In de volgende situaties kan een voicemailgroep nuttig zijn:

  • U hebt een algemene voicemail nodig voor een afdeling of werkgroep.

  • U wilt een voicemailoptie toevoegen aan een automatische beantwoorder of zoekgroep.

  • U wilt de overvolle inkomende oproepen van een wachtrij doorsturen naar een gedeelde voicemailbox.

  • Er zijn gebruikers die alleen een voicemailbox nodig hebben.

Maak een voicemailgroep met MWI via een virtuele lijn

U kunt de virtuele lijn gebruiken om een groepsvoicemail aan te maken. Wanneer iemand een voicemailbericht achterlaat, wordt de Message Waiting Indicator (MWI) ingeschakeld op de apparaten waaraan het virtuele lijnnummer is toegewezen.

Voordat u begint

Als u een virtueel lijnnummer wilt configureren als groepsvoicemail, moet u het virtuele lijnnummer eerst op het apparaat van meer dan één gebruiker configureren als gedeelde lijn. Voor meer informatie over de configuratie van een gedeelde lijn, zie Configuratie van een gedeelde lijn voor multiplatformtelefoons (MPP).

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Virtuele lijnen.

3

Selecteer een virtueel lijnnummer dat u hebt toegewezen als gedeelde lijn en klik op Bellen.

4

Klik in het gedeelte Voicemail, fax en aankondigingstaal op Voicemail.

5

Schakel Voicemail en Alle inkomende oproepen naar voicemail sturenin.

Instellingen in Control Hub voor virtuele lijnen, inclusief de schakelaars voor 'Voicemail' en 'Gesprekken doorsturen naar voicemail'
6

Klik op Opslaan.

Wanneer een gebruiker belt en een voicemailbericht achterlaat, gaat het MWI-lampje branden om aan te geven dat er een voicemailbericht is. Een gebruiker in een groep kan het voicebericht beluisteren door de pincode van de voicemailbox in te voeren.

Maak een voicemailgroep aan met behulp van een primaire lijn of toestel

U kunt een gedeelde voicemailbox of box voor inkomende faxen maken door een nieuwe voicemailgroep te maken in Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik vervolgens op Nieuwe toevoegen.

4

Voer op de pagina Basis de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Locatie—Waar deze voicemailgroepsservice is toegewezen.
  • Naam van voicemailgroep—De naam die wordt gebruikt om deze voicemailgroep te identificeren.
  • Telefoonnummer—Een telefoonnummer toewijzen and/or verlenging.

    Voor de faxservice is een afzonderlijk, volledig telefoonnummer vereist. Voor alleen voicemailservice is een telefoonnummer optioneel.

  • Naam van beller-ID direct lijn—Selecteer een beller-ID die moet worden weergegeven wanneer iemand belt vanuit deze voicemailgroep. U kunt een Weergavenaam of Andere directe lijn beller-ID naamkiezen, er verschijnt een veld waarin u een aangepaste naam kunt invoeren.

    Andere beller-ID-namen voor directe lijnen ondersteunen unicodetekens met een maximale lengte van 128 tekens.

  • Kiezen op naam— Voer een naam in die u wilt gebruiken om deze voicemailgroep te bellen.

    Het veld Kiezen op naam ondersteunt ASCII-tekens.

  • Voicemail-toegangscode— Gebruik deze code om toegang te krijgen tot de voicemailgroep wanneer u belt.
5

Voer op de pagina Instellingen de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Taal—Selecteer de taal voor de audio-aankondigingen.
  • Berichtenopslag—Kies waar berichten worden opgeslagen.

    • Interne mailbox gebruiken— Als u deze optie kiest, hebben gebruikers toegang tot hun voicemailberichten via de telefoon, de Webex-app en de gebruikershub.

      Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

      • Limiet voor één bericht: 10 minuten

      • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

    • Externe mailbox gebruiken—Als u deze optie kiest, worden alle spraakberichten naar een opgegeven e-mailadres verzonden. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten via hun telefoon, de Webex-app of de User Hub. Bovendien worden voicemailberichten niet getranscribeerd.

  • Melding van nieuwe berichten— Ontvang meldingen van nieuwe voicemailberichten of faxen naar een e-mailadres.

    Voer het e-mailadres in indien dit is ingeschakeld.

  • Faxberichten—Sta deze voicemailgroep toe faxberichten te ontvangen.
  • Extra voicemailinstellingen—Kies een of beide van de volgende opties:

    • Selecteer Doorverbinden naar '0' naar telefoonnummer en voer het telefoonnummer in waarnaar bellers worden doorverbonden.

    • Selecteer Kopie van bericht e-mailen en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemailberichten moet worden verzonden.

6

Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad de instellingen voor uw nieuwe voicemailgroep en controleer of alles correct is. Klik op Terug om wijzigingen aan te brengen of klik op Maken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe voicemailgroep.

7

Klik op Gereed.

De volgende stappen

Als u de voicemailgroep hebt ingesteld voor een specifieke werkgroep of specifieke gebruikers, moet u het voicemailgroepsnummer en de toegangscode met deze gebruikers of groepen delen. U moet ook een telefoonnummer of toestelnummer toevoegen aan het spraakportaal, als u dat nog niet heeft gedaan.

Een voicemailgroep in- of uitschakelen

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Selecteer een voicemailgroep die u wilt bewerken.

5

Klik in het zijpaneel op Voicemail.

6

Voicemailgroepsservice in- of uitschakelen.

7

Klik op Opslaan.

Instellingen van een voicemailgroep bewerken

U kunt de instellingen van een eerder gemaakte voicemailgroep op elk moment bewerken in Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Selecteer een voicemailgroep die u wilt bewerken.

5

Bewerk in het zijpaneel het Telefoonnummer, Toestel, Beller-IDen Tijdzone.

Je kunt de locatie niet veranderen. Om de locatie te wijzigen, moet u de voicemailgroep verwijderen en opnieuw aanmaken.

6

Klik op Voicemail om de aanvullende voicemailinstellingen te bewerken.

Als de voicemailgroepservice is uitgeschakeld, worden de aanvullende instellingen niet weergegeven.

  • Kies de taal die u wilt gebruiken voor de audiomeldingen.

  • Kies het bericht dat wordt afgespeeld wanneer bellers deze voicemail bereiken.

    • Standaardbegroeting— Speelt een standaardbegroeting af voor inkomende oproepen.

    • Aangepaste begroeting—Upload een audiobestand of neem een begroeting op met de opnamefunctie.

    De voicemailgroepconfiguratie biedt slechts één begroetingsoptie die fungeert als begroeting bij geen antwoord. Deze begroeting geldt zowel in de situatie 'Geen antwoord' als in de situatie 'Bezet'.

  • Schakel Melding ontvangen van nieuwe voicemailberichten of faxen naar een e-mailadres in om het e-mailadres in te voeren.

  • Schakel Deze voicemailgroep toestaan faxberichten te ontvangen in en kies een telefoonnummer. U kunt ook een extensie invoeren.

    Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

  • Selecteer of deselecteer Doorschakelen naar '0' naar telefoonnummer. Als u deze optie selecteert, voert u het telefoonnummer in waarnaar bellers worden doorgeschakeld.

    Als u deze optie selecteert, zorg er dan voor dat uw voicemailbegroeting de beller informeert dat hij of zij wordt doorverbonden als u op '0' drukt.

  • Selecteer of deselecteer Kopie van bericht e-mailen. Als u deze optie selecteert, voert u het e-mailadres in waarnaar de opname van alle spraakberichten moet worden verzonden.

  • Wijzig indien nodig de toegangscode voor deze voicemailgroep.

7

Klik op Opslaan.

Een telefoonnummer en toestel niet toewijzen

U kunt de toewijzing van een telefoonnummer of toestel aan een voicemailgroep ongedaan maken.

Als u de voicemailgroepfunctie voor de faxservice gebruikt, is een telefoonnummer vereist. Als u deze alleen voor voicemail gebruikt, is een telefoonnummer optioneel.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Klik in de kolom Acties van een voicemailgroep op Toewijzing ongedaan maken Pictogram Toewijzing ongedaan maken.

5

U wordt gevraagd te bevestigen dat u dit telefoonnummer wilt loskoppelen van de voicemailgroep. Klik op Toewijzing ongedaan maken om te bevestigen.

Als faxberichten zijn ingeschakeld voor deze voicemailgroep, wordt u gevraagd om faxberichten uit te schakelen voordat u de toewijzing van het telefoonnummer ongedaan maakt. Klik op OK om te bevestigen. Klik vervolgens op Uitschakelen en toewijzing ongedaan maken.

Een voicemail groep verwijderen

U kunt een eerder gemaakte voicemailgroep verwijderen. Wanneer een voicemailgroep wordt verwijderd, worden alle berichten en bijbehorende gegevens gewist. Deze kunnen niet meer worden hersteld. Als er een telefoonnummer of toestelnummer is toegewezen, is dit niet toegewezen.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Diensten > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Klik in de kolom Acties van een voicemailgroep op Verwijderknop weergegeven door een prullenbakpictogram.

5

Klik op Verwijderen om te bevestigen.