Configurar y planificar una sesión de capacitación de Webex

Elegir un nivel de seguridad para una sesión de capacitación

Realice una de las siguientes acciones para proporcionar seguridad a las sesiones de capacitación:

Requerir una contraseña: La mayoría de los sitios web de Webex Training requieren que especifique una contraseña para cualquier sesión que usted organice. Los asistentes deben proporcionar esta contraseña para entrar en la sesión.
Especificar una sesión de capacitación no listada: Puede especificar que la sesión no esté listada. Un mensaje no sesión de capacitación no aparece en el calendario sesión de capacitación calendario. Para entrar en una sesión de capacitación no listada, los asistentes deben proporcionar un número de sesión exclusivo.
Exigir a los asistentes que inicien sesión con autenticación de inicio de sesión único antes de entrar a esta sesión: Pueden restringir los asistentes a las personas que fueron invitadas directamente, evitando así que otras personas entren a partir de una invitación reenviada.
Restringir sesión solo a los asistentes invitados (se deshabilitarán las opciones de registro): Puede restringir la sesión solo a los asistentes invitados. Los asistentes no pueden reenviar la invitación.
Excluya la contraseña de la sesión de las invitaciones por correo electrónico: Puede impedir que la contraseña aparezca en las invitaciones por correo electrónico que el sitio web de Webex Training envía automáticamente a los asistentes.
Exigir a los asistentes que se conecten: Puede requerir a los asistentes que dispongan de una cuenta de usuario en el sitio web de Webex Training. De esta forma, los asistentes deben iniciar sesión en el sitio antes de asistir a la sesión.
Exigir a los asistentes que se inscriban en la sesión de capacitación: Puede requerir a cada asistente que complete un mensaje solicitud de inscripción que incluya el nombre, la dirección de correo electrónico y otra información y que, a continuación, le envíe la solicitud. Usted después puede aceptar o rechazar cada solicitud de inscripción.
Restringir el acceso a la sesión de capacitación: Una vez que todos los asistentes hayan entrado en una sesión de capacitación, usted puede evitar que otros asistentes entren en esta restringiendo el acceso a la sesión de capacitación.

Elija el nivel de seguridad en función del objetivo de la sesión de capacitación. Por ejemplo, si planifica una sesión para discutir sobre una excursión al campo para su empresa, probablemente sólo podrá especificar una contraseña para la sesión. Si planifica una sesión en la que discutirá información financiera confidencial, quizá desee especificar que se trata de una sesión no listada. También puede elegir restringir el acceso a la sesión una vez que todos los asistentes hayan entrado en ella.

Configurar un nombre de tema y una contraseña

Al planificar una sesión de capacitación, configure el nombre de tema y la contraseña. Puede editar el nombre de tema y la contraseña en la página Editar sesión de capacitación planificada.

La contraseña de una sesión de capacitación debe contener un mínimo de 4 caracteres y puede contener un máximo de 16 caracteres. Una contraseña no puede contener los siguientes caracteres: \ ` " / & < > = [ ], y no puede ser su nombre de usuario, el nombre del organizador, el nombre del tema ni el nombre del sitio.

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Información sobre la sesión y acceso. Si está planificando la sesión de capacitación en nombre de otra persona, seleccione la persona en la lista planificar para lista desplegable.
2	Especifique un tema para la sesión de capacitación en la casilla Tema. Puede ingresar una contraseña en el campo Definir contraseña de la sesión.
3	Especifique sus opciones y, a continuación, seleccione Planificar o Actualizar .

Especificar si una sesión de capacitación está listada o no listada

En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Información sobre la sesión y acceso.

A continuación Esta sesión decapacitación es , seleccione una de las siguientes opciones:

Opción

Descripción

Listada para todos

La Webex sesión de capacitación aparece tanto en la lista de sesiones como en la sesión de capacitación calendario para cualquier persona que visite su sitio web de Training Webex.

Listada para usuarios autorizados solamente

La sesión de capacitación:

Aparece en la lista de sesiones y en el calendario de sesiones de capacitación.
Aparece únicamente para aquellos usuarios que tengan cuentas de usuario y hayan iniciado sesión en su sitio web de Webex Training.

No listada

El sesión de capacitación no aparece en la lista de sesiones ni en el sesión de capacitación calendario.
Una sesión de capacitación no listada evita que cualquier usuario pueda ver información acerca de la sesión, como el organizador, el tema y la hora de inicio. Esto ayuda a evitar el acceso no autorizado a la sesión.
Para entrar en una sesión de capacitación no listada, un asistente debe proporcionar un número de sesión único.
Si invita a un asistente a una sesión de capacitación no listada, el asistente recibirá:
- Un mensaje de correo electrónico de invitación que incluye instrucciones completas para entrar en la sesión de capacitación, incluido el número de sesión de capacitación.
- Una URL que enlaza directamente con una página web en la cual el asistente puede entrar en la sesión de capacitación.

Seleccione Planificar o Actualizar.

Configurar una sesión de capacitación grande con más de 500 asistentes

Puede configurar una sala de sesión de capacitación permite más de 500 asistentes. Sin embargo, si selecciona esta opción, algunas características de Webex Training son limitadas o no son compatibles. Entre ellas se incluyen:

No están disponibles las características de video de varios puntos, chat privado e indicador visual del andador activo.
Los asistentes no pueden enviar vídeo ni ver los nombres de otros asistentes.
Cada computadora de Laboratorio de prácticas y Sesión de breakout admite un máximo de 100 asistentes.

No puede cambiar esta opción dentro de la sesión.

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Información sobre la sesión y acceso.
2	Marque la casilla de verificación Esta sesión tendrá más de 500 asistentes. Aparece un cuadro de mensaje que describe las limitaciones de esta opción.
3	Seleccione Aceptar. Si planifica sesiones de capacitación grandes con frecuencia, seleccione Guardar como plantilla en la parte inferior de la página.
4	Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Agregar una categoría

Lo siguiente incluye instrucciones para agregar una categoría cuando planifica una sesión de capacitación. También puede agregar una categoría después que se ha planificado una sesión de capacitación.

Antes de comenzar

Para que las Categorías estén disponibles, el administrador del sitio debe habilitar esta característica.

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Información sobre la sesión y acceso.
2	Seleccione una categoría.
3	Para agregar una categoría: Haga clic en Agregar una categoría nueva. Introduzca un nombre y, opcionalmente, una descripción. Para Estado de la categoría, seleccione si desea que la categoría sea pública (Listada) o privada (No listada). Haga clic en Crear.
4	Si ha terminado de especificar opciones, seleccione Planificar o Actualizar.

Copiar información de sesión de otra sesión

Puede copiar información específica de otras sesiones en directo planificadas o de sesiones que se planificaron en su nombre. Es posible que parte de la información de planificación varíe de una sesión a otra y, por lo tanto, no pueda copiarse en el planificador. Esta incluye:

Fecha, hora y recurrencia (excepto las opciones de duración, zona horaria y entrada antes que el organizador)
Listas de asistentes y presentadores invitados (excepto el número estimado de asistentes y presentadores)
Datos de inscripción de los asistentes inscriptos
Información y reserva del laboratorio de prácticas
Material del curso y pruebas

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese a Información sobre la sesión y acceso y seleccione Copiar desde.
2	Seleccione la sesión desde la que desee copiar información y seleccione Aceptar.

Especificar códigos de seguimiento para una sesión planificada

El administrador del sitio puede especificar las opciones de código de seguimiento que aparecen en la página Planificar capacitación. Los códigos de seguimiento pueden identificar departamentos, proyectos y demás información que una organización desee asociar a las sesiones de capacitación. Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, según la configuración que haya realizado el administrador del sitio.

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Códigos de seguimiento y, a continuación, seleccione una etiqueta de código del cuadro de la izquierda. Si el administrador del sitio requiere que se seleccione un código de una lista predefinida, aparece una lista de códigos.
2	Realice una de las siguientes acciones: Si aparece una lista de códigos en el cuadro situado a la derecha, seleccione un código de la lista. Escriba un código en el cuadro situado a la derecha.
3	Repita para cada etiqueta de código de seguimiento.
4	Seleccione Planificar o Actualizar. Si el administrador del sitio ha especificado que aparecen las mismas opciones de código de seguimiento en su perfil de usuario, puede editar su perfil de usuario para especificar códigos de seguimiento. A continuación, los códigos aparecen automáticamente en la página Planificar sesión de capacitación.

Configurar una audioconferencia para una sesión planificada

Las opciones de audioconferencia pueden variar según las opciones que utilice su organización.

En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Configuración de audioconferencia.

Seleccione una de las siguientes opciones:

Audio de Webex: Especifica que la sesión incluye una audioconferencia integrada. Puede seleccionar las opciones siguientes:
- Mostrar números de teléfono gratuitos: Si el sitio de Webex Training proporciona una audioconferencia de realización de llamada de teléfono gratuito, hay disponibles tanto un número de llamada entrante gratuito como un número de teléfono de pago. Para la audioconferencia de realización de llamada gratuita, la organización asume los costos de las llamadas; si no es así, son los participantes los que asumen estos costos.
- Mostrar el enlace de restricciones de marcado de llamadas gratuitas: Seleccione para mostrar una lista de restricciones de llamadas por país ( www.webex.com/pdf/tollfree_restrictions.pdf).
- Mostrar números de llamada entrante global: Esta opción ofrece una lista de números, como números locales o gratuitos, a los que pueden llamar los asistentes de otros países para entrar en la audioconferencia.
- Habilitar autenticación de teleconferencia CLI cuando llamen los participantes: CLI (identificación de línea de llamada) es una forma de ID de llamada, un servicio inteligente de telefonía que envía el número de teléfono de una persona que llama antes de responder la llamada. Toda persona que llama con una cuenta de organizador del sitio puede ser autenticada y colocada en la teleconferencia correcta sin la necesidad de introducir el número de la sesión de capacitación.
- Silenciar a los asistentes al entrar: Seleccione esta opción si desea activar el silencio del audio de los asistentes cuando entran en el sesión de capacitación. Esto puede evitar interrupciones, en particular, si la sesión de capacitación está en curso.
- Tono de entrada y salida: Seleccione el sonido de alerta o anuncio, si lo hay, que quiere que todos los participantes escuchen cuando un asistente entre o salga de la sesión.
La audioconferencia de Webex admite un máximo de 125 personas que realicen las llamadas.
Otro servicio de teleconferencia:
- Especifica que la sesión incluye una teleconferencia proporcionada por otro servicio.
- Introducir las instrucciones para entrar en la teleconferencia. Estas aparecen en la página Información de sesión, en invitaciones por correo electrónico y en la sesión de capacitación.
Usar sólo VoIP: Especifica que los participantes utilizan computadoras con capacidad de audio para comunicarse por Internet.
Ninguno: Especifica que no se necesita ninguna audioconferencia para la sesión.

Seleccione Planificar o Actualizar.

Una vez planificada la sesión de capacitación, las instrucciones para entrar en la audioconferencia aparecen automáticamente.

En la página Información de la sesión de su sitio, que los participantes pueden ver antes de que usted inicie la sesión de capacitación
En los mensajes de invitación por correo electrónico, si invita a los participantes utilizando las opciones de la página Planificar capacitación
En la ficha Información, que aparece en el visor de contenido de la ventana Sesión de capacitación

Especificar las opciones de fecha y hora

Puede especificar la fecha y la hora de inicio, la frecuencia y la duración estimada de una reunión sesión de capacitación. También puede determinar en qué modo y con cuántos minutos de antelación permitirá a los asistentes entrar en la sesión de capacitación y la audioconferencia antes de la hora de inicio.

Opción	Descripción
Hora de inicio	Seleccione fecha y hora en que desee que tenga lugar la sesión de capacitación.
Los asistentes pueden entrar ___ minutos antes de la hora de inicio	Permitir que los asistentes entren en la sesión de capacitación un determinado número de minutos antes de la hora de inicio de la sesión de capacitación. Si desmarca esta casilla de verificación, inicie la sesión de capacitación antes de que los asistentes puedan entrar en ella.
Los asistentes también pueden conectarse al audio de Webex	Permita a los asistentes entrar en audioconferencia del evento sesión de capacitación hora de inicio del organizador. Esta opción está disponible solamente si usted permite a los asistentes entrar en la sesión de capacitación antes de su hora de inicio.
Clase de sesión única	Clase que abarca un único sesión de capacitación y se produce sólo una vez, es decir, que no tiene un patrón de repetición.
Clase de sesión única recurrente	Una clase que comprime una sesión de capacitación única y se repite de forma regular. Los asistentes se inscriben solamente para una sesión. Las opciones de Recurrencia incluyen: Diarias: Una clase que se repite a diario según las siguientes condiciones: Todos los ___ días: Seleccione esta opción para planificar una sesión de capacitación a fin de que se produzca cada cierto número de días. Cada día de la semana: Seleccione para planificar sesiones de capacitación de lunes a viernes. Semanales: Seleccione la casilla de verificación de los días de la semana en los que desee que tenga lugar la sesión de capacitación cada semana. Mensuales: Una clase que se repite mensualmente según las siguientes condiciones: Día ___ de cada ___ mes: Especifique el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de capacitación. [cuál] [día] de cada ___ mes: Elija el día del mes y especifique el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de capacitación. Las opciones de Finalización incluyen: Finalización: Elija la fecha de la última sesión de capacitación. Después de: Especifique el número de sesiones de capacitación, después del cual no ocurrirán más sesiones de capacitación.
Curso de varias sesiones	Un curso que comprende más de una sesión de capacitación, es decir, una serie de sesiones que abarcan días, semanas, meses, etc. Los asistentes se inscriben una vez para una serie completa de sesiones. Las opciones de Recurrencia incluyen: Diarias: Una clase que se repite a diario según las siguientes condiciones: Todos los ___ días: Seleccione esta opción para planificar una sesión de capacitación a fin de que se produzca cada cierto número de días. Cada día de la semana: Seleccione para planificar sesiones de capacitación de lunes a viernes. Semanales: Seleccione la casilla de verificación de los días de la semana en los que desee que tenga lugar la sesión de capacitación cada semana. Mensuales: Una clase que se repite mensualmente según las siguientes condiciones: Día ___ de cada ___ mes: Especifique el día del mes y el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de capacitación. [cuál] [día] de cada ___ mes: Elija el día del mes y especifique el número de meses en los que tendrá lugar la sesión de capacitación. Las opciones de Finalización incluyen: Finalización: Elija la fecha de la última sesión de capacitación. Después de: Especifique el número de sesiones de capacitación, después del cual no ocurrirán más sesiones de capacitación.
Planificar sesiones irregulares	Un curso de sesión única que se ofrece en varias fechas de manera irregular. Los asistentes se inscriben solamente para una sesión. Cada sesión se puede modificar de manera independiente. De manera irregular: Una clase que se repite de forma irregular según las siguientes condiciones: Sesión 1: Elija la fecha y hora en que ocurrirá la primera sesión de capacitación. Agregar otra sesión: Seleccione el enlace y a continuación elija la fecha y hora en que ocurrirán otras sesiones de capacitación.
Planificar zonas horarias de sesiones	Seleccione la zona horaria en la que aparece la hora de la sesión de capacitación en la lista de sesiones y en el calendario de capacitación.
Duración estimada	Seleccione la cantidad de tiempo que calcula que dura la sesión de capacitación . La duración estimada se proporciona para su planificación. La sesión de capacitación no finaliza automáticamente tras la duración especificada.

Si invita a un asistente a una sesión de capacitación, el asistente recibirá un mensaje de invitación mensaje de correo electrónico que incluye la hora de inicio del sesión de capacitación y su duración estimada.

Si invita a asistentes a una sesión de capacitación, el mensaje de correo electrónico de invitación especifica la hora de inicio de la sesión de capacitación en la zona horaria que usted ha especificado. Sin embargo, si los asistentes residen en una zona horaria diferente, pueden ver la hora de inicio en sus zonas horarias, en la lista de sesiones de la página Sesiones en directo.

Planificar el tiempo, la frecuencia y la duración de una sesión de capacitación

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Fecha y hora.
2	En las listas Hora de inicio, seleccione cuándo quiere comenzar la sesión de capacitación.
3	Seleccione si permitirá a los asistentes entrar en la sesión de capacitación antes de la hora de inicio planificada. Si es así, seleccione el número de minutos en la lista.
4	Seleccione si los asistentes también pueden entrar en la audioconferencia más temprano.
5	En Frecuencia, seleccione una de las siguientes opciones: Clase de sesión única Clase de sesión única recurrente Curso de varias sesiones Planificar sesiones irregulares
6	Si está planificando una Clase de sesión recurrente única, o un Curso de varias sesiones, haga lo siguiente: Seleccione uno de los siguientes patrones de Recurrencia: Diarias: Seleccione esta opción para que la sesión tenga lugar cada cierto número especificado de días o cada día laboral. Semanales: Marque la casilla de verificación de los días de la semana en los que desee que tenga lugar la sesión. Mensuales: Seleccione la sesión para que tenga lugar en una fecha concreta (por ejemplo, el quinto día de cada mes) o un día concreto (por ejemplo, el segundo martes de cada mes), así como el patrón de repetición mensual (por ejemplo, 1 = cada mes, 2 = cada dos meses, etc.). Seleccione la fecha de Finalización para que se produzca en una fecha seleccionada o después de un número especificado de sesiones.
7	Si elige Planificar sesiones irregulares, haga lo siguiente: Seleccione la fecha para la primera sesión. Seleccione Agregar otra sesión, seleccione la fecha para la segunda sesión y repita estos pasos para las sesiones adicionales.
8	(Opcional) En la lista Zona horaria, seleccione una zona horaria distinta. En la lista Zona horaria, se selecciona de forma predeterminada la zona horaria que especificó en el perfil de usuario.
9	En las listas Duración estimada, seleccione las horas y los minutos por los que calcula que continuará la sesión de capacitación.
10	Si ha terminado de especificar las opciones en las páginas Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, seleccione Planificar o Actualizar, respectivamente.

Especificar las opciones de seguridad para una sesión de capacitación

1	En la página Planificar sesión de formación o la página Editar sesión de formación planificada, desplácese a Asistentes > seguridad.
2	Marque la casilla de verificación Excluir contraseña de los mensajes de correo electrónico enviados a los asistentes.
3	Marque la casilla de verificación Requerir que los asistentes inicien sesión inicio de sesión único de autenticación antes de entrar a esta sesión.
4	Marque la casilla de verificación Restringir sesión solo a los asistentes invitados (se deshabilitarán las opciones de registro).
5	Haga clic en Guardar o Actualizar .

Especificar una página web de destino cuando termine la sesión

1	En la página Planificar capacitación o la página Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Opciones de sesión.
2	Introduzca una dirección de sitio web de destino (URL) en el cuadro Dirección de destino (URL) después de la sesión.
3	Seleccione Planificar o Actualizar.

Crear un mensaje o saludo para una sesión de capacitación planificada

1	En la página Planificar capacitación o la página Editar sesión de capacitación planificada, desplácese hasta Opciones de sesión.
2	Junto a Mensaje de saludo, seleccione Personalizar mensaje de saludo para la entrada de un asistente.
3	(Opcional) Seleccione Mostrar este mensaje cuando los asistentes entren en la sesión.
4	Escriba un mensaje o saludo en el cuadro Mensaje. Un mensaje o saludo pueden contener un máximo de 4000 caracteres.
5	Seleccione Aceptar.
6	Seleccione Planificar o Actualizar. Los asistentes pueden ver el mensaje o saludo en cualquier momento durante una sesión de capacitación seleccionando Mensaje de bienvenida en el menú Sesión.

Utilizar las plantillas de planificación

Al planificar una sesión de capacitación, puede guardar la configuración de las opciones de planificación como una plantilla para utilizarla en un futuro. Es posible que parte de la información de planificación varíe de una sesión a otra y, por lo tanto, no pueda importarse en una plantilla. Las siguientes opciones de planificación no pasan a la plantilla:

Fecha, hora y recurrencia (excepto las opciones de duración, zona horaria y entrada antes que el organizador)
Listas de asistentes y presentadores invitados (excepto el número estimado de asistentes y presentadores)
Datos de inscripción de los asistentes inscriptos
Información y reserva del laboratorio de prácticas
Material del curso y pruebas

Cuando seleccione una plantilla, los campos de opción del planificador se completan con los valores de la plantilla seleccionada. Cada plantilla puede actualizarse o guardarse como una nueva plantilla en el sitio web de Webex Training.

1	En la página Planificar sesión de capacitación o Editar sesión de capacitación planificada, introduzca los datos en los campos de opción de planificación o cambie los ajustes.
2	Seleccione Guardar como plantilla, en la parte inferior de la página.
3	Complete el campo Nombre de plantilla o cambie el nombre si está modificando una plantilla existente.
4	Seleccione Guardar. La próxima vez que programe una sesión, puede seleccionar su plantilla en la lista Configurar opciones con la plantilla. Para eliminar una plantilla, seleccione Mi Webex > Mi perfil > Plantillas de planificación. Seleccione la plantilla y Eliminar.

Gracias por sus comentarios.