguridad de Webex.
Mejores prácticas para organizadores
Como anfitrión, usted toma las decisiones finales con respecto a la configuración de seguridad de sus reuniones, eventos, seminarios Weby sesiones de capacitación. Usted controla casi cualquier aspecto de la reunión, el evento, el seminario Web sesión de capacitación reuniones, incluso cuándo comienza y cuándo finaliza.
Proteja sus reuniones y su información. Conozca y siga las políticas de seguridad para su organización. Siga las mejores prácticas de seguridad cuando planifica una reunión, durante una reunión y después de una reunión.
Utilice los controles de la sala de recepción de la reunión y del bloqueo automático cuando esté disponible.
No publique contraseñas en páginas web de acceso público.
No comparta su PIN de audio con nadie.
Proporcione las contraseñas de la reunión solo a los usuarios que las necesiten.
No comparta nunca información confidencial en su reunión hasta tener la certeza de quiénes asisten.
Las salas personales de Webex Meetings son una forma de reunión de Webex que están continuamente disponibles para el organizador de la reunión. El organizador de la reunión activa su sala personal cuando entra y desactiva la sala de reuniones cuando sale. Las salas personales proporcionan una forma rápida y cómoda para que los participantes de confianza se reúnan y, por lo tanto, tienen un conjunto limitado de características de seguridad configurables. Si la seguridad de las reuniones es su principal preocupación, le recomendamos que utilice reuniones planificadas de Webex, que tienen un conjunto completo de funciones de seguridad configurables.
Recepción de la sala personal
La sala de recepción está habilitada de manera predeterminada para todas las reuniones de sala personal. Con esta configuración predeterminada, cuando inicia su reunión de sala personal y la reunión está desbloqueada, todos los invitados se colocan en la sala de recepción hasta que usted (el organizador) los admita.
Un invitado se define de la siguiente manera:
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No inició sesión (la identidad no está autenticada)
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Inició sesión, pero pertenece a una organización externa
Con la configuración predeterminada, Esperan en la sala de recepción hasta que el organizador los admita, las personas de su organización que iniciaron sesión con una cuenta de Webex utilizando una licencia de organizador o asistente eluden la sala de recepción y entran directamente a reuniones desbloqueadas.
El administrador del sitio de Webex puede cambiar la configuración de la sala de recepción para todas las salas personales de su organización desde Esperan en la sala de recepción hasta que el organizador las admita a una de las siguientes opciones:
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Pueden entrar a la reunión: deshabilita la sala de recepción para todas las salas personales de su organización, lo que permite que cualquier persona entre directamente a su reunión de sala personal mientras está desbloqueada. Desaconsejamos rotundamente desactivar la sala de recepción, ya que hacerlo hace que su reunión sea vulnerable a los asistentes no deseados que entren a su reunión y a los fraudes de llamadas telefónicas.
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No pueden entrar a la reunión: todos los asistentes deben tener una cuenta en su sitio y haber iniciado sesión para asistir a la reunión. Esta configuración hace que las reuniones de sala personal solo sean internas, lo que significa que solo están disponibles para las personas de su organización.
Cuando las personas se colocan en la sala de recepción de su sala personal, se las coloca en uno de tres grupos categorizados para simplificar sus opciones de selección y admisión a la reunión:
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Usuarios internos (usuarios autenticados en su organización)
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Usuarios externos (usuarios autenticados en organizaciones externas)
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Usuarios no verificados (usuarios que no han iniciado sesión y no están autenticados)
Los usuarios autenticados internos y externos iniciaron sesión y verificaron su identidad. No se puede asumir que la identidad de los usuarios no verificados (usuarios que no iniciaron sesión) es verdadera porque no están autenticados.
Las personas pueden ser admitidas a la reunión o eliminadas de la sala de recepción de forma individual o en grupo.
Bloquear automáticamente su sala personal
Bloquear la sala de su sala personal afecta el comportamiento de entrada a la reunión para todos. De manera predeterminada, cuando la reunión está bloqueada, todos deben esperar en la sala de recepción hasta que el host los admita.
El administrador de su sitio también puede configurar una configuración más restrictiva para todas las salas personales de su organización. Con esta configuración más restrictiva, nadie puede entrar a la reunión cuando se bloquea la reunión.
Como el anfitrión de la reunión, siempre puede bloquear y desbloquear su reunión mientras está en curso, usando los controles de la reunión.
