kokouksen aikatauluttaminen

Jos sinulla ei ole kalenteripalvelua, Webex lähettää kaikille automaattisesti uuden sähköpostiviestin, kun suunnittelet, muutat tai peruutat kokouksen, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla. Kun muutat tai peruutat kokouksen, Webex lähettää kaikille automaattisesti uuden sähköpostin, jossa on päivitetyt tiedot. Kun aika koittaa, Webex lähettää muistutussähköpostia.

Jos käytössäsi on Hybridikalenteripalvelu, Webex ei enää lähetä sähköposteja, vaan luo uuden tapahtuman kalenteriin, kun suunnittelet kokouksen. Kutsutut saavat kutsun. Kun muutat kokousta, kutsutut saavat päivitetyn kutsun. Kun peruutat kokouksen, kalenteri poistaa kokouksen. Lisäksi isännät ja kutsutut saavat ponnahdusikkunan muistutusviestin ennen kokousta.

Aikatauluta kokous

1

Kirjaudu sisään User Hubiin, napsauta Kokoukset -välilehteä, napsauta sitten Aikataulu -pudotusvalikkoa ja valitse Aikatauluta kokous.

  1. Jos sinulla on tallennettuja kokousmalleja, voit valita jonkin Kokousmallit -pudotusvalikosta.

2

Lisää kokouksen vakiotiedot:

  • Aihe- Valitse aihe, jonka ihmiset tunnistavat ja josta he innostuvat.
  • Päivämäärä ja kellonaika- Ilmoita, milloin kokous pidetään. Jos kutsut ihmisiä eri aikavyöhykkeiltä, valitse Planner löytääksesi kaikille parhaiten sopivan ajan.

    Voit myös asettaa kokouksen toistumaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain valitsemalla Toistuvuus.

  • Kuvaus- Lisää kaikki asiayhteys tai yksityiskohdat, jotka haluat osallistujien tietävän tulevasta kokouksesta.
3

Kirjoita kohdassa Kutsutut niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen.

Jos kutsutulla on Hybrid-kalenteripalvelu, hänen nimensä vieressä näkyy kuvake, joka osoittaa, onko hän käytettävissä valitsemanasi kokousaikana. Jos heillä on tili tällä sivustolla, voit valita kuvakkeen tehdäksesi heistä yhteisisännän.

  1. Jos sinulla on Hybridikalenteripalvelu, kokousaikasi näkyy kalenterissa aikataulusivulla. Vedä kokous toiseen ajankohtaan tai siirrä hiiren kurssi kokouksen reunan päälle ja vedä sitä ylös tai alas säätääksesi kokouksen kestoa.

    Kalenteri näyttää vain niiden osallistujien saatavuuden, joilla on Hybridikalenteripalvelu.
4

Valitse osoitteessa saatavilla olevista lisäasetuksista:

  • Kokoustyyppi-Kokoustyypit ovat oletusarvoisia tai räätälöityjä kokousominaisuuksia, jotka ovat käytettävissä sivustollasi. Tiliin voi liittyä yksi tai useampi kokoustyyppi.
  • Turvallisuusvaihtoehdot-Valitse, miten kokouksesi suojataan. Aseta kokouksen salasana ja valitse vaihtoehdot Salasanan poissulkeminen sähköpostikutsusta, Liittymissäännöt, Automaattinen lukitus, Äänivesileimat, ja Visuaaliset vesileimat.
  • Ääniasetukset- Valitse, miten kokouksen ääni yhdistetään, valitse, mitä kokouksen osallistujat kuulevat, kun joku liittyy kokoukseen tai poistuu siitä, ja valitse mykistys- ja mykistyksen poistoasetukset.
  • Aikatauluvaihtoehdot- Valitse edistyneempiä aikatauluvaihtoehtoja, kuten yhteisjuontajien valinta, videojärjestelmät, automaattinen tallennus, väliistuntojen lisääminen, rekisteröinti, tulkkaus, viittomakieli, kokousvaihtoehdot ja osallistujien oikeudet.
5

Napsauta Takaisin ja valitse sitten Aikataulu.

Muokkaa ajoitettua kokousta

Kun olet ajoittanut kokouksen, voit palata takaisin ja muokata yksityiskohtia, jos olet unohtanut sisällyttää jotain tai haluat muuttaa tiettyjä asetuksia. Kokousta ei voi muokata sen aloittamisen jälkeen.

1

Kirjaudu sisään osoitteessa User Hub.

2

Napsauta Kokoukset -välilehteä ja valitse muokattava kokous Tulevat -luettelosta.

3

Napsauta Muokkaa ja päivitä sitten kokouksen tiedot.

Voit muokata kokouksia, jotka on ajoitettu Microsoft Outlook, Webex App , vain kyseiseltä alustalta. Muokkaa-kuvake ei näy näissä kokouksissa.

Jos lisäät osallistujia kokoukseen, älä poista alkuperäisiä osallistujia luettelosta, sillä he saattavat saada peruutussähköpostia.

4

Napsauta Save ja valitse sitten, kenelle haluat lähettää päivitetyt kokoustiedot.