In de volgende situaties kan een voicemailgroep nuttig zijn:

  • U hebt een algemene voicemail nodig voor een afdeling of werkgroep.

  • U wilt een voicemailoptie toevoegen aan een automatische beantwoorder of zoekgroep.

  • U wilt doorgestroomde binnenkomende gesprekken vanuit een gesprekswachtrij verzenden naar een gedeelde voicemailbox.

  • U hebt gebruikers die alleen een voicemailbox nodig hebben.

Een voicemailgroep maken met MWI via een virtuele lijn

Een virtuele lijn kan worden gebruikt om een groepsvoicemail te maken. Wanneer iemand een voicemail verlaat, wordt de indicator voor wachtend bericht (MWI) ingeschakeld op de apparaten waaraan het virtuele lijnnummer is toegewezen.

Voordat u begint

Als u een virtueel lijnnummer wilt configureren als een groepsvoicemail, configureert u eerst het virtuele lijnnummer als een gedeelde lijn voor meer dan één gebruiker. Zie Configuratie van gedeelde lijn voor telefoons voor meerdere platforms (MPP) voor meer informatie over de configuratie van gedeelde lijnen.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Virtuele lijnen.

3

Selecteer een virtueel lijnnummer dat u hebt toegewezen als gedeelde lijn en klik op Bellen.

4

Klik in het gedeelte Taal voor voicemail, fax en aankondiging op Voicemail.

5

Schakel Voicemail in en Alle binnenkomende gesprekken doorsturen naar voicemail.

Instellingen voor virtuele lijnen in Control Hub, inclusief de schakelaars voor 'Voicemail' en 'Gesprekken naar voicemail doorsturen'
6

Klik op Opslaan.

Wanneer een gebruiker belt en een spraakbericht achterlaat, wordt het MWI-lampje ingeschakeld om aan te geven dat er een spraakbericht is. Een gebruiker in een groep kan het spraakbericht controleren door de pincode van het spraakpostvak in te voeren.

Een voicemailgroep maken via een primaire lijn of toestel

U kunt een gedeelde voicemailbox of box voor inkomende faxen maken door een nieuwe voicemailgroep te maken in Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Nieuwe toevoegen.

4

Voer op de pagina Basis de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Locatie: waar deze voicemailgroepservice is toegewezen.
  • Naam van voicemailgroep: de naam die wordt gebruikt om deze voicemailgroep te identificeren.
  • Telefoonnummer: wijs een telefoonnummer en/of toestel toe.

    Voor de faxservice is een afzonderlijk, volledig telefoonnummer vereist. Voor alleen voicemailservice is een telefoonnummer optioneel.

  • Voor- en achternaam van de beller-id: wordt weergegeven wanneer gesprekken worden doorverbonden of doorgeschakeld vanuit deze voicemailgroep.
  • Toegangscode voor voicemail: gebruik deze code om toegang te krijgen tot de voicemailgroep wanneer u belt.
5

Voer op de pagina Instellingen de volgende informatie in en klik op Volgende.

  • Taal: selecteer de taal voor de audiomededelingen.
  • Berichtenopslag: kies waar berichten worden opgeslagen.

    • Intern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, kunnen gebruikers hun spraakberichten openen via de telefoon, de Webex-app en User Hub.

      Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

      • Limiet voor één bericht: 10 minuten

      • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

    • Extern postvak gebruiken: als u deze optie kiest, worden alle spraakberichten naar een opgegeven e-mailadres verzonden. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten vanaf hun telefoon, Webex-app of User Hub. Voicemails worden ook niet getranscribeerd.

  • Melding nieuw bericht: ontvang meldingen als er nieuwe voicemails of faxen voor een e-mailadres zijn.

    Voer het e-mailadres in indien dit is ingeschakeld.

  • Faxberichten: sta deze voicemailgroep toe om faxberichten te ontvangen.
  • Aanvullende voicemailinstellingen: kies een of beide van de volgende opties:

    • Selecteer Doorverbinden met telefoonnummer met '0' en voer het telefoonnummer in waarnaar bellers worden doorverbonden.

    • Selecteer Een kopie van bericht e-mailen en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemails wordt verzonden.

6

Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad de instellingen voor uw nieuwe voicemailgroep en controleer of alles correct is. Klik op Terug om wijzigingen aan te brengen of klik op Maken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe voicemailgroep.

7

Klik op Gereed.

De volgende stappen

Als u de voicemailgroep hebt ingesteld voor een specifieke werkgroep of specifieke gebruikers, moet u het voicemailgroepnummer en de toegangscode delen met deze gebruikers of groepen. U moet ook een telefoonnummer of toestel toevoegen aan de spraakportal als u dit nog niet hebt gedaan.

Een voicemailgroep in- of uitschakelen

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Selecteer een voicemailgroep die u wilt bewerken.

5

Klik in het deelvenster op Voicemail.

6

Hiermee schakelt u de voicemailgroepservice in of uit.

7

Klik op Opslaan.

Instellingen van een voicemailgroep bewerken

U kunt de instellingen van een eerder gemaakte voicemailgroep op elk moment bewerken in Control Hub.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Selecteer een voicemailgroep die u wilt bewerken.

5

Bewerk in het zijpaneel Telefoonnummer, Toestel, Beller-id en Tijdzone.

U kunt de locatie niet wijzigen. Als u de locatie wilt wijzigen, moet u deze voicemailgroep verwijderen en deze opnieuw maken.

6

Klik op Voicemail om de aanvullende voicemailinstellingen te bewerken.

Als de voicemailgroepservice is uitgeschakeld, worden de aanvullende instellingen niet weergegeven.

  • Kies de taal die u wilt toepassen op de audio-aankondigingen.

  • Kies het bericht dat wordt afgespeeld wanneer bellers deze voicemail bereiken.

    • Standaardbegroeting: speelt een standaardbegroeting af voor binnenkomende gesprekken.

    • Aangepaste begroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op met de opnamefunctie.

    De configuratie van de voicemailgroep biedt slechts één begroeting die fungeert als de begroeting voor geen antwoord. Deze enkele begroeting is van toepassing op zowel 'Geen antwoord' als 'Bezet'-situaties.

  • Schakel Melding ontvangen als er nieuwe voicemails of faxen voor een e-mailadres zijn in om het e-mailadres in te voeren.

  • Schakel Deze voicemailgroep toestaan faxberichten te ontvangen in en kies een telefoonnummer. U kunt ook een toestel invoeren.

    Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

  • Selecteer of deselecteer Met telefoonnummer doorverbinden met '0'. Als u deze optie selecteert, voert u het telefoonnummer in waarnaar bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, moet u ervoor zorgen dat uw voicemailbegroeting bellers informeert dat ze door op '0' te drukken worden doorverbonden.

  • Selecteer of deselecteer Een kopie van bericht e-mailen. Als u deze optie selecteert, voert u het e-mailadres in waarnaar de opname van alle spraakberichten wordt verzonden.

  • Wijzig indien nodig de toegangscode voor deze voicemailgroep.

7

Klik op Opslaan.

Een telefoonnummer en toestel niet toewijzen

U kunt de toewijzing van een telefoonnummer of toestel aan een voicemailgroep ongedaan maken.

Als u de voicemailgroepfunctie voor de faxservice gebruikt, is een telefoonnummer vereist. Als u deze alleen voor voicemail gebruikt, is een telefoonnummer optioneel.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Klik in de kolom Acties van een voicemailgroep op Toewijzing ongedaan maken Pictogram Toewijzing ongedaan maken.

5

U wordt gevraagd te bevestigen dat u de toewijzing van dit telefoonnummer aan de voicemailgroep ongedaan wilt maken. Klik op Toewijzing ongedaan maken om te bevestigen.

Als faxberichten zijn ingeschakeld voor deze voicemailgroep, wordt u gevraagd een faxbericht uit te schakelen voordat u de toewijzing van het telefoonnummer ongedaan maakt. Klik op OK om te bevestigen. Klik vervolgens op Uitschakelen en toewijzing ongedaan maken.

Een voicemail groep verwijderen

U kunt een eerder gemaakte voicemailgroep verwijderen. Wanneer een voicemailgroep wordt verwijderd, worden alle berichten en gerelateerde gegevens verwijderd en kunnen deze niet worden hersteld. Als er een telefoonnummer of toestel is toegewezen, wordt de toewijzing ongedaan gemaakt.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Services > Bellen > Functies.

3

Selecteer de kaart Voicemailgroep en klik op Beheren.

4

Klik in de kolom Acties van een voicemailgroep op De knop Verwijderen die wordt weergegeven door het pictogram Prullenbak.

5

Klik op Verwijderen om te bevestigen.