Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Voordat u begint met het beheren van de voicemailinstellingen van gebruikers, moet u eerst uw organisatie-instellingen configureren. Hiermee bepaalt u de voicemailinstellingen van de gebruikers die u kunt configureren.

  1. Selecteer bellen onder Services vanuit de klantweergavein https://admin.webex.com .

  2. Selecteer Service-instellingen en zoek het deelvenster Voicemail.

U kunt het volgende configureren:

Voicemails doorsturen

Na inschakelen kunnen gebruikers met de instellingen een voicemailbericht doorsturen naar het nummer of toestel van een andere gebruiker. Indien dit is uitgeschakeld, kan de gebruiker geen voicemailberichten doorsturen, een extern postvak gebruiken of een kopie van de voicemail naar een opgegeven e-mailadres verzenden.

  • Klik op de schakelaar om deze instelling in te schakelen.

Voicemail verwijderen

Wanneer deze instellingen zijn ingeschakeld, kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten.

U kunt het volgende inschakelen:

  • Onbedoelde verwijdering: hiermeehoudt u alle ongelezen voicemailberichten bij en verwijdert u die voicemailberichten die zijn verlopen wanneer een gebruiker het postvak bereikt.

  • Strikte verwijdering: hiermee verwijdert u alle gelezen en ongelezen voicemailberichten op basis van het tijdsbestek dat u hebt ingesteld. U kunt de dag(en) (1-180) invoeren in het opgegeven veld.

  • Om deze instelling in te schakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u de juiste configuratie.

Toegangscode voicemail

Met de instellingen kunt u met de instellingen een tijdsframe maken waarin iemand zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij/zij de toegangscode opnieuw kan wijzigen (zodra deze is gewijzigd):

  • U kunt het minimale aantal dagen (tussen de 1 en 7) instellen wanneer een toegangscode door de gebruiker kan worden gewijzigd wanneer dat is ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren wijzigen op dezelfde dag.

    Webex Calling voorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes ininstelling, waardoor de toegangscode van de gebruiker beter wordt beveiligd.

  • U kunt het aantal dagen instellen dat een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) indien ingeschakeld. Als de schakelaar uit staat, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie wordt de toegangscodegeschiedenis ook uitgebreid van 10 naar 24. Dat wil zeggen dat deze de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kan opslaan en kan voorkomen dat de gebruiker een van deze opgeslagen toegangscodes opnieuw gebruikt.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en stelt u de juiste configuraties in.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Ga vanuit de klant weergave in https://admin.webex.com naar gebruikersen selecteer de gebruiker die u voicemail wilt inschakelen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel de voicemail in en kies een van de instellingen die u wilt inschakelen.


 

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar omdat de organisatie-instellingen zijn ingesteld.

Voorbeeld

Wilt u zien hoe het wordt gedaan? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker doorsturen naar voicemail

Configureer deze voicemailinstellingen om inkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.

  • Alle gesprekken doorsturen naar voicemail:met deze optie worden alle gesprekken doorgestuurd naar voicemail.

  • Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer de lijn bezet is—Deze optie stuurt gesprekken door naar voicemail wanneer de gebruiker al bezig is met een gesprek.

  • Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer niemand antwoordt:met deze optie worden binnenkomende gesprekken doorgestuurd naar voicemail nadat een bepaald aantal belgesprekken is opgegeven.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemail wilt inschakelen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel de voicemail in en selecteer de volgende opties onder Gesprekken naar voicemail verzenden:

  • Alle gesprekken doorsturen naar voicemail— Schakel het selectievakje in en selecteer de standaardbegroete of upload een begroeting door op Bestand uploaden te klikken en selecteer .wav bestand.
  • Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer de lijn bezet is—Schakel het selectievakje in en selecteer de standaardbegroete, of upload een begroeting door op Bestand uploaden te klikken en selecteer .wav bestand.
  • Gesprekken doorsturen naar voicemailwanneer niemand antwoorden: schakel het selectievakje in, selecteer het aantal belwaarden voordat u naar de voicemail verzendt in de vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens de standaardbegroeering of upload een begroeting door op Bestand uploaden te klikken en een .wav-bestand te selecteren.

 

Als u Alle gesprekken naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om direct naar voicemail te gaan met zowel Gesprekken naar voicemail verzenden als de lijn bezet is en Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer er niemand opties voor antwoorden samen zijn geselecteerd.
4

Klik op Opslaan.

De voicemailpinscript van een gebruiker opnieuw instellen

Als de standaard voicemailpincode is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u de voicemailpincode van een gebruiker herstellen. Voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie, zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u de voicemailpincode wilt wijzigen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel de voicemail in en ga naar voicemailpincode.
4

Klik op Voicemailpincode herstellen.

De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.


 

Gebruikers kunnen ook hun voicemailpinscript opnieuw instellen volgens https://settings.webex.com de opgegeven criteria op organisatieniveau. Ga voor deze instructies naar Een voicemailpincode instellen (Webex Calling).

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemailmeldingen wilt inschakelen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel de schakelaar Nieuwe voicemailmelding in en selecteer een van de volgende opties:

  • Via e-mail: schakel het selectievakje in en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden.

  • Via tekst: schakel het selectievakje in, voer het telefoonnummer in om de melding te verzenden en selecteer vervolgens de netwerkprovider in het vervolgkeuzemenu.
4

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers toegang hebben tot hun voicemail via hun telefoon: in de portal Bellende gebruikers of naar een opgegeven e-mailadres .tiff bestand.

Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscriptie heeft ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, e-mailt u een kopie van het bericht en selecteert u De optie Intern postvak gebruiken. Zie Voicemailtranscriptie in- of uitschakelen voor een locatie voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u opslag van voicemailberichten wilt configureren.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Ga naar Bericht opslaanen selecteer een van de volgende opties:

  • Intern postvak gebruiken: gebruikers hebben toegang tot hun berichten vanaf hun telefoon of via de Calling-gebruikersportal. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.


     

    Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscriptie heeft, moet het interne postvak zijn geselecteerd om ervoor te zorgen dat deze gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen die zijn ingeschakeld.


     
    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvakgebruiken: gebruikers hebben al hun voicemailberichten die naar een opgegeven e-mailadres worden verzonden. Hierdoor hebt u geen toegang tot voicemailberichten van de telefoon, de bureaublad-app of de gebruikersportal voor bellen.

  • Als deze optie is geselecteerd, worden voicemails niet getranscriscribeerd.


 

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.
4

Klik op Opslaan.


 

Gebruikers kunnen ervoor kiezen deze instellingen te wijzigen in de Calling-gebruikersportal. Wijzigingen die de gebruiker aanbrengt in deze instellingen, worden doorgevoerd in de Calling-gebruikersportal en in Control Hub.

Aanvullende voicemailinstellingen configureren voor een gebruiker

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in Control Hub.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u aanvullende voicemailinstellingen wilt inschakelen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.
4

Ga naar Aanvullende instellingenen kies een of beide van de volgende opties:

  • Schakel het selectievakje Dooroverdracht naar 0 naar een ander telefoonnummer in en voer het telefoonnummer in naar welke belefoongesprekken worden doorgezet.

     

    Als u deze optie selecteert, zorgt u ervoor dat uw voicemail begroeting oproepers informeert die op '0' drukken.
  • Schakel het selectievakje Een kopie van het voicemailbericht e-mailen in en voer het e-mailadres in waar de opname van alle voicemails naar wordt verzonden.

 

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscripties heeft ingeschakeld, selecteert u Een kopie van de berichtoptie e-mailen voor de gebruiker om voicemailtranscripties te ontvangen.
5

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met deze aanwijzers voordat u deze functie configureert:

  • Faxs worden verzameld door het Webex Calling en opgeslagen in een gedeeld opslagruimte naast voicemailberichten. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze ruimte moeten toewijzen aan nieuwe faxberichten en voldoende ruimte moeten archiveren.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u faxberichten wilt inschakelen.
2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
3

Schakel Faxberichten in om de functie in te schakelen.
4

Selecteer in het vervolgkeuzekeuze het telefoonnummer dat is toegewezen voor het versturen van faxberichten.
5

Voer indien nodig een toestelnummer in.
6

Klik op Opslaan.


 

Gebruikers kunnen ervoor kiezen deze instellingen te wijzigen in de Calling-gebruikersportal. Wijzigingen die voor de gebruiker in deze instellingen zijn aangebracht, worden weergegeven in zowel de Calling User Portal als de Control Hub.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Bij voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de tekst van de e-mail en . WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor gebruikers die voicemailtranscripties gebruiken, gelden de volgende voorwaarden:

  • Voicemailtranscriptie inschakelen voor de locatie van de gebruiker. Voor hulp, zie voicemailtranscriptie voor Webex Calling.

  • Selecteer Een kopie van bericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het instellingengedeelte van de voicemail van de gebruiker van het belprofiel :