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Un commentaire ?Considérations et meilleures pratiques en matière de suivi et d'attribution de crédits
Si votre événement accorde des crédits de formation continue (CE) aux participants qui participent à une session ou à une diffusion en direct, la collecte de données sur les personnes qui ont rempli les exigences est l'une de vos principales priorités.
Cet article met en lumière les points à prendre en compte et les meilleures pratiques en matière de suivi des données relatives aux crédits CE dans une application Webex Events. Il explique également où trouver et télécharger les données les plus utiles pour l'attribution de crédits CE. 📊
N'oubliez pas que si vous devez administrer des questionnaires virtuels pour vérifier vos connaissances en matière de formation médicale continue (CME), nous vous recommandons d'utiliser notre fonction de sondage pour les questions simples, ou de faire appel à Slido ou à un autre fournisseur d'enquêtes tiers pour des questionnaires ou des enquêtes plus complexes.
Attribuez des crédits CE pour la participation aux sessions en personne
Le suivi des crédits CE est facile si vous prévoyez d'utiliser Webex Events Onsite Session Check-in sur place ! Avant d'utiliser Session Check-in, vous devez configurer chaque session en fonction de vos besoins.
Configurer les sessions pour les CE Awards
Lorsque vous configurez les sessions pour l'enregistrement des sessions, réfléchissez bien à l'option d'enregistrement dont vous avez besoin.
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Si vous avez juste besoin de savoir si quelqu'un s'est enregistré pour la session, sélectionnez l'option Enregistrement unique.
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Si vous avez besoin de savoir combien de temps une personne a participé à la session, sélectionnez Départ obligatoire.
N'oubliez pas d'expliquer clairement comment obtenir des crédits CE à tous les participants afin qu'ils n'oublient pas de s'enregistrer et de quitter la session.
Utilisez les données d'enregistrement de session pour attribuer des crédits CE
Une fois que les participants se sont enregistrés aux sessions, le moyen le plus simple de télécharger les rapports de session est d'utiliser l'export « Résumés spécifiques aux sessions » sur la page Onsite Metrics. Cet export contient des fichiers individuels pour chaque session pour laquelle l'enregistrement de session est activé.
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Dans le menu du site de votre événement, cliquez sur Metrics.
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Sur la page Statistiques, cliquez sur le bouton Exporter le rapport.
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Sélectionnez l'option Résumés spécifiques aux sessions. Une notification apparaît pour vous informer que l'exportation est en cours.
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Lorsque l'exportation est prête, une nouvelle notification apparaît. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger le fichier.
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Si vous avez raté la notification, cliquez sur l'icône en forme de cloche de notification à côté de l'onglet Aide pour consulter toutes vos notifications précédentes et télécharger des fichiers.
Le dossier zippé qui permet de télécharger contient un fichier .xlsx pour chaque session de votre événement pour laquelle l'enregistrement de session est activé. Chaque fichier contient une rubrique pour chaque arrivée ou sortie d'une session par participant, et il inclut une colonne « Durée » pour vous aider à identifier facilement les personnes répondant aux critères de crédit CE.
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Identifiant unique
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Prénom
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Nom de famille
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Adresse e-mail
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Titre
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Nom de l'entreprise
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Lieu
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Groupe exclusif
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Groupes
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Heure d'arrivée - Les enregistrements multiples effectués par le même participant sont répertoriés dans des rangées séparées .
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Heure de départ
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Durée - Le temps total écoulé entre la dernière heure d'arrivée d'un participant et son heure de départ.
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Attribuez des crédits CE pour la participation à une session virtuelle
Si votre événement est virtuel ou hybride et que vous souhaitez que les participants regardent des diffusions en direct pour gagner des crédits CE, continuez à lire pour savoir comment le suivre avec Webex Events.
Limites de suivi des participants
La plateforme Webex Events possède de solides fonctionnalités de statistiques. Cependant, certains cas limitent notre capacité à suivre et à collecter les données des participants virtuels dans l'application Event.
Bloqueurs de publicités et navigateurs privés
Si un participant Web App installe un bloqueur de publicités dans son navigateur, ou s'il utilise une fenêtre de navigateur privée, Webex Events risque de ne pas enregistrer son activité.
