Planificar un evento

1

Inicie sesión en su sitio de Webex y seleccione Webex Events (clásico) en el panel izquierdo.

2

En la barra de navegación, seleccione Organizar un evento > Planificar unevento.

3

Complete la información de planificación; para ello, notifi derecho a lo siguiente:

  • Los eventos listados se muestran en su sitio de Webex y son visibles para todos. Solo los invitados pueden ver los detalles de un evento no listado.

  • La inscripción le permite conocer la información sobre las personas que piensan asistir a su evento.

  • Puede agrupar eventos relacionados para un proyecto, producto o audiencia específicos.

  • Siempre puede ejecutar informes desde Mi Webex para ver información acerca de sus eventos, incluso si los elimina al completarse.

  • Si introduce una contraseña del evento, asegúrese de que no contenga espacios o comillas dobles (" ").

  • Si la característica de comercio electrónico está activada, puede solicitar el pago de un evento; para ello, debe escribir un monto en la casilla Tarifa de evento.

  • Si la característica de códigos de promoción está activada y usted ofrece descuentos para las tarifas de evento, asegúrese de que los códigos de promoción se envíen a los asistentes.

  • Los códigos de seguimiento pueden ser opcionales u obligatorios, según la configuración que haya realizado el administrador del sitio.


 
Si el administrador del sitio también ha especificado que deben aparecer las mismas opciones de código de seguimiento en su perfil de usuario, usted puede editar dicho perfil para especificar los códigos de seguimiento. A continuación, los códigos se mostrarán automáticamente en la página Planificar un evento.

Fecha y hora

  • Seleccione Planificar zonas horarias de eventos para seleccionar una hora apropiada para sus participantes de una zona horaria diferente.

  • La duración estimada solo está pensada para fines de planificación. Un evento no finaliza automáticamente después de la duración especificada.

Configuración de la audioconferencia

  • Hasta 3000 asistentes pueden conectarse al audio usando sus computadoras.

  • Seleccione si desea un tono de entrada y salida. Elija Sin tono para evitar interrupciones en sus eventos más grandes.


     

    Cuando se utiliza la opción de audio de Webex, si se selecciona la característica Anunciar nombre, quienes entren mediante la opción Usar la computadora para el audio no podrán grabar ni anunciar su nombre.

Descripción y opciones del evento

  • Puede formatear la descripción de un evento con código HTML. Si utiliza un programa de creación de páginas web, cree una descripción del evento formateada con ese programa y, a continuación, copie el código HTML y péguelo en el cuadro Descripción.

  • Puede cargar archivos de materiales del curso de un tamaño que no sea superior a 200 MB.


     

    No puede cargar tipos de archivos ejecutables como .exe, .sh, .bat y .msi.

  • Una URL de destino se refiere a un sitio web que se muestra después de que el evento haya finalizado.

  • Para los eventos que tienen muchos asistentes, para Quién puede ver la lista de asistentes, seleccione Solo el organizador, el presentador y los miembros del panel para mejorar el rendimiento.

  • La característica de vídeo solo está disponible si ha sido activada por el administrador del sitio.

Sección Asistentes e Inscripción

  • Las opciones de registro no están disponibles si requiere que los asistentes inicien sesión con autenticación inicio de sesión único antes de entrar en un evento y restrinja el evento solo a los asistentes invitados.

  • Si selecciona Sí para ID de inscripción obligatorio, cada asistente recibirá un ID de inscripción único una vez que usted aprueba la solicitud de inscripción. Esta opción proporciona más seguridad para su evento.

  • Si requiere aprobación para las solicitudes de inscripción, puede configurar reglas de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente a los usuarios inscriptos.

Sección Presentadores y panelistas

  • Invitar a miembros del panel para que lo ayuden durante un evento. Por ejemplo, los panelistas pueden ser parte de los debates y responder preguntas durante Preguntas y respuestas sesiones.

  • Los organizadores también pueden promocionar a los asistentes para la función de presentador o panelista durante un evento, pero se recomienda que invite a los miembros del panel por adelantado, por lo que es menor que realice un seguimiento una vez que se inicie el evento.

  • Marque la casilla de verificación si desea que los panelistas puedan cargar el material del evento, que estará disponible antes del evento.

Sección Mensajes de correo electrónico

  • La inclusión de un archivo adjunto de iCalendar permite que los participantes invitados agreguen el evento planificado a sus programas de calendario, como Microsoft Outlook.

4

(Opcional) Si tiene pensado volver a usar información similar, seleccione Guardar como plantilla.


 

Después de guardar la plantilla, solo permanecen las imágenes del host que se cargaron. Se eliminarán todos los demás archivos cargados en la plantilla, como los materiales de la reunión y la descripción de la imagen.

5

Al terminar de especificar los detalles de su evento, seleccione Planificar este evento.

6

En la página Enviar correos electrónicos del evento, seleccione los destinatarios del mensaje de correo electrónico de invitación y, a continuación, seleccione Enviar ahora.

Al seleccionar Enviar más tarde, aparece la página Información del evento, en la que puede enviar los mensajes de correo electrónico de actualizaciones de evento más tarde.

7

Seleccione Aceptar y Continuar en los mensajes que aparecen en la pantalla.

Aparecerá la página Información del evento. También recibirá un mensaje de correo electrónico de confirmación con información sobre el evento planificado.

Iniciar, editar o cancelar un evento

Tarea

Acción

Inicie un evento.


 

A menos que especifique que los asistentes pueden entrar antes que el organizador, asegúrese de iniciar el evento antes de que los asistentes puedan entrar.

  1. Iniciar sesión en su sitio de Webex.

  2. Seleccione Webex Events (clásica) > Eventos del sitio en el panel izquierdo.

  3. Busque su evento y seleccione Iniciar.

Edite un evento.

  1. Iniciar sesión en su sitio de Webex.

  2. Seleccione Webex Events (clásica) > Eventos del sitio en el panel izquierdo.

  3. Abra su evento y seleccione Editarevento.

Cancele un evento.

  1. Iniciar sesión en su sitio de Webex.

  2. Seleccione Webex Events (clásica) > Eventos del sitio en el panel izquierdo.

  3. Abra el evento y seleccione Eliminarevento.