Konfigurieren von Organisationseinstellungen für Voicemail

Bevor Sie mit der Verwaltung der Voicemail-Einstellungen beginnen, müssen Sie zuerst Ihre Organisationseinstellungen konfigurieren. Diese legen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer fest, die Sie konfigurieren können.

  1. Wählen Sie in der Kundenansicht in https://admin.webex.com die Option Anrufen unter Dienste.

  2. Wählen Sie Diensteinstellungen aus , und suchen Sie den Voicemail-Bereich.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer mit den Einstellungen eine Voicemail-Nachricht an die Nummer oder Durchwahl eines anderen Benutzer senden. Ist diese Adresse deaktiviert, ist es dem Benutzer untersagt, Voicemail-Nachrichten mithilfe einer externen Mailbox weitersenden oder eine Kopie der Voicemail-Nachricht an eine angegebene E-Mail-Adresse zu senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Löschen von Sprachmails

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen.

Sie können Folgendes aktivieren:

  • Unzulässige Löschung – Damit bleiben alle ungelesenen Voicemail-Nachrichten erhalten und diese Voicemail-Nachrichten, die beim Zugriff eines Benutzers auf das Postfach abgelaufen sind, werden gelöscht.

  • Strenge Löschung – Damit werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemail-Nachrichten basierend auf dem festgelegten Zeitrahmen gelöscht. Sie können die Tage (1-180) in das bereitgestellte Feld eingeben.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und wählen Sie die entsprechende Konfiguration aus.

Voicemail-Passcode

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie mit den Einstellungen einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (nach der Änderung):

  • Sie können die Mindestanzahl von Tagen (zwischen 1 und 7) festlegen, wenn der Benutzer einen Passcode ändern kann, wenn er aktiviert ist. Wenn der Schalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode am selben Tag mehrmals ändern.


    Webex Calling benutzer daran, eines der älteren Passwörter zu setzen, wodurch der Passcode des Benutzers sicherer wird

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, verfällt der Passcode nie.


    Diese Funktion erweitert auch den Passcode-Verlauf von 10 auf 24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes aller Benutzer speichern und verhindern, dass der Benutzer eines dieser gespeicherten Passwörter wieder verwendet.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und legen die entsprechenden Konfigurationen fest.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail-Dienst, und wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie aktivieren möchten.


 

Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, da die Organisationseinstellungen festgelegt sind.

Beispiel

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer in Control Hub verwalten können.

Benutzeranrufe an Voicemail senden

Diese Voicemail-Einstellungen können für Benutzer konfiguriert werden, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiterzuleiten.
  • Alle Anrufe – Mit dieser Option werden alle Anrufe an die Voicemail weitergeleitet.

  • Bei Besetztzeichen – Mit dieser Option werden Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn der Benutzer telefoniert.

  • Bei Nichtantworten – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe nach einer angegebenen Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weitergeleitet.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Aktivieren Sie den Schalter Voicemail-Dienst, und wählen Sie die folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und wählen Sie die Standardbegrüßung aus, oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und eine .wav-Datei auswählen.
  • Bei Besetztzeichen – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und wählen Sie die Standardbegrüßung aus, oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und eine .wav-Datei auswählen.
  • Bei Nichtantworten – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wählen Sie die Anzahl der Klingelzeichen aus dem Drop-down-Menü aus, bevor ein Anruf zur Voicemail gesendet wird. Wählen Sie anschließend die Standardbegrüßung aus, oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und eine .wav-Datei auswählen.

 

Wenn Sie Alle Anrufe auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können die Optionen Bei Besetztzeichen und Bei Nichtantworten zusammen auswählen und Anrufe an die Voicemail weiterleiten.

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Klicken Sie auf Speichern.

Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen

Wenn die standardmäßige Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com Zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail-PIN zurücksetzen möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

Nun kann sich der Benutzer an seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.


 

Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch im https://settings.webex.com den auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Festlegen einer Voicemail-PIN (Webex Calling).

Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail-Benachrichtigungen aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Aktivieren Sie den Schalter Neue Voicemail-Benachrichtigung, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

  • Per Text – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann den Netzbetreiber aus dem Drop-down-Menü aus.

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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers

Sie können angeben, wo Benutzer auf ihre Voicemail auf ihrem Telefon zugreifen können – im Calling-Benutzerportal oder in einer .tiff-Datei, die an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird.


Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort Voicemail-Transkription aktiviert ist und Sie möchten, dass dieser Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und Das interne Postfach verwenden muss ausgewählt werden. Weitere Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der Voicemail-Transkription für einen Standort.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail-Nachrichtenspeicher konfigurieren möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Aktivieren Sie unter Nachrichtenspeicher eine der folgenden Optionen:

  • Interne Mailbox verwenden – Benutzer greifen von ihrem Telefon oder vom Calling-Benutzerportal aus auf ihre Nachrichten zu. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.


     

    Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort Voicemail-Transkription aktiviert ist, muss internes Postfach verwenden ausgewählt werden, damit dieser Benutzer Voicemail-Transkriptionen empfangen kann.


     
    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:
    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externe Mailbox verwenden – Die Sprachnachrichten der Benutzer werden an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Dadurch wird der Zugriff auf Voicemail-Nachrichten vom Telefon, von der Desktop-App oder vom Calling-Benutzerportal des Benutzers deaktiviert.

  • Wenn diese Option ausgewählt ist, werden keine Voicemails transkribiert.


 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Klicken Sie auf Speichern.


 

Benutzer können diese Einstellungen im Calling-Benutzerportal ändern. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden im Calling-Benutzerportal und in Control Hub angezeigt.

Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer in Control Hub konfiguriert werden.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie zusätzliche Voicemail-Einstellungen aktivieren möchten.

2

Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

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Wählen Sie unter Weitere Einstellungen eine oder beide der folgenden Optionen aus:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen '0‘ an Telefonnummer übertragen, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer übergeben werden.

     

    Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Voicemail-Begrüßung Anrufer informiert, dass sie durch Drücken von „0“ weitergeleitet werden.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Nachricht per E-Mail versenden, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort Voicemail-Transkription aktiviert ist, muss eine Kopie der Nachricht per E-Mail ausgewählt werden, damit dieser Benutzer Voicemail-Transkriptionen empfangen kann.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren von Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer

Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.

Vorbereitungen

Vor der Konfiguration dieser Funktion muss Folgendes in Betracht gezogen werden:
  • Faxe werden von der Webex Calling plattform erfasst und in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich zusammen mit Voicemail-Nachrichten gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen und dass Sie Platz für neue Faxnachrichten haben und Faxnachrichten mit Bedacht archivieren müssen.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com Zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Faxnachrichten aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und dann Voicemail aus.

3

Aktivieren Sie Faxnachrichten, um die Funktion zu aktivieren.

4

Wählen Sie in der Drop-down-Liste die Telefonnummer aus, die Faxnachrichten zugewiesen ist.

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Geben Sie bei Bedarf einen Anschluss ein.

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Klicken Sie auf Speichern.


 

Benutzer können diese Einstellungen im Calling-Benutzerportal ändern. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden im Calling-Benutzerportal und in Control Hub angezeigt.

Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Mit Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und . WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Für einen Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:

  • Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers aktivieren. Hilfe finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling.

  • Wählen Sie E-Mail eine Kopie der Nachricht senden und Internes Postfach verwenden im Voicemail-Einstellungsbereich des Anrufprofils des Benutzers aus: