Réunion instantanée avec Se rencontrer maintenant

Si votre site Web Webex Training inclut l’option de Session de formation instantanée, vous pouvez démarrer une Session de formation à tout moment, sans devoir préalablement la programmer. Une session de formation instantanée ou impromptue peut inclure une audioconférence.

Quand vous commencez une session de formation instantanée, vous pouvez au besoin inviter des participants. Chaque participant reçoit un message électronique d'invitation contenant les informations sur la session de formation et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour rejoindre la session de formation.

Pour recevoir un appel, l’invité doit avoir une ligne téléphonique directe. Si un réceptionniste répond à l'appel, ou si le système téléphonique de l'invité utilise un mot d'accueil enregistré pour les appels entrants, le participant ne peut pas recevoir un rappel. Cependant, un participant ne disposant pas d'une ligne téléphonique directe peut rejoindre une conférence audio en appelant à un numéro, qui est toujours disponible dans la fenêtre Session, à la fois sur l'onglet Infos et dans la boîte de dialogue.

Tâche

Action

Éditer vos paramètres par défaut pour les réunions instantanées.

  1. Connectez-vous à votre site Webex.

  2. Allez à Mon WebEx > Préférences.

  3. Sous Paramètres « Se rencontrer maintenant », éditez les options par défaut pour vos réunions instantanées.

Démarrer une réunion instantanée à partir de votre site Webex.

  1. Connectez-vous à votre site Web Webex Training.

  2. Sur la barre de navigation gauche, sélectionnez Organiser une session > Session instantanée.

  3. Saisissez le sujet de la session de formation.

  4. Saisissez un mot de passe. Un mot de passe valide doit contenir au moins six caractères.

    (Facultatif) Si vous ne voulez pas que la session de formation soit incluse dans la liste des sessions sur le calendrier des sessions de formation, sélectionnez Listée sur le calendrier public. Pour en savoir plus, voir Spécifier si une session de formation est listée ou non listée.

    (Facultatif) Pour inclure une conférence audio intégré, cochez la case Conférence audio.

  5. Cliquez sur Démarrer la session.

  6. Si vous avez choisi une conférence audio, sélectionnez le type de conférence que vous souhaitez sur la page Conférence audio qui s'affiche. Sélectionnez OK.

  7. Si votre site Webex Training vous demande de fournir des informations de suivi pour les sessions de formation que vous organisez, effectuez l’une des opérations suivantes pour chaque option de la page codes de suivi qui s’affiche. Choisir à partir de :

    • Saisissez un code ou autre texte dans la boîte.

    • Si un code est requis par l'administrateur de votre système, sélectionnez-en un dans une liste prédéfinie.

    • Si une liste prédéfinie de codes est disponible, cliquez sur le label du code et sélectionnez un code. Sélectionnez OK.

  8. Suivez les instructions dans la boîte de dialogue pour démarrer la conférence audio.

    (Facultatif) Après le démarrage de la session, invitez les participants à la session de formation en leur envoyant des messages électroniques d'invitation contenant des instructions pour rejoindre la session de formation.

Démarrer une réunion instantanée à partir des raccourcis Outils de productivité Webex.

Effectuez l'une des actions suivantes pour démarrer une réunion instantanée :

  • Sélectionnez se rencontrer maintenant dans le panneau Outils de productivité WebEx. Si le panneau n’est pas ouvert, ouvrez-le à partir du raccourci Outils de productivité Webex sur votre bureau ou à partir du menu Démarrer de Windows .

  • Faites un clic droit sur l' icône outils de productivité WebEx la barre des tâches et sélectionnez se rencontrer maintenant.

  • Sélectionnez se rencontrer maintenant dans la barre d’outils WebEx dans Microsoft Outlook.