Puede configurar su sala personal para que se bloquee automáticamente al seleccionar en su sitio de Webex.
Esta configuración bloquea la sala y evita que los asistentes entren a la reunión automáticamente. Con esta configuración, verá notificaciones cuando los asistentes esperan en la sala de recepción. Puede filtrar a las personas en la sala de recepción y permitir que solo entren a su reunión asistentes autorizados.
El administrador del sitio puede bloquear la configuración de bloqueo automático y establecer el período de tiempo de bloqueo automático para su sala personal para que no pueda cambiarla. Esta capacidad administrativa establece el valor de bloqueo automático predeterminado para su sala personal, pero siempre tiene la capacidad de desbloquear y volver a bloquear su reunión mientras está en curso.
Considere la URL de su sala personal como una URL pública; cualquier persona que sepa esta URL puede esperarlo en su sala de recepción. Compruebe siempre los nombres de usuario antes de admitirlos como asistente en su sala.
Notificaciones de sala personal antes de una reunión
Cuando las personas ingresan a la sala de recepción de su sala personal, pueden enviarle una notificación por correo electrónico para informarle que están esperando a que comience una reunión. Incluso las personas no autorizadas que obtienen acceso a la sala de recepción de su sala personal pueden enviar notificaciones.
Le recomendamos que revise sus notificaciones por correo electrónico antes de iniciar una reunión para detectar a los asistentes no autorizados.
Si ve demasiadas notificaciones por correo electrónico de asistentes no autorizados, considere desactivar estas notificaciones. Desde su sitio de Webex, vaya a y desmarque la opción Notificarme por correo electrónico cuando alguien ingrese a la sala de recepción de mi sala personal mientras estoy ausente.
Notificaciones de la sala personal durante una reunión
Si bloquea su sala personal, puede pantallar a cualquier persona que esté esperando en su sala de recepción. Durante una reunión bloqueada, las notificaciones le informan cuando alguien nuevo entra en la sala de recepción; puede elegir si desea admitirla. Cuando varios asistentes esperan en la sala de recepción de su sala personal, puede optar por admitir a personas selectas, o admitir a todos los asistentes en espera a la reunión.
Reuniones planificadas
Las reuniones de Webex planificadas son nuestras recomendaciones tipo de reunión momento en que la seguridad es importante para usted o para su organización. Las reuniones planificadas son reuniones únicas protegidas por contraseña y tienen una amplia gama de características de seguridad, controles de características de la reunión y controles de los asistentes. Consulte los siguientes pasos sobre cómo proteger sus reuniones planificadas.
Elija el tema de la reunión cuidadosamente
Como mínimo, una reunión listada o un correo electrónico de invitación reenviado puede mostrar el título de la reunión a una audiencia no deseada. Los títulos de las reuniones pueden mostrar de forma involuntaria información privada. Para minimizar la exposición de datos confidenciales, como eventos o nombres de empresas, lea cuidadosamente los títulos de las reuniones.
No incluir la contraseña de la reunión en las invitaciones
Para reuniones, seminarios Web, eventos o sesiones de capacitación altamente confidenciales, excluya la contraseña del correo electrónico de invitación. Esta medida evita el acceso no autorizado a los detalles de la reunión si el mensaje de correo electrónico de invitación se reenvía a un destinatario no deseado.
Si marca Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico cuando planifica una reunión, un seminario Web, un evento o una sesión de capacitación, la contraseña no aparece en la invitación. Proporcione la contraseña a los asistentes mediante otros métodos, por ejemplo, por teléfono.
Los seminarios Web de Webex no admiten esta característica.
Sala de recepción de salas de reuniones planificadas
Para la versión 43.3 de Webex y versiones posteriores, la sala de recepción está habilitada de manera predeterminada para todas las reuniones planificadas de Webex. No se realizan cambios en los sitios existentes que no tienen la sala de recepción habilitada de manera predeterminada.
Con esta configuración predeterminada, cuando se inicia la reunión planificada y la reunión está desbloqueada, todos los invitados se colocan en la sala de recepción hasta que usted (el organizador) los admita. Las personas que recibieron una invitación a una reunión y que iniciaron sesión con una cuenta de Webex omiten la sala de recepción y entran directamente a reuniones desbloqueadas.
Un invitado se define de la siguiente manera:
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No inició sesión (la identidad no está autenticada)
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Inició sesión, pero pertenece a una organización externa
Cuando planifica una reunión en su sitio de Webex, puede cambiar la configuración de la sala de recepción predeterminada de Esperan en la sala de recepción hasta que el organizador les permita entrar a Pueden entrar a la reunión o No pueden entrar a la reunión, según la configuración de seguridad del administrador de su sitio.
Cuando las personas se colocan en la sala de recepción de su reunión, se colocan en tres grupos categorizados para simplificar sus opciones de selección y admisión a la reunión:
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Usuarios internos (usuarios autenticados en su organización)
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Usuarios externos (usuarios autenticados en organizaciones externas)
-
Usuarios no verificados (usuarios que no han iniciado sesión y no están autenticados)
Los usuarios autenticados internos y externos iniciaron sesión y verificaron su identidad. No se puede asumir que la identidad de los usuarios no verificados es verdadera porque no están autenticados.
Puede admitir o eliminar personas de la sala de recepción individualmente o en grupo.
Bloqueo automático para reuniones planificadas
El bloqueo de su reunión afecta el comportamiento de entrada a la reunión para todos los usuarios. De manera predeterminada, cuando bloquea su reunión, todos deben esperar en la sala de recepción hasta que el organizador los admita.
El administrador del sitio también puede configurar una configuración más restrictiva para todas las reuniones planificadas organizadas por los usuarios de su organización. Con esta configuración más restrictiva, nadie puede entrar a la reunión cuando se bloquea la reunión.
Como el anfitrión de la reunión, siempre puede bloquear y desbloquear su reunión mientras está en curso, usando en los controles de la reunión.
Cuando planifica una reunión, puede configurarla para que se bloquee automáticamente desde los controles de la sección Seguridad en su sitio de Webex.
Con esta configuración, verá una notificación cuando los asistentes esperan en la sala de recepción. Puede utilizar la pantalla de los usuarios en la sala de recepción y permitir solo a los asistentes autorizados en su reunión.
El administrador del sitio puede bloquear la configuración de bloqueo automático y establecer el período de tiempo de bloqueo automático para sus reuniones planificadas para que usted no pueda cambiarlas. Esta capacidad administrativa establece el valor de bloqueo automático predeterminado para su reunión planificada, pero siempre puede desbloquear y volver a bloquear su reunión mientras está en curso.
Requerir a los invitados que se registren en su reunión, evento o sesión de capacitación
Puede solicitar a los invitados que se inscriban para su reunión, seminario Web, evento sesión de capacitación antes de entrar. Esto le permite proteger la información de la reunión y realizar un seguimiento y reunir información sobre los invitados que planean asistir a su reunión, evento o sesión de capacitación.
Esta característica se activa durante la planificación. Para habilitar esta configuración en Webex Meetings y Webex Webinars, vaya a Opciones avanzadas y, en Inscripción , seleccione Exigir inscripción de asistentes.
Función usar un tono de entrada o salida, o anunciar el nombre
El uso de esta característica impide que alguien entre a la parte de audio de su reunión sin su conocimiento. Esta característica está habilitada de manera predeterminada para Webex Meetings y Webex Training. Puede ir a Preferencias y vídeo y, en la sección Tono de entrada y salida, seleccione una opción de tono desde el menú lista desplegable.
Al planificar su reunión, seminario Web, evento o sesión de capacitación, vaya a Opciones de conexión de audio y, en la sección Tono de entrada y salida, seleccione una opción de tono desde el menú lista desplegable.
Cuando se utiliza la opción de audio de Webex, si selecciona la característica para anunciar el nombre, los asistentes que entren mediante la opción Usar la computadora para el audio no disponen de la opción de grabar y anunciar su nombre.
Restringir las características disponibles
Limite las características disponibles, como el chat y el audio, si permite que los asistentes entren a la reunión, el seminario Web, el evento o sesión de capacitación antes que el organizador.
Solicitar que los invitados no reenvíen las invitaciones
Solicite a sus invitados que no reenvíen más la invitación, especialmente para reuniones confidenciales.
Asignar un coorganizador
Asigne un coorganizador para iniciar y controlar la reunión, el seminario web, el evento o la sesión de capacitación (coorganizador). Esta práctica mantiene las reuniones, los seminarios web, los eventos y las sesiones de capacitación más seguras al eliminar la posibilidad de que la función de organizador se asigne a un asistente inesperado o no autorizado, en caso de que pierda su conexión con la reunión.
Al invitar asistentes a una reunión planificada, puede designar a uno o varios asistentes como organizadores de la reunión. Un cohost puede iniciar la reunión y actuar como el anfitrión. Por lo tanto, un coorganizador debe tener una cuenta de usuario en su sitio de Webex.
Restringir el acceso a la reunión
Bloquee la reunión, el seminario Web, el evento o la sesión de capacitación haya participado todos los asistentes. Esto impide que entren más asistentes. Los organizadores pueden bloquear o desbloquear la reunión, el seminario Web, el evento sesión de capacitación mientras la sesión está en curso. Para bloquear una reunión que está organizando en este momento, haga clic en y, a continuación, 
haga clic en el control deslizante situado junto a Bloquear reunión.
Esta opción impide que cualquier persona entre automáticamente a la reunión, seminario Web, evento o sesión de capacitación. Para desbloquear una reunión que está organizando en este momento, haga clic en y, a continuación, haga clic en el control deslizante situado junto a Bloquear reunión.
Validar la identidad de todos los usuarios en una llamada
Verificar la presencia de cada asistente al pasar lista es una práctica segura. Solicite a los usuarios que activen su vídeo o que digan su nombre para confirmar la identidad.
Para asistir a una reunión con un teléfono, la persona que llama necesita un número de marcado de Webex válido y un ID de reunión de nueve a once dígitos. Si en su sitio se permite, los asistentes que entren por teléfono sin contraseña pueden entrar a audioconferencia parte superior de la reunión.
Si se permite en su sitio, los asistentes sin cuentas pueden entrar a la reunión. Los usuarios no autorizados pueden identificarse con cualquier nombre en su reunión.
Eliminar a un participante de la reunión o el seminario web
Puede expulsar a los participantes en cualquier momento durante una reunión. Los organizadores, coorganizadores y panelistas pueden expulsar a los participantes de los seminarios web, incluidos los seminarios web en la vista de difusión web. Seleccione el nombre del participante al que desea eliminar y, a continuación, .
Compartir una aplicación, no su pantalla
Cuando selecciona Compartir
, puede elegir que los seminarios web en la vista de difusión web compartan una aplicación en lugar de la pantalla. El uso compartido de una aplicación en lugar de la pantalla ayuda a evitar la exposición accidental de información confidencial.
Controlar quién puede compartir
Si se permite a nivel del sitio, los organizadores pueden elegir si permitirán que todos los participantes compartan. Si no activa la opción, puede asignar la función de presentador para seleccionar participantes o asistentes.
Finalizar la reunión
Cuando la reunión, el evento o la sesión de capacitación haya terminado, asegúrese de finalizarla para todos los participantes. Se puede abrir un cuadro de diálogo que le ofrece la opción de abandonar la reunión, el seminario Web, el evento o sesión de capacitación en curso sin finalizarla. Si necesita abandonar la reunión más temprano, conséctele a otra persona el organizador para que pueda ser responsable de finalizar la reunión, el evento o la sesión de capacitación.
Asignar contraseñas a las grabaciones
Le recomendamos que no cree grabaciones que contengan información confidencial.
Si crea grabaciones, puede editar las grabaciones y agregar contraseñas antes de compartirlas para mantener la información segura. Las grabaciones protegidas con contraseña requieren que los destinatarios cuenten con la contraseña para verlas.
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Para asignar contraseñas a las grabaciones, vaya a la página web personal de su usuario de Webex
y vaya a Grabaciones y haga clic para abrir la ventana Compartir grabación. -
En la ventana Compartir grabación, marque la casilla de verificación junto a Enlace público.
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Marque la casilla de verificación junto a Protección con contraseña y luego escriba la contraseña en el campo de texto.
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Haga clic en Guardar.
Eliminar grabaciones
Elimine las grabaciones una vez que ya no tengan relevancia.
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Vaya a Grabaciones y, a continuación,
seleccione la grabación. -
Haga clic en Eliminar y luego en Eliminar nuevamente.
Cree un PIN de audio sólido y protéjalo. Inicie sesión en la página web de su usuario del sitio personal de Webex y vaya a para crear su PIN de audio.
Su PIN es el último nivel de protección para evitar el acceso no autorizado a su Conferencia personal personal (reunión de PCN). Incluso si una persona no autorizada obtiene su código de acceso de host, la conferencia no puede iniciarse sin el PIN de audio. Proteja su PIN de audio y no lo comparta.
