Pianificazione di un evento

1

Accedere al sito Webex e selezionare Webex Events (classica) nel pannello a sinistra.

2

Nella pagina barra di navigazione, selezionare Ospita un evento > Pianifica un evento.

3

Completare le informazioni di pianificazione notando quanto segue:

  • Gli eventi in elenco sono visualizzati sul sito Webex e sono visibili a chiunque. Solo gli invitati possono visualizzare i dettagli di un evento non in elenco.

  • L'iscrizione consente di ottenere informazioni sulle persone che intendono partecipare all'evento.

  • È possibile raggruppare eventi correlati per uno specifico progetto, prodotto o pubblico.

  • È possibile sempre eseguire report da Webex per visualizzare informazioni sugli eventi, anche se vengono eliminati una volta completati.

  • Se si inserisce password evento, accertarsi che non contenga spazi o virgolette (" ").

  • Se la funzione eCommerce è attivata, è possibile richiedere il pagamento per un evento digitando un importo nella casella Tariffa evento.

  • Se la funzione dei codici promozionali è attivata e si offrono sconti per le tariffe degli eventi, accertarsi che i codici promozionali siano inviati ai partecipanti.

  • I codici di verifica possono essere opzionali od obbligatori, in base all'impostazione definita dall'amministratore del sito.


 
Se l'amministratore del sito ha specificato che le stesse opzioni dei codici di verifica appaiano nel profilo dell'utente, questo può essere modificato per specificare i codici di verifica. I codici vengono visualizzati automaticamente sulla pagina Pianifica un evento.

Data e ora

  • Selezionare Pianifica fusi orari evento per selezionare un orario adatto per i partecipanti in diversi fusi orari.

  • La durata stimata serve solo a scopo di pianificazione. Un evento non termina automaticamente dopo la durata specificata.

Impostazioni conferenza audio

  • Fino a 3.000 partecipanti possono connettersi all'audio utilizzando il computer.

  • Selezionare se si desidera un segnale acustico di entrata e uscita. Scegliere Nessun suono per evitare interruzioni in eventi più grandi.


     

    Quando si utilizza l'opzione Webex Audio, se è selezionata la funzione Annuncia nome, coloro che a partecipare utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il relativo nome.

Descrizione e opzioni evento

  • È possibile formattare la descrizione di un evento utilizzando il codice HTML. Se si utilizza un programma di creazione di pagine Web, è possibile creare una descrizione formattata dell'evento utilizzando tale programma e poi copiare il relativo codice HTML e incollarlo nella casella Descrizione.

  • È possibile caricare file del materiale del corso di dimensioni non superiori a 200 MB.


     

    Non è possibile caricare tipi di file eseguibili come .exe, .sh, .bat e .msi.

  • Un URL di destinazione riporta a un sito Web che viene visualizzato una volta terminato l'evento.

  • Per gli eventi con diversi partecipanti, nella sezione Chi può visualizzare l'elenco dei partecipanti, selezionare Solo organizzatore, relatore e coordinatori per migliorare le prestazioni.

  • La funzione video è disponibile solo se è stata attivata dall'amministratore del sito.

Sezione Partecipanti e iscrizione

  • Le opzioni di iscrizione non sono disponibili se si richiede ai partecipanti di eseguire l'accesso con autenticazione Single Sign-On prima di unirsi a un evento e limitare l'evento ai soli partecipanti invitati.

  • Se si seleziona Sì per ID iscrizione richiesto, ciascun partecipante riceve un ID iscrizione univoco una volta ricevuta l'approvazione della richiesta di iscrizione. Questa opzione fornisce più sicurezza per l'evento.

  • Se è necessaria l'approvazione per le richieste di iscrizione, è possibile impostare regole di approvazione in modo da approvare o rifiutare automaticamente le persone che si iscrivono.

Sezione Relatori e relatori

  • Invitare i partecipanti a fornire assistenza durante un evento. Ad esempio, i resisttori possono essere parte delle discussioni e rispondere alle domande durante Q&A sessioni.

  • Gli ospiti possono anche promuovere i partecipanti al ruolo di relatore o di relatore durante un evento, ma si consiglia di invitare i relatori in anticipo, pertanto non vi sarà meno da tenere traccia una volta avviato l'evento.

  • Selezionare la casella di controllo se si desidera che i rettori siano in grado di caricare i materiali dell'evento, che saranno disponibili prima dell'evento.

Sezione Messaggi e-mail

  • L'inclusione di un allegato iCalendar consente ai partecipanti invitati di aggiungere l'evento pianificato ai relativi programmi di calendario, come Microsoft Outlook.

4

(Opzionale) Se si intende riutilizzare tali informazioni, selezionare Salva come modello.


 

Dopo aver salvato il modello, rimangono solo le immagini dell'organizzatore caricate. Tutti gli altri file caricati sul modello, come i materiali della riunione e la descrizione dell'immagine, vengono eliminati.

5

Una volta specificati tutti i dettagli dell'evento, selezionare Pianifica evento.

6

Nella pagina Invia e-mail per l'evento, selezionare i destinatari del messaggio e-mail di invito, quindi selezionare Invia ora.

Facendo clic su Invia successivamente si viene indirizzati alla pagina Informazioni sull'evento, da cui è possibile inviare messaggi e-mail con gli aggiornamenti dell'evento in un secondo momento.

7

Selezionare OK e Continua sui messaggi visualizzati sullo schermo.

Viene visualizzata la pagina Informazioni sull'evento. Viene inviato anche un messaggio e-mail di conferma che include informazioni sull'evento pianificato.

Avvio, modifica o annullamento di un evento

Att.

Azione

Avviare un evento.


 

È necessario avviare un evento per fare in modo che i partecipanti possano accedervi, a meno che non venga specificato che i partecipanti possano unirsi all'evento prima dell'organizzatore.

  1. Eseguire l'accesso al sito Webex.

  2. Selezionare Webex Events sito (classica) > Sito nel pannello a sinistra.

  3. Individuare l'evento e selezionare Avvia.

Modificare un evento.

  1. Eseguire l'accesso al sito Webex.

  2. Selezionare Webex Events sito (classica) > Sito nel pannello a sinistra.

  3. Aprire l'evento e selezionare Modifica evento.

Annullare un evento.

  1. Eseguire l'accesso al sito Webex.

  2. Selezionare Webex Events sito (classica) > Sito nel pannello a sinistra.

  3. Aprire l'evento e selezionare Elimina evento.