Démarrer une session de formation programmée

Les sessions de formation ne commencent pas automatiquement à l'heure prévue. En tant qu'organisateur de la session de formation, démarrez tout d'abord la session, puis les invités peuvent rejoindre la session. Vous pouvez démarrer une réunion que vous avez programmée à l'heure prévue ou à tout moment avant ou après.

Effectuez l'une des actions suivantes :

Options Description
Démarrer une session de formation programmée à partir d'un message électronique de confirmation

  1. Ouvrez votre message électronique de confirmation et cliquez sur le lien.

  2. Connectez-vous à votre site Web Webex Training et sélectionnez connexion.

  3. Sélectionnez Démarrer maintenant.
Démarrer une session de formation programmée à partir de votre page Sessions de formation

  1. Connectez-vous à votre site Web Webex Training.

  2. Sur le barre de navigation, sélectionnez mon WebEx > mes réunions.

  3. Utilisez l’onglet Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Toutes les réunions pour trouver la session de formation que vous souhaitez démarrer.

  4. Sélectionnez Démarrer.

Modifier une session de formation programmée

Après avoir programmé une session de formation, vous pouvez modifier son heure de démarrage, le sujet, le mot de passe, l'ordre du jour, etc., à tout moment avant le démarrage.

Si vous modifiez une information concernant la session de formation, y compris l'ajout ou la suppression d'invités, vous pouvez choisir d'envoyer un nouveau message d'invitation aux invités. Le message les informe que vous avez modifié les informations de la session de formation. Les participants supprimés de la liste recevront un message électronique les informant que la session de formation a été annulée.

1

Effectuez l'une des actions suivantes :

Options Description
Pour modifier une session de formation programmée à partir d'un message électronique de confirmation

  1. Ouvrez votre message électronique de confirmation et cliquez sur le lien.

  2. Connectez-vous à votre site Web Webex Training et sélectionnez connexion.

  3. Sélectionnez Éditer.
Pour modifier une session de formation programmée à partir de votre page Sessions de formation

  1. Connectez-vous à votre site Web Webex Training.

  2. Sur le barre de navigation, sélectionnez mon WebEx > mes réunions.

  3. Utilisez l’onglet Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Toutes les réunions pour trouver la session de formation que vous souhaitez modifier.

  4. Dans la liste des sessions de formation, cliquez sur le sujet de votre session de formation et cliquez sur Modifier.
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Modifier la session de formation. Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez modifier, voir Démarrer une session de formation programmée.

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Sélectionnez Mettre à jour.

Annuler une session de formation programmée

Vous pouvez annuler une session de formation que vous avez programmée. Une fois la session de formation annulée, vous pouvez envoyer un courrier électronique pour informer tous les participants à la session de formation que celle-ci a été annulée. L'annulation d'une session de formation la supprime de votre liste de sessions de formation.

Vous pouvez annuler une session de formation à partir :

  • Du message électronique de confirmation que vous avez reçu après avoir programmé la session de formation.

  • Votre liste de sessions de formation dans Mon Webex.

Si la fonction iCalendar est disponible sur votre site et que vous avez ajouté cette session de formation à votre calendrier, cliquez sur Supprimer de Mon Calendrier pour la supprimer. Il existe également un lien dans le message électronique de confirmation.

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Effectuez l'une des actions suivantes :

Option Description
Annuler une session de formation programmée à partir d’un message électronique de confirmation

  1. Ouvrez votre message électronique de confirmation et cliquez sur le lien.

  2. Connectez-vous à votre site Web Webex Training et sélectionnez connexion.

Pour annuler une session de formation programmée à partir de votre page Sessions de formation

  1. Connectez-vous à votre site Web WebexTraining.

  2. Sur le barre de navigation, sélectionnez mon WebEx > mes réunions.

  3. Utilisez l’onglet Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Toutes les réunions pour trouver la session de formation que vous souhaitez annuler.

  4. Dans la liste des sessions de formation, sélectionner la case de la session de formation que vous souhaitez supprimer.
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Sélectionnez Supprimer.