Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Innan du börjar hantera användarnas inställningar för röstbrevlåda måste du först konfigurera dina organisationsinställningar. Dessa bestämmer de inställningar som du kan konfigurera för användarnas röstbrevlåda.

  1. Från kundvyn i väljer https://admin.webex.comdu Samtal under Tjänster.

  2. Välj Tjänsteinställningar och leta upp panelen röstbrevlåda.

Du kan konfigurera följande:

Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

När dessa inställningar är aktiverade kan användare vidarebefordra ett röstmeddelande till andra användares nummer eller anknytningar. Om inaktiverat, förbjuder detta användaren att vidarebefordra röst meddelanden, använda en extern postlåda, eller skicka en kopia av röst brev låde meddelandet till en angiven e-postadress.

  • Aktivera denna inställning genom att klicka på växla.

Ta bort röstbrevlåda

När de här inställningarna är aktiverade kan du ställa in villkoren för utgångna meddelanden.

Du kan aktivera följande:

  • Tillåtet borttagning –Detta behåller alla olästa röstbrevlådemeddelanden och tar bort de röstbrevlådemeddelanden som har upphört att gälla när en användare kommer åt deras postlåda.

  • Strikt borttagning– Alla läsa och olästa röstbrevlådemeddelanden tas bort baserat på den tidsram du har angett. Du kan ange dag(1–180) i fältet tillhandahållet.

  • För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer lämplig konfiguration.

Lösenord för röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan du skapa en tidsram där en person måste ändra sitt lösenord och hur ofta de kan ändra sitt lösenord igen (när det har ändrats):

  • Du kan ange lägsta antal dagar (mellan 1 och 7) när en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger på samma dag.

    Webex Calling hindrar användaren från att ställa in ett av de äldre lösenorden vilket gör användarens lösenord säkrare.

  • Du kan ange hur många dagar en lösenkod ska upphöra (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.

    Den här funktionen utökar även historiken för lösenkoder från 10 till 24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenord och hindra användaren från att återanvända en av dessa sparade lösenkoder.

  • För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och anger lämpliga konfigurationer.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1

Från kundvyn i gå https://admin.webex.com till användare och välj den användare som du vill aktivera röstbrevlådan för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera växeln för röstbrevlåda och välj bland alla inställningar som du vill aktivera.


 

Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av organisationsinställningar.

Exempel

Vill du se hur det går till? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar röstbrevlådeinställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Konfigurera dessa inställningar för röstbrevlåda för att dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.

  • Skicka alla samtal till röstbrevlåda –med det här alternativet vidarebefordras alla samtal till röstbrevlådan.

  • Skicka samtal till röstbrevlåda när linjen ärupptagen – med det här alternativet vidarebefordras samtal till röstbrevlåda när användaren redan är i ett samtal.

  • Skicka samtal till röstbrevlåda när ingen svarar –med det här alternativet vidarebefordras inkommande samtal till röstbrevlåda efter ett angivet antal samtal.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlåda för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera växeln för röstbrevlåda och välj följande alternativ under Skicka samtal till röstbrevlåda:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlådan—Markera kryssrutan och markera standardhälsningen eller överför en hälsning genom att klicka på Överför fil och välj en .wav fil.
  • Skicka samtal till röstbrevlådannär linjen är upptagen – Markera kryssrutan och välj standardhälsningen eller ladda upp en hälsning genom att klicka på Överför fil och välj en .wav fil.
  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar –Markera kryssrutan, markera antalet samtal innan du skickar röstbrevlådan i listruta. Välj sedan standardhälsningen eller överför en hälsning genom att klicka på Ladda upp fil och välj en .wav-fil .

 

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådankan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att direkt till röstbrevlådan med båda Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när inga svarsalternativ har valts tillsammans.
4

Klicka på Spara.

Återställ en användares PIN-kod till röstbrevlåda

Om standard-PIN-koden till röstbrevlåda är aktiverad för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill återställa PIN-kod till röstbrevlåda för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera växeln röstbrevlåda och gå till PIN-kod till röstbrevlåda.
4

Klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda.

Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.


 

Användare kan även återställa SIN PIN-kod till röstbrevlåda https://settings.webex.com enligt de angivna kriterierna på organisationsnivå. Dessa instruktioner finns i Ställa in PIN-kod till röstbrevlåda (Webex Calling).

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlådeaviseringar för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera Avisering om nytt röstmeddelande och välj något av följande:

  • Via e-post – Markera kryssrutan och ange e-postadressen som aviseringen ska skickas till.

  • Via SMS – Markera kryssrutan, ange telefonnumret som aviseringen ska skickas till och välj sedan nätverksleverantören i den nedrullningsbara menyn.
4

Klicka på Spara.

Hantera en användares lagring av röstbrevlåda

Du kan ange var användare kan nå röstbrevlådan på sin telefon – i användarportalen ringa eller till en angiven e-postadress som en .tiff fil.

Om den plats som tilldelats användaren har transkription av röstbrevlådan som är aktiverad och du vill att användaren ska ta emot transkriptioner av röstbrevlådan, skickar en kopia av meddelandet via e-post och väljer alternativet Använd den interna e-brevlådan . För mer information om hur du aktiverar transkribering av röstbrevlådan för din plats, se Aktivera eller inaktivera transkribering av röstbrevlåda för en plats.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill konfigurera lagring av röstmeddelanden för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Gå till Meddelandelagringoch välj ett av följande alternativ:

  • Använd intern postlåda – Användare får åtkomst till sina meddelanden från sin telefon eller från samtalsanvändarportalen. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn.


     

    Om platsen som är tilldelad användaren har transkribering av röstbrevlådan måste du använda intern postlåda för att den här användaren ska kunna ta emot en transkribering av röstbrevlådan som är aktiverad.


     
    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern postlåda– användarna har alla sina röstmeddelanden som skickas till ett angivet e-postmeddelande. Detta inaktiverar åtkomsten till röst meddelanden från användarnas telefon, skrivbordsapp eller samtalsanvändarportalen.

  • Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstbrevlådan.


 

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.
4

Klicka på Spara.


 

Användare kan välja att ändra dessa inställningar i samtalsanvändarportalen. Användarens ändringar av dessa inställningar kommer att visas i både samtalsanvändarportalen och Control Hub.

Konfigurera ytterligare inställningar för röstbrevlåda för en användare

De här ytterligare inställningarna kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera ytterligare röstbrevlådeinställningar för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
4

Gå till Ytterligare inställningaroch välj en eller båda av följande:

  • Markera kryssrutan Överför till '0' till ett annat telefonnummer och ange telefonnumret som inringare ska överföras till.

     

    Om du väljer det här alternativet ska du se till att hälsningen i röstbrevlådan informerar uppringarna om att de kommer att överföras om du trycker på '0'.
  • Markera kryssrutan E-posta en kopia av röstbrevlådan och ange e-postadressen till vilken inspelningen av alla röstbrevlåda kommer att skickas.

 

Detta alternativ är eventuellt inte tillgängligt om vidare vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverad.

Om den plats som tilldelats användaren har transkriptionen av röstbrevlådan aktiverad väljer du Skicka en kopia av meddelandealternativet till e-post så att användaren kan ta emot transkriptioner av röstbrevlåda.
5

Klicka på Spara.

Konfigurera meddelandeinställningar för fax för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Tänk på följande pekare innan du konfigurerar den här funktionen:

  • Fax samlas in av Webex Calling och lagras i ett delat lagringsutrymme samt röst meddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet, och att de måste tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivet med vis.

  • Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill aktivera faxmeddelanden för.
2

Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3

Aktivera Faxmeddelanden för att aktivera funktionen.
4

Välj det telefonnummer som tilldelats för faxmeddelanden i den nedrullningsbara menyn.
5

Ange en anknytning, vid behov.
6

Klicka på Spara.


 

Användare kan välja att ändra dessa inställningar i samtalsanvändarportalen. Alla ändringar som görs för dessa inställningar för användaren visas i både användarportalen och kontrollhubben för samtal.

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för en användare

Med transkribering av röstbrevlådan får användaren ett e-postmeddelande med transkribering av röstbrevlådan i e-postmeddelandet och . WAV-fil som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlåda gäller följande villkor:

  • Aktivera transkribering av röstbrevlåda för användarens plats. För hjälp, se Transkribering av röstbrevlåda för Webex Calling.

  • Välj E-posta en kopia av meddelandet och Använd intern e-brevlåda i användarens inställningsområde för röstbrevlåda i samtalsprofilen :