Voit käyttää vastaajaryhmää seuraavissa tilanteissa:

  • Tarvitset yleiskäyttöisen vastaajaviestin osastolle tai työryhmälle.

  • Haluat lisätä vastaajaviestivaihtoehdon automaattiseen puhelinvaihteeseen tai etsintäryhmään.

  • Haluat lähettää puhelujonon ylivuotoiset saapuvat puhelut jaettuun vastaajaan.

  • Sinulla on käyttäjiä, jotka tarvitsevat vain vastaajapalvelun.

Luo vastaajaviestiryhmä MWI:n avulla virtuaalilinjan avulla

Virtuaalilinjaa voidaan käyttää ryhmävastaajaviestin luomiseen. Kun joku jättää vastaajaan viestin, viestin odottamisen ilmaisin (MWI) otetaan käyttöön laitteissa, joille virtuaalinen linjanumero on määritetty.

Ennen kuin aloitat

Jos haluat määrittää virtuaalisen linjanumeron ryhmävastaajaksi, määritä ensin virtuaalinen linjanumero useamman kuin yhden käyttäjän laitteeseen jaetuksi linjaksi. Lisätietoja jaetun linjan määrittämisestä on kohdassa Jaetun linjan määritys monialustaisille puhelimille (MPP).

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Virtuaaliviivat.

3

Valitse virtuaalilinjan numero, jonka määritit jaetuksi linjaksi, ja napsauta Soittaminen.

4

Napsauta Vastaajan, faksin ja kuulutusten kieli -osiossa Vastaaja.

5

Ota käyttöön Vastaaja ja Lähetä kaikki saapuvat puhelut vastaajaan.

Virtuaalilinjojen asetukset Control Hubissa, mukaan lukien vaihtoehdot "Vastaaja" ja "Lähetä puhelut vastaajaan"
6

Napsauta Tallenna.

Kun käyttäjä soittaa ja jättää ääniviestin, MWI-valo syttyy merkiksi siitä, että ääniviesti on tullut. Ryhmän käyttäjä voi tarkistaa vastaajaviestin syöttämällä vastaajapostilaatikon PIN-koodin.

Luo vastaajaryhmä ensisijaisen linjan tai alanumeron avulla

Voit luoda jaetun vastaajaviestin tai saapuvien faksien laatikon luomalla uuden vastaajaviestiryhmän Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet.

3

Valitse Vastaajaryhmä -kortti ja napsauta sitten Lisää uusi.

4

Kirjoita Perusteet -sivulle seuraavat tiedot ja napsauta sitten Seuraava.

  • Sijainti— Mihin tämä vastaajaryhmäpalvelu on määritetty.
  • Vastaajaryhmän nimi— Nimi, jota käytetään tämän vastaajaryhmän tunnistamiseen.
  • Puhelinnumero—Anna puhelinnumero and/or laajennus.

    Faksipalvelua varten tarvitaan erillinen, kokonainen puhelinnumero. Jos kyseessä on vain vastaajapalvelu, puhelinnumero on valinnainen.

  • Suoralinjan soittajan tunnus— Valitse soittajan tunnus, joka näytetään, kun henkilö soittaa puhelun tästä vastaajaryhmästä. Voit valita Näyttönimen tai Muun suoran linjan soittajan tunnuksen. Näyttöön tulee kenttä, johon voit kirjoittaa mukautetun nimen.

    Muu suoralinjan soittajan tunnus tukee enintään 128 merkin pituisia unicode-merkkejä.

  • Soita nimellä— Anna nimi, jota haluat käyttää soittaaksesi tähän vastaajaryhmään.

    Nimen mukainen soitto -kenttä tukee ASCII-merkkejä.

  • Vastaajan salasana— Käytä tätä koodia päästäksesi vastaajaryhmään soittaessasi.
5

Anna Asetukset -sivulla seuraavat tiedot ja napsauta sitten Seuraava.

  • Kieli— Valitse ääni-ilmoitusten kieli.
  • Viestien tallennus— Valitse, mihin viestit tallennetaan.

    • Käytä sisäistä postilaatikkoa— Jos valitset tämän vaihtoehdon, käyttäjät voivat käyttää ääniviestejään puhelimesta, Webex-sovelluksesta ja käyttäjäkeskuksesta.

      Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

      • Yhden viestin kesto on 10 minuuttia

      • Postilaatikon kokonaiskesto on 100 minuuttia

    • Käytä ulkoista postilaatikkoa— Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki ääniviestit lähetetään määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjät eivät voi käyttää ääniviestejä puhelimestaan, Webex-sovelluksesta tai käyttäjäkeskuksesta. Myöskään vastaajaviestejä ei litteroida.

  • Ilmoitus uudesta viestistä— Vastaanota ilmoituksia uusista vastaajaviesteistä tai fakseista sähköpostiosoitteeseen.

    Jos käytössä, anna sähköpostiosoite.

  • Faksiviestit— Salli tämän vastaajaryhmän vastaanottaa faksiviestejä.
  • Lisävastaaja-asetukset— Valitse yksi tai molemmat seuraavista:

    • Valitse Siirrä numeroon '0' puhelinnumeroon ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    • Valitse Lähetä viestin kopio sähköpostitse ja anna sähköpostiosoite, johon kaikkien vastaajaviestien tallenteet lähetetään.

