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搜尋 Webex Calling 中使用者產生的 CDR
安裝 Discovery Download Manager
查看合規報告
合規人員角色
設定保留期原則
記錄儲存使用情況通知

確保 Webex Calling 內容符合監管要求

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身為合規官,您可以使用 Control Hub 在 Webex Calling 中搜尋貴組織的通話詳細記錄 (CDR)。

您可以尋找公司中的特定人員,尋找與通話相關的 CDR,並根據您的發現產生報告。這樣一來,就可以確保員工遵守公司的內部策略和一切外部法規規定。

  • Control Hub 現在支援對貴組織的通話內容進行電子發現。

  • 使用單一的統一合規解決方案來管理 Webex Meetings、Webex App 和 Webex Calling。

搜尋 Webex Calling 中使用者產生的 CDR

您必須獲指定合規人員角色才能建立並檢視報告。

  • 您可以搜尋已刪除的內容,但需遵守資料保留期限或法律規定。

  • 您可以搜尋 Webex Calling 內容,尋找已離開貴組織的人員,資料自 2023 年 9 月起存儲,並受貴組織的資料保留期限約束。

  • CDR合規性保留期限:

    • 13個月(歐盟國家除外)

    • 6個月 歐盟國家

    有關詳細信息,請參閱 Webex Calling 隱私資料表

  • 您可以搜尋與組織內使用者相關的所有 Webex Calling 通話的 CDR。這包括以下內容:

    • 組織內部通話的CDR

    • PSTN 會向使用者撥打電話或使用者向 PSTN 撥打電話的 CDR。

    以下內容不包含在內:

    • Webex 基本通話

    • 工作區呼叫或其他不涉及組織內使用者的呼叫

報告中包含以下內容:

  • Webex通話記錄(CDR)包括以下內容:

    • 呼叫關聯 ID

    • Calling/Called 線路 ID

    • 呼叫號碼

    • 被叫號碼

    • 撥打號碼

    • 使用者 ID

    • 使用者類型

    • 通話類型

    • 呼叫方向

    • 持續時間

    • 已回答

    • 開始時間

    • 答題時間

    • 轉移時間

    • 重新導向號碼

    • 重定向原因

  • 您可以搜尋最近 90 天內發布的內容,或者如果您擁有專業套餐,則可以搜尋 90 天前發布的內容。

  • 您可以下載保留時間長達 10 天的報告。對於超過 10 天的報告,請重新運行報告以存取資料。

  • 合規人員執行的所有搜尋都會被記錄下來進行稽核。

  • eDiscovery 支援下列代理:

    • 無驗證

    • 基本

    • Windows 上的 NTLM—設定此代理程式以使用作業系統提供的憑證,不支援手動輸入憑證。

    • 在 Windows 上協商(Kerberos)—設定此代理程式以使用作業系統提供的憑證,不支援手動輸入憑證。

  1. 控制中心的客戶視圖中,前往 故障排除 > 地位 > 查看電子取證

  2. 選擇您想要搜尋的資料(此設定預設為啟用):

    • 搜尋 Webex 訊息

    • 搜尋 Webex Meetings

    • 搜尋 Webex Calling

  3. 新增您的搜尋資訊:

    • 電子郵件地址— 手動輸入最多 500 個以逗號分隔的電子郵件地址,或按 CSV 批次新增 選擇一個 CSV 檔案。

    • 空間名稱(僅當您選擇搜尋 Webex 訊息時適用)—輸入最多 5 個以逗號分隔的空間名稱。

      將套用空間名稱比對。譬如:搜尋「note」時,搜尋結果包括 notes、noted 和 footnote。

    • 日期範圍— 選擇搜尋的日期範圍。

      當您為 「電子郵件地址 」和 「空間名稱」輸入多個值時,搜尋引擎會將這些值用作: [(email_address1 或 email_address2) 且 (space_name1 或 space_name2)]

  4. 輸入您的報告資訊:

    • 報告名稱— 輸入報告的名稱。

    • 描述—[Optional] 請為您的報告新增描述。

  5. 按一下搜尋並產生報告

    您的搜尋已排入佇列且您可以檢查報告的狀態。建立報告的時間長度取決於符合搜尋條件的資料量。

    當報告 ZIP 文件達到 5 GB 或 100,000 個文件的限制時,將創建一個新的 ZIP 文件,使用相同的名稱,但添加後綴 -1、-2 等。

    如果沒有數據,我們支援產生空白報告。

安裝 Discovery Download Manager

  • 下載電子發現下載管理器以查看所有報告。

  • 請確保您擁有合規官角色,以便執行電子發現下載管理器。

  • 請確保電腦上有足夠的空間來下載大型報告。

  • eDiscovery Download Manager 應用程式在 Webex App 中運行,而不是在單獨的桌面應用程式中運行。

    我們正在逐步推出此功能,因此可能並非所有客戶都能使用。

1

控制中心轉到 故障排除 > 地位 > 查看電子取證 並按 下載管理器

2

選擇您的作業系統適用的 eDiscovery Download Manager,然後按照說明安裝該應用程式。

請務必安裝最新版本的下載管理器,以便使用 Webex 通話支援等最新功能。

查看合規報告

您只能查看您自己建立的合規性報告。您可以檢查報告的狀態並使用 eDiscovery Download Manager 下載報告。

1

控制中心轉到 故障排除 > 地位 > 查看電子取證

2

按一下報告以檢查您的所有報告。報告具有以下幾種狀態之一:

  • 搜尋中— 報告正在繼續搜尋資訊。
  • 已完成— 報告已完成。
  • 已停止— 由於出現問題,報告已停止運作。
  • 已取消— 該報告已取消。
  • 已過期— 該報告已過期。
3

點擊報告即可查看報告詳情,包括狀態、發起日期、描述和報告內容摘要。

  • 下載報告— 使用 eDiscovery 下載管理器下載您的報告。

    選擇報告儲存的下載位置目錄,然後選擇將 摘要報告 下載為 CSV 文件,或將 完整報告 下載為 EML 文件的 ZIP 文件。

    下載報告所需時間取決於報告大小、您的位置和您的網路頻寬。

    當您使用 Outlook 來檢視 EML 檔案時,Outlook 的增益集可能會封鎖 EML 檔案中的訊息內容,您可以在安全模式下執行 Outlook 以檢視訊息內容。

  • 編輯並重新運行新報告— 將您的搜尋條件新增至搜尋畫面以產生新報告。

  • 刪除報告— 從清單中刪除您的報告。

  • 重新運行報告—刷新報告中的資料。您可以重新執行已過期 10 天的報表。

合規人員角色

完全管理員可以將合規人員角色指定給組織中的任何人。完全管理員無法將合規人員角色指定給自身,必須由其他完全管理員給他們指定此角色。

譬如:如果貴公司需要詳細資訊以進行法律訴訟,作為合規官,您可以從 Control Hub 存取 Webex App eDiscovery Search and Extracty tool 。您可以從這裡產生報告,其中包含在 Webex App 空間中進行的所有對話以及在這些空間中共享的任何文件。

作為合規人員,您可以保留法律訴訟的資料,當您存取 Webex 應用程式 eDiscovery 搜尋與提取工具時也會返回此資料。有關更多信息,請參閱 管理法律保留的合規數據。預設情況下,Webex Calling CDR 的保留期限為 400 天(13 個月)。

設定保留期原則

配置保留期限有助於管理使用者生成內容的生命週期,減少資料佔用空間,並確保您能夠滿足合規性和監管標準。

請諮詢您的法律顧問,以確定最適合您組織的保質期。這很重要,因為如果您保留資訊很長時間,則增加了存取機密資訊的機會。

法律合規功能包括 following:​

  • Webex通話提供者的可設定保留策略。

  • 法律保留有助於為個別使用者保存通話錄音資料。

若要使用可設定保留功能,您必須擁有 Webex Calling 的專業版授權。

若要管理使用者產生的 Webex 內容,請依照下列步驟操作:

1

登入 Control Hub。

2

前往 管理 > 組織設定 > 設定.

3

捲動至 資料保留 部分。

4

點選 設定 定義 Webex App 一對一聊天訊息保留策略

  1. 私訊:

    • 選擇 預設 或設定 自訂 保留期限。
  2. 群組訊息:

    • 選擇 預設 或設定 自訂 保留期限。
  3. 按一下儲存

資料類型保留期限和預設值
來自 Webex App Messaging 的使用者生成訊息、檔案和白板

最小值為 1 天、1 個月或 1 年。最大值為 360 天、12 個月或 1 年。

您可以為私訊和群組訊息分別設定不同的或相同的值。

5

點選 設定定義 會議 保留策略。

  1. 根據 保留政策:

    • 選擇 360 天 或設定 自訂 保留期限。
  2. 下方已刪除的錄音:

    • 選擇 30 天內清除遵循保留政策
  3. 按一下儲存

資料類型保留期限和預設值
會議錄音、文字記錄和精彩片段

最小值為 7 天,最大值為 360 天。

6

點選 更新策略來定義 聯繫中心 保留策略。

  • 選擇 預設 或設定 自訂 保留期限。
  1. 按一下儲存

資料類型保留期限和預設值
聯繫中心語音錄音

預設值為 1095 天。最小值為 1 天,最大值為 3600 天。

  • 在訴訟期間,您可以使用法律保留功能,將 Webex App、會議和 Webex Calling 資料保留的時間延長至超出您的保留政策期限。法律保留條款可確保在法律訴訟期間,相關資訊不會因您的資訊保留政策而被刪除。請參閱 管理法律保留的合規資料

  • 啟用 AI 功能可能會限制對語音轉錄的訪問,此外,還可能對呼叫中心語音錄音應用保留策略。

  • 組織管理員必須手動刪除在可設定合規期限設定之前建立的錄製內容。

  • 系統大約需要 1 天到 30 天才能刪除過期的合規資料。

下一步

您可以使用 Webex API 取得聊天記錄的離線副本。

可考慮使用 eDiscovery 來管理資料,以利合規

記錄儲存使用情況通知

組織管理員必須配置一種或多種通知方法來管理錄製儲存容量。當儲存空間使用量達到以下閾值時,系統會自動發送通知:

  • 80%, 90% 使用量 – 中等使用量警報

  • 95%, 100% 使用量 – 高使用量警報

這些通知會在儲存空間可能耗盡之前提前提醒管理員,以便他們可以釋放空間或增加容量。

1

登入 Control Hub。

2

從左側導覽列前往 警報中心

警報中心視窗顯示。

3

點選 管理 > 所有規則

4

找到名為「常規 - 雲端儲存」的警報規則。

新增您首選的通知管道
5

請前往 「發送管道 」部分,新增您首選的通知管道:

  • 電子郵件地址 - 請輸入以逗號分隔的電子郵件地址
  • PagerDuty - 若要啟用此通道,請參閱控制中心中的 警報中心
  • 用於團隊提醒的 Webex Space - 請確保滿足以下條件:
    • 必須具備訊息傳遞許可證。

    • 確保已啟用機器人存取權限 Apps/bots

    • 您可以加入組織房間,否則請聯絡您的組織管理員。

6

儲存更改,以便在達到 80% and 95% 使用閾值時收到自動警報。

Control Hub 上的警報中心通知

當儲存空間使用量達到閾值時,會顯示警報中心通知。

下一步

收到儲存警報後的建議操作

使用率 80%,90% (中等使用率):

  1. 檢查現有錄音,找出不再需要的錄音。

  2. 啟動對過時內容的歸檔或刪除程序,以釋放空間。

使用率達 95%,100% % (高使用率):

  1. 立即刪除不必要的錄音,以免服務中斷。

  2. 考慮從思科購買額外的雲端儲存容量。

  3. 及時通知團隊高使用率情況,以便他們制定緊急應對措施。

設定多個通知管道,例如電子郵件、Webex Space 或 PagerDuty,以確保警報能夠及時送達利害關係人,並能夠迅速採取行動。

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