scheduling a meeting

Dacă nu aveți un serviciu de calendar configurat, atunci când programați, modificați sau anulați o întâlnire, Webex trimite automat tuturor un e-mail nou, astfel încât să rămână la zi. Când modificați sau anulați întâlnirea, Webex trimite automat tuturor un nou e-mail cu detaliile actualizate. Când vine timpul, Webex trimite e-mailuri de memento.

Dacă aveți Hybrid Calendar Service, atunci când programați o întâlnire, Webex nu mai trimite e-mailuri, ci creează un nou eveniment în calendar. Invitații primesc o invitație. Când modificați întâlnirea, invitații primesc o invitație actualizată. Când anulați întâlnirea, calendarul dvs. elimină întâlnirea. În plus, gazdele și invitații primesc un mesaj de memento pop-up înainte de întâlnire.

Programați-vă întâlnirea

1

Conectați-vă la Hub-ul utilizatorului, faceți clic pe fila Întâlniri , apoi faceți clic pe meniul derulant Programare și selectați Programare întâlnire.

  1. Dacă aveți șabloane de întâlniri salvate, puteți selecta unul din meniul derulant al șabloanelor de întâlnire.

2

Adăugați informațiile standard ale întâlnirii:

  • Subiect—Alegeți un subiect pe care oamenii îl pot recunoaște și se pot entuziasma.
  • Dată și oră —Indicați când are loc întâlnirea. Dacă invitați persoane din diferite zone de timp, faceți clic pe Planificator pentru a găsi un timp care funcționează cel mai bine pentru toată lumea.

    De asemenea, puteți seta întâlnirea să se repete zilnic, săptămânal sau lunar, verificând recurența.

  • Descriere—Adăugați orice context sau detalii pe care doriți ca participanții dvs. să le aibă despre întâlnirea viitoare.
3

În secțiunea Invitați, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor pe care doriți să le invitați la întâlnirea dvs.

Dacă invitatul are Hybrid Calendar Service, o pictogramă apare lângă numele său, care arată dacă este disponibilă pentru ora întâlnirii pe care ați ales-o. Dacă au un cont pe acest site, puteți selecta pictograma pentru a le face co-gazdă.

  1. Dacă aveți Hybrid Calendar Service, ora întâlnirii apare în calendar pe pagina de programare. Glisați întâlnirea la o altă oră sau treceți peste marginea întâlnirii și trageți-o în sus sau în jos pentru a ajusta durata întâlnirii.


     
    Calendarul afișează disponibilitatea doar pentru participanții care au Hybrid Calendar Service.
4

Alegeți din opțiunile avansate disponibile:

  • Tip întâlnire — Tipurile de întâlniri sunt seturi implicite sau personalizate de funcții de întâlnire disponibile pentru site-ul dvs. Contul dvs. poate avea unul sau mai multe tipuri de întâlniri asociate.
  • Opțiuni de securitate—Alegeți modul de securizare a întâlnirii. Setați o parolă pentru întâlnire și alegeți opțiuni pentru a exclude parola din invitația prin e-mail, Reguli de intrare, blocare automată, marcare audio, și filigrane vizuale.
  • Opțiuni audio—Selectați modul de conectare la transmisia audio a întâlnirii, alegeți persoanele din întâlnire care aud când cineva se alătură sau părăsește și alegeți opțiunile de dezactivare a sunetului și de activare a sunetului.
  • Opțiuni de programare—Alegeți opțiuni de programare mai avansate, cum ar fi alegerea co-gazdelor, a sistemelor video, înregistrarea automată, adăugarea de sesiuni divizate, înscriere, interpretare, limbă de conectare, opțiuni de întâlnire și privilegii de participant.
5

Faceți clic Înapoi, apoi selectați Programare.

Editați o întâlnire programată

După ce programați întâlnirea, puteți reveni și edita detaliile dacă ați uitat să includeți ceva sau doriți să modificați anumite setări. Nu puteți edita o întâlnire după ce o inițiați.

1

Conectați-vă la Hub-ul utilizatorului.

2

Faceți clic pe fila Întâlniri și selectați întâlnirea pe care doriți să o editați din lista Viitoare .

3

Faceți clic pe Editare, apoi actualizați detaliile întâlnirii.


 

Puteți edita doar întâlnirile programate din Microsoft Outlook, Aplicația Webex de pe platforma respectivă. Pictograma de editare nu apare pentru aceste întâlniri.

Dacă adăugați participanți la întâlnire, nu eliminați participanții originali din listă, deoarece aceștia pot primi e-mailuri de anulare.

4

Faceți clic pe Salvare, apoi alegeți la cine doriți să trimiteți informațiile actualizate despre întâlnire.