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搜索 Webex Calling 中用户生成的 CDR
安装 eDiscovery 下载管理器
查看合规报告
合规专员角色
配置保留策略
记录存储使用情况通知

确保 Webex Calling 内容符合监管要求

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作为合规官,您可以使用 Control Hub 在 Webex Calling 中搜索贵组织的通话详细记录 (CDR)。

您可以查找公司中的特定人员,查找与通话相关的 CDR,并根据您的发现生成报告。通过这种方式,您可以确保员工遵守内部政策和任何外部法规要求。

  • Control Hub 现在支持对贵组织的通话内容进行电子发现。

  • 使用单一的统一合规解决方案来管理 Webex Meetings、Webex App 和 Webex Calling。

搜索 Webex Calling 中用户生成的 CDR

您必须被分配为合规专员角色,才能创建和查看报告。

  • 您可以搜索已删除的内容,但需遵守数据保留期限或法律规定。

  • 您可以搜索 Webex Calling 内容,查找已离开贵组织的人员,数据自 2023 年 9 月起存储,并受贵组织的数据保留期限约束。

  • CDR合规性保留期限:

    • 13个月(欧盟国家除外)

    • 6个月 欧盟国家

    有关详细信息,请参阅 Webex Calling 隐私数据表

  • 您可以搜索与组织内用户相关的所有 Webex Calling 通话的 CDR。这包括以下内容:

    • 组织内部通话的CDR

    • PSTN 向用户拨打电话或用户向 PSTN 拨打电话的 CDR。

    以下内容不包含在内:

    • Webex 基本通话

    • 工作区呼叫或其他不涉及组织内用户的呼叫

报告中包含以下内容:

  • Webex通话记录(CDR)包括以下内容:

    • 呼叫关联 ID

    • Calling/Called 线路 ID

    • 正在呼叫的号码

    • 已呼叫的号码

    • 所拨号码

    • 用户标识

    • 用户类型

    • 呼叫类型

    • 呼叫方向

    • 持续时间

    • 已回答

    • 开始时间

    • 答题时间

    • 转移时间

    • 重定向号码

    • 重定向原因

  • 您可以搜索最近 90 天内发布的内容,或者如果您拥有专业套餐,则可以搜索 90 天前发布的内容。

  • 最多可以下载最近 10 天内的报告。对于超过 10 天的报告,请重新运行报告以访问数据。

  • 所有由合规专员执行的搜索都会记录下来以供审计。

  • eDiscovery 支持以下代理:

    • 无验证

    • 基本

    • Windows 上的 NTLM—配置此代理以使用操作系统提供的凭据,不支持手动输入凭据。

    • 在 Windows 上协商(Kerberos)—配置此代理以使用操作系统提供的凭据,不支持手动输入凭据。

  1. 控制中心的客户视图中,转到 故障排除 > 地位 > 查看电子取证

  2. 选择要搜索的数据(缺省情况下此设置为打开状态):

    • 搜索 Webex 消息

    • Cisco Webex Meetings

    • 搜索 Webex Calling

  3. 添加搜索信息:

    • 电子邮件地址— 手动输入最多 500 个以逗号分隔的电子邮件地址,或者单击 CSV 批量添加 选择一个 CSV 文件。

    • 空间名称(仅当您选择搜索 Webex 消息时适用)—输入最多 5 个以逗号分隔的空间名称。

      应用空间名称匹配。例如:搜索“note”时,搜索结果包括 notes、noted 和 footnote。

    • 日期范围— 选择搜索的日期范围。

      当您为 “电子邮件地址 ”和 “空间名称”输入多个值时,搜索引擎会将这些值用作: [(email_address1 或 email_address2) 且 (space_name1 或 space_name2)]

  4. 输入报告信息:

    • 报告名称— 输入报告的名称。

    • 描述—[Optional] 请为您的报告添加描述。

  5. 单击搜索和生成报告

    您的搜索已排队,您可以查看报告的状态。创建报告的时间长短取决于符合搜索条件的数据量。

    当报告 ZIP 文件达到 5 GB 或 100,000 个文件的限制时,将创建一个新的 ZIP 文件,使用相同的名称,但添加后缀 -1、-2 等。

    如果没有数据,我们支持生成空白报告。

安装 eDiscovery 下载管理器

  • 下载电子发现下载管理器以查看所有报告。

  • 请确保您拥有合规官角色,以便运行电子发现下载管理器。

  • 请确保计算机上有足够的空间下载大型报告。

  • eDiscovery Download Manager 应用程序在 Webex App 中运行,而不是在单独的桌面应用程序中运行。

    我们正在逐步推出此功能,因此可能并非所有客户都能使用。

1

控制中心转到 故障排除 > 地位 > 查看电子取证 并单击 下载管理器

2

选择适用于您的操作系统的 eDiscovery 下载管理器,并按照说明安装该应用程序。

请务必安装最新版本的下载管理器,以便使用 Webex 通话支持等最新功能。

查看合规报告

您只能查看您自己创建的合规性报告。您可以查看报告的状态并使用 eDiscovery 下载管理器下载报告。

1

控制中心转到 故障排除 > 地位 > 查看电子取证

2

单击报告查看所有报告。报告具有以下几种状态之一:

  • 搜索中— 该报告正在继续搜索信息。
  • 已完成— 报告已完成。
  • 已停止— 由于出现问题,报告已停止运行。
  • 已取消— 该报告已取消。
  • 已过期— 该报告已过期。
3

点击报告即可查看报告详情,包括状态、发起日期、描述和报告内容摘要。

  • 下载报告— 使用 eDiscovery 下载管理器下载您的报告。

    选择报告存储的下载位置目录,然后选择将 摘要报告 下载为 CSV 文件,或将 完整报告 下载为 EML 文件的 ZIP 文件。

    下载报告所需时间取决于报告大小、您的位置和您的网络带宽。

    当您使用 Outlook 查看 EML 文件时,Outlook 中的加载项可能会阻止您的 EML 文件中的消息内容,您可以在安全模式下运行 Outlook 来查看消息内容。

  • 编辑并重新运行新报告— 将您的搜索条件添加到搜索屏幕以生成新报告。

  • 删除报告— 从列表中删除您的报告。

  • 重新运行报告—刷新报告中的数据。您可以重新运行已过期 10 天的报告。

合规专员角色

完全权限管理员可以将合规专员角色分配给组织中的任何人。完全权限管理员不能将合规专员角色分配给自己,只能让另一个完全权限管理员将该角色分配给自己。

例如:如果贵公司需要详细信息以进行法律诉讼,作为合规官,您可以从 Control Hub 访问 Webex App eDiscovery Search and Extracty tool 。您可以从这里生成报告,其中包含在 Webex App 空间中进行的所有对话以及在这些空间中共享的任何文件。

作为合规专员,您可以保留用于法律诉讼的数据,当您访问 Webex App eDiscovery 搜索和提取工具时,也会返回该数据。有关更多信息,请参阅 管理法律保留的合规数据。默认情况下,Webex Calling CDR 的保留期限为 400 天(13 个月)。

配置保留策略

配置保留期限有助于管理用户生成内容的生命周期,减少数据占用空间,并确保您能够满足合规性和监管标准。

请咨询您的法律顾问,以确定最适合您组织的保存期限。这个设置非常重要,因为如果将信息长时间保留,就会增加机密信息泄露的几率。

法律合规功能包括 following:​

  • Webex通话提供商的可配置保留策略。

  • 法律保留有助于为个别用户保存通话录音数据。

要使用可配置保留功能,您必须拥有 Webex Calling 的专业版许可证。

要管理用户生成的 Webex 内容,请按照以下步骤操作:

1

登录到 Control Hub。

2

前往 管理 > 组织设置 > 设置

3

滚动至 数据保留 部分。

4

点击 设置 定义 Webex App 一对一聊天消息保留策略

  1. 私信:

    • 选择 默认 或设置 自定义 保留期限。
  2. 群组消息:

    • 选择 默认 或设置 自定义 保留期限。
  3. 单击保存

数据类型保留期限和默认值
来自 Webex App Messaging 的用户生成消息、文件和白板

最小值为 1 天、1 个月或 1 年。最大值为 360 天、12 个月或 1 年。

您可以为私信和群组消息分别设置不同的或相同的值。

5

点击 设置定义 会议 保留策略。

  1. 根据 保留政策:

    • 选择 360 天 或设置 自定义 保留期限。
  2. 下已删除的录音:

    • 选择 30 天内清除遵循保留政策
  3. 单击保存

数据类型保留期限和默认值
会议录音、文字记录和精彩片段

最小值为 7 天,最大值为 360 天。

6

点击 更新策略来定义 联系中心 保留策略。

  • 选择 默认 或设置 自定义 保留期限。
  1. 单击保存

数据类型保留期限和默认值
联系中心语音录音

默认值为 1095 天。最小值为 1 天,最大值为 3600 天。

  • 在诉讼期间,您可以使用法律保留功能,将 Webex App、会议和 Webex Calling 数据保留的时间延长至超出您的保留政策期限。法律保留条款可确保在法律诉讼期间,相关信息不会因您的信息保留政策而被删除。请参阅 管理法律保留的合规数据

  • 启用 AI 功能可能会限制对语音转录的访问,此外,还可能对呼叫中心语音录音应用保留策略。

  • 组织管理员必须手动删除在可配置合规期限设置之前创建的录制内容。

  • 系统大约需要 1 天到 30 天才能删除过期的合规数据。

下一步

您可以使用 Webex API 获取聊天记录的离线副本。

考虑使用 eDiscovery 管理数据,以确保合规性

记录存储使用情况通知

组织管理员必须配置一种或多种通知方法来管理录制存储容量。当存储空间使用量达到以下阈值时,系统会自动发送通知:

  • 80%, 90% 使用量 – 中等使用量警报

  • 95%, 100% 使用量 – 高使用量警报

这些通知会在存储空间可能耗尽之前提前提醒管理员,以便他们可以释放空间或增加容量。

1

登录到 Control Hub。

2

从左侧导航栏前往 警报中心

警报中心窗口显示。

3

点击 管理 > 所有规则

4

找到名为“常规 - 云存储”的警报规则。

添加您首选的通知渠道
5

请前往 “发送渠道 ”部分,添加您首选的通知渠道:

  • 电子邮件地址 - 请输入以逗号分隔的电子邮件地址
  • PagerDuty - 要启用此通道,请参阅控制中心中的 警报中心
  • 用于团队提醒的 Webex Space - 请确保满足以下条件:
    • 必须具备消息传递许可证。

    • 确保已启用机器人访问权限 Apps/bots

    • 您可以加入组织房间,否则请联系您的组织管理员。

6

保存更改,以便在达到 80% and 95% 使用阈值时收到自动警报。

Control Hub 上的警报中心通知

当存储空间使用量达到阈值时,会显示警报中心通知。

下一步

收到存储警报后的建议操作

使用率 80%,90% (中等使用率):

  1. 检查现有录音,找出不再需要的录音。

  2. 启动对过时内容的归档或删除程序,以释放空间。

使用率达到 95%,100% % (高使用率):

  1. 立即删除不必要的录音,以免服务中断。

  2. 考虑从思科购买额外的云存储容量。

  3. 及时通知团队高使用率情况,以便他们制定紧急应对措施。

设置多个通知渠道,例如电子邮件、Webex Space 或 PagerDuty,以确保警报能够及时送达利益相关者,并能够迅速采取行动。

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