Configurar y programar una sesión de capacitación de Webex

Elija un nivel de seguridad para una sesión de capacitación

Usted proporciona seguridad para su sesión de capacitación haciendo cualquiera de las siguientes acciones:

Requerir una contraseña: La mayoría de los sitios web de Webex Training requieren que especifique una contraseña para cualquier sesión que organice. Los asistentes deben proporcionar esta contraseña para unirse a la sesión.
Especifique una sesión de capacitación no incluida en la lista: Puede especificar que la sesión no esté en la lista. Una sesión de capacitación no incluida en la lista no aparece en el calendario de sesiones de capacitación. Para unirse a una sesión de capacitación no incluida en la lista, los asistentes deben proporcionar un número de sesión único.
Requerir que los asistentes inicien sesión con autenticación de inicio de sesión único antes de unirse a esta sesión: puede restringir los asistentes a aquellos que fueron invitados directamente, evitando que otras personas se unan desde una invitación reenviada.
Restringir la sesión solo a los asistentes invitados (las opciones de registro estarán deshabilitadas): Puede restringir la sesión solo a los asistentes invitados. Los asistentes no pueden reenviar la invitación.
Excluir la contraseña de la sesión de las invitaciones por correo electrónico: puede evitar que la contraseña aparezca en las invitaciones por correo electrónico que su sitio web de formación de Webex envía automáticamente a los asistentes.
Requerir que los asistentes inicien sesión: Puede requerir que los asistentes tengan una cuenta de usuario en su sitio web de capacitación de Webex. Por lo tanto, los asistentes deben iniciar sesión en su sitio antes de que puedan asistir a la sesión.
Requerir que los asistentes se registren para la sesión de capacitación: Puede requerir que cada asistente complete una solicitud de registro que incluya su nombre, dirección de correo electrónico y otra información, y luego le envíe la solicitud. A continuación, puede aceptar o rechazar cada solicitud de registro.
Restringir el acceso a la sesión de capacitación: Una vez que todos los asistentes se hayan unido a una sesión de capacitación, puede evitar que más asistentes se unan a ella restringiendo el acceso a la sesión de capacitación.

Elija un nivel de seguridad basado en el propósito de la sesión de capacitación. Por ejemplo, si programa una sesión para hablar de su picnic de empresa, probablemente pueda especificar solo una contraseña para la sesión. Si programa una sesión en la que discute datos financieros confidenciales, es posible que desee especificar que la sesión no está en la lista. También puede optar por restringir el acceso a la sesión una vez que todos los asistentes se hayan unido a ella.

Configurar un nombre de tema y una contraseña

Al programar una sesión de capacitación, configura el nombre y la contraseña del tema. Puede editar el nombre y la contraseña del tema en la página Editar sesión de capacitación programada.

La contraseña de una sesión de entrenamiento debe contener un mínimo de 4 caracteres y puede contener un máximo de 16 caracteres. Una contraseña no puede contener los siguientes caracteres:\ `"/& < > = [], y no puede ser su nombre de usuario, el nombre del anfitrión, el nombre del tema o el nombre del sitio.

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Información de sesión y acceso. Si está programando la sesión de capacitación en nombre de otra persona, seleccione a la persona de la lista desplegable Programar para.
2	Especifique un tema para la sesión de capacitación en el cuadro Tema. Puede introducir una contraseña en el campo Establecer contraseña de sesión.
3	Especifique sus opciones y, a continuación, seleccione Programar o Actualizar.

Especifique si una sesión de capacitación aparece en la lista o no aparece en la lista

En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Información de sesión y acceso.

A continuación, esta sesión de capacitación es, seleccione una de las siguientes opciones:

Opción

Descripción

Listado para todos

La sesión de capacitación de Webex aparece tanto en la lista de sesiones como en el calendario de sesiones de capacitación para cualquier persona que visite su sitio web de capacitación de Webex.

Listado solo para usuarios autorizados

La sesión de entrenamiento:

Aparece en la lista de sesiones y en el calendario de sesiones de capacitación.
Solo aparece para los usuarios que tienen cuentas de usuario y que han iniciado sesión en su sitio web de capacitación de Webex.

