Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Innan du börjar hantera användarnas inställningar för röstbrevlåda måste du först konfigurera dina organisationsinställningar. Dessa bestämmer de inställningar som du kan konfigurera för användarnas röstbrevlåda.

  1. Från kundvyn i https://admin.webex.com väljer du Samtal under Tjänster.

  2. Välj Tjänsteinställningar och leta upp panelen röstbrevlåda.

Du kan konfigurera följande:

Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

När dessa inställningar är aktiverade kan användare vidarebefordra ett röstmeddelande till andra användares nummer eller anknytningar. Om inaktiverat, förbjuder detta användaren att vidarebefordra röst meddelanden, använda en extern postlåda, eller skicka en kopia av röst brev låde meddelandet till en angiven e-postadress.

  • Aktivera denna inställning genom att klicka på växla.

Ta bort röstbrevlåda

När de här inställningarna är aktiverade kan du ställa in villkoren för utgångna meddelanden.

Du kan aktivera följande:

  • Tillåtet borttagning – Detta behåller alla olästa röstbrevlådemeddelanden och tar bort de röstbrevlådemeddelanden som har upphört att gälla när en användare kommer åt deras postlåda.

  • Strikt borttagning – Alla läsa och olästa röstbrevlådemeddelanden tas bort baserat på den tidsram du har angett. Du kan ange dag(1–180) i fältet tillhandahållet.

  • För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer lämplig konfiguration.

Lösenord för röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan du skapa en tidsram där en person måste ändra sitt lösenord och hur ofta de kan ändra sitt lösenord igen (när det har ändrats):

  • Du kan ange lägsta antal dagar (mellan 1 och 7) när en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger på samma dag.


    Webex Calling hindrar användaren från att ställa in ett av de äldre lösenorden vilket gör användarens lösenord säkrare.

  • Du kan ange hur många dagar en lösenkod ska upphöra (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.


    Den här funktionen utökar även historiken för lösenkoder från 10 till 24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenord och hindra användaren från att återanvända en av dessa sparade lösenkoder.

  • För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och anger lämpliga konfigurationer.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1

Från kundvyn i går https://admin.webex.com till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlåda för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Aktivera röstbrevlådetjänsten och välj bland de inställningar som du vill aktivera.


 

Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av organisationsinställningar.

Exempel

Vill du se hur det går till? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar röstbrevlådeinställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Dessa röstbrevlådeinställningar kan konfigureras så att användare kan dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.
  • Alla samtal – Med det här alternativet vidarebefordras alla samtal till röstbrevlådan.

  • Vid upptaget – Med det här alternativet vidarebefordras samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal.

  • När inget svar – Med det här alternativet vidarebefordras inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringsignaler.

1

Från kundvyn i går https://admin.webex.com till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlåda för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Aktivera röstbrevlådetjänsten och välj följande alternativ:

  • Alla samtal – Markera kryssrutan och välj standardhälsningen, eller överför en hälsning genom att klicka på Överför fil och välja en .wav-fil.
  • Vid upptaget – Markera kryssrutan och välj standardhälsningen, eller överför en hälsning genom att klicka på Överför fil och välja en .wav-fil.
  • När inget svar – Markera kryssrutan, välj antalet ringsignaler innan personen som ringer skickas till röstbrevlådan i den nedrullningsbara menyn och välj sedan standardhälsningen, eller överför en hälsning genom att klicka på Överför fil och välja en .wav-fil.

 

Om du väljer Alla samtal kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att skicka till röstbrevlådan med alternativen Vid upptaget och När inget svar tillsammans.

4

Klicka på Spara.

Återställ en användares PIN-kod till röstbrevlåda

Om standard-PIN-koden till röstbrevlåda är aktiverad för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1

Från kundvyn i listan https://admin.webex.com du till Användare och väljer den användare som du vill återställa PIN-koden till röstbrevlådan för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda.

Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.


 

Användare kan också återställa PIN-koden för röstbrevlåda https://settings.webex.com enligt de angivna kriterierna på organisationsnivå. Dessa instruktioner finns i Ställa in PIN-kod till röstbrevlåda (Webex Calling).