Pour vous aider à suivre les participants virtuels à des fins de statistiques, activez la fonction Analytics Tracking Alert pour le Web App. Lorsque Webex Events détecte qu'un participant utilise un bloqueur de publicités, une fenêtre contextuelle apparaît. La fenêtre contextuelle peut soit afficher un avertissement, soit empêcher l'accès à l'application Event jusqu'à ce que le participant ajoute le domaine Webex Events à la liste autorisée du bloqueur ou ne le désactive pas.
Streaming par un tiers
Si vous n'utilisez pas le studio de production Webex Events, le lecteur RTMP Webex Events ou Webex Events Simulive pour vos diffusions en direct, nous ne pouvons vous fournir que des statistiques sur les personnes qui cliquent sur les diffusions en direct et d'autres fonctionnalités. Si vous avez besoin de savoir combien de temps les participants ont regardé une diffusion en direct, consultez la documentation de votre fournisseur de diffusion en direct.
Pour savoir comment accéder aux données relatives aux clics simples dans Webex Events, lisez la section « Télécharger les clics en direct » plus loin dans cet article.
Considérations relatives aux enquêtes et aux sondages
Avant de découvrir comment accéder aux données relatives aux clics pour les fonctionnalités de diffusion en direct et les sessions d'agenda, parlons de l'utilisation de sondages et d'enquêtes pour collecter des données CE.
À l'aide de sondages
Dans certains cas, vous devrez peut-être inclure un sondage pour vérifier en second lieu que les participants ont visionné une session de manière virtuelle. Les enquêtes menées par des tiers sont parfaitement intégrées à l'application Event tant qu'elles contiennent un lien, et notre article sur les enquêtes dans l'application Event contient plus d'informations.
Il existe différentes approches et considérations, que nous avons décrites ci-dessous :
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Si vous souhaitez que chaque session éligible dispose de son propre sondage, utilisez des onglets personnalisés pour intégrer le sondage directement à chaque session. Vous pouvez également créer une liste Web contenant des liens internes vers toutes les sessions de crédit CE afin que les participants aient une liste complète en un seul endroit. Consultez le guide de configuration des fonctionnalités de notre liste Web pour plus d'informations.
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Si vous préférez un sondage qui couvre l'intégralité de l'événement, utilisez la fonction Lien Web pour l'intégrer à votre application événementielle. Lisez notre guide de configuration de la fonctionnalité Web Link pour en savoir plus.
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Le timing, c'est tout ! Nous vous recommandons de masquer les sondages jusqu'à ce que les participants puissent les remplir. Pensez à rendre les enquêtes visibles le matin de l'événement ou vers la fin de celui-ci, selon vos besoins. Lisez notre article sur la limitation de l'accès au contenu pour les participants pour savoir comment contrôler l'accès au contenu de votre application événementielle.
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Tenez vos participants informés en leur envoyant des annonces contenant des informations et des instructions. Planifiez des rappels stratégiques à l'intention des participants à des heures précises. Pour savoir comment créer et envoyer des annonces dans Webex Events, lisez notre guide de configuration de la fonctionnalité Annonces.
À l'aide de sondages
Les données des sondages peuvent vous aider à déterminer qui a été attentif lors d'une session virtuelle. À moins que la participation au sondage ne soit requise pour obtenir des crédits CE, nous vous recommandons de n'utiliser les données des sondages que comme méthode de vérification secondaire.
Téléchargez les statistiques de Webex Events Streaming
Lorsque vous utilisez le studio de production Webex Events, le lecteur RTMP de Webex Events ou Webex Events Simulive, utilisez le rapport Video Analytics pour savoir qui a rejoint vos diffusions en direct et combien de temps il les a regardées.
N'oubliez pas que la vidéo à la demande de Webex Events ne fournit que des données sur les clics. La section « Télécharger les clics sur les diffusions en direct (diffusion par des tiers) » de cet article explique comment rechercher et accéder aux données de base sur les clics pour les diffusions en direct.
Exporter le rapport d'analyse vidéo
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Dans la barre de navigation de votre événement, sous « Application événementielle », cliquez sur Metrics.
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Sur la page Statistiques, cliquez sur le bouton Exporter le rapport.
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Sélectionnez Video Analytics dans la liste déroulante. Une notification apparaît pour vous informer que l'exportation est en cours.
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Lorsque l'exportation est prête, une nouvelle notification apparaît. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger le fichier.
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Si vous avez raté la notification, cliquez sur l'icône en forme de cloche de notification à côté de l'onglet Aide pour consulter toutes vos notifications précédentes et télécharger des fichiers.
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Ouvrez le fichier .xlsx dans votre tableur préféré. Le rapport contient un article pour chaque participant pour chaque diffusion en direct sur votre application événementielle.
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Pour les crédits CE, triez le rapport en fonction de la colonne Nom de famille afin d'organiser les données de chaque personne pour toutes les diffusions en direct au même endroit.
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Sur la feuille d'analyse des vidéos, la colonne Durée totale (minutes) vous indique exactement combien de temps chaque personne a regardé la diffusion en direct, même si elle est partie et l'a rejointe plusieurs fois.
Une fois que vous aurez identifié les participants éligibles aux crédits CE, vous pourrez les attribuer !
Téléchargez les clics sur la diffusion en direct (diffusion par un tiers)
Comme nous l'avons mentionné plus tôt, Webex Events propose uniquement des informations sur les personnes qui cliquent sur les diffusions en direct et d'autres fonctionnalités si vous n'utilisez pas les options Webex Events Production Studio, RTMP ou Simulive. Voici comment trouver ces données sur les clics :
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Ouvrez la page Metrics.
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Cliquez sur Exporter le rapport.
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Sélectionnez l'option Métriques dans la liste déroulante. Une notification apparaît pour vous informer que l'exportation est en cours.
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Lorsque l'exportation est prête, une nouvelle notification apparaît. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger le fichier.
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Si vous avez raté la notification, cliquez sur l'icône en forme de cloche de notification à côté de l'onglet Aide pour consulter toutes vos notifications précédentes et télécharger des fichiers.
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Ouvrez le fichier .xlsx contenant les détails des fonctionnalités dans votre tableur préféré. Le rapport contient des fiches étiquetées pour chaque fonctionnalité de votre application événementielle.
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Trouvez la fiche de l'article dans lequel vous avez hébergé votre diffusion en direct.
N'oubliez pas que le titre de chaque feuille du fichier Détails des fonctionnalités correspond aux noms des fonctionnalités que vous avez définis sur la plateforme Webex Events. Par exemple, si vous nommez une fonctionnalité de diffusion en direct « Live Now », le fichier comportera une feuille correspondante intitulée « Live Now ».
Clics sur la fonction de diffusion en direct
Pour trouver les clics sur la fonction de diffusion en direct, ouvrez la feuille de diffusion en direct correspondante. Triez la feuille en fonction de la colonne « Action », puis filtrez toutes les lignes qui n'indiquent pas « Cliquez ».
N'oubliez pas que si vous souhaitez utiliser les données des sondages en plus des clics, conservez les lignes dont la colonne « Action » indique « A voté lors d'un sondage ». Cette colonne ne contient que des informations relatives à la fonction de sondage de l'application Event, et non à Slido.
Les participants peuvent avoir plusieurs clics. Il est donc utile de trier la feuille en fonction de la colonne Heure pour consulter facilement les clics effectués pendant la diffusion. Même si vous triez par heure, il se peut qu'il y ait plusieurs clics pour les participants. C'est à vous de décider si les données relatives aux clics sont suffisantes pour attribuer des crédits.
Clics sur les sessions d'ordre du jour
Comme pour la fonction de diffusion en direct, ouvrez la feuille d'agenda et triez selon la colonne Action. Filtrez toutes les lignes qui ne sont pas « Cliquez pour rejoindre la diffusion en direct ».
N'oubliez pas que si vous souhaitez utiliser les données des sondages en plus des clics, conservez les lignes dont la colonne « Action » indique « A voté lors d'un sondage ». Cette colonne ne contient que des informations relatives à la fonction de sondage de l'application Event, et non à Slido.
Pour regrouper chaque session, triez la feuille en fonction de la colonne Nom. Les participants peuvent avoir plusieurs clics. Il est donc utile de trier la feuille en fonction de la colonne « Nom » puis de la colonne « Heure » pour passer facilement en revue les clics effectués pendant la diffusion. Il se peut qu'il y ait encore plusieurs clics pour les participants à la même session. C'est à vous de décider si les données relatives aux clics sont suffisantes pour attribuer des crédits.
Vous savez maintenant comment trouver les données pertinentes pour attribuer des crédits CE ! Si vous avez besoin de données supplémentaires ou différentes pour attribuer des crédits CE, nous serons heureux de vous aider à élaborer une stratégie. Contactez votre interlocuteur Webex Events ou discutez avec notre équipe d'assistance. 💬