No listado

La sesión de capacitación no aparece en la lista de sesiones ni en el calendario de sesiones de capacitación.
Una sesión de capacitación no incluida en la lista impide que alguien vea información sobre la sesión, como su anfitrión, tema y hora de inicio. Esto ayuda a evitar el acceso no autorizado a la sesión.
Para unirse a una sesión de capacitación no incluida en la lista, un asistente debe proporcionar un número de sesión único.
Si invita a un asistente a una sesión de capacitación no incluida en la lista, el asistente recibirá:
- Un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye instrucciones completas para unirse a la sesión de capacitación, incluido el número de la sesión de capacitación.
- Una URL que enlaza directamente a una página web en la que el asistente puede unirse a la sesión de capacitación.

Seleccione Programar o Actualizar.

Configure una gran sesión de capacitación con más de 500 asistentes

Puede programar una gran sesión de capacitación permitiendo más de 500 asistentes. Sin embargo, si elige esta opción, algunas características de Webex Training son limitadas o no son compatibles. Estos incluyen:

El video multipunto, el chat privado y las funciones de referencia visual del hablador activo no están disponibles.
Los asistentes no pueden enviar video y ver los nombres de otros asistentes.
Cada sesión de Breakout y computadora de laboratorio práctico admite un máximo de 100 asistentes.

No puede cambiar esta opción dentro de la sesión.

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Información de sesión y acceso.
2	Marque la casilla de verificación Esta sesión tendrá más de 500 asistentes. Aparece un cuadro de mensaje que describe las limitaciones de esta opción.
3	Seleccione OK. Si programa grandes sesiones de capacitación con frecuencia, seleccione Guardar como plantilla en la parte inferior de la página.
4	Si ha completado la especificación de opciones, seleccione Programar o Actualizar.

Agregar una categoría

A continuación se incluyen instrucciones para agregar una categoría cuando programa una sesión de capacitación. También puede agregar una categoría después de que se haya programado una sesión de capacitación.

Antes de comenzar

Para que las categorías estén disponibles, su administrador del sitio debe habilitar esta función.

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Información de sesión y acceso.
2	Seleccione una categoría.
3	Para agregar una categoría: Haga clic en Agregar una nueva categoría. Escriba un nombre y, opcionalmente, una descripción. Para el estado de categoría, seleccione si desea que la categoría sea pública (listada) o privada (no listada). Haga clic en Crear.
4	Si ha completado la especificación de opciones, seleccione Programar o Actualizar.

Copiar información de sesión de otra sesión

Puede copiar información específica de la sesión de otras sesiones en vivo que programó o de sesiones programadas en su nombre. Parte de la información de programación varía de una sesión a otra y, por lo tanto, no se puede copiar en el programador, incluyendo:

Fecha, hora y recurrencia (excepto duración, zona horaria y opciones de unión antes del host)
Asistentes invitados y listas de presentadores (excepto el número estimado de asistentes y presentadores)
Datos de registro de los asistentes registrados
Información práctica del laboratorio y reservación
Material del curso y pruebas

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Información de sesión y acceso y seleccione Copiar de.
2	Seleccione la sesión desde la que desea copiar la información de la sesión y seleccione Aceptar.

Especificar códigos de seguimiento para una sesión programada

El administrador de su sitio puede especificar las opciones de código de seguimiento que aparecen en la página Programar capacitación. Los códigos de seguimiento pueden identificar su departamento, proyecto u otra información que su organización quiera asociar con sus sesiones de capacitación. Los códigos de seguimiento pueden ser opcionales o requeridos, dependiendo de cómo los haya configurado el administrador del sitio.

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Códigos de seguimiento y, a continuación, seleccione una etiqueta de código en el cuadro de la izquierda. Si el administrador de su sitio requiere que seleccione un código de una lista predefinida, aparecerá una lista de códigos.
2	Realice una de las siguientes acciones: Si aparece una lista de códigos en el cuadro de la derecha, seleccione un código de la lista. Escriba un código en el cuadro de la derecha.
3	Repita para cada etiqueta de código de seguimiento.
4	Seleccione Programar o Actualizar. Si el administrador del sitio especificó que las mismas opciones de código de seguimiento aparecen en su perfil de usuario, puede editar su perfil de usuario para especificar códigos de seguimiento. Los códigos aparecen automáticamente en la página Programar sesión de capacitación.

Configurar una conferencia de audio para una sesión programada

Las opciones de audioconferencia pueden diferir, dependiendo de las opciones que utilice su organización.

En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Configuración de audioconferencia.

Seleccione una de las siguientes opciones:

Webex Audio: Especifica que la sesión incluye una conferencia de audio integrada. Puede elegir las siguientes opciones:
- Mostrar número gratuito: Si su sitio de Webex Training ofrece llamadas gratuitas de audio, tanto un número gratuito como un número de teléfono gratuito están disponibles. Para las teleconferencias telefónicas gratuitas, su organización asume los cargos por las llamadas; de lo contrario, los participantes asumen los cargos por sus llamadas.
- Mostrar enlace de restricciones de marcado gratuito: Seleccione esta opción para mostrar una lista de restricciones de llamadas por país (Lea Restricciones de acceso a números gratuitos de Webex).
- Mostrar números de llamadas globales: Esta opción proporciona una lista de números, como números gratuitos o locales, a los que los asistentes de otros países pueden llamar para unirse a la conferencia de audio.
- Habilite la autenticación CLI de teleconferencia cuando los participantes llaman: CLI (identificación de línea de llamadas) es una forma de identificador de llamadas, un servicio de telefonía inteligente que envía el número de teléfono de la persona que llama antes de que responda la llamada. Cualquier persona que llame con una cuenta de sitio host puede autenticarse y colocarse en la teleconferencia correcta sin necesidad de ingresar un número de sesión de capacitación.
- Silenciar a los asistentes al ingresar: Seleccione si desea que el audio de los asistentes se silencie cuando ingresen a la sesión de capacitación. Esto puede evitar interrupciones, especialmente si la sesión de capacitación está en proceso.
- Tono de entrada y salida: Seleccione la alerta sonora o el anuncio, si lo hay, que desea que todos los participantes escuchen cuando un asistente se une o sale de la sesión.
Las conferencias de audio de Webex admiten hasta 125 personas que llaman.
Otro servicio de teleconferencia:
- Especifica que la sesión incluye una teleconferencia que otro servicio proporciona.
- Introduzca las instrucciones para unirse a la teleconferencia. Estos aparecen en la página Información de la sesión, en las invitaciones por correo electrónico y en la sesión de capacitación.
Utilice únicamente VoIP: Especifica que los participantes usen computadoras con capacidad de audio para comunicarse a través de Internet.
Ninguno: Especifica que no se necesita ninguna conferencia de audio para la sesión.

Seleccione Programar o Actualizar.

Después de programar la sesión de capacitación, aparecen automáticamente las instrucciones para unirse a la conferencia de audio.

En la página Información de la sesión de su sitio, qué participantes pueden ver antes de comenzar la sesión de capacitación
En los mensajes de correo electrónico de invitación, si invita a los participantes usando las opciones de la página Programar capacitación
En la ficha Información, que aparece en el visor de contenido en la ventana Sesión de formación

Especifique las opciones de fecha y hora

Puede especificar la fecha y la hora de inicio, la ocurrencia y la duración estimada para una sesión de capacitación programada. También puede determinar si, y con cuántos minutos de anticipación, permitirá que los asistentes se unan a la sesión de capacitación y a la conferencia de audio antes de la hora de inicio.

Opción	Descripción
Hora de inicio	Seleccione la fecha y hora en que desea que se lleve a cabo la sesión de capacitación.
Los asistentes pueden unirse ___ minutos antes de la hora de inicio	Permita que los asistentes se unan a la sesión de capacitación dentro de un número determinado de minutos antes de la hora de inicio de la sesión de capacitación. Si desactiva esta casilla de verificación, inicie la sesión de capacitación antes de que los asistentes puedan unirse a ella.
Los asistentes también pueden conectarse al audio de Webex	Permita que los asistentes se unan a la conferencia de audio antes de la hora de inicio de la sesión de capacitación. Esta opción solo está disponible si permite que los asistentes se unan a la sesión de capacitación antes de su hora de inicio.
Clase de sesión única	Una clase que comprende una sola sesión de entrenamiento y que ocurre solo una vez, no tiene un patrón de recurrencia.
Clase recurrente de sesión única	Una clase que comprende una sola sesión de entrenamiento y que se repite regularmente. Los asistentes se inscriben para una sola sesión. Las opciones de recurrencia incluyen: Diariamente: Una clase que se repite diariamente de acuerdo con las siguientes condiciones: Cada ___ días: Seleccione esta opción para programar una sesión de capacitación para que se lleve a cabo cada número especificado de días. Todos los días de la semana: Seleccione esta opción para programar sesiones de capacitación para cada lunes a viernes. Semanal: seleccione la casilla de verificación para los días de la semana en los que se lleva a cabo la sesión de capacitación cada semana. Mensual: Una clase que se repite mensualmente de acuerdo con las siguientes condiciones: Día ___ de cada ___ mes: Especifique el día del mes y el número de meses para que se lleve a cabo la sesión de capacitación. [qué] [día] de cada ___ mes: Elija el día del mes y especifique el número de meses para que se lleve a cabo la sesión de capacitación. Las opciones de finalización incluyen: Finalización: Elija la fecha para la última sesión de entrenamiento. Después: Especifique el número de sesiones de capacitación, después de las cuales no se realizarán sesiones de capacitación adicionales.
Curso de sesión múltiple	Un curso que comprende varias sesiones de capacitación, es decir, una serie de sesiones que abarcan días, semanas, meses, etc. Los asistentes se registran una vez para una secuencia completa de sesiones. Las opciones de recurrencia incluyen: Diariamente: Una clase que se repite diariamente de acuerdo con las siguientes condiciones: Cada ___ días: Seleccione esta opción para programar una sesión de capacitación para que se lleve a cabo cada número especificado de días. Todos los días de la semana: Seleccione esta opción para programar sesiones de capacitación para cada lunes a viernes. Semanal: seleccione la casilla de verificación para los días de la semana en los que se lleva a cabo la sesión de capacitación cada semana. Mensual: Una clase que se repite mensualmente de acuerdo con las siguientes condiciones: Día ___ de cada ___ mes: Especifique el día del mes y el número de meses para que se lleve a cabo la sesión de capacitación. [qué] [día] de cada ___ mes: Elija el día del mes y especifique el número de meses para que se lleve a cabo la sesión de capacitación. Las opciones de finalización incluyen: Finalización: Elija la fecha para la última sesión de entrenamiento. Después: Especifique el número de sesiones de capacitación, después de las cuales no se realizarán sesiones de capacitación adicionales.
Programe sesiones irregulares	Un curso de sesión única que se ofrece en varias fechas de forma irregular. Los asistentes se inscriben para una sola sesión. Cada sesión puede ser editada de forma independiente. Irregularmente: Una clase que se repite de manera irregular de acuerdo con las siguientes condiciones: Sesión 1: Elija la fecha y la hora para que se produzca la primera sesión de capacitación. Agregar otra sesión: Seleccione el enlace y luego elija la fecha y hora para que se realicen más sesiones de capacitación.
Planifique las zonas horarias de la sesión	Seleccione la zona horaria en la que aparece la hora de la sesión de capacitación en la lista de sesiones y en el calendario de capacitación.
Duración estimada	Seleccione el período de tiempo que estima que dura la sesión de entrenamiento. La duración estimada se proporciona para fines de planificación. La sesión de capacitación no termina automáticamente una vez que transcurre la duración especificada.

Si invita a un asistente a una sesión de capacitación, el asistente recibirá un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye la hora de inicio de la sesión de capacitación y la duración estimada.

Si invita a los asistentes a una sesión de capacitación, sus mensajes de correo electrónico de invitación especifican la hora de inicio de la sesión de capacitación en la zona horaria que especificó. Sin embargo, si los asistentes residen en una zona horaria diferente, pueden ver la hora de inicio en sus zonas horarias, en la lista de sesiones en la página Live Sessions.

Programe una sesión de capacitación Tiempo, ocurrencia y duración

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Fecha y hora.
2	En las listas Hora de inicio, seleccione cuándo desea que comience la sesión de capacitación.
3	Seleccione si desea permitir que los asistentes se unan a la sesión de capacitación antes de la hora de inicio programada. Si es así, seleccione el número de minutos de la lista.
4	Seleccione si los asistentes también pueden unirse temprano a la conferencia de audio.
5	En Ocurrencia, seleccione una de las siguientes opciones: Clase de sesión única Clase recurrente de sesión única Curso de sesión múltiple Programe sesiones irregulares
6	Si está programando una clase recurrente de sesión única o un curso de sesión múltiple, haga lo siguiente: Seleccione uno de los siguientes patrones de recurrencia: Diario: Seleccione la sesión para que se produzca cada número especificado de días o todos los días de la semana. Semanalmente: Marque la casilla de verificación para los días de la semana en que se produce la sesión. Mensual: Seleccione la sesión para que se produzca en una fecha determinada (por ejemplo, la quinta de cada mes), o un día determinado (por ejemplo, el segundo martes de cada mes) y el patrón de recurrencia mensual (por ejemplo, 1 = cada mes, 2 = cada dos meses, etc.). Seleccione la fecha de finalización para que ocurra en una fecha seleccionada o después de un número específico de sesiones.
7	Si está programando un curso Programar sesiones irregulares, haga lo siguiente: Seleccione la fecha para la primera sesión. Seleccione Agregar otra sesión, seleccione la fecha para la segunda sesión y repita para cualquier sesión adicional.
8	(Opcional) En la lista Zona horaria, seleccione una zona horaria diferente. En la lista Zona horaria, la zona horaria que especificó en su perfil de usuario está seleccionada de forma predeterminada.
9	En las listas de duración estimada, seleccione las horas y minutos para los que estima que continúa la sesión de capacitación.
10	Si ha completado la especificación de opciones en la página Programar una sesión de capacitación o Editar una sesión de capacitación programada, seleccione Programar o Actualizar, respectivamente.

Especifique las opciones de seguridad para una sesión de capacitación

1	En la página Programar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Asistentes > Seguridad.
2	Marque la casilla de verificación Excluir contraseña de los correos electrónicos enviados a los asistentes.
3	Marque la casilla de verificación Requerir que los asistentes inicien sesión con autenticación de inicio de sesión único antes de unirse a esta sesión.
4	Marque la casilla de verificación Restringir sesión solo a asistentes invitados (las opciones de registro estarán deshabilitadas).
5	Haga clic en Guardar o Actualizar.

Especifique una página Web de destino después de que finalice la sesión

1	En la página Programar capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Opciones de sesión.
2	Introduzca una dirección del sitio web de destino (URL) en el cuadro Dirección de destino (URL) después de la sesión.
3	Seleccione Programar o Actualizar.

Crear un mensaje o saludo para una sesión de capacitación programada

1	En la página Programar capacitación o Editar sesión de capacitación programada, desplácese hasta Opciones de sesión.
2	Junto a Mensaje de saludo, seleccione Personalizar mensaje de saludo cuando el asistente se una.
3	(Opcional) Marque Mostrar este mensaje cuando los asistentes se unan a la sesión.
4	Escriba un mensaje o saludo en el cuadro Mensaje. Un mensaje o saludo puede contener un máximo de 4000 caracteres.
5	Seleccione OK.
6	Seleccione Programar o Actualizar. Los asistentes pueden ver el mensaje o el saludo en cualquier momento durante una sesión de capacitación, seleccionando Mensaje de bienvenida en el menú Sesión.

Utilice las plantillas de programación

Al programar una sesión de capacitación, puede guardar la configuración de opciones de programación como una plantilla para su uso futuro. Parte de la información de programación varía de una sesión a otra y, por lo tanto, no se puede importar a una plantilla. Las siguientes opciones de programación no se pasan a la plantilla:

Fecha, hora y recurrencia (excepto duración, zona horaria y opciones de unión antes del host)
Asistentes invitados y listas de presentadores (excepto el número estimado de asistentes y presentadores)
Datos de registro de los asistentes registrados
Información práctica del laboratorio y reservación
Material del curso y pruebas

Cuando elige una plantilla, los campos de opción del programador se rellenan con los valores de la plantilla elegida. Cada plantilla se puede actualizar o guardar como una nueva plantilla en su sitio web de Webex Training.

1	En la página Programar sesión de capacitación o en la página Editar sesión de capacitación programada, introduzca datos en los campos de opciones de programación o cambie la configuración.
2	Seleccione Guardar como plantilla, ubicado en la parte inferior de la página.
3	Complete el campo Nombre de la plantilla o cambie el nombre si modifica una plantilla existente.
4	Seleccione Guardar. La próxima vez que programe una sesión, puede seleccionar su plantilla de la lista Establecer opciones mediante plantilla. Para eliminar una plantilla, seleccione Mi Webex > Mi perfil > Plantillas de programación. Seleccione la plantilla y seleccione Eliminar.

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