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1

Från kundvyn i går https://admin.webex.com till Användare och väljer den användare som du vill aktivera aviseringar via röstbrevlåda för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Aktivera Avisering om nytt röstmeddelande och välj något av följande:

  • Via e-post – Markera kryssrutan och ange e-postadressen som aviseringen ska skickas till.

  • Via SMS – Markera kryssrutan, ange telefonnumret som aviseringen ska skickas till och välj sedan nätverksleverantören i den nedrullningsbara menyn.

4

Klicka på Spara.

Hantera en användares lagring av röstbrevlåda

Du kan ange var användare ska kunna nå röstbrevlådan på sin telefon, i samtalsanvändarportalen eller till en angiven e-postadress som en .tiff-fil.


Om den plats som tilldelats användaren har transkription av röstbrevlådan aktiverad och du vill att den här användaren ska ta emot transkriptioner av röstbrevlådan, måste du e-posta en kopia av meddelandet och Använd den interna e-brevlådan måste väljas. Mer information om hur du aktiverar eller inaktiverar röstbrevlådan för din plats finns i Aktivera eller inaktivera transkribering av röstbrevlåda för en plats.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com du till Användare och väljer den användare som du vill konfigurera lagring av röstbrevlådan för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Välj något av följande alternativ under Meddelandelagring:

  • Använd intern postlåda – Användare får åtkomst till sina meddelanden från sin telefon eller från samtalsanvändarportalen. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn.


     

    Om den plats som tilldelats användaren har transkribering av röstbrevlåda aktiverad måste intern postlåda väljas för att användaren ska kunna ta emot transkriptioner av röstbrevlåda.


     
    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:
    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern postlåda – Användarna får alla sina röstmeddelanden skickade till en angiven e-postadress. Detta inaktiverar åtkomsten till röstmeddelanden från användarnas telefon, skrivbordsapp eller samtalsanvändarportalen.

  • Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstbrevlådan.


 

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

4

Klicka på Spara.


 

Användare kan välja att ändra dessa inställningar i samtalsanvändarportalen. Användarens ändringar av dessa inställningar kommer att visas i både samtalsanvändarportalen och Control Hub.

Konfigurera ytterligare inställningar för röstbrevlåda för en användare

De här ytterligare inställningarna kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.

1

Från kundvyn i går https://admin.webex.com till Användare och väljer den användare som du vill aktivera ytterligare röstbrevlådeinställningar för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Välj ett eller båda av följande alternativ under Ytterligare inställningar:

  • Markera kryssrutan Överför till ”0” till telefonnummer och ange telefonnumret som uppringare ska överföras till.

     

    Om du väljer det här alternativet ska du säkerställa att hälsningen i röstbrevlådan informerar uppringarna om att de kommer att överföras om de trycker på ”0”.

  • Markera kryssrutan E-posta en kopia av meddelandet och ange e-postadressen dit inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas.

 

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

Om den plats som tilldelats användaren har transkriptionen av röstbrevlådan aktiverad, måste du skicka en kopia av meddelandet via e-post till den för att användaren ska kunna ta emot transkriptioner av röstbrevlådan.

4

Klicka på Spara.

Konfigurera meddelandeinställningar för fax för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Du måste överväga följande innan du konfigurerar funktionen:
  • Fax samlas in av Webex Calling och lagras i ett delat lagringsutrymme samt röst meddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet, och att ni behöver ha utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera smart.

  • Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera faxmeddelanden för.

2

Välj Samtal och Röstbrevlåda.

3

Aktivera Faxmeddelanden för att aktivera funktionen.

4

Välj det telefonnummer som tilldelats för faxmeddelanden i den nedrullningsbara menyn.

5

Ange en anknytning, vid behov.

6

Klicka på Spara.


 

Användare kan välja att ändra dessa inställningar i samtalsanvändarportalen. Användarens ändringar av dessa inställningar kommer att visas i både samtalsanvändarportalen och Control Hub.

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för en användare

Med transkribering av röstbrevlådan får användaren ett e-postmeddelande med transkribering av röstbrevlådan i e-postmeddelandet och . WAV-fil som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlåda gäller följande villkor:

  • Aktivera transkribering av röstbrevlåda för användarens plats. För hjälp, se Transkribering av röstbrevlåda för Webex Calling.

  • Välj E-posta en kopia av meddelandet och Använd intern e-brevlåda i användarens inställningsområde för röstbrevlåda i samtalsprofilen: