Configure organizational settings for voicemail

Before you begin managing users’ voicemail settings, you must first configure your organizational settings. These determines the users’ voicemail settings you can configure.

  1. From the customer view in https://admin.webex.com, select Calling under Services.

  2. Select Service Settings and locate the voicemail panel.

You can configure the following:

Voicemail forwarding

When enabled, the settings allow users to forward a voicemail message to another users’ number or extension. If disabled, this prohibits the user to forward voicemail messages, using an external mailbox, or sending a copy of the voicemail message to a specified email address.

  • To enable this setting, click the toggle.

Voicemail deletion

When enabled, these settings allow you to set conditions for expired messages.

You can enable the following:

  • Permissive Deletion—This keeps all unread voicemail messages and deletes those voicemail messages that have expired when a user accesses their mailbox.

  • Strict Deletion—This deletes all read and unread voicemail messages based on the time frame you set. You can enter the day(s) (1-180) in the provided field.

  • To enable this setting, click the toggle and choose the appropriate configuration.

Voicemail passcode

When enabled, the settings allow you to create a time frame in which a person has to change their passcode and how often they can change their passcode again (once it’s changed):

  • You can set the minimum number of days (between 1 and 7) when a passcode can be changed by the user when enabled. When the toggle is off, they can change their passcode multiple times on the same day.


    Webex Calling prevents the user from setting one of the older passcodes making the users' passcode more secure

  • You can set the number of days in which a passcode expires (between 15 and 180) when enabled. When the toggle is off, the passcode never expires.


    This feature also extends the passcode history from 10 to 24. That is, it can store each user’s last 24 passcodes and prevent the user from reusing one of those stored passcodes.

  • To enable this setting, click the toggle and set the appropriate configurations.

Enable voicemail for a user

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

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From the customer view in https://admin.webex.com go to Users and select the user that you want to enable voicemail for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Activez le commutateur Service de messagerie vocale et choisissez l’un des paramètres que vous voulez activer.


 

Some voicemail features may be unavailable due to organizational settings set.

Exemple

Want to see how it's done? Watch this video demonstration on how to manage voicemail settings for a user in Control Hub.

Send a user's calls to voicemail

Ces paramètres de messagerie vocale peuvent être configurés pour que les utilisateurs dirigent les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.
  • Tous les appels–Cette option permet de transférer tous les appels vers la messagerie vocale.

  • Lorsque la ligne est occupée–Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l’utilisateur est déjà en communication.

  • En l’absence de réponse–Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries.

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From the customer view in https://admin.webex.com go to Users and select the user you want to enable voicemail for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Cliquez sur le bouton Service de messagerie vocale et sélectionnez les options suivantes :

  • tous les appels–Cochez la case et sélectionnez le message d’accueil par défaut, ou chargez un message d’accueil en cliquant sur Charger le fichier et sélectionnez un fichier .wav.
  • En cas de ligne occupée–Cochez la case et sélectionnez le message d’accueil par défaut, ou téléchargez un message d’accueil en cliquant sur Transférer fichier et sélectionnez un fichier .wav.
  • Sans réponse–Cochez la case, sélectionnez le nombre de sonneries avant l’envoi vers la messagerie vocale dans le menu déroulant, puis sélectionnez le message d’accueil par défaut ou téléchargez un message d’accueil en cliquant sur Charger fichier et sélectionnez un fichier .wav.

 

Si vous sélectionnez Tous les appels, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger l’appel vers la messagerie vocale en combinant les options En cas de ligne occupée et Sans réponse.

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Cliquez sur Enregistrer.

Reset a user's voicemail PIN

Si le code PIN par défaut de la messagerie vocale est activé pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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From the customer view in https://admin.webex.com, go to Users and select the user you want to reset the voicemail PIN for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.


 

Users can also reset their voicemail PIN in https://settings.webex.com following the specified criteria set forth at the organization level. Pour ces instructions, voir Configurer le code PIN de la messagerie vocale (Webex Calling).

Enable voicemail notifications for a user

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From the customer view in https://admin.webex.com go to Users and select the user you want to enable voicemail notifications for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Cliquez sur le bouton Nouvelle notification de messagerie vocale et sélectionnez l’une des options suivantes :

  • par courrier électronique–Cochez la case et saisissez l’adresse électronique pour envoyer la notification.

  • par message texte–Cochez la case, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez l’opérateur réseau dans le menu déroulant.

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Cliquez sur Enregistrer.

Manage a user's voicemail message storage

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale sur leur téléphone - dans le portail de l’utilisateur appelant ou à une adresse électronique spécifiée sous forme de fichier .tiff.


If the location assigned to the user has voicemail transcription enabled and you'd like for this user to receive voicemail transcriptions, Email a copy of the message and Use the internal mailbox must be selected. For more information on how to turn voicemail transcription on or off for your location, see Enable or Disable Voicemail Transcription for a Location.

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From the customer view in https://admin.webex.com, go to Users and select the user you want to configure voicemail message storage for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Sous Stockage des messages, sélectionnez l’une des options suivantes :

  • utiliser la boîte aux lettres interne–Les utilisateurs accèdent à leurs messages depuis leur téléphone ou depuis le portail des utilisateurs appelants. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.


     

    If the location assigned to the user has voicemail transcription enabled, use internal mailbox must be selected in order for this user to receive voicemail transcriptions.


     
    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :
    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser une boîte aux lettres externe–Les utilisateurs font envoyer tous leurs messages vocaux à une adresse électronique spécifiée. Cela désactive l’accès aux messages vocaux à partir du téléphone des utilisateurs, de l’application de bureau ou du portail des utilisateurs appelants.

  • If this option is selected, voicemails are not transcribed.


 

This option may be unavailable if voicemail forwarding is disabled.

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Cliquez sur Enregistrer.


 

Les utilisateurs peuvent choisir de modifier ces paramètres dans le portail des utilisateurs appelants. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera reflétée à la fois dans le portail de l’utilisateur appelant et dans Control Hub.

Configure additional voicemail settings for a user

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans Control Hub.

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From the customer view in https://admin.webex.com go to Users and select the user you want to enable additional voicemail settings for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Sous Paramètres supplémentaires, choisissez l’une ou les deux options suivantes dans le menu :

  • cochez la case Transférer au numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

     

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que le message d’accueil de votre messagerie vocale informe les appelants que le fait d’appuyer sur « 0 » les transférera.

  • Cochez la case Envoyer une copie du message et saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

 

This option may be unavailable if voicemail forwarding is disabled.

If the location assigned to the user has voicemail transcription enabled, Email a copy of the message must be selected in order for this user to receive voicemail transcriptions.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configure fax messaging settings for a user

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Les points suivants doivent être pris en compte avant de configurer cette fonction :
  • Faxes are collected by the Webex Calling platform and stored in a shared storage area along with voicemail messages. Storage capacity is 100 minutes of voicemail, or 1000 pages of fax messages. Assurez-vous que les utilisateurs connaissent l’espace disponible et de la nécessité de disposer d’un espace pour les nouveaux messages par télécopie et archivez-les judicieusement.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

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From the customer view in https://admin.webex.com, go to Users and select the user you want to enable fax messaging for.

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Sélectionnez Calling et choisissez Messagerie vocale.

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Activez Messagerie par télécopie pour activer la fonction.

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Dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.

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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.

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Cliquez sur Enregistrer.


 

Les utilisateurs peuvent choisir de modifier ces paramètres dans le portail des utilisateurs appelants. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera reflétée à la fois dans le portail de l’utilisateur appelant et dans Control Hub.

Enable voicemail transcription for a user

With voicemail transcription, the user receives an email with the voicemail transcription in the body of the email and .WAV file as a voicemail attachment.

For a user to have voicemail transcription, the following conditions apply:

  • Enable voicemail transcription for the user’s location. For help, see Voicemail transcription for Webex Calling.

  • Select Email a copy of message and Use internal mailbox in the user’s voicemail settings area of the Calling profile: