Configurer les paramètres d’organisation pour la messagerie vocale

Configurez les paramètres de votre entreprise avant de gérer les paramètres de la messagerie vocale des utilisateurs. Ces configurations déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez configurer.

Avant de commencer

Pour que la fonction de messagerie vocale fonctionne, vous devez configurer le numéro de poste du portail vocal pour l’emplacement. Voir Configurer les portails vocaux pour Webex Calling pour plus d’informations.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Services > Appel > Paramètres du service.

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Allez à la section Messagerie vocale et configurez les paramètres suivants :

  • Transfert des messages vocaux

  • Suppression de la messagerie vocale

  • Code d’accès de la messagerie vocale

Forwarding de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres permettent aux utilisateurs de faire suivre un message vocal vers le numéro ou l’extension d’un autre utilisateur. Si elle est désactivée, cela interdit à l’utilisateur de transmettre des messages vocaux, en utilisant une boite aux lettres externe, ou d’envoyer une copie du message vocal à une adresse électronique spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule.

Suppression de la messagerie vocale

Les messages vocaux de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d'accéder aux messages vocaux archivés, il vous est demandé de créer une demande de service auprès de Cisco.

La suppression de la messagerie vocale vous permet de définir les conditions pour les messages qui ont expiré. Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent spécifier la période d’expiration des messages. Vous pouvez saisir les jours (1 à 180) dans le champ fourni. Les administrateurs peuvent également définir les conditions de suppression des messages.

Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton à bascule et choisissez l'une des options suivantes :

  • Suppression autorisée–Cette action conserve tous les messages vocaux non lus et supprime les messages vocaux qui ont expiré lorsqu'un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte–Ceci supprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous avez définie.

Code d’accès de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres vous permettent de créer une période dans laquelle une personne doit modifier son code d’accès et à quelle fréquence elle peut à nouveau changer son mot de passe (une fois qu’il a été modifié) :

  • Vous pouvez configurer le nombre minimum de jours (1 à 7) pendant lesquels un code d’accès peut être modifié par l’utilisateur lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, ils peuvent changer leur mot de passe plusieurs fois sur le même jour.

    Webex Calling empêche l’utilisateur de définir l’un des anciens codes d’accès pour que le code d’accès de l’utilisateur soit plus sécurisé

  • Vous pouvez configurer le nombre de jours pendant lesquels un code passe expire (entre 15 et 180) lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité étend également l’historique des codes d’accès 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur d’utiliser l’un de ces codes-passe stockés.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule et définissez les configurations appropriées.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le basculement de la messagerie vocale et choisissez l’un des paramètres que vous souhaitez activer.

Certaines fonctionnalités de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres organisationaux réglés.

Vous souhaitez voir comment cela s’est passé ? Regardez cette vidéo de démonstration sur la gestion des paramètres de messagerie vocale d’un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.
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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez à la section Envoyer les appels vers la messagerie vocale et choisissez l’une des options suivantes :

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale–Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.
  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée–Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l'utilisateur est déjà en communication. Cochez la case et choisissez de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour configurer les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour configurer vos propres messages d’accueil personnalisés, sélectionnez l’option Message personnalisé et cliquez sur Charger le fichier pour charger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale en l'absence de réponse–Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries. Cochez la case et le nombre de sonneries avant de lire les messages d'accueil dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour configurer les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour configurer vos propres messages d’accueil personnalisés, sélectionnez l’option Message personnalisé et cliquez sur Charger le fichier pour charger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré les messages d’accueil, vous pouvez le mettre à jour en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message. L'enregistrement d'un nouveau message ou le chargement d'un nouveau fichier remplace les messages d'accueil précédents.

Le fichier audio (WAV) doit être 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max, au format de fichier .wav.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger les appels vers la messagerie vocale avec les options Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque les options non répondues sont sélectionnées ensemble.

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Cliquez sur Enregistrer.

Réinitialiser/configurer le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur temporaire

Si le code PIN par défaut de la messagerie vocale est activé pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Pour réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur :

  1. Allez dans Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Allez à la section PIN de la messagerie vocale et cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

    L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.

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Pour configurer un code temporaire pour un utilisateur :

  1. Allez dans Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Allez à la section PIN de la messagerie vocale et saisissez un code d’accès temporaire pour la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d’accès temporaire.

    • Le code d’accès doit contenir entre 6 et 30 chiffres.

    • ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.

    • Les modèles ne peuvent pas être répétés.

    • ne peut pas contenir de 4 chiffres consécutifs dans une ligne.

    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre numéro de poste.

  6. Confirmez le code d’accès dans Confirmer le nouveau code temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

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Pour configurer un code temporaire pour les lignes virtuelles :

  1. Allez dans Services → Appel > Lignes virtuelles.

  2. Sélectionnez une ligne virtuelle et cliquez sur Appeler.

  3. Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Allez à la section PIN de la messagerie vocale et saisissez un code d’accès temporaire pour la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d’accès temporaire.

    • Le code d’accès doit contenir entre 6 et 30 chiffres.

    • ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.

    • Les modèles ne peuvent pas être répétés.

    • ne peut pas contenir de 4 chiffres consécutifs dans une ligne.

    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre numéro de poste.

  6. Confirmez le code d’accès dans Confirmer le nouveau code temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs peuvent également réinitialiser le code PIN de leur messagerie vocale dans User Hub en suivant les critères spécifiés configurés au niveau de l’organisation. Pour des détails, voir Configurer ou réinitialiser votre code PIN de messagerie vocale.

Activer les notifications de messagerie vocale pour un utilisateur

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez à la section Notifications et basculez sur Recevoir les notifications par messagerie vocale.

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Choisissez parmi l'une des options suivantes :

  • Par courrier électronique–Sélectionnez cette option et saisissez l'adresse électronique pour envoyer la notification.

  • Par texte–Sélectionnez cette option, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez le fournisseur de réseau dans le menu déroulant.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer l’espace de stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale—sur leur téléphone, dans le User Hub ou via une adresse électronique spécifiée sous forme de fichier .tiff .

Si la transcription des messages vocaux est activée à l’emplacement attribué à l’utilisateur et que vous souhaitez que l’utilisateur reçoive des transcriptions des messages vocaux, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez l’option Utiliser la boîte aux lettres interne . Pour en savoir plus sur l’activer la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez à la section Stockage des messages et choisissez l’une des options suivantes :

  • Utiliser la boîte aux lettres interne–Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux à partir du téléphone, de Webex App et de User Hub. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.

    Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription des messages vocaux, vous devez sélectionner Utiliser la boîte aux lettres interne pour que cet utilisateur reçoive la transcription des messages vocaux qui est activée.

    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser la boîte aux lettres externe–Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à une adresse électronique spécifiée. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, Webex App ou User Hub. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie vocale supplémentaire pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans le Control Hub.
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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez à la section Paramètres supplémentaires et choisissez l'une ou les deux options suivantes :

  • Sélectionnez Transférer sur le « 0 » vers une autre ligne et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre messagerie vocale de bienvenue informe les appelants que les transferts seront transférés en appuyant sur « 0 ».

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et saisissez l'adresse électronique à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

Si la transcription des messages vocaux est activée pour l'emplacement attribué à l'utilisateur, sélectionnez l'option Envoyer une copie du message par courrier électronique pour que l'utilisateur reçoive les transcriptions des messages vocaux.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie fax pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Considérez ces pointeurs avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les fax sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockés dans une zone de stockage partagé en même temps que les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1 000 pages de messages fax. Assurez-vous que les utilisateurs sont au courant de l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages fax et archiver à bon 7.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Allez dans Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appeler.

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Allez à la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez à la section Messagerie par télécopie et activez le bouton Recevoir des messages par télécopie .

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Saisissez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.

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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique avec la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et . Fichier WAV en tant que pièce jointe de messagerie vocale.

Pour qu’un utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s’appliquent :

  • Activer la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour des détails, voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone des paramètres de messagerie vocale de l’utilisateur du profil Appel .

Un utilisateur peut également configurer lui-même tous les paramètres de messagerie vocale dans le User Hub. Pour des détails, voir Configurer vos paramètres de messagerie vocale. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera répercutée à la fois dans le User Hub et dans le Control Hub.