Configurer les paramètres d’organisation pour la messagerie vocale

Avant de commencer à gérer les paramètres de la messagerie vocale des utilisateurs, vous devez tout d’abord configurer vos paramètres organisationnels. Ceux-ci déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez configurer.

  1. À partir de l’affichage du client https://admin.webex.comdans , sélectionnez Appel sous Services.

  2. Sélectionnez Paramètres du service et recherchez le panneau de messagerie vocale.

Vous pouvez configurer les configurations suivantes :

Forwarding de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres permettent aux utilisateurs de faire suivre un message vocal vers le numéro ou l’extension d’un autre utilisateur. Si elle est désactivée, cela interdit à l’utilisateur de transmettre des messages vocaux, en utilisant une boite aux lettres externe, ou d’envoyer une copie du message vocal à une adresse électronique spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule.

Suppression de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, ces paramètres vous permettent de configurer les conditions pour les messages qui ont expiré.

Vous pouvez activer ce qui suit :

  • Suppression permissive—Ceci conserve tous les messages vocaux non lus et supprime les messages vocaux qui ont expiré lorsqu’un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte–Cette procéduresupprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous définissez. Vous pouvez entrer le(s) jour(s) (1-180) dans le champ fourni.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule et choisissez la configuration appropriée.

Code d’accès de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres vous permettent de créer une période dans laquelle une personne doit modifier son code d’accès et à quelle fréquence elle peut à nouveau changer son mot de passe (une fois qu’il a été modifié) :

  • Vous pouvez définir le nombre minimum de jours (entre 1 et 7) lorsqu’un code peut être changé par l’utilisateur lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, ils peuvent changer leur mot de passe plusieurs fois sur le même jour.

    Webex Calling empêche l’utilisateur de définir l’un des anciens codes d’accès pour que le code d’accès de l’utilisateur soit plus sécurisé

  • Vous pouvez configurer le nombre de jours pendant lesquels un code passe expire (entre 15 et 180) lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité élargit également l’historique des codes passe de 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur d’utiliser l’un de ces codes-passe stockés.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule et définissez les configurations appropriées.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

1.

À partir de l’affichage du client https://admin.webex.com dans , allez à Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez activer la messagerie vocale.
2

Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
3

Activez le basculement de la messagerie vocale et choisissez l’un des paramètres que vous souhaitez activer.


 

Certaines fonctionnalités de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres organisationaux réglés.

Exemple

Vous souhaitez voir comment cela s’est passé ? Regardez cette démonstration vidéo sur la façon de gérer les paramètres de messagerie vocale pour un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale—Cetteoption renvoie tous les appels vers la messagerie vocale.

  • Envoyer des appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée—Cette option renvoie les appels vers la messagerie vocale lorsque l’utilisateur est déjà en cours d’appel.

  • Envoyer des appels vers la messagerie vocale lorsque personne ne répond—Cette option renvoie les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries.

1.

À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie vocale.
2

Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
3

Activer le basculement de la messagerie vocale et sélectionnez les options suivantes sous Envoyer des appels à la messagerie vocale:

  • Envoyer tous les appels à la messagerie vocale—Sélectionnez la case à cocher et sélectionnez le message de bienvenue par défaut, ou chargez un message de bienvenue en cliquant sur Charger le fichier et .wav fichier.
  • Envoyer des appels à la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée—Sélectionnez la case à cocher et sélectionnez le message de bienvenue par défaut, ou chargez un message de bienvenue en cliquant sur Charger le fichier et .wav fichier.
  • Envoyer des appels à la messagerie vocale lorsque personne ne répond—Sélectionnez la case à cocher, sélectionnez le nombre de sonneries avant de l’envoyer à la messagerie vocale dans l’Liste déroulante, puis sélectionnez le message d’accueil par défaut ou chargez un message de bienvenue en cliquant sur Charger le fichier et sélectionnez un fichier .wav.

 

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger vers la messagerie vocale avec à la fois envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsqu’aucune option de réponse n’est sélectionnée ensemble.
4

Cliquez sur Enregistrer.

Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur

Si le code PIN par défaut de la messagerie vocale est activé pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

1.

Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.
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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
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Activez le basculement de la messagerie vocale, puis allez à PIN de la messagerie vocale.
4

Cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.


 

Les utilisateurs peuvent également réinitialiser leur CODE PIN de messagerie vocale https://settings.webex.com en suivant les critères spécifiés au niveau de l’organisation. Pour ces instructions, voir Configurer le code PIN de la messagerie vocale (Webex Calling).

Activer les notifications de messagerie vocale pour un utilisateur

1.

Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer les notifications de messagerie vocale.
2

Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
3

Cliquez sur le bouton Nouvelle notification de messagerie vocale et sélectionnez l’une des options suivantes :

  • par courrier électronique–Cochez la case et saisissez l’adresse électronique pour envoyer la notification.

  • par message texte–Cochez la case, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez l’opérateur réseau dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer l’espace de stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale sur leur téléphone— Dans le portail d’appel de l’utilisateur ou à une adresse électronique spécifiée sous la .tiff fichier.

Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription de la messagerie vocale activée et que vous souhaitez que l’utilisateur reçoie des transcriptions de la messagerie vocale, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez Utiliser l’option de boîte de messagerie interne. Pour en savoir plus sur l’activer la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

1.

À partir de l'affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le stockage des messages vocaux.
2

Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
3

Allez à Stockage de messageset sélectionnez l’une des options suivantes :

  • utiliser la boîte aux lettres interne–Les utilisateurs accèdent à leurs messages depuis leur téléphone ou depuis le portail des utilisateurs appelants. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.


     

    Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, l’utilisation de la boîte aux lettres interne doit être sélectionnée pour que cet utilisateur reçoie la transcription de la messagerie vocale qui est activée.


     
    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser la boite aux lettresexterne—Les utilisateurs ont tous leurs messages vocaux qui sont envoyés à un courrier électronique spécifique. Ceci désactive l’accès aux messages vocaux à partir du téléphone des utilisateurs, l’application de bureau ou le portail d’appel de l’utilisateur.

  • Si cette option est sélectionnée, les messages vocaux ne sont pas transcrits.


 

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.
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Cliquez sur Enregistrer.


 

Les utilisateurs peuvent choisir de modifier ces paramètres dans le portail des utilisateurs appelants. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera reflétée à la fois dans le portail de l’utilisateur appelant et dans Control Hub.

Configurer les paramètres de messagerie vocale supplémentaire pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans Control Hub.

1.

À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer des paramètres supplémentaires de messagerie vocale.
2

Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
3

Activer le basculement de la messagerie vocale.
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Allez dans Paramètres supplémentaires, puis choisissez l’une ou les deux des listes suivantes :

  • Cochez la case Transférer vers « 0 » vers un autre numéro de téléphone et entrez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

     

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre messagerie vocale de bienvenue informe les appelants que les transferts seront transférés en appuyant sur « 0 ».
  • Cochez la case Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et entrez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

 

Cette option n’est peut-être pas disponible, si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription de la messagerie vocale activée, sélectionnez Envoyer une copie par courrier électronique de l’option de message à l’utilisateur pour recevoir les transcriptions de la messagerie vocale.
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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie fax pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Considérez ces pointeurs avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les fax sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockés dans une zone de stockage partagé en même temps que les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1 000 pages de messages fax. Assurez-vous que les utilisateurs sont au courant de l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages fax et archiver à bon 7.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

1.

À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie par télécopie.
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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
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Activez Messagerie par télécopie pour activer la fonction.
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Dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.
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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.
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Cliquez sur Enregistrer.


 

Les utilisateurs peuvent choisir de modifier ces paramètres dans le portail des utilisateurs appelants. Toutes les modifications apportées à ces paramètres pour l’utilisateur se reflètent à la fois dans le portail des utilisateurs appelants et le Control Hub.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique avec la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et . Fichier WAV en tant que pièce jointe de messagerie vocale.

Pour qu’un utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s’appliquent :

  • Activer la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour obtenir de l’aide , voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message par courrier électronique et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone des paramètres de la messagerie vocale de l’utilisateur du profil d’appel :