6

Tarkista Tarkista -sivulla, jokaisen välilehden alla, että uuden vastaajaryhmän asetukset ovat oikein. Voit tehdä muutoksia napsauttamalla Takaisin tai napsauttamalla Luo ottaaksesi asetukset käyttöön uudessa vastaajaryhmässäsi.

7

Napsauta Valmis.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos olet määrittänyt vastaajaryhmän tietylle työryhmälle tai tietyille käyttäjille, sinun on jaettava vastaajaryhmän numero ja salasana näiden käyttäjien tai ryhmien kanssa. Sinun on myös lisättävä puhelinnumero tai alanumero ääniportaaliin, jos et ole jo tehnyt niin.

Vastaajaryhmän ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet.

3

Valitse Vastaajaryhmän kortti ja napsauta Hallinnoi.

4

Valitse muokattava vastaajaryhmä.

5

Napsauta sivupaneelissa Vastaaja.

6

Ota vastaajaryhmäpalvelu käyttöön tai poista se käytöstä.

7

Napsauta Tallenna.

Muokkaa vastaajaviestiryhmän asetuksia

Voit muokata aiemmin luodun vastaajaryhmän asetuksia milloin tahansa Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet.

3

Valitse Vastaajaryhmä -kortti ja napsauta Hallitse.

4

Valitse muokattava vastaajaryhmä.

5

Muokkaa sivupaneelissa Puhelinnumero, Jatko, Soittajan tunnusja Aikavyöhyke.

Sijaintia ei voi muuttaa. Jos haluat muuttaa sijaintia, sinun on poistettava tämä vastaajaryhmä ja luotava se uudelleen.

6

Muokkaa vastaajan lisäasetuksia napsauttamalla Vastaaja.

Jos vastaajaviestiryhmäpalvelu on poistettu käytöstä, lisäasetukset eivät tule näkyviin.

  • Valitse ääni-ilmoitusten kieli.

  • Valitse viesti, joka toistetaan, kun soittajat saapuvat tähän vastaajaan.

    • Oletustervehdys— Toistaa oletustervehdyksen saapuville puheluille.

    • Mukautettu tervehdys— Lataa äänitiedosto tai tallenna tervehdys tallennustoiminnolla.

    Vastaajaviestiryhmän määritykset tarjoavat vain yhden tervehdysvaihtoehdon, joka toimii vastaamattomana tervehdyksenä. Tämä yksittäinen tervehdys koskee sekä "Ei vastausta" että "Varattu"-tilanteita.

  • Ota käyttöön Vastaanota ilmoitus uusista vastaajaviesteistä tai fakseista sähköpostiosoitteeseen antaaksesi sähköpostiosoitteen.

  • Ota käyttöön Salli tämän vastaajaryhmän vastaanottaa fakseja ja valitse puhelinnumero. Voit myös syöttää tiedostonimen.

    Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

  • Valitse tai poista valinta kohdasta Siirrä numeroon '0' puhelinnumeroon. Jos valittuna, anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että vastaajaviestisi ilmoittaa soittajille, että '0'-näppäimen painaminen siirtää heidät puheluun.

  • Valitse tai poista valinta Lähetä viestin kopio sähköpostitse. Jos tämä on valittuna, anna sähköpostiosoite, johon kaikkien ääniviestien tallenne lähetetään.

  • Vaihda tarvittaessa tämän vastaajaryhmän salasana.

7

Napsauta Tallenna.

Puhelinnumeron ja alanumeron määrityksen poistaminen

Voit poistaa puhelinnumeron tai alanumeron määrityksen vastaajaviestiryhmästä.

Jos käytät faksipalvelun vastaajaryhmätoimintoa, puhelinnumero vaaditaan. Jos käytät sitä vain vastaajaan, puhelinnumero on valinnainen.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet.

3

Valitse Vastaajaryhmä -kortti ja napsauta Hallitse.

4

Napsauta vastaajaviestiryhmän Toiminnot -sarakkeessa Poista määritys Poista määrityksestä -kuvake.

5

Sinua pyydetään vahvistamaan, että haluat poistaa tämän puhelinnumeron vastaajaryhmästä. Vahvista napsauttamalla Poista määritys.

Jos faksiviestit on otettu käyttöön tälle vastaajaryhmälle, sinua pyydetään poistamaan faksiviestit käytöstä ennen puhelinnumeron määrityksen poistamista. Vahvista napsauttamalla Okei. Napsauta sitten Poista käytöstä ja poista määritys.

Poista vastaajaviestiryhmä

Voit poistaa aiemmin luodun vastaajaryhmän. Kun vastaajaviestiryhmä poistetaan, kaikki viestit ja niihin liittyvät tiedot poistetaan, eikä niitä voida palauttaa. Jos puhelinnumero tai alanumero on määritetty, se on määrittämätön.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet.

3

Valitse Vastaajaryhmä -kortti ja napsauta Hallitse.

4

Napsauta vastaajaviestiryhmän Toiminnot -sarakkeessa Roskakorikuvakkeen esittämä poistopainike.

5

Vahvista napsauttamalla Poista.