Een beveiligingsniveau kiezen voor een trainingssessie

U kunt uw trainingssessie als volgt beveiligen:

  • Een wachtwoord vereisen: Op de meeste Webex Training-websites moet u een wachtwoord opgeven voor elke sessie waarvoor u als host fungeert. De deelnemers moeten dit wachtwoord opgeven om deel te kunnen nemen aan de sessie.

  • Een niet-weergegeven trainingssessie opgeven: U kunt opgeven dat de sessie niet in de lijst wordt opgenomen. Een niet-weergegeven trainingssessie wordt niet weergegeven in de trainingssessie agenda. Deelnemers die willen deelnemen aan een niet-weergegeven trainingssessie, moeten een uniek sessienummer opgeven.

  • Deelnemers verplichten zich aan te melden met verificatie voor eenmalige aanmelding voordat zij deelnemen aan deze sessie: u kunt de deelnemers beperken tot degenen die rechtstreeks door de host zijn uitgenodigd en zo voorkomen dat anderen deelnemen via een doorgestuurde uitnodiging.

  • Sessie beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers (registratie-opties zijn uitgeschakeld): U kunt de sessie beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers. Deelnemers kunnen de uitnodiging niet doorsturen.

  • Het sessiewachtwoord niet opnemen in e-mailuitnodigingen: U kunt voorkomen dat het wachtwoord wordt weergegeven in de e-mailuitnodiging die uw Webex Training-website automatisch aan deelnemers verstuurt.

  • Deelnemers verplichten zich aan te melden: U kunt vereisen dat deelnemers een gebruikersaccount moeten hebben op uw Webex Training-website. Deelnemers moeten zich dan aanmelden bij uw site om deel te kunnen nemen aan de sessie.

  • Deelnemers verplichten zich te registreren voor een trainingssessie: U kunt van elke deelnemer vereisen dat ze een e-registratieverzoek met hun naam, e-mailadres en andere informatie invullen en het verzoek naar u verzenden. U kunt elk registratieverzoek dan accepteren of weigeren.

  • Toegang tot de trainingssessie beperken: als alle deelnemers hebben deelgenomen aan een trainingssessie, kunt u voorkomen dat andere deelnemers deelnemen aan de trainingssessie door de toegang te beperken.

    Kies een beveiligingsniveau op basis van het doel van de trainingssessie. Als u bijvoorbeeld een sessie inplant om de bedrijfspicknick te bespreken, kunt u waarschijnlijk alleen een wachtwoord voor de sessie opgeven. Als u een sessie inplant waarin gevoelige financiële gegevens worden besproken, kunt u opgeven dat de sessie niet in de lijst wordt vermeld. U kunt er ook voor kiezen de toegang tot de sessie te beperken als alle deelnemers eraan hebben deelgenomen.

Een onderwerp en wachtwoord instellen

Wanneer u een trainingssessie plant, moet u het onderwerp en het wachtwoord instellen. U kunt het onderwerp en het wachtwoord bewerken op de pagina Geplande trainingssessie bewerken.

Het wachtwoord voor een trainingssessie moet minimaal 4 tekens lang zijn en kan maximaal 16 tekens bevatten. Een wachtwoord mag niet de volgende tekens bevatten: \ ` " / & < > = [ ] en mag niet uw gebruikersnaam, de naam van de host, de naam van het onderwerp of de sitenaam zijn.

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Sessie- en toegangsgegevens.

Als u de vergadering trainingssessie iemand anders wilt plannen, selecteert u deze persoon in de planning voor vervolgkeuzelijst.

2

Geef in het vak Onderwerp een onderwerp voor de trainingssessie op.

U kunt een wachtwoord invoeren in het veld Sessiewachtwoord instellen.

3

Geef uw opties op en selecteer Plannen of Bijwerken .

Aangeven of een trainingssessie wel of niet moet worden weergegeven

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Sessie- en toegangsgegevens.

2

Selecteer onder Deze trainingssessie is een van devolgende opties:

Optie Beschrijving
Vermeld voor iedereen De Webex trainingssessie wordt weergegeven in de lijst met sessies en de trainingssessie agenda aan iedereen die uw Webex training bezoeken.
Alleen vermeld voor bevoegde gebruikers

De trainingssessie:

  • wordt weergegeven in de lijst met sessies en de agenda met trainingssessies.

  • Wordt weergegeven voor gebruikers die beschikken over een gebruikersaccount en die zijn aangemeld bij uw Webex Training-website.
Niet-weergegeven

  • De trainingssessie wordt niet weergegeven in de lijst met sessies of trainingssessie agenda.

  • Als de trainingssessie niet wordt weergegeven, kan niemand informatie over de sessie bekijken, bijvoorbeeld informatie met betrekking tot de host, het onderwerp en de begintijd. U voorkomt zo ongeautoriseerde toegang tot de sessie.

  • Deelnemers die willen deelnemen aan een niet-weergegeven trainingssessie, moeten een uniek sessienummer opgeven.

  • Als u iemand uitnodigt deel te nemen aan een niet-weergegeven trainingssessie, ontvangt deze persoon:

    • een uitnodigingse-mail waarin instructies zijn opgenomen voor het deelnemen aan de trainingssessie, waaronder het trainingssessienummer.

    • een URL voor de webpagina waar de deelnemer zich kan aansluiten bij de trainingssessie.
3

Selecteer Plannen of Bijwerken.

Een grote trainingssessie instellen met meer dan 500 deelnemers

U kunt een groot aantal deelnemers trainingssessie door meer dan 500 deelnemers toe te staan. Als u deze optie kiest, zijn bepaalde Webex Training functies echter beperkt of worden ze niet ondersteund. Hieronder vallen onder meer:

  • De functies multipoint video, privé-chatten en visuele aanwijzingen voor de actieve talker zijn niet beschikbaar.

  • Deelnemers kunnen geen video verzenden en de namen van andere deelnemers niet zien.

  • Iedere deelsessie en praktijklabcomputer ondersteunt maximaal 100 deelnemers.

U kunt deze optie niet wijzigen in de sessie.

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Sessie- en toegangsgegevens.

2

Vink het selectievakje Deze sessie zal meer dan 500 deelnemers hebben aan.

Er wordt een bericht weergegeven waarin de beperkingen van deze optie worden aangegeven.

3

Selecteer OK.

Als u grote trainingssessies vaak gepland, selecteert u Opslaan als sjabloon onderaan de pagina.

4

Als u alle gewenste opties hebt opgegeven, klikt u op Plannen of Bijwerken.

Een categorie toevoegen

De volgende informatie bevat instructies over het toevoegen van een categorie wanneer u een trainingssessie plant. U kunt ook een categorie toevoegen nadat er een trainingssessie is gepland.

Voordat u begint

Als u categorieën beschikbaar wilt maken, moet uw sitebeheerder deze functie inschakelen.
1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Sessie- en toegangsgegevens.

2

Selecteer een categorie.

3

Een categorie toevoegen:

  1. Klik op Een nieuwe categorie toevoegen.

  2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in.

  3. Selecteer bij Categoriestatus of u wilt dat de categorie openbaar (Vermeld) of privé (Niet-weergegeven) is.

  4. Klik op Maken.

4

Als u alle gewenste opties hebt opgegeven, klikt u op Plannen of Bijwerken.

Sessiegegevens kopiëren van een andere sessie

U kunt specifieke sessiegegevens kopiëren uit andere live-sessies die u hebt gepland of die ten behoeve van u zijn gepland. Bepaalde planningsgegevens verschillen per sessie en kunnen daarom niet worden gekopieerd. Het gaat onder andere om de volgende gegevens:

  • Datum, tijd en herhaling (met uitzondering van duur, tijdzone en opties om vóór de host aan de sessie deel te nemen)

  • Lijsten van uitgenodigde deelnemers en presentatoren (met uitzondering van het geschatte aantal deelnemers en presentatoren)

  • Registratiegegevens van de geregistreerde deelnemers

  • Praktijklabinformatie en reserveringen

  • Cursusmateriaal en tests

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Sessie- en toegangsgegevens en klik op Kopiëren van.

2

Selecteer de sessie waarvan u de sessiegegevens wilt kopiëren en klik op OK.

Traceercodes specificeren voor een geplande sessie

De sitebeheerder kan opties voor traceercodes opgeven die moeten worden weergegeven op de pagina Training plannen. Met traceercodes is het mogelijk om uw afdeling, project of andere informatie die uw organisatie met uw trainingssessies wil associëren, te identificeren. Traceercodes kunnen optioneel of vereist zijn, afhankelijk van hoe uw sitebeheerder dit instelt.

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Traceercodes en selecteer een codelabel in het vak links.

Als uw sitebeheerder vereist dat u een code kiest uit een voorgedefinieerde lijst, wordt er een lijst met codes weergegeven.

2

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Als er een lijst met codes wordt weergegeven in het vak rechts, selecteert u een code uit de lijst.

  • Typ een code in het vak rechts.

3

Herhaal dit voor ieder traceercodelabel.

4

Selecteer Plannen of Bijwerken.

Als uw sitebeheerder heeft gespecificeerd dat dezelfde opties voor traceercodes worden weergegeven in uw gebruikersprofiel, kunt u uw e-gebruikersprofiel om dit op te traceercodes. De codes worden dan automatisch weergegeven op de pagina Trainingssessie plannen.

Een audioconferentie instellen voor een geplande sessie

De opties voor audioconferenties kunnen verschillen, afhankelijk van de opties die worden gebruikt door uw organisatie.

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Instellingen audioconferentie.

2

Selecteer een van de volgende opties:

  • Webex-audio: Geeft aan dat de sessie een geïntegreerde audioconferentie heeft. U kunt kiezen uit de volgende opties:

    • Gratis nummer weergeven: Als uw Webex Training-site gratis audioconferentie met inbellen biedt, is er zowel een gratis nummer als een betaald nummer beschikbaar. Bij teleconferenties met een gratis nummer betaalt uw organisatie de kosten van de telefoongesprekken. Anders moeten de deelnemers zelf de gesprekskosten betalen.

    • Koppeling Beperkingen voor gratis bellen weergeven: Selecteer deze optie om een lijst met belbeperkingen per land weer te geven ( www.webex.com/pdf/tollfree_restrictions.pdf).

    • Internationale inbelnummers weergeven: deze optie toont een lijst nummers (zoals gratis of lokale nummers) die deelnemers in andere landen kunnen bellen om aan de audioconferentie deel te nemen.

    • CLI-verificatie voor teleconferentie inschakelen als deelnemers inbellen: CLI (caller line identification) is een vorm van beller-id, een intelligente telefonieservice die het telefoonnummer van een beller doorstijdt voordat u het gesprek beantwoordt. Iedereen die inbelt en beschikt over een hostsite-account kan worden geverifieerd en aan de juiste teleconferentie worden toegevoegd zonder dat er een trainingssessienummer moet worden ingevoerd.

    • Deelnemers dempen bij binnenkomst: Selecteer of u wilt dat de audio van de deelnemers wordt gedempt wanneer ze de vergadering trainingssessie. Dit kan verstoring voorkomen, vooral als de trainingssessie al aan de gang is.

    • Toon voor aanmelden en afsluiten: selecteer het geluidssignaal of de aankondiging die alle deelnemers horen wanneer een deelnemer zich bij de sessie aansluit of deze verlaat.

    Webex-audioconferenties kunnen worden gebruikt door maximaal 125 bellers.

  • Andere teleconferentieservice:

    • Hiermee wordt aangegeven dat de sessie een teleconferentie bevat die wordt geleverd door een andere service.

    • Voer instructies in om deel te nemen aan de teleconferentie. Deze instructies worden weergegeven op de pagina Sessiegegevens, in uitnodigingen per e-mail en bij de trainingssessie.

  • Gebruik alleen VoIP: Hiermee geeft u aan dat deelnemers gebruikmaken van een computer met audiocapaciteit voor communicatie.

  • Geen: Hiermee geeft u aan dat er geen audioconferentie nodig is voor de sessie.

3

Selecteer Plannen of Bijwerken.

Nadat u de trainingssessie hebt gepland, worden instructies voor deelname aan de audioconferentie automatisch weergegeven:

  • Op de pagina Sessiegegevens op uw site. Deelnemers kunnen deze gegevens bekijken voordat u de trainingssessie start

  • In e-mailberichten met uitnodigingen als u de deelnemers uitnodigt via de opties op de pagina Trainingssessie plannen

  • Op het tabblad Info dat wordt weergegeven in de inhoudviewer in het venster Trainingssessie

Opties voor datum en tijd opgeven

U kunt de datum en starttijd, gebeurtenis en geschatte duur voor een geplande trainingssessie. U kunt ook aangeven of deelnemers vóór de begintijd al kunnen deelnemen aan de trainingssessie en de audioconferentie, en zo ja, hoeveel minuten van tevoren.

Optie

Beschrijving

Begintijd

Selecteer de datum en de tijd waarop de trainingssessie moet beginnen.

Deelnemers kunnen ___ minuten voor de begintijd deelnemen

Hiermee kunnen deelnemers binnen een opgegeven aantal minuten deelnemen vóór de begintijd van de trainingssessie.

Als u dit selectievakje uitschakelt, kunnen deelnemers pas deelnemen aan de trainingssessie nadat u deze hebt gestart.

Deelnemers kunnen ook verbinding maken met Webex-audio

Deelnemers toestaan zich aan te sluiten bij audioconferentie begintijd trainingssessie de vergadering.

Deze optie is alleen beschikbaar als deelnemers vóór de begintijd mogen deelnemen aan de trainingssessie.

Enkele-sessiecursus

Een cursus die bestaat uit trainingssessie herhaling en die maar één keer plaatsvindt; deze heeft geen herhalingspatroon.

Herhaalde cursus van één sessie

Een cursus die bestaat uit één trainingssessie en die regelmatig wordt herhaald.

De deelnemers registreren zich voor slechts één sessie.

Voor Herhaling zijn de volgende opties beschikbaar:

  • Dagelijks: Een cursus die dagelijks wordt herhaald op basis van de volgende voorwaarden:

    • Elke ___ dag: selecteer deze optie als u een trainingssessie wilt plannen die om het opgegeven aantal dagen wordt herhaald.

    • Elke werkdag: selecteer deze optie als u trainingssessies wilt plannen van maandag tot en met vrijdag.

  • Wekelijks: schakel de selectievakjes in van de dag(en) van de week waarop de trainingssessie elke week zal plaatsvinden.

  • Maandelijks: een cursus die maandelijks wordt herhaald op basis van de volgende voorwaarden:

    • Dag ___ van elke ___ maand: geef de dag van de maand en het aantal maanden op dat de trainingssessie moet plaatsvinden.

    • [welke] [dag] van elke ___ maand: kies de dag van de maand en geef het aantal maanden op dat de trainingssessie moet plaatsvinden.

Voor Afsluiting zijn de volgende opties beschikbaar:

  • Einde: kies de datum van de laatste trainingssessie.

  • Na: geef aan na hoeveel trainingssessies er geen nieuwe trainingssessies meer zullen plaatsvinden.

Cursus met meerdere sessies

Een cursus die meerdere trainingssessies omvat; een serie sessies die over een periode van dagen, weken of maanden wordt gegeven.

De deelnemers hoeven zich voor een serie sessies slechts eenmaal te registreren.

Voor Herhaling zijn de volgende opties beschikbaar:

  • Dagelijks: Een cursus die dagelijks wordt herhaald op basis van de volgende voorwaarden:

    • Elke ___ dag: selecteer deze optie als u een trainingssessie wilt plannen die om het opgegeven aantal dagen wordt herhaald.

    • Elke werkdag: selecteer deze optie als u trainingssessies wilt plannen van maandag tot en met vrijdag.

  • Wekelijks: schakel de selectievakjes in van de dag(en) van de week waarop de trainingssessie elke week zal plaatsvinden.

  • Maandelijks: een cursus die maandelijks wordt herhaald op basis van de volgende voorwaarden:

    • Dag ___ van elke ___ maand: geef de dag van de maand en het aantal maanden op dat de trainingssessie moet plaatsvinden.

    • [welke] [dag] van elke ___ maand: kies de dag van de maand en geef het aantal maanden op dat de trainingssessie moet plaatsvinden.

Voor Afsluiting zijn de volgende opties beschikbaar:

  • Einde: kies de datum van de laatste trainingssessie.

  • Na: geef aan na hoeveel trainingssessies er geen nieuwe trainingssessies meer zullen plaatsvinden.

Onregelmatige sessies plannen

Een cursus van één sessie die op onregelmatige basis op meerdere dagen wordt aangeboden.

De deelnemers registreren zich voor slechts één sessie. Iedere sessie kan onafhankelijk van de rest worden bewerkt.

  • Onregelmatig: een cursus die op onregelmatige basis wordt herhaald, onder de volgende voorwaarden:

    • Sessie 1: kies de datum en de tijd waarop de eerste trainingssessie plaatsvindt.

    • Nog een sessie toevoegen: selecteer de koppeling en kies vervolgens de datum en tijd om meer trainingssessies te laten plaatsvinden.

Tijdzone voor planning sessie

Selecteer de tijdzone waarmee de tijd van de trainingssessie wordt aangegeven in de lijst met sessies en de trainingsagenda.

Geschatte duur

Selecteer de geschatte duur van de trainingssessie.

De geschatte duur wordt gebruikt voor de planning. De trainingssessie wordt niet automatisch beëindigd als de geschatte duur is verstreken.

Als u een deelnemer uitnodigt voor een trainingssessie, ontvangt de deelnemer een e-mailbericht met de begintijd en geschatte duur van de trainingssessie voor de e-mailbericht.

Als u deelnemers uitnodigt voor een trainingssessie, wordt in het e-mailbericht met de uitnodiging dat ze ontvangen de begintijd van de trainingssessie aangegeven in de tijdzone die u hebt opgegeven. Als de deelnemers echter in een andere tijdzone verblijven, kunnen ze de begintijd in hun eigen tijdzone bekijken in de lijst met sessies op de pagina Live-sessies.

Planning van de tijd, herhaling en duur van een trainingssessie

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Datum en tijd.

2

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Begintijd wanneer u wilt dat de trainingssessie wordt gestart.

3

Geef aan of de deelnemers vóór de geplande begintijd kunnen deelnemen aan de trainingssessie. Als dat is toegestaan, selecteert u het aantal minuten in de vervolgkeuzelijst.

4

Geef aan of deelnemers ook eerder kunnen deelnemen aan de audioconferentie.

5

Selecteer onder Herhaling een van de volgende opties:

  • Enkele-sessiecursus

  • Herhaalde cursus van één sessie

  • Cursus met meerdere sessies

  • Onregelmatige sessies plannen

6

Als u een Herhaalde cursus van één sessie of een Cursus van meerdere sessies plant, gaat u als volgt te werk:

  • Selecteer een van de volgende herhalingspatronen:

    • Dagelijks: geef aan of de sessie moet plaatsvinden om elk opgegeven aantal dagen, of elke weekdag.

    • Wekelijks: schakel de selectievakjes in van de dag(en) van de week waarop de sessie zal plaatsvinden.

    • Maandelijks: Geef aan of de sessie op een bepaalde datum plaatsvindt (bijvoorbeeld op de 5e van iedere maand) of op een bepaalde dag (bijvoorbeeld de tweede dinsdag van iedere maand). Geef ook het maandelijkse herhalingspatroon op (bijvoorbeeld 1 = iedere maand, 2 = om de andere maand, enzovoort).

  • Geef aan of de einddatum moet vallen op een geselecteerde datum of na het opgegeven aantal sessies.
7

Als u een cursus met onregelmatige sessies plant, gaat u als volgt te werk:

  • Selecteer de datum voor de eerste sessie.
  • Klik op Nog een sessie toevoegen, selecteer de datum voor de tweede sessie en herhaal dit voor eventuele extra sessies.
8

(Optioneel) Selecteer een andere tijdzone in de lijst Tijdzone.

In de vervolgkeuzelijst Tijdzone is de tijdzone die u hebt opgegeven in uw gebruikersprofiel standaard geselecteerd.

9

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Geschatte duur het aantal uur en minuten dat de trainingssessie naar schatting zal duren.

10

Als u de gewenste opties hebt ingevuld op de pagina Trainingssessie plannen of de pagina Geplande trainingssessie bewerken, klikt u op Plannen respectievelijk Bijwerken.

Veiligheidsopties voor een trainingssessie opgeven

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of Geplande trainingssessie bewerken naar Deelnemers > beveiliging .

2

Vink het selectievakje Wachtwoord uitsluiten van e-mails die worden verzonden aan deelnemers aan.

3

Vink het selectievakje Deelnemers verplichten zich aan te melden eenmalige aanmelding vóór deelname aan deze sessie aan.

4

Vink het selectievakje Sessie beperken tot alleen uitgenodigde deelnemers (registratie-opties zijn uitgeschakeld) aan.

5

Klik op Opslaan of Bijwerken.

Een doelpagina op internet opgeven waarnaar wordt verwezen wanneer de sessie wordt beëindigd

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of de pagina Geplande trainingssessie bewerken naar Sessieopties.

2

Typ het doeladres (URL) van de website in het vak Doeladres (URL) na sessie.

3

Selecteer Plannen of Bijwerken.

Een bericht of begroeting voor een geplande trainingssessie maken

1

Blader op de pagina Trainingssessie plannen of de pagina Geplande trainingssessie bewerken naar Sessieopties.

2

Klik naast Begroeting op Begroeting voor deelnemers aanpassen.

3

(Optioneel) Schakel het selectievakje Dit bericht weergeven wanneer deelnemers deelnemen aan de sessie in.

4

Typ een bericht of begroeting in het vak Bericht.

Een bericht of begroeting kan maximaal 4000 tekens lang zijn.

5

Selecteer OK.

6

Selecteer Plannen of Bijwerken.

Deelnemers kunnen het bericht of de begroeting op ieder moment bekijken door Welkomstbericht te selecteren in het menu Sessie.

De planningssjablonen gebruiken

Wanneer u een trainingssessie plant, kunt u planningsoptie-instellingen opslaan als sjabloon voor toekomstig gebruik. Bepaalde planningsgegevens zijn voor iedere sessie verschillend en kunnen daarom niet in een sjabloon worden geïmporteerd. De volgende planningsopties worden niet in de sjabloon opgenomen:

  • Datum, tijd en herhaling (met uitzondering van duur, tijdzone en opties om vóór de host aan de sessie deel te nemen)

  • Lijsten van uitgenodigde deelnemers en presentatoren (met uitzondering van het geschatte aantal deelnemers en presentatoren)

  • Registratiegegevens van de geregistreerde deelnemers

  • Praktijklabinformatie en reserveringen

  • Cursusmateriaal en tests

    Als u een sjabloon kiest, worden de optievelden van de planner gevuld met de waarden behorend bij de gekozen sjabloon. Iedere sjabloon kan worden bijgewerkt of opgeslagen als een nieuwe sjabloon op uw Webex Training-website.

1

Voer gegevens in in de velden voor planningsopties en/of breng wijzigingen aan op de pagina Trainingssessie plannen of de pagina Geplande trainingssessie bewerken.

2

Klik onder aan de pagina op Opslaan als sjabloon.

3

Geef een naam op in het veld Sjabloonnaam of wijzig de naam als u een bestaande sjabloon aanpast.

4

Selecteer Opslaan.

De volgende keer dat u een sessie plant, kunt u uw sjabloon kiezen uit de vervolgkeuzelijst Opties instellen met behulp van sjabloon.

Selecteer Mijn Webex > Mijn profiel > Planningssjablonen om een sjabloon te verwijderen. Selecteer de sjabloon en klik op Verwijderen.