Du kan bruge en telefonsvarergruppe til følgende scenarier:

  • Du skal have en telefonsvarer til generel brug for en afdeling eller arbejdsgruppe.

  • Du vil gerne tilføje en telefonsvarermulighed til en automatisk omstilling eller en viderestillingsgruppe.

  • Du vil gerne sende de indgående opkald, der er overløb, fra en opkaldskø til en delt voicemail.

  • Du har brugere, der kun har brug for en voicemail.

Opret en telefonsvarergruppe med MWI ved hjælp af en virtuel linje

Virtuel linje kan bruges til at oprette en telefonsvarer for grupper. Når en person efterlader en indtalt besked, aktiveres MWI (Message Waiting Indicator) på de enheder, som nummeret på den virtuelle linje er tildelt.

Før du begynder

Hvis du vil konfigurere et virtuelt linjenummer som en gruppe, skal du først konfigurere det virtuelle linjenummer til mere end én brugers enhed som en delt linje. Få flere oplysninger om konfiguration af delt linje i Konfiguration af delt linje til multiplatformstelefoner (MPP).

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Virtuelle linjer.

3

Vælg et virtuelt linjenummer, som du tildelte som en delt linje, og klik på Opkald.

4

Fra afsnittet Telefonsvarer, fax og meddelelsessprog skal du klikke på Telefonsvarer.

5

Slå Telefonsvarer til og Send alle indgående opkald til telefonsvarer til.

Indstillinger i Control Hub for virtuelle linjer, herunder til/fra-indstillingerne for "Telefonsvarer" og "Send opkald til telefonsvarer"
6

Klik på Gem.

Når en bruger ringer og lægger en talemeddelelse, tændes MWI-lyset for at angive, at der er en talemeddelelse. En bruger i en gruppe kan tjekke talemeddelelsen ved at indtaste pinkoden til talepostkassen.

Opret en telefonsvarergruppe ved hjælp af en primær linje eller et lokalnummer

Du kan oprette en delt telefonsvarer eller indgående faxboks ved at oprette en ny telefonsvarergruppe i Control Hub.

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Funktioner.

3

Vælg kortet Telefonsvarergruppe , og klik derefter på Tilføj ny.

4

På siden Grundlæggende skal du indtaste følgende oplysninger og derefter klikke på Næste.

  • Placering – hvor denne telefonsvarergruppetjeneste er tildelt.
  • Navn på telefonsvarergruppe – det navn, der bruges til at identificere denne telefonsvarergruppe.
  • Telefonnummer – tildel et telefonnummer og/eller et lokalnummer.

    For faxtjeneste kræves et separat, fuldt telefonnummer. For telefonsvarertjeneste alene er et telefonnummer valgfrit.

  • Fornavn og efternavn for opkalder-id – vises, når opkald overføres eller videresendes ud af denne telefonsvarergruppe.
  • Adgangskode til telefonsvarer – brug denne kode til at få adgang til telefonsvarergruppen, når du ringer.
5

På siden Indstillinger skal du indtaste følgende oplysninger og derefter klikke på Næste.

  • Sprog – vælg sproget til lydmeddelelser.
  • Meddelelseslagring – Vælg, hvor meddelelser skal gemmes.

    • Brug intern postkasse – Hvis du vælger denne valgmulighed, kan brugere få adgang til deres talemeddelelser fra telefon, Webex-appen og User Hub.

      Den interne postkasse har følgende lagerbegrænsninger:

      • Begrænsning for enkelt meddelelse på 10 minutter

      • Samlet postkassebegrænsning på 100 minutter

    • Brug ekstern postkasse – Hvis du vælger denne valgmulighed, sendes alle talemeddelelser til en angivet e-mail. Brugere kan ikke få adgang til talemeddelelser fra deres telefon, Webex-app eller User Hub. Telefonsvarerbeskeder bliver ikke transskriberet.

  • Besked om ny meddelelse – modtag underretninger om nye indtalte beskeder eller faxmeddelelser til en e-mailadresse.

    Indtast e-mailadressen, hvis funktionen er aktiveret.

  • Faxmeddelelser – Tillad, at denne telefonsvarergruppe modtager faxmeddelelser.
  • Yderligere indstillinger for telefonsvarer – vælg en eller begge af følgende:

    • Vælg Overfør til '0' til telefonnummer , og indtast telefonnummeret, som opkaldene overføres til.

    • Vælg Send en kopi af meddelelsen pr. e-mail, og indtast e-mailadressen, som optagelsen af alle indtalte beskeder sendes til.

6

Under hver fane på siden Gennemse skal du gennemgå dine nye indstillinger for telefonsvareren for at sikre, at alt er korrekt. Du kan klikke på Tilbage for at foretage eventuelle ændringer eller på Opret for at anvende indstillingerne på din nye telefonsvarergruppe.

7

Klik på Udført.

Næste trin

Hvis du har konfigureret telefonsvarergruppen for en bestemt arbejdsgruppe eller bestemte brugere, skal du dele telefonsvarergruppens nummer og adgangskode med disse brugere eller grupper. Du skal også tilføje et telefonnummer eller et lokalnummer til stemmeportalen, hvis du ikke allerede har gjort det.

Aktivere eller deaktivere en voicemail-gruppe

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Funktioner.

3

Vælg kortet Telefonsvarergruppe , og klik på Administrer.

4

Vælg en telefonsvarergruppe, der skal redigeres.

5

Klik på Indtalt besked i sidepanelet.

6

Aktivér eller deaktiver telefonsvarergruppens tjeneste.

7

Klik på Gem.

Rediger indstillinger for en voicemail-gruppe

Du kan når som helst redigere indstillingerne for en tidligere oprettet telefonsvarergruppe i Control Hub.

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Funktioner.

3

Vælg kortet Telefonsvarergruppe , og klik på Administrer.

4

Vælg en telefonsvarergruppe, der skal redigeres.

5

Rediger Telefonnummer, Lokalnummer, Opkalder-id og Tidszone i sidepanelet.

Du kan ikke ændre placeringen. Hvis du vil ændre placeringen, skal du slette denne telefonsvarergruppe og genskabe den.

6

Klik på Telefonsvarer for at redigere de yderligere indstillinger for telefonsvarer.

Hvis telefonsvarergruppetjenesten er deaktiveret, vises de yderligere indstillinger ikke.

  • Vælg det sprog, der skal anvendes på lydmeddelelserne.

  • Vælg den meddelelse, der afspilles, når personer, der ringer op, når denne telefonsvarer.

    • Standardhilsen – Afspiller en standardhilsen for indgående opkald.

    • Brugerdefineret hilsen – Upload en lydfil, eller optag en hilsen ved hjælp af optagelsesfunktionen.

    Konfigurationen af telefonsvarergruppen giver kun en enkelt hilsen, der fungerer som hilsen uden svar. Denne enkelt hilsen gælder for både "Intet svar"- og "Optaget"-situationer.

  • Aktivér Modtag underretning om nye telefonsvarerbeskeder eller faxmeddelelser til en e-mailadresse for at indtaste e-mailadressen.

  • Aktivér Tillad, at denne telefonsvarergruppe modtager faxmeddelelser , og vælg et telefonnummer. Du kan også indtaste et lokalnummer.

    Denne valgmulighed er muligvis ikke tilgængelig, hvis indtalt besked-videresendelse er deaktiveret.

  • Vælg eller fravælg Overfør til '0' til telefonnummer. Hvis dette er valgt, skal du indtaste det telefonnummer, som opkaldene overføres til.

    Hvis du vælger denne indstilling, skal du sørge for, at din telefonsvarerhilsen informerer opkaldere om, at et tryk på "0" viderestiller dem.

  • Vælg eller fravælg Send en kopi af meddelelsen pr. e-mail. Hvis dette er valgt, skal du indtaste e-mailadressen, hvortil optagelsen af alle talemeddelelser sendes.

  • Skift adgangskoden for denne telefonsvarergruppe, hvis det er nødvendigt.

7

Klik på Gem.

Fjern tildeling af telefonnummer og lokalnummer

Du kan fjerne tildelingen af et telefonnummer eller et lokalnummer fra en telefonsvarergruppe.

Hvis du bruger funktionen telefonsvarergruppe som faxtjeneste, kræves der et telefonnummer. Hvis du kun bruger det som telefonsvarer, er et telefonnummer valgfrit.

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Funktioner.

3

Vælg kortet Telefonsvarergruppe , og klik på Administrer.

4

I kolonnen Handlinger for en telefonsvarergruppe skal du klikke på Fjern tildeling Ikon for fjernelse af tildeling.

5

Du bliver bedt om at bekræfte, at du vil fjerne tildelingen af dette telefonnummer fra telefonsvarergruppen. Klik på Fjern tildeling for at bekræfte.

Hvis faxmeddelelser er aktiveret for denne telefonsvarergruppe, bliver du bedt om at deaktivere en faxmeddelelse, før du fjerner tildelingen af telefonnummeret. Klik på OK for at bekræfte. Klik derefter på Deaktiver og fjern tildeling.

Slet en voicemail-gruppe

Du kan slette en tidligere oprettet telefonsvarergruppe. Når en telefonsvarergruppe fjernes, slettes alle meddelelser og relaterede data, og de kan ikke gendannes. Hvis der er tildelt et telefonnummer eller et lokalnummer, er det ikke tildelt.

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Tjenester > Opkald > Funktioner.

3

Vælg kortet Telefonsvarergruppe , og klik på Administrer.

4

I kolonnen Handlinger for en telefonsvarergruppe skal du klikke på Knappen Slet repræsenteret af et ikon for papirkurven.

5

Klik på Slet for at bekræfte.