Programmer un événement

1

Connectez-vous à votre site Webex et Webex Events (classique) dans le panneau gauche.

2

Sur le barre de navigation, sélectionnez Organiser un événement > Programmer un événement .

3

Remplissez vos informations de programmation en notant ce qui suit :

  • Les événements listés sont affichés sur votre site Webex et sont visibles par tous. Seuls les invités peuvent voir les détails d'un événement non listé.

  • L'inscription vous permet d'apprendre des informations sur les personnes qui prévoient d'assister à votre événement.

  • Vous pouvez grouper des événements apparentés pour un projet, un produit, ou un public spécifique.

  • Vous pouvez toujours lancer les rapports à partir de Mon Webex pour afficher les informations concernant vos événements, même si vous les supprimez lorsqu’ils ont terminé.

  • Si vous entrez une Mot de passe de l’événement, assurez-vous qu’elle ne contient pas d’espaces ou de doubles guillemets ( » « ).

  • Si la fonctionnalité de commerce en ligne (e-commerce) est activée, vous pouvez exiger le paiement d'un événement en tapant le montant dans la case Tarif de l'événement.

  • Si la fonctionnalité de bons de réduction est activée et que vous offrez des réductions sur le prix de l'événement, vérifiez que les bons de réduction sont envoyés aux invités.

  • Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, selon la configuration choisie par l’administrateur de votre site.


 
Si l’administrateur du site a également spécifié que les mêmes options de code de suivi s'affichent dans votre profil utilisateur, vous pouvez modifier votre profil utilisateur pour spécifier les codes de suivi. Les codes apparaîtront automatiquement sur la page Programmer un événement.

Date et heure

  • Sélectionnez Programmer les fuseaux horaires de l'événement pour sélectionner une heure convenable pour tous les participants ayant un fuseau horaire différent.

  • La durée estimée permet uniquement d'établir votre programme. Un événement ne prend pas automatiquement fin après la durée spécifiée.

paramètres de la conférence audio

  • Jusqu’à 3 000 invités peuvent se connecter à l’audio via leurs ordinateurs.

  • Sélectionnez si vous voulez une tonalité d’entrée et de sortie. Choisissez Pas de tonalité pour éviter toute interruption au cours de vos événements de grande envergure.


     

    Lors de l’utilisation de l’option Webex Audio, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne peuvent pas enregistrer et annoncer leur nom.

Description et options de l’événement

  • Vous pouvez formater la description d’un événement avec le code HTML. Si vous utilisez un programme de création de page Web, vous pouvez créer une description formatée avec ce programme, puis en copier le code HTML et le coller dans la zone Description.

  • Vous pouvez télécharger des fichiers de supports de cours ne supérieurs à 200 Mo.


     

    Vous ne pouvez pas charger des types de fichiers exécutables tels que .exe, .sh, .bat et .msi.

  • Une URL de destination se réfère à un site Web qui s'affiche lorsque l'événement prend fin.

  • Pour les événements contenant un grand nombre d'invités, dans Qui peut afficher la liste des invités, sélectionnez Uniquement l'organisateur, l'animateur et les co-animateurs pour améliorer la performance.

  • La fonctionnalité vidéo sera disponible uniquement si elle a été activée par l'administrateur de votre site.

Section Invités et Inscription

  • Les options d’inscription sont indisponibles si vous exigez que les invités se connectent avec l’authentification unique authentification unique (SSO) avant de rejoindre un événement et que vous limitez l’événement aux personnes invitées uniquement.

  • Si vous sélectionnez Oui pour l'ID d'inscription obligatoire, chaque invité reçoit un ID d’inscription unique dès que vous avez approuvé sa demande d’inscription. Cette option offre plus de sécurité pour votre événement.

  • Si vous demandez l'approbation d'une demande d'inscription, vous pouvez configurer des règles d'approbation pour accepter ou rejeter automatiquement les personnes qui s'inscrivent.

Section Animateurs et panélistes

  • Invitez des panélistes à vous assister lors d’un événement. Par exemple, les panélistes peuvent faire partie des discussions et répondre aux questions au cours Q&R sessions d’équipe.

  • Les organisateurs peuvent également promouvoir les invités au rôle de panéliste ou d’animateur au cours d’un événement, mais il est recommandé d’inviter des panélistes à l’avance, afin d’avoir moins de suivi après le démarrage de votre événement.

  • Cochez la case à cocher si vous souhaitez que les panélistes puissent télécharger le matériel de l’événement, qui sera disponible avant l’événement.

Section Messages électroniques

  • Inclure une pièce jointe iCalendar permet aux participants invités d'ajouter l'événement programmé à leurs programmes de calendrier, tel que Microsoft Outlook.

4

Si vous prévoyez de réutiliser des informations similaires, sélectionnez Enregistrer comme modèle.


 

Après avoir enregistrer le modèle, seules les images de l’organisateur qui ont été téléchargées restent. Tous les autres fichiers chargés dans le modèle tel que les documents de la réunion et la description de l’image sont supprimés.

5

Lorsque vous avez fini de spécifier les détails de votre événement, sélectionnez Programmer cet événement.

6

Sur la page Envoyer des messages électroniques sur l’événement, sélectionnez les destinataires du message électronique d'invitation et cliquez sur Envoyer maintenant.

En cliquant sur Envoyer plus tard, vous accédez à la page Informations sur l'événement, sur laquelle vous pouvez ultérieurement envoyer des courriers électroniques de mise à jour sur l'événement.

7

Cliquez sur OK et Continuer sur les messages qui s'affichent à l'écran.

La page Informations sur l'événement apparaît. Vous recevez également un courrier électronique de confirmation contenant les informations de l'événement programmé.

Démarrer, éditer, ou annuler un événement

Tâche

Action

Démarrer un événement.


 

À moins que vous n'indiquiez que les participants peuvent rejoindre l'événement avant l'organisateur, vérifiez que vous démarrez l'événement avant que les invités ne puissent le rejoindre.

  1. Connectez-vous à votre site Webex.

  2. Sélectionnez Webex Events (classique) pour > événements du site dans le panneau de gauche.

  3. Recherchez votre événement et sélectionnez Démarrer.

Éditer un événement.

  1. Connectez-vous à votre site Webex.

  2. Sélectionnez Webex Events (classique) pour > événements du site dans le panneau de gauche.

  3. Ouvrez votre événement et sélectionnez Modifier l’événement.

Annuler un événement.

  1. Connectez-vous à votre site Webex.

  2. Sélectionnez Webex Events (classique) pour > événements du site dans le panneau de gauche.

  3. Ouvrez votre événement et sélectionnez Supprimer l’